【摘 要】想要加強煙草基層辦公室的規(guī)范化管理的程度，就應該充分結(jié)合煙草基層辦公室辦公的特點，不斷更新煙草基層辦公室工作人員的工作態(tài)度，強化基層煙草單位管理人員專業(yè)化的管理能力和綜合職業(yè)素質(zhì)，制定崗位優(yōu)惠政策來吸引更多的有志青年進入煙草基層辦公室工作，增強辦公室信息化建設(shè)的力度，在現(xiàn)有的軟硬件基礎(chǔ)上，提升信息化建設(shè)隊伍的能力水平，在實際工作中不斷提高管理工作的有效性，從而讓煙草基層辦公室能夠逐漸走向科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，提升辦公室整體的工作效率，為促進煙草公司未來的發(fā)展做出了應有的貢獻。

【關(guān)鍵詞】煙草基層；辦公室特點；規(guī)范化管理；實踐探究

一、前言

事務管理是煙草基層辦公室最主要的工作內(nèi)容，如何有效提升煙草基層辦公室規(guī)范化的管理，在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，不斷建設(shè)信息化的管理系統(tǒng)，是煙草基層辦公室工作人員繼續(xù)解決的問題。本文主要針對煙草基層辦公室的實際情況，提出一些具有改善性的意見。

二、煙草基層辦公室的工作特點

根據(jù)筆者多年的煙草工作經(jīng)驗來看，煙草基層辦公室的工作特點主要可以將其分為執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性和服務型。特點的詳情如下所示：

1.執(zhí)行性

通常情況下，煙草基層辦公室不屬于領(lǐng)導管理層，因此，其工作的最大特點就是執(zhí)行上級領(lǐng)導所下達的工作指令，這就需要辦公室內(nèi)所有的工作人員都遵守國家政府和黨的行政方針和相關(guān)政策，此外，還要結(jié)合工作的實際情況來有效執(zhí)行上級領(lǐng)導所下發(fā)的工作指令，同時還應該注重工作執(zhí)行的時效性和質(zhì)量。

2.協(xié)調(diào)性

雖然煙草基層辦公室不屬于煙草企業(yè)的領(lǐng)導管理層，但是卻具有行政管理的職能。因此，通常會被煙草企業(yè)的上級部門當中與企業(yè)各部門連接的紐帶單位，主要起到了協(xié)調(diào)溝通的重要作用。煙草基層辦公室不僅要去執(zhí)行上級領(lǐng)導所下達的工作指令，有效的完成各項工作，同時還要根據(jù)煙草公司的相關(guān)規(guī)定來督促下級部門或工作人員有效的完成工作，所以說煙草基層辦公室具有較強的協(xié)調(diào)能力，對煙草企業(yè)內(nèi)外部的各項工作都有直接的影響。

3.服務性

服務性是各個機關(guān)部門工作的主要特點，在煙草基層辦公室中極為明顯。煙草基層辦公室中的服務性其本質(zhì)就是與煙草企業(yè)各項服務工作緊密相連，辦公室的各項工作應該將企業(yè)領(lǐng)導班子的各類工作作為服務對象，為上級工作決策提供相應的依據(jù)或參考數(shù)據(jù)，同時還應該從企業(yè)發(fā)展的大局出發(fā)，為企業(yè)的所有員工進行服務工作，只有從大局考慮才能夠讓管理更加有效。

三、煙草基層辦公室管理的現(xiàn)狀

1.管理意識較為薄弱

煙草基層辦公室信息化建設(shè)是辦公室未來發(fā)展的趨勢，是必須進行的一項建設(shè)工作，同時也是提升煙草基層辦公室管理水平的重要途徑，但是在進行信息化管理建設(shè)的過程中，很多過去隱藏的問題會被暴露出來，基層辦公室的管理人員對信息化管理建設(shè)的認識度不夠就是最明顯的問題之一，再加上煙草基層辦公室信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)沒有得到煙草企業(yè)上級的重視。

基層辦公室的信息化管理建設(shè)最主要就是企業(yè)上級管理層的重視程度，如果企業(yè)上級管理層都非常重視基層辦公室信息化管理的建設(shè)，為其投入大量的資金、技術(shù)，那么就信息化管理就很容易被實現(xiàn)。但是從實際工作情況來看，煙草企業(yè)在推動企業(yè)發(fā)展的過程中，往往會忽略這一問題，就算有建設(shè)基礎(chǔ)辦公室信息管理的計劃，但計劃通常不會落實到實際工作當中，從而讓信息管理的建設(shè)成為了“紙上談兵”的笑料。

2.信息化隊伍的建設(shè)有待加強

煙草基層辦公室信息化管理的建設(shè)需要專業(yè)性的技術(shù)人員來進行建設(shè)，該技術(shù)管理人員不僅需要具備專業(yè)的信息化理論知識和實踐操作的經(jīng)驗，熟悉煙草基層辦公室的辦公流程，而且還應該具備高超的計算機軟硬件操作技術(shù)和較強的動手能力。目前，我國多數(shù)煙草企業(yè)的基礎(chǔ)辦公室都缺乏這樣的復合型人才，很多從事建設(shè)管理的人員多數(shù)都是煙草企業(yè)其他部門員工兼職的，對于信息管理建設(shè)的專業(yè)知識和辦公室管理能力都比較稀缺，給煙草企業(yè)基層辦公室的信息化管理建設(shè)造成了一定的阻礙。

3.信息化管理的建設(shè)缺乏統(tǒng)一的管理標準

統(tǒng)一的管理標準是煙草基層辦公室進行信息化管理建設(shè)的前提條件，只有制定符合辦公室目前建設(shè)情況的管理標準，才能夠保證建設(shè)工作順利的進行。但是，目前煙草基層辦公室在進行信息管理建設(shè)時，往往沒有一套固定的、有效的和統(tǒng)一的管理標準，其建設(shè)管理標準往往只是根據(jù)各部門的工作經(jīng)驗和工作常識，來制定一套不是那么全面的管理標準。在進行信息化管理建設(shè)的過程中還采取傳統(tǒng)事務辦公的管理制度來進行管理，從而降低了信息化管理建設(shè)的進度和實際管理的效率。

4.基礎(chǔ)辦公室信息化管理的建立缺乏相應的資金

想要煙草基層辦公室的信息化管理建設(shè)更加有效，相應的資金和信息化設(shè)備的投入是必不可少的，如果投入量低那么信息化管理的最佳效果將不能被充分的表現(xiàn)出來，嚴重阻礙了煙草基層辦公室的辦公質(zhì)量和工作效率。辦公室檔案管理設(shè)備的數(shù)量不足，并且缺乏規(guī)范化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化的規(guī)范化管理制度，再加上投入技術(shù)能力的不足，從而導致引進辦公室的信息化管理設(shè)備不能及時投入實際工作當中。在缺乏資金和技術(shù)水平不佳的情況下，辦公室信息的檢索和管理都不能及時進行，致使辦公室工作出現(xiàn)滯留現(xiàn)象。

四、提升煙草基層辦公室規(guī)范管理的措施

1.加強辦公室人員的管理意識，增強信息化管理的力度

煙草基層辦公室信息化管理的建設(shè)必須受到煙草企業(yè)高層管理部門的重視，建設(shè)工作必須落實到實處?；鶎愚k公室信息化管理建設(shè)的質(zhì)量直接取決于煙草企業(yè)高層對其的重視程度和建設(shè)工作的落實度，因此，必須從多個角度、多個技術(shù)層面吸引企業(yè)高層管理人員的眼光，讓企業(yè)高層管理人員能夠更加重視基層辦公室信息化管理建設(shè)對其工作的重要性，并且給予資金和技術(shù)的支持。只有獲得了高層管理人員的重視，獲得了人力、技術(shù)和財力的支持，煙草基層辦公室信息化管理的建設(shè)才能夠更加有效。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案往往會因為信息載體的破損而導致檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，不能夠有效的保證辦公室檔案信息的原始性和可持續(xù)實用性，因此，必須讓煙草基層辦公室的信息檔案實現(xiàn)信息化管理的建設(shè)，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息通過掃描、復制等方式轉(zhuǎn)化成為電子檔案，從而讓基層辦公室人員能夠通過計算機實現(xiàn)信息的快速檢索和使用，不僅能夠降低辦公室的用紙量，還可以充分保障檔案信息的完整性和可持續(xù)實用性。

2.提升煙草基層辦公室人員的綜合素質(zhì)

辦公室人才隊伍的建設(shè)是煙草基層辦公室不斷發(fā)展的基礎(chǔ)要素，高素質(zhì)、高技能、高綜合的人才隊伍才是辦公室信息化管理建設(shè)的保障，因此，煙草基層辦公室在進行信息化管理的建設(shè)過程中，必須根據(jù)建設(shè)的實際情況來引進相應的人才，并制定相應的人才管理體系，同時還應該挖掘企業(yè)內(nèi)的“復合型”人才，對煙草企業(yè)內(nèi)具有潛力的“復合型”人才應該采取能力培訓政策，提升個人的職業(yè)素質(zhì)和辦公能力水平。

五、結(jié)束語

總而言之，隨著我國煙草企業(yè)不斷的發(fā)展，煙草基層辦公室的工作質(zhì)量也應該得到綜合的發(fā)展，其中很多過去留下的漏洞也應該得到有效的改善。目前，煙草基層辦公室的工作效率和質(zhì)量也有了一定的提升，但是一些新的問題也隨之出現(xiàn)，這些新的問題應該得到企業(yè)高低層部門的重視。

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