【摘 要】采購商品和勞務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)的基礎(chǔ)，采購成本直接構(gòu)成企業(yè)生產(chǎn)成本，采購商品的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺失容易發(fā)生徇私舞弊情況，因此企業(yè)必須加強采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，保證企業(yè)資金安全，促進企業(yè)的生存與發(fā)展。本文在論述企業(yè)內(nèi)部控制含義和企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標的基礎(chǔ)上，分析了目前企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中容易出現(xiàn)的問題，提出了改進企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題的具體措施。

【關(guān)鍵詞】采購與付款；內(nèi)部控制；授權(quán)；審批

企業(yè)內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程，包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等要素。采購與付款是指企業(yè)購買固定資產(chǎn)等生產(chǎn)設(shè)施設(shè)備、原材料、周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品等生產(chǎn)經(jīng)營所需物資以及接受勞務(wù)并支付款項的活動，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，采購成本的高低、采購質(zhì)量的好壞直接關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，每個企業(yè)都要重視采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

一、企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標

內(nèi)部控制的目標是促進企業(yè)合法經(jīng)營、實現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值、及時準確提供真實完整的財務(wù)報告和相關(guān)信息，不斷提高企業(yè)經(jīng)營效率和效果，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標應(yīng)符合企業(yè)內(nèi)部控制整體目標，具體目標有以下幾個方面：

1.確保采購的商品貨真價實，能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要

內(nèi)部控制有利于確保采購的商品質(zhì)量合格，價格合理，數(shù)量適中，無殘次品，采購及時，避免因庫存短缺或積壓而導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停工或資源浪費，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。

2.確保已驗收的商品和接受的勞務(wù)正確及時入賬

內(nèi)部控制有利于確保已驗收的商品和接受的勞務(wù)及時登記入賬。倉庫材料會計憑驗收單、入庫單登記庫存物資的臺賬，采購部門將供應(yīng)商發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂購單、驗收單上有關(guān)資料核對一致后編制付款單，付款單經(jīng)適當審批后交財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)付款單及后附的發(fā)票、訂購單、驗收單借記相關(guān)資產(chǎn)或費用賬戶，貸記應(yīng)付賬款供應(yīng)商賬戶，要確保已發(fā)生的采購交易均已正確地記入應(yīng)付賬款和存貨或費用等明細賬中，并且所記錄的采購都確已收到商品或已接受勞務(wù)。

3.確保企業(yè)資金安全和信用不受損失

內(nèi)部控制有利于確保采購付款按合同約定執(zhí)行。要加強預(yù)付賬款和定金的管理，特別是大額和長期的預(yù)付款項要有專人追蹤檢查，及時掌握對方的履約能力，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，各項付款要認真審核，避免多付款項，對已到期限的應(yīng)付款項要及時審批辦理結(jié)算和支付，要避免開出空頭支票和延期付款而使企業(yè)信用受損。

二、企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

1.沒有明確的職責分離制度

對一些不相容崗位如請購與審批、采購合同的訂立與審批、采購與驗收、采購驗收與相關(guān)會計記錄、付款審批與付款執(zhí)行等沒安排不同部門人員擔任，給徇私舞弊者以可乘之機。不相容崗位由同一人擔任，缺少監(jiān)督、牽制，經(jīng)辦人員可能為了私利，將購買的物品據(jù)為己有，或用假發(fā)票假入庫單入賬而騙取貨款，也可能重復(fù)付款、侵占公款等。

2.審批制度不健全

采購與付款環(huán)節(jié)沒有經(jīng)過恰當?shù)膶徟?，可能會給企業(yè)帶來損失。請購階段缺少審批，請購的商品可能是企業(yè)不需要的，請購的數(shù)量可能太多或太少，合同簽訂階段缺少審批，可能存在部分人員利用單位名義簽訂采購合同或合同條款不合理，商品質(zhì)量、規(guī)格型號約定不明確，價格虛高，給企業(yè)帶來合同風(fēng)險，付款環(huán)節(jié)沒有審批，會計人員可能會隨意支取公司資金，這些都會給企業(yè)帶來損失。

3.驗收流于形式或無驗收入庫環(huán)節(jié)

企業(yè)采購無驗收入庫環(huán)節(jié)，可能導(dǎo)致收到的商品不符合訂購單的要求，如規(guī)格型號不對、數(shù)量不夠、生產(chǎn)廠商不對或者商品已損壞等，不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，甚至有些采購人員私心膨脹，利用企業(yè)驗收入庫環(huán)節(jié)的漏洞與外部人員勾結(jié)，虛開發(fā)票，騙取貨款，中飽私囊。驗收流于形式或無驗收入庫環(huán)節(jié)可能直接導(dǎo)致企業(yè)存貨、固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款及相關(guān)成本費用等記錄錯誤，從而直接影響到企業(yè)財務(wù)報告的質(zhì)量。

4.存貨與固定資產(chǎn)管理不科學(xué)

采購不及時會影響正常生產(chǎn)或大量采購形成積壓和資源浪費。沒有科學(xué)的存貨管理辦法，存貨保管不正確，會造成存貨變質(zhì)、毀損、存貨的日常需求量和庫存量不清楚，不能及時提出請購申請及時采購所需物資，當庫存短缺時則不得不停產(chǎn)，或當庫存量很充足時又進行了大批量的采購使得物資大量積壓，造成資源的浪費。

三、企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的改進建議

1.建立明確的崗位責任

建立采購與付款交易的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限，對于請購與審批、采購合同的訂立與審批、采購與驗收、采購驗收與相關(guān)會計記錄、付款審批與付款執(zhí)行等這些不相容崗位要安排不同部門人員擔任，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。

倉庫負責對需要購買的已列入存貨清單的項目填寫請購單，其他物資需求部門對未列入存貨清單的項目編制請購單，技術(shù)部門或生產(chǎn)調(diào)度部門審核請購單，采購部門對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單并跟蹤采購進度，驗收部門驗收供應(yīng)商交付的商品后填制驗收單并將驗收的商品交倉庫儲存，財務(wù)部門根據(jù)已審批的付款單進行賬務(wù)處理后及時付款，并且定期與倉庫核對存貨數(shù)量、金額，做到賬實相符，定期與供應(yīng)商核對往來賬，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理。

2.建立恰當?shù)氖跈?quán)審批制度

（1）物資請購

對正常生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的請購作一般授權(quán)，由倉庫或使用部門按預(yù)算進度和庫存情況提出采購申請，各部門請購單經(jīng)部門負責人審核簽字后交主管部門負責人審批；對超預(yù)算或預(yù)算外采購，要由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門和人員審批后調(diào)整預(yù)算，再由需求部門辦理請購手續(xù)；對資本性支出和租賃合同等作特別授權(quán)，只允許指定人員提出采購申請，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集體討論審批。

（2）供應(yīng)商選擇

采購部門搜集供應(yīng)商資料，提出供應(yīng)商清單，然后會同財務(wù)、生產(chǎn)、技術(shù)部門一起審查供應(yīng)商資質(zhì)、信譽情況，確定合格的供應(yīng)商清單，由經(jīng)授權(quán)的人員審批后建立企業(yè)供應(yīng)商系統(tǒng)，并定期對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、付款條件、服務(wù)、經(jīng)營狀況等進行考核，根據(jù)考核結(jié)果，提出供應(yīng)商調(diào)整方案，經(jīng)審批后調(diào)整供應(yīng)商系統(tǒng)。

（3）采購合同簽訂

采購合同是企業(yè)根據(jù)采購需求，選定采購方式、供應(yīng)商、采購價格后與供應(yīng)商簽訂的具有法律效力的協(xié)議。企業(yè)應(yīng)建立采購合同審批制度，明確合同提出部門、人員，合同審核、審批流程，只有經(jīng)恰當審批后才允許與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同應(yīng)明確規(guī)定采購商品或勞務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、價格、交付時間、交付方式、結(jié)算方式、雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責任等，做到條款內(nèi)容完整、表述嚴謹準確、相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

（4）付款

企業(yè)應(yīng)當建立采購付款審批管理制度，明確付款審批流程及付款審核人的責任，根據(jù)不同付款金額由不同層次的人員審批。企業(yè)財務(wù)部門在辦理入賬手續(xù)時，要檢查采購合同、采購發(fā)票、驗收單、入庫單等相關(guān)憑證是否真實、各類單證是否相互應(yīng)證，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告，查明原因及時處理。在辦理付款業(yè)務(wù)時，憑證制作、審核人員均要認真核對付款申請是否已經(jīng)完成全部審批流程，各附件是否齊全，最終付款前由財務(wù)主管審核，確保資金安全。

3.建立采購驗收管理制度

企業(yè)應(yīng)成立專門的驗收部門或成立由使用部門、技術(shù)部門、倉庫等部門人員組成的物資采購驗收小組，對所采購的物資進行驗收。驗收部門要對照訂購單和采購合同，檢查所收商品是否與訂購單相符，如商品的品名、數(shù)量、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、到貨時間等，并檢查商品有無損壞，質(zhì)量是否符合要求，驗收后由參加驗收人員在驗收單上簽字確認，將不符合要求的商品辦理退換貨或進行其他處理，將合格商品交倉庫辦理入庫手續(xù)，確保采購質(zhì)量和采購的真實性。

4.完善倉庫管理制度

企業(yè)應(yīng)建立存貨管理制度，明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限，只能按照經(jīng)審批的出庫單發(fā)出貨物，及時記錄存貨入庫、出庫及庫存情況，做到存貨記錄與實際庫存相符。要綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、市場供求等因素，合理確定存貨的庫存量上下限和存貨采購日期和數(shù)量，避免緊急采購和物資積壓，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)。企業(yè)應(yīng)每月組織存貨盤點，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因進行處理。

此外，企業(yè)應(yīng)加強固定資產(chǎn)管理，要按單項固定資產(chǎn)建立卡片，定期對固定資產(chǎn)進行維護保養(yǎng)，確保固定資產(chǎn)安全運行。固定資產(chǎn)要能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，對大型設(shè)備或價值高的固定資產(chǎn)采購要先進行可行性分析，要經(jīng)過特別的審批，要保持企業(yè)固定資產(chǎn)技術(shù)的先進性。

總之，采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的主要環(huán)節(jié)，建立恰當?shù)牟少徟c付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防范能力，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。

參考資料：

[1]財政部會計資格評價中心.高級會計實務(wù)經(jīng)濟科學(xué)出版社，2014

[2]中國注冊會計師協(xié)會.審計.經(jīng)濟科學(xué)出版社，2009