摘 要：高校的外事檔案是一個(gè)學(xué)校外事工作的歷史見(jiàn)證者，也是學(xué)校整體管理的一部分。但是由于部分原因，很多地方高校的外事檔案管理工作中存在如思想上不重視、技術(shù)上專業(yè)性不強(qiáng)、管理的實(shí)效性低等問(wèn)題，這在一定程度上會(huì)對(duì)高校全面發(fā)展帶來(lái)一些負(fù)面影響。所以，發(fā)現(xiàn)已存在的問(wèn)題并優(yōu)化原有的管理機(jī)制對(duì)于保證外事檔案的完整性和真實(shí)性，促進(jìn)高校全面發(fā)展有重要意義。

關(guān)鍵詞：高校外事;檔案管理;優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G27 " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A " 文章編號(hào)：1002-2589（2015）04-0207-02

一、焦作市高校的外事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

焦作市共有三所高等學(xué)府：河南理工大學(xué)、焦作師范高等專科學(xué)校、焦作大學(xué)。在高等教育國(guó)際化發(fā)展的大背景下，三所高校積極開(kāi)展諸如聘請(qǐng)外籍教師、合作辦學(xué)等一系列外事活動(dòng)，過(guò)程中產(chǎn)生了大量的文件、圖像、禮物等各種外事檔案。三所高校在保證外事檔案的完整性和真實(shí)性方面不斷努力，但目前三所高校的外事檔案管理還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

（一）思想上不重視，責(zé)任分工不明確

思想上的重視程度，決定了工作進(jìn)行執(zhí)行力度。在焦作大學(xué)和焦作師范高等?？茖W(xué)校兩所學(xué)校中，因其外事工作起步晚、對(duì)外合作與交流少，外事活動(dòng)形成的檔案材料少，學(xué)校存在思想上不重視、責(zé)任分工不明確的現(xiàn)象。例如，國(guó)家教育部在高校外事工作的基本原則中規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全、便于開(kāi)發(fā)利用[1]。雖然焦作師范高等?？茖W(xué)校也有這樣的規(guī)定，實(shí)際情況卻是綜合科檔案室只是負(fù)責(zé)上級(jí)的文件、批復(fù)、審核等紅頭文件，而對(duì)于學(xué)校與國(guó)外學(xué)校間的具體外事活動(dòng)中形成的各種材料卻允許外事辦公室進(jìn)行收集、歸檔和保存等工作;在焦作大學(xué)則是外事辦公室的檔案管理者身兼外事辦公室成員和學(xué)校檔案室管理者兩職，責(zé)任上沒(méi)有明確的分工。

（二）缺乏專門(mén)的管理人員，專業(yè)技能不高

河南理工大學(xué)、焦作師范高等?？茖W(xué)校、焦作大學(xué)三所學(xué)校均沒(méi)有配備專業(yè)的檔案管理人員，三所學(xué)校的外事管理工作人員共有9人，其中，河南理工大學(xué)5人——檔案科4人、國(guó)際交流處1人;焦作大學(xué)1人，同時(shí)兼外事檔案的所有工作和學(xué)校所有檔案的工作;焦作師范高等?？茖W(xué)校3人，綜合檔案室1人，外事辦公室2人。在這9人中，只有河南理工大學(xué)的檔案管理者中的1人是自修的檔案管理專業(yè)人才，其他人員則都是醫(yī)學(xué)、生物、英語(yǔ)等非檔案管理專業(yè)的人才。這些工作人員既不熟悉檔案管理的流程、方法等業(yè)務(wù)，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能。他們剛上崗時(shí)，管理工作出現(xiàn)諸多問(wèn)題，例如，如何有效收集、積累材料，采取何種方法歸檔、保存等等，他們需要在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作，這就大大降低了工作效率。此外，他們的日常學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域也非檔案學(xué)方面的，平時(shí)的學(xué)習(xí)也只是停留在最基本的層面。因此，這些工作人員既不能被認(rèn)為是精通檔案管理的專業(yè)人才，也不能定義為是專業(yè)的外事管理人才。

（三）管理手段落后，時(shí)效性不高

20世紀(jì)50年代末以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和逐步的普及，信息對(duì)于社會(huì)的影響與要求與日俱增，因而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然。辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等新事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通信線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀的形式存在[2]。然而，因?yàn)樗枷肷蠈?duì)外事檔案的不重視和缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前，焦作市高校對(duì)于外事檔案的管理仍處于傳統(tǒng)手工有紙化記錄、整理、歸檔、保存的階段，并沒(méi)有研發(fā)專門(mén)的適合本校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。這就會(huì)產(chǎn)生檔案前與檔案后部分材料在形式上不一致的脫節(jié)現(xiàn)象，難以保證材料的原始性。此外，將電子化的材料再轉(zhuǎn)變?yōu)橛屑埖臋n案的工作要求，首先會(huì)增加管理人員的工作量，不管是在歸檔入柜，還是整理、驗(yàn)收時(shí)，都是一個(gè)需要耗時(shí)費(fèi)神的過(guò)程。其次隨著外事檔案的不斷累積，學(xué)校也需要不斷更改檔案管理環(huán)境以及增加人員。

二、影響焦作市高校外事檔案管理工作開(kāi)展的因素

首先，地理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境是影響焦作市高校外事檔案管理現(xiàn)狀的客觀因素。焦作市因地處我國(guó)中部地區(qū)，非省會(huì)城市。無(wú)論是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)指數(shù)、交通便利指數(shù)還是對(duì)外開(kāi)放程度都沒(méi)有省會(huì)鄭州市的高，更比不上沿海地區(qū)。這樣的環(huán)境難以吸引國(guó)外企業(yè)、高校等來(lái)焦作市進(jìn)行合作與交流，不利于學(xué)校開(kāi)展外事活動(dòng)。因而產(chǎn)生了焦作市各高校外事相對(duì)比較少、層次比較低、管理者不重視的現(xiàn)狀。

其次，學(xué)校自身是影響焦作高校外事檔案管理現(xiàn)狀的主要因素?，F(xiàn)將河南理工大學(xué)、焦作大學(xué)、焦作師范高等?？茖W(xué)校進(jìn)行比較。三所學(xué)校均地處焦作市，但是各學(xué)校的外事檔案管理情況卻是大相徑庭，河南理工大學(xué)采取的歸口管理，學(xué)校檔案科和外事單位有明確的分工;而焦作大學(xué)和焦作師范高等?？苿t學(xué)校的檔案室與外事辦公室的分工不明確。再將河南大學(xué)、河南理工大學(xué)進(jìn)行比較，河南大學(xué)地處開(kāi)封市，其地理位置和社會(huì)環(huán)境與河南理工大學(xué)相差不多，但是在檔案管理方面，河南大學(xué)的檔案館，在規(guī)模、人員配備、信息技術(shù)等方面都比河南理工大學(xué)的檔案管理成熟和完善。所以，地理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的利弊不是絕對(duì)因素，學(xué)校自身的管理才是最重要的因素。

三、優(yōu)化外事檔案管理工作機(jī)制

（一）轉(zhuǎn)變思想，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

馬克思主義認(rèn)識(shí)論指出，認(rèn)識(shí)影響實(shí)踐，正確的認(rèn)識(shí)、科學(xué)的理論對(duì)實(shí)踐具有巨大的指導(dǎo)作用，錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)、不科學(xué)的理論則會(huì)把實(shí)踐引向歧途[3]。因此，高校要實(shí)現(xiàn)外事檔案的信息化管理模式、構(gòu)建健全的管理制度，必須轉(zhuǎn)變思想。首先，變不重視、忽視的思想為高度重視、密切關(guān)注的思想，明確責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作人員必須認(rèn)識(shí)到高校的外事工作是學(xué)校對(duì)外交往的窗口和國(guó)際交流的樞紐[4]，而高校的外事檔案管理是保證這一“樞紐”暢通與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校的外事工作、對(duì)外知名度、科研和教學(xué)發(fā)展以及學(xué)校對(duì)國(guó)際高等教育形勢(shì)的把握有著重要的影響。其次，變傳統(tǒng)的外事檔案管理思想為先進(jìn)的電子化或信息化外事檔案管理的思想。當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子辦公技術(shù)日趨成熟，其高效、快捷的特點(diǎn)使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)成為高校開(kāi)展對(duì)外合作與交流活動(dòng)的主要手段。信息化檔案管理模式會(huì)減少工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也便于調(diào)檔查看和對(duì)外宣傳。故步自封，只能是被淘汰。因此，高校的外事檔案管理工作人員要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確責(zé)任分工

在高校的檔案管理工作中，人是管理的主體，工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能的高低直接決定了檔案管理的成效。我國(guó)古代著名的思想家、政治家墨子（公元前468—公元前376）曾說(shuō)過(guò)：“江河之水，非一源之水也;千鎰之裘，非一狐之白也”（《墨子·親士》），強(qiáng)調(diào)人才的重要性。同樣，高校的外事檔案管理也需要眾多的人才，而且是專業(yè)的人才。因此，要提高地方高校的外事檔案管理水平，必須有專業(yè)的外事檔案管理人才做支撐。但對(duì)于學(xué)校而言，招納新一批專業(yè)人才并非是目前的最佳選擇，因?yàn)槿瞬诺恼屑{勢(shì)必要造成人事的變動(dòng)，且需要一段時(shí)間的等待。已上崗的工作人員雖非檔案管理專業(yè)出身，但是由于長(zhǎng)時(shí)間的接觸，對(duì)檔案管理工作已有經(jīng)驗(yàn)。所以，對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能則是最好的解決方法。在人才培訓(xùn)方面，學(xué)校應(yīng)從兩方面著手。一是組織檔案管理人員和外事部門(mén)的檔案責(zé)任人定期去省內(nèi)外檔案管理成熟的高校學(xué)習(xí)，或聘請(qǐng)專業(yè)人士來(lái)校培訓(xùn)，并要求他們每學(xué)期上交檔案管理方面的工作總結(jié)。二是運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)工作人員在檔案管理方面的學(xué)術(shù)研究，督促他們不斷學(xué)習(xí)檔案管理理論，了解現(xiàn)代化檔案管理的動(dòng)向。學(xué)校在加強(qiáng)人員培訓(xùn)的同時(shí)，要強(qiáng)調(diào)檔案科（室）和外事部門(mén)各自的職責(zé)、明確分工，檔案科（室）要做好統(tǒng)籌工作，制定更為詳細(xì)的管理規(guī)范，及時(shí)督促外事部門(mén)積極做好收集、積累、歸檔和上交的工作;外事部門(mén)按照檔案科（室）的要求，委派至少一名的外事檔案管理人員負(fù)責(zé)日常所有材料的收集，定期（比如一個(gè)月或其他的周期等）整理已有材料，進(jìn)行歸檔，如期上交檔案。若外事部門(mén)逾期或是未交規(guī)定的外事檔案，或上交的材料不合規(guī)范的，檔案科有權(quán)督促或責(zé)令返工修改材料的權(quán)利。學(xué)校對(duì)檔案科（室）和外事部門(mén)一年進(jìn)行至少四次（每學(xué)期兩次）突擊考核，對(duì)于多次不合格的工作人員進(jìn)行批評(píng)或給予相應(yīng)的懲罰，比如取消其本年度的評(píng)優(yōu)資格等。

（三）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，開(kāi)發(fā)資源數(shù)據(jù)庫(kù)

高校的外事檔案管理既是連接學(xué)校與國(guó)內(nèi)外的窗口，又是教學(xué)、科研對(duì)外收集情報(bào)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)[5]。先進(jìn)的信息技術(shù)可以有效地提高高校外事檔案管理工作的效率，提高學(xué)校的對(duì)外宣傳力度，擺脫因地理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境對(duì)高校的限制，吸引更多的外來(lái)投資和國(guó)外的合作。因此，高校要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，例如先學(xué)習(xí)和效仿信息化檔案管理比較成熟的外資企業(yè)的檔案管理辦法，研究其電子管理系統(tǒng)。然后根據(jù)本校實(shí)際，組織專業(yè)人才構(gòu)建本校的信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)和外事檔案管理信息系統(tǒng)，將原有的紙質(zhì)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，并創(chuàng)建外事檔案信息網(wǎng)，加大學(xué)校的對(duì)外宣傳，擺脫因地理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境帶來(lái)的弊端，并以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，吸引更多的外國(guó)高校來(lái)訪，適時(shí)地與國(guó)內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作?？梢裕咝５膸熒诔鰢?guó)學(xué)習(xí)或是訪學(xué)時(shí)，可以借助網(wǎng)絡(luò)信息資源與外界進(jìn)行溝通和交流，宣傳本校的文化，增加進(jìn)行外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)。

高校的外事檔案見(jiàn)證了一所學(xué)校外事工作從無(wú)到有的成長(zhǎng)過(guò)程，這是一個(gè)復(fù)雜的、信息量不斷匯聚的過(guò)程。焦作市三所高校中存在的外事檔案管理方面的問(wèn)題在其他學(xué)校也能找到，并且問(wèn)題不是朝夕就能解決的，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。因此，各學(xué)校必須加大日常的管理力度，改進(jìn)檔案管理機(jī)制，為外事工作順利進(jìn)行添磚加瓦。

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