摘 要：會務(wù)管理是辦公室日常事務(wù)性工作的重要內(nèi)容，高效的會議可以幫助我們迅速解決實(shí)際工作中的困難和問題，盡快傳達(dá)重大、重要信息，落實(shí)決策和目標(biāo)。因此，加強(qiáng)會議管理，提高會議實(shí)效性，對企業(yè)來說至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：提高;會議;實(shí)效性

會務(wù)管理是辦公室日常事務(wù)性工作的重要內(nèi)容，辦會水準(zhǔn)直接反映了公司的形象，也是辦公室對內(nèi)對外展示服務(wù)水平的窗口。更為重要的是高效的會議可以幫助我們迅速解決實(shí)際工作中的困難和問題，傳達(dá)重大、重要信息，落實(shí)決策和目標(biāo)。

燃?xì)夤窘Y(jié)合新形勢，圍繞“規(guī)范流程、提高實(shí)效、降低成本”的目標(biāo)，分析梳理會議管理流程，加大管理力度，找出存在問題和漏洞，完善了會議管理制度和流程，建立了相關(guān)臺賬，制定了具體措施。通過近兩年的不斷實(shí)踐和完善，目前會議管理更趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到了會前準(zhǔn)備充分，會中有效控制，會后監(jiān)督落實(shí)的目的，會議實(shí)效有所提升。

一、會前充分準(zhǔn)備，是提高會議實(shí)效的基本保證

一次成功的會議關(guān)鍵在于會前的充分準(zhǔn)備。從會議申請、通知、參會人及會議議題確定、重要內(nèi)容提前交流審議、會場布置等等，一環(huán)扣一環(huán)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不容忽視。

燃?xì)夤具^去內(nèi)部會議僅是通過電話溝通安排，沒有經(jīng)過會前統(tǒng)籌安排，存在諸多問題，如會議時(shí)間及會議室沖突、會議要求不明確、會議通知對象有遺漏等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量。

1. 提申請明要求。為避免會議沖突及盲目性開會，杜絕無效會議，做好會議計(jì)劃性，燃?xì)夤緝?nèi)部會議及外單位到本單位調(diào)研檢查等會議，相關(guān)部門要提前申請會議（各科室每周一填報(bào)本周的會議計(jì)劃），填報(bào)申請單，不僅僅是明確會議時(shí)間、內(nèi)容、主持人、參會人和會議議程，更為重要的是會議組織部門必須對會議提出明確要求。

2. 建臺賬常提醒。無論市、油田公司會議通知還是燃?xì)夤緝?nèi)部會議通知，通知方式是多種形式，如電話、OA平臺、網(wǎng)頁、QQ（市政府）。每天無論是外部會議還是公司內(nèi)部會議都比較多，因此會議通知到每位參會人，看似簡單，實(shí)則費(fèi)時(shí)又繁瑣。辦公室就曾出現(xiàn)過這種情況：通知某個(gè)科室負(fù)責(zé)人去上級部門開會，由于通知時(shí)間提前了兩三天，造成參會人當(dāng)天忘記開會的現(xiàn)象。

3. 知內(nèi)容有準(zhǔn)備。一些決定政策、方向、目標(biāo)等重要會議，參會人在會前，根據(jù)通知精神，了解會議議題，根據(jù)需要，有義務(wù)提前一天提供會議相關(guān)的資料并提建設(shè)性意見。過去，因?yàn)闀皼]有將會議內(nèi)容提供給相關(guān)科室及公司領(lǐng)導(dǎo)，開會時(shí)，發(fā)現(xiàn)會議材料不僅問題多，而且大家意見分歧大，致使會議時(shí)間長，而且進(jìn)展不順利、不成功。

4. 簡布置嚴(yán)要求。中央八項(xiàng)規(guī)定，會場布置一切從簡。如何在簡單的會場中，又能顯示出會議的隆重而熱烈氣氛。燃?xì)夤巨k公室提出了“會場精簡低調(diào)，要求嚴(yán)細(xì)高調(diào)”要求，嚴(yán)格執(zhí)行“一查看、三把關(guān)、三檢查”。

會場查衛(wèi)生。檢查會場屋內(nèi)門前是否清潔，干凈整齊。特別是地面是否濕滑，保障安全的環(huán)境。

會場把三關(guān)。一把座席關(guān)。檢查領(lǐng)導(dǎo)座簽是否與方案所列一致，擺放位置、順序是否正確;座椅間距是否合適，方便出入;二把材料關(guān)。檢查會議議程、主持詞、講話稿等資料是否備齊。三把物品關(guān)。檢查桌上茶杯或礦泉水是否整齊、茶杯手柄方向是否在45度角（便于參會人取用）。

設(shè)備重三查。一查安全，檢查應(yīng)急出口是否打開，通道是否暢通，電器插頭是否牢固等。二查穩(wěn)定，檢查話筒是否正常;會議前后播放音樂、會場聲音大小是否合適;電腦、投影儀、音響等儀器運(yùn)行是否正常。三查規(guī)范。演示電子文檔是否拷貝到電腦制定位置，會標(biāo)是否準(zhǔn)確、規(guī)范;空調(diào)溫度是否合適。

通過這種細(xì)致檢查，這幾年沒有發(fā)生因設(shè)備等問題影響會議質(zhì)量。

二、會中合理控制，是提高會議實(shí)效的基本條件

根據(jù)中央八項(xiàng)規(guī)定要求，開短會。2014年燃?xì)夤窘Y(jié)合當(dāng)前形勢規(guī)定，除了一類會議，其他會議控制在1小時(shí)以內(nèi)。為了合理有效控制時(shí)間，會議過程時(shí)間的掌控至關(guān)重要，這也決定了主持人是關(guān)鍵重要因素。經(jīng)過實(shí)踐，我們認(rèn)為合理有效控制時(shí)間，要掌握好以下要點(diǎn)。

1.開場白要精煉明確。開場白要簡潔、謹(jǐn)慎、抓重點(diǎn)、明確宗旨，要求控制在5分鐘以內(nèi)。內(nèi)容包含會議背景、目的、議程及時(shí)間、會議要求等。一個(gè)好的開場白，可以使準(zhǔn)備不到位的會議步入正軌。目前公司會議，主持人開場白都控制在2-3分鐘左右，簡明扼要闡明了會議目的。

2.會議討論過程中要緊扣主題、嚴(yán)按議程、準(zhǔn)時(shí)開會，按時(shí)結(jié)束。要想很好控制這個(gè)過程，直接取決于主持人經(jīng)驗(yàn)、智慧和能力。

3.會議記錄要詳實(shí)。任何一個(gè)會議都要形成會議記錄，重要會議形成會議紀(jì)要。燃?xì)夤巨k公室在會議紀(jì)要編寫方面，也是不斷學(xué)習(xí)的過程。通過內(nèi)部培訓(xùn)，同時(shí)總結(jié)學(xué)習(xí)上級部門會議紀(jì)要編寫特點(diǎn)，目前會議紀(jì)要編寫有所進(jìn)步。

三、會后督辦落實(shí)，是提高會議實(shí)效的最終目標(biāo)

一次會議是否成功，主要看是否形成了切實(shí)可行的決定及是否具有可操作性及有效執(zhí)行或?qū)嵤Ｒ虼?，燃?xì)夤巨k公室，會后，按照會議記錄（紀(jì)要），建立跟蹤程序，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人和完成時(shí)限，并確定監(jiān)督部門，并形成檢查實(shí)施報(bào)告（報(bào)表）。

會議管理是辦公室工作一項(xiàng)重要職責(zé)，是保證公司決議、決策高效落實(shí)，促進(jìn)公司健康有序發(fā)展的重要保障。燃?xì)夤巨k公室人員通過摸索與實(shí)踐，不斷提升辦會專業(yè)化水平，把握好質(zhì)量和效率相結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化規(guī)范化會前、會中、會后三個(gè)環(huán)節(jié)的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，以高度的責(zé)任感和責(zé)任心，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真態(tài)度，踏踏實(shí)實(shí)地做好會務(wù)工作，全面提升辦會水平，提高會議的實(shí)效性。