摘要當(dāng)今是科技與信息化的時(shí)代，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案管理正快速地向會(huì)計(jì)信息化方向靠攏，而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。本文就新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展過(guò)程中存在的新特點(diǎn)、新問(wèn)題及其新舉措進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞電子信息化會(huì)計(jì)檔案發(fā)展舉措

隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各行各業(yè)已逐步進(jìn)入一個(gè)辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。就會(huì)計(jì)行業(yè)而，由原來(lái)的手工紙質(zhì)記賬，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)為依托的電子格式文檔記賬。如何通過(guò)現(xiàn)代電子信息技術(shù)這個(gè)平臺(tái)將會(huì)計(jì)各項(xiàng)信息進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)等進(jìn)行有效管理與有機(jī)結(jié)合，是會(huì)計(jì)檔案工作當(dāng)前最迫切需要解決的問(wèn)題。

一、電子信息時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理的定義與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史數(shù)據(jù)，日常工作中的會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。會(huì)計(jì)憑證是用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、作為記賬依據(jù)的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。財(cái)務(wù)報(bào)告則是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編的，綜合反映一定時(shí)期資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面文件。

根據(jù)現(xiàn)有的財(cái)政部國(guó)家檔案局【發(fā)布文號(hào)】（98）財(cái)會(huì)字第32號(hào)關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，其中第十二條規(guī)定“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。”顯然此規(guī)定已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足電子信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理的要求。因此，以現(xiàn)代信息化為載體的會(huì)計(jì)檔案管理具有如下新特點(diǎn)：

1.檔案儲(chǔ)存內(nèi)容加大。較非信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或其他磁性介質(zhì)及刻錄光盤(pán)等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在其中，其儲(chǔ)存的容量是非信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的好幾倍。

2.可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質(zhì)登記的檔案編號(hào)，然后再根據(jù)對(duì)應(yīng)的編號(hào)查找相關(guān)的資料，這給查閱工作帶來(lái)極大的不便。而現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理就克服了以上問(wèn)題，在查閱檔案時(shí)，通計(jì)現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，這就大大節(jié)約了去檔案室調(diào)取資料的時(shí)間，同時(shí)也提高了工作效率。

3.通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得會(huì)計(jì)檔案管理更加的便捷。對(duì)于單位重要的會(huì)計(jì)檔案資料，根據(jù)各單位制定的檔案管理要求及相關(guān)規(guī)定，應(yīng)由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才可查閱。對(duì)于急需查閱相關(guān)檔案資料的時(shí)候，恰好遇上領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)簽字，這就給工作帶來(lái)極大的不便，甚至造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)登錄系統(tǒng)、輸入電子簽名密碼、遠(yuǎn)程授權(quán)批準(zhǔn)的方式進(jìn)行確認(rèn)，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作變得更加方便快捷。

二、信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理存在的新問(wèn)題

1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容也不斷地增多，對(duì)外部環(huán)境的要求也在提高。可很多企業(yè)卻沒(méi)有意識(shí)到這方面的重要性，認(rèn)為電算化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)處理的工具，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷(xiāo)毀全過(guò)程仍采用手工系統(tǒng)制度。這樣一來(lái)，并沒(méi)有完全發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)有的信息化作用。

2.會(huì)計(jì)檔案管理人員在信息化檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。在推行信息化會(huì)計(jì)以后，會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求也隨之提高。但是，大多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，只熟悉自己本專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化處理了解不多，甚至全然不知，這就產(chǎn)生了對(duì)信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理勝任不佳或無(wú)法勝任的問(wèn)題，也無(wú)形中使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案工作相脫節(jié)，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率。

3.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不高。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的理解僅限于會(huì)計(jì)檔案的歸類(lèi)、存放、查檔及到期銷(xiāo)毀，在企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)設(shè)有會(huì)計(jì)檔案歸檔崗位，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案歸檔是檔案部門(mén)的事，會(huì)計(jì)人員只要負(fù)責(zé)記好賬就好，并沒(méi)有意識(shí)到通過(guò)科學(xué)有效的會(huì)計(jì)檔案管理可以折射出企業(yè)有用的會(huì)計(jì)信息，可作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書(shū)類(lèi)檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是企業(yè)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。[2]因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要，有些企業(yè)采用的會(huì)計(jì)資料是傳真紙或圓珠筆之類(lèi)的紙質(zhì)和筆跡，它們會(huì)隨著時(shí)間的推移，逐漸地淡化，這樣所保存的數(shù)據(jù)信息就不完整了。

4.在信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改、易泄密。電子介質(zhì)之間復(fù)制更改簡(jiǎn)單、快捷，并且不易被人發(fā)現(xiàn)，不留痕跡。[3]而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理這方面的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來(lái)越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞，甚至被非法竊取，這就嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的順利發(fā)展。

三、針對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題所采取的有效措施

1.完善信息化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度。首先對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件“平行兩條線”制度，將兩者進(jìn)行同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。其次，建立信息化會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。網(wǎng)絡(luò)安全是會(huì)計(jì)檔案的生命線，也是對(duì)其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度，可以通過(guò)多層權(quán)限管理、加設(shè)多層密碼、加強(qiáng)密碼設(shè)置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的機(jī)密重要數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)，不被非法訪問(wèn)、竊取、冒用。最后，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。如可規(guī)定任何人不得將拷貝工具帶進(jìn)或帶出財(cái)務(wù)（檔案）室，單位內(nèi)部人員查閱相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才可進(jìn)入檔案室查閱；單位外部人員因公需要查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱等等。

2.從源頭抓起，做好做細(xì)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。首先，對(duì)電子設(shè)備程序應(yīng)時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)，由于計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代的速度快，從而導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案所依賴的電子信息技術(shù)都變成了過(guò)時(shí)的技術(shù)，因此，只有不斷對(duì)電子檔案信息進(jìn)行更新與升級(jí)，才不會(huì)被新技術(shù)所淘汰；其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議采用AB備份法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)信息化系統(tǒng)造成無(wú)法挽回的后果。再有，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周?chē)h(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案不僅要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)的電子檔案管理的脆弱性。[4]如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷(xiāo)磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)將這些電子檔案資料遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、遠(yuǎn)離不利之處。

3.注重綜合型人才的培養(yǎng)。作為一名優(yōu)秀的復(fù)合型人才，應(yīng)將相關(guān)技能集于一身，既要精通會(huì)計(jì)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要熟練掌握一定的檔案管理技能，同時(shí)還要具備計(jì)算機(jī)方面的信息處理技術(shù)。因此，企業(yè)應(yīng)加大力度加大成本地對(duì)這類(lèi)型人才進(jìn)行培訓(xùn)，不僅如此，還應(yīng)隨著相關(guān)技能的不斷更新改革，做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為企業(yè)建立高效良好的會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)

[1]郝嫩月.目前電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2007（08z）：358-359.

[2]侯寶萍.淺談會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及采取的措施[J].黑龍江史志，2011（18）.

[3]王顥.信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理初議[J].會(huì)計(jì)之友，2012（9）：81-82.

[4]王顥.信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理初議[J].會(huì)計(jì)之友，2012（9）：81-82.