【摘""要】商務(wù)信函是用來商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)有關(guān)具體實(shí)際問題的一種文書，是商務(wù)溝通中的一種有效的手段，在商務(wù)往來中起著重要的作用。本文簡單分析了德語經(jīng)貿(mào)信函寫作要遵循的六個(gè)原則。

【關(guān)鍵詞】德語經(jīng)貿(mào)信函""寫作原則

【中圖分類號(hào)】H33""""""""【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A"""""""""【文章編號(hào)】1674-4810（2015）31-0064-02

經(jīng)貿(mào)信函是用來商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)有關(guān)具體商務(wù)問題的一種文書，是商務(wù)溝通中的一種有效的手段，在商務(wù)往來中起著重要的作用。經(jīng)貿(mào)信函不僅是企業(yè)表達(dá)合作意愿的一種工具，還可以提升企業(yè)形象，是獲得商業(yè)成功的第一步。因此經(jīng)貿(mào)信函的寫作影響著商務(wù)交往的質(zhì)量和效果，寫得好，就可以贏得新業(yè)務(wù)，有助于促進(jìn)和發(fā)展與客戶的關(guān)系，也能消除彼此間的誤會(huì)、縮小分歧等;反之，就可能招致矛盾，失去客戶。

同中文及英語的經(jīng)貿(mào)信函一樣，德語經(jīng)貿(mào)信函的寫作要遵循以下六個(gè)原則：準(zhǔn)確、清楚、具體、簡潔、完整及禮貌。

一"準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是經(jīng)貿(mào)信函寫作中最重要的原則。在經(jīng)貿(mào)信函的寫作中信息的傳遞要準(zhǔn)確無誤，沒有歧義;實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容錯(cuò)誤絕不能犯，否則會(huì)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失。因?yàn)榻?jīng)貿(mào)信函中常涉及合作雙方的利益或責(zé)任，是可以視為雙方權(quán)利和義務(wù)的書面憑證。

準(zhǔn)確原則主要體現(xiàn)在信函內(nèi)容準(zhǔn)確和格式準(zhǔn)確。信函內(nèi)容準(zhǔn)確是詞語以及專業(yè)貿(mào)易術(shù)語使用得當(dāng)，句子結(jié)構(gòu)無語法錯(cuò)誤，單詞無拼寫錯(cuò)誤，特別是信函中所傳遞的重要信息如時(shí)間、地點(diǎn)、品質(zhì)、尺寸、規(guī)格、貨號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)以及發(fā)票提單和信用證號(hào)碼等數(shù)字和號(hào)碼都要準(zhǔn)確無誤。如果在報(bào)價(jià)時(shí)把單價(jià)“14，5Euro”寫成“15，4Euro”，發(fā)票或信用證上金額錯(cuò)誤，這些由于粗心而產(chǎn)生的錯(cuò)誤都會(huì)為客戶帶來麻煩，影響公司的形象。

此外，在經(jīng)貿(mào)書信中還要避免夸大其詞，不使用絕對(duì)性詞語及表達(dá)。例如在報(bào)價(jià)函中應(yīng)該避免使用像“這是貴方可得到的最低報(bào)價(jià)”等此類的句子，最好換成“這是我方目前所能報(bào)的最低價(jià)格”。

格式上準(zhǔn)確是指德語經(jīng)貿(mào)信函的格式要符合由德國“辦公事務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)所制定的商務(wù)信函的書寫格式。商務(wù)德語信函的格式和中文及英語商務(wù)信函的格式有所不同。德語商務(wù)信函使用的是完全平頭式。信函的所有部分都是左對(duì)齊，即整封信均無行首縮格。特別是正文部分，德語商務(wù)信函正文的開頭部分一般要小寫，第一個(gè)是大寫單詞的除外。中文信函都是縮行式，而英文商務(wù)信函的格式主要有四種：縮行式、平頭式、半平頭式及完全平頭式。

此外根據(jù)德國“辦公事務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)的規(guī)定，德文商務(wù)信函信紙頁邊距為左邊24.1mm，右邊20mm。字體用Arial，Times"New"Roman或Courier"New。字號(hào)的規(guī)定為：正文及地址用10～12號(hào)字，其他信息則用6～8號(hào)字。數(shù)字的寫法是：1～12用字母寫，其余用數(shù)字。銀行編碼是8位數(shù)，從左邊向右以三位分組：BLZ"569"454"23;賬號(hào)也是如此：190"789"23。

二"清楚

經(jīng)貿(mào)信函常涉及經(jīng)濟(jì)利益和法律責(zé)任，所以其中所涉及的關(guān)鍵事項(xiàng)必須觀點(diǎn)明確，陳述清楚，以免日后引起糾紛。寫信人必須把信息清楚無誤地傳遞出來，以便商業(yè)伙伴正確地理解信文。商務(wù)信函寫作時(shí)應(yīng)當(dāng)主題突出，層次清楚，重點(diǎn)突出，語言要通俗易懂，句子和段落篇章的邏輯清晰，避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語。

清楚原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，一封信函一般情況下只著重說明一件事，圍繞一個(gè)明確的主題展開，盡量避免在一份信函中談及多個(gè)事項(xiàng)。其次，要恰當(dāng)使用詞語和句型。德語經(jīng)貿(mào)信函要盡量避免多級(jí)從句，因?yàn)閺?fù)雜的多級(jí)從句常常會(huì)引起“邏輯混亂”。盡量將多級(jí)從句依次序分解成獨(dú)立的單句。此外還要盡量避免使用虛擬式，因?yàn)榈抡Z的虛擬式含有猶豫、不確定的含義，這樣的表達(dá)會(huì)引起對(duì)方的懷疑和不信任?；谶@個(gè)理由，德語商務(wù)信函應(yīng)當(dāng)盡量少用虛擬式，多用簡潔自信的表達(dá)。另外段落中要合理安排要點(diǎn)，確保每個(gè)句子和段落都能自然連貫。

三"具體

經(jīng)貿(mào)信函應(yīng)該提供具體的信息，而不是概括性和抽象的信息。要避免籠統(tǒng)的表達(dá)，因?yàn)榛\統(tǒng)的表達(dá)會(huì)給讀者含糊的印象，對(duì)要做什么、怎么做不知所措，達(dá)不到應(yīng)有的交流效果。

具體原則主要是指商務(wù)信函中要列出具體的事實(shí)，具體的時(shí)間，具體的數(shù)據(jù)等。例如：“我方以按慣例根據(jù)貴方信用證開立了向貴方索款的匯票”這句話最好寫成“根據(jù)貴方由德意志銀行開立的第189號(hào)信用證，我方已按發(fā)票金額389，720.00歐元開立了向貴方索款的第23號(hào)即期匯票”。在寫日期時(shí)要寫具體的日期，如“2015年10月6日”而不要寫十月初;回復(fù)對(duì)方信函時(shí)應(yīng)該說明所回復(fù)的幾月幾日關(guān)于什么的信函;在報(bào)價(jià)時(shí)不能含糊地說“市場價(jià)格”，而應(yīng)該說出具體的數(shù)字，結(jié)算的貨幣及方式。

四"簡潔

所謂簡潔是指在不影響完整和禮貌的情況下，用盡量少的文字將事實(shí)情況說清楚。經(jīng)貿(mào)信函寫作應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞寫作目標(biāo)，不要涉及無關(guān)的事情。要做到言簡意賅，明確簡要地提出問題或有針對(duì)性地解答問題，不要寫大段的問候、寒暄語，要盡量使用簡潔的語句和淺顯的解釋，切忌堆砌辭藻、答非所問。在簡潔的同時(shí)，還要注意語言表達(dá)及格式的完整性。

遵循簡潔性原則就要做到在寫作中要盡量使用簡短的語句和淺顯的解釋。例如能用單個(gè)的詞，就不用短語;能用短語，就不用句子;能用簡短句，就不用復(fù)合句;避免累贅冗長的表達(dá)和不必要的重復(fù)。

五"完整

經(jīng)貿(mào)信函的完整性是指書信必須包含所有必需的事項(xiàng)和信息，不僅要內(nèi)容完整，格式也必須完整。

內(nèi)容完整是指信函的正文部分必須包括商務(wù)活動(dòng)的所有必要信息。例如：報(bào)盤函必須要包括產(chǎn)品的名稱、型號(hào)、價(jià)格、技術(shù)參數(shù)、發(fā)貨條件、付款方式、實(shí)盤或虛盤等信息。發(fā)貨通知?jiǎng)t必須包括所發(fā)貨物的數(shù)量、型號(hào)、包裝、標(biāo)記，還要說明發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式、路線，發(fā)票及支付事宜信中也要涉及，還要表達(dá)希望貨物能夠安全到達(dá)以及期盼對(duì)方繼續(xù)訂貨。

格式上完整是指經(jīng)貿(mào)信函應(yīng)該包括由德國“辦公事務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)所規(guī)定的內(nèi)容。比如商務(wù)信函的內(nèi)容一般由發(fā)信人信息、收信人信息、函件的相關(guān)記號(hào)和發(fā)函日期、事由、稱呼、正文、結(jié)束客套話、落款、附件及抄送說明。

六"禮貌

禮貌在商務(wù)往來中非常重要。經(jīng)貿(mào)信函寫作一定要注意做到行文禮貌，語言得體。這里的禮貌絕不是簡單的客套，它是對(duì)收信人的一種真誠的態(tài)度。信函寫作語氣要體現(xiàn)出誠意，要禮貌詞匯，以表示對(duì)對(duì)方的尊重，要避免有失禮貌的表達(dá)。

要做到行文禮貌，在寫作時(shí)要注意以下幾個(gè)方面：

1.避免語氣生硬

例如：“我們收到您的訂單”這樣的表達(dá)會(huì)顯得有些生硬，應(yīng)換成“多謝您××年××月××日的訂單”。這類句子會(huì)起到更好的溝通效果。

2.避免指責(zé)的語氣

即便是當(dāng)我們的合理要求沒有得到滿足而表達(dá)不滿的時(shí)候，也要平心靜氣地表達(dá)問題，不能在經(jīng)貿(mào)信函中表達(dá)怨氣。切忌使用生硬的、指責(zé)的語氣以及那些過激的、冒犯的和輕蔑的語言。

3.避免消極的表達(dá)

商務(wù)信函寫作中要使用正面積極的表達(dá)方式，盡量避免消極的表達(dá)及使用否定詞語，給對(duì)方帶來不舒服的感覺。例如德語經(jīng)貿(mào)信函中要避免名詞化，名詞化的表達(dá)顯得冰冷生硬，過于程式化。此外還要少用被動(dòng)語態(tài)。被動(dòng)語態(tài)會(huì)產(chǎn)生一種累人的官方用語的感覺，而主動(dòng)語態(tài)則比較靈活親近。

此外拖延回信或不復(fù)函是不禮貌的行為。收到來函應(yīng)該盡快給予回復(fù)。

德語經(jīng)貿(mào)信函寫作的這六個(gè)原則決定了其特殊性。在寫作中應(yīng)該盡量使用簡單樸實(shí)、通俗易懂的詞語和句子，措辭必須準(zhǔn)確得當(dāng)、清楚、不含糊、無歧義，語氣應(yīng)禮貌誠懇，盡量用最少的文字準(zhǔn)確地表達(dá)出自己的意思，不寫套話，不夸大其詞，以便達(dá)到有效的交流和溝通。

參考文獻(xiàn)

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〔責(zé)任編輯：林勁、李婷婷〕