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        聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

        2015-04-29 00:00:00姜保紅
        學(xué)園 2015年13期

        聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

        山東工商學(xué)院

        【摘""要】目前部分高校人事檔案管理工作存在管理體制不規(guī)范、檔案管理意識(shí)淡薄和歸檔材料質(zhì)量不高等問(wèn)題,造成檔案管理信息化的開(kāi)發(fā)與利用不足。筆者認(rèn)為應(yīng)從思想上確立高校人事檔案管理工作的地位、確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案、建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍等方面努力,使高校人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化、規(guī)范化的道路。

        【關(guān)鍵詞】聘用制""檔案管理""問(wèn)題""對(duì)策

        【中圖分類(lèi)號(hào)】G647"""""""""""【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A"""""""""""【文章編號(hào)】1674-4810(2015)13-0033-02

        高校聘用制是學(xué)校與教師在平等自愿、相互選擇的基礎(chǔ)上,以聘用合同的形式把任職資格、崗位職責(zé)與任職期限等環(huán)節(jié)同雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)組合而成的教師管理與任用制度。高校聘用制的核心內(nèi)涵是:高校在教師管理中引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,建立教師能進(jìn)能出、能上能下、擇優(yōu)聘任、以崗定薪的用人機(jī)制。

        高校人事檔案為教師的聘用、培養(yǎng)、晉升提供可靠的遵循依據(jù),關(guān)系到高校人事工作及每位教職工的切身利益。隨著高校聘用制改革的深入,對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。聘用制下的高校人事檔案工作如何提高自身發(fā)展,更好地為人事部門(mén)及每位教職工做好后勤保障服務(wù),是每位高校檔案管理工作者都應(yīng)思考的問(wèn)題。

        一"聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

        人事檔案具有真實(shí)性、原始性和其他任何材料不可取代的依據(jù)與憑證作用,它記載著教職工的綜合信息。然而,目前大部分高校人事檔案管理工作存在著管理體制不規(guī)范、檔案管理意識(shí)淡薄與歸檔材料質(zhì)量不高等問(wèn)題,這在某種程度上造成了檔案管理信息化的開(kāi)發(fā)與利用不足。

        1.管理體制不規(guī)范,檔案管理意識(shí)淡薄

        第一,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。聘用制下對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。“說(shuō)起來(lái)重要,排起來(lái)次要,用起來(lái)需要,忙起來(lái)忘掉”是時(shí)下人們對(duì)人事檔案的形象描述。一方面,部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重要性只停留在表面上,對(duì)人事檔案的具體工作未落實(shí)到行動(dòng)上,片面地認(rèn)為聘用制只需要做好基本的個(gè)人信息統(tǒng)計(jì),收集起來(lái)的人事檔案沒(méi)有認(rèn)真審核,整理材料時(shí)也不仔細(xì)核對(duì)細(xì)節(jié)信息,依舊堅(jiān)持傳統(tǒng)的管人管檔的觀(guān)念,沒(méi)把思想調(diào)整到用人用檔的新思路上來(lái)。這種錯(cuò)誤觀(guān)念勢(shì)必會(huì)重創(chuàng)聘用制高校教師的工作積極性、激發(fā)各種人事矛盾,并最終影響到高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

        第二,職工歸檔意識(shí)不強(qiáng)。教職工自身對(duì)人事檔案也存在不重視和管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題。高校人事檔案的封閉式管理,給人一種很神秘的感覺(jué),造成教職工對(duì)檔案的作用意識(shí)差。有些教職工對(duì)自己的檔案不了解,也不關(guān)心。例如,有的教師畢業(yè)多年后都沒(méi)有將其在職教育時(shí)的成績(jī)表和畢業(yè)證復(fù)印件交到檔案室備案;甚至有人將檔案放在家中多年,已不知將檔案丟至何處。這不僅違反了檔案管理的規(guī)定,降低了檔案的嚴(yán)肅性,也不能及時(shí)更新個(gè)人信息,給人事檔案管理與統(tǒng)計(jì)工作增設(shè)了障礙。

        2.歸檔材料質(zhì)量不高

        第一,檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。檔案工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,涉及各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域,管理技術(shù)復(fù)雜。隨著高校聘用制改革的深入,現(xiàn)行的高校檔案實(shí)體分類(lèi)已經(jīng)無(wú)法包含新內(nèi)容,故此,其對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。目前很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案工作是高校行政工作中無(wú)關(guān)緊要的常規(guī)工作,只要有人在崗保管即可,不需要花費(fèi)太多人力、物力和財(cái)力,致使很多檔案管理工作人員都是“半路出家”,一部分是過(guò)去的機(jī)關(guān)行政人員,一部分是教學(xué)、圖書(shū)館或部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)人員。他們都是在上一代檔案管理員那里學(xué)習(xí)后出師,沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的專(zhuān)業(yè)檔案學(xué)習(xí),其工作中往往會(huì)出現(xiàn)材料收集、留存等專(zhuān)業(yè)工作處理不準(zhǔn)確等問(wèn)題,導(dǎo)致了人事檔案材料收集質(zhì)量不高。

        第二,檔案收集內(nèi)容單一。高校人事檔案根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求收取履歷表、自傳、鑒定與考核等九大類(lèi)材料,造成檔案內(nèi)容千人一面,缺乏具有個(gè)人亮點(diǎn)的依據(jù)材料。諸如年度考核表等年年都相似的材料,而科研學(xué)術(shù)成果、綜合能力與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等動(dòng)態(tài)檔案材料未列入收集范圍內(nèi),導(dǎo)致組織在考察干部時(shí),不能從人事檔案中找到客觀(guān)的、具有個(gè)人特色的檔案材料。這與現(xiàn)行的聘用制對(duì)人才的引

        進(jìn)、考核、評(píng)級(jí),以及師資隊(duì)伍建設(shè)的要求不相符。

        第三,歸檔信息存在“水分”。由于人事檔案管理嚴(yán)格,在調(diào)檔和轉(zhuǎn)檔時(shí)手續(xù)繁雜。隨著聘任制的執(zhí)行,高校人才流動(dòng)也愈發(fā)頻繁。為了留住人才或爭(zhēng)議糾紛,高校常??哿羧耸聶n案。而教職工為了自由流動(dòng),往往選擇放棄檔案,去尋找更適合自己的單位。在新的單位,為了滿(mǎn)足相關(guān)要求又重新建立個(gè)人檔案,這些“新鮮出爐”的檔案,缺乏原始的職稱(chēng)評(píng)審材料和必要的監(jiān)督,存在的“水分”較多,人事部門(mén)在工齡計(jì)算、退休時(shí)間核實(shí)、工資薪級(jí)晉升與人才考察等方面存在諸多難題。更有甚者為了符合相關(guān)人才條件而弄虛作假,造成了“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“克隆檔案”、“人質(zhì)檔案”等現(xiàn)象,給現(xiàn)行的人事檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

        3.檔案管理信息化的開(kāi)發(fā)和利用不足

        目前,大部分高校人事檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的手工操作模式,信息化技術(shù)運(yùn)用較少。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工來(lái)完成檔案的收集與歸類(lèi)工作。一方面人工書(shū)寫(xiě)和整理既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯(cuò),另一方面人工查找資料具有查閱困難、進(jìn)程緩慢等弊端,嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。由于缺乏相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)和操作人員,計(jì)算機(jī)的主要作用只是簡(jiǎn)單的信息錄入和文字處理以及信息檢索功能,未曾真正利用這些設(shè)備建立個(gè)人電子檔,并未真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化,降低了檔案質(zhì)量與工作效率。

        二"聘用制下高校人事檔案管理工作的對(duì)策

        高校人事檔案管理工作目的在于通過(guò)對(duì)人事信息的良好管理,盤(pán)活人才資源,構(gòu)建合理的人才隊(duì)伍,為高校選賢任能,從而提升高校的教學(xué)與科研水平。人事檔案的合理利用能夠有效地防止和避免不講德才條件、只憑主觀(guān)臆斷和個(gè)人喜好選拔人才和聘用干部的情況。應(yīng)從以下四個(gè)方面使高校人事檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化:

        1.確立聘用制下高校人事檔案管理工作的重要地位

        首先,加強(qiáng)校內(nèi)對(duì)檔案管理重要性的宣傳力度,通過(guò)舉辦相關(guān)講座、交流會(huì)等活動(dòng)進(jìn)行宣傳,還可以充分利用高校特有的媒體如校園報(bào)紙、網(wǎng)頁(yè)及廣播等形式擴(kuò)大宣傳,以增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí)。其次,建立健全各項(xiàng)規(guī)章和獎(jiǎng)懲制度。高校應(yīng)在《檔案法》的基礎(chǔ)上,制定相關(guān)細(xì)則,明確人事檔案工作的職責(zé)范圍,成立由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭的工作小組,將人事檔案工作常態(tài)化,進(jìn)而將相關(guān)工作要求落到實(shí)處。最后,將人事檔案管理工作納入主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的考核內(nèi)容,明確獎(jiǎng)懲制度,提高其工作積極性,切實(shí)做好人事檔案管理工作。

        2.維護(hù)人事檔案的權(quán)威性,確保其內(nèi)容的真實(shí)性

        人事檔案全面地、歷史地記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷,為其人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供“憑證”。檔案內(nèi)容所反映的信息與個(gè)人升學(xué)、工資計(jì)算與職務(wù)晉升等有密切聯(lián)系,同時(shí)間接反映出教職工的工作態(tài)度。因此,防止個(gè)人檔案材料的不全和造假對(duì)維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性極其重要。檔案管理的收集工作是整個(gè)流程中的重要步驟。首先,必須嚴(yán)格遵守檔案管理工作的流程,只有正規(guī)組織渠道收集的材料才可歸檔;其次,要充分發(fā)揮人事檔案管理的監(jiān)督作用,認(rèn)真核查比對(duì)準(zhǔn)備接收的新材料,若發(fā)現(xiàn)缺少材料應(yīng)請(qǐng)當(dāng)事人限期及時(shí)補(bǔ)交;最后,重視人事檔案材料的日常審核工作,嚴(yán)格把關(guān)人事檔案三齡二歷(年齡、工齡、黨齡;學(xué)歷、工作經(jīng)歷),遇到有問(wèn)題的檔案應(yīng)及時(shí)復(fù)核、糾正并備案。

        3.實(shí)現(xiàn)信息化管理,積極開(kāi)發(fā)利用人事檔案

        高校是傳道授業(yè)、知識(shí)傳遞的重要平臺(tái),所以在先進(jìn)知識(shí)與科技領(lǐng)域,應(yīng)該有開(kāi)拓創(chuàng)新的精神。高校應(yīng)在人事檔案信息化管理方面起示范作用。首先,在保證人事信息安全、限定查詢(xún)關(guān)系權(quán)限的基礎(chǔ)上,授權(quán)查閱檔案。通過(guò)人事檔案的授權(quán)查閱管理,解決人才流動(dòng)中人事檔案難以利用的問(wèn)題;其次,在解決檔案授權(quán)查閱的基礎(chǔ)上,充分利用高校優(yōu)勢(shì),開(kāi)發(fā)操作簡(jiǎn)易、安全高效的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),建立人事檔案的信息體系,促進(jìn)高校人事檔案管理的數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)人才信息的交流與共享。這樣不僅可以提高管理人員的工作效率,也有利于信息的查找與統(tǒng)計(jì),同時(shí)避免了轉(zhuǎn)遞過(guò)程中紙質(zhì)檔案的損壞,加強(qiáng)了對(duì)教職工檔案材料的信息管理,更有利于人才的流動(dòng)。

        4.建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

        高校人事檔案的正規(guī)化、簡(jiǎn)單化與信息化管理需要一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。首先,針對(duì)我國(guó)高校普遍缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的情況,在每年人才的引進(jìn)計(jì)劃中,應(yīng)當(dāng)酌情考慮引進(jìn)新型檔案管理專(zhuān)業(yè)人才以充實(shí)人事檔案管理隊(duì)伍。其次,在引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才的同時(shí),重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn),通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家授課、組織專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)講座與安排視頻教學(xué)等方式進(jìn)行再教育學(xué)習(xí),以提高人事檔案管理人員水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)偏重應(yīng)用,如《EXCEL在高校人力資源管理中的應(yīng)用》,從實(shí)際需要出發(fā)、學(xué)以致用,最大限度地提高工作效率。最后,穩(wěn)定檔案人員的崗位。人事檔案工作具有較強(qiáng)的連續(xù)性,檔案管理人員長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)對(duì)工作效率及其流程有較大影響。因此,要積極關(guān)注人事檔案人員的思想動(dòng)態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的問(wèn)題,增強(qiáng)其歸屬感,調(diào)動(dòng)其工作積極性,發(fā)揮其潛力,努力維護(hù)檔案隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)與穩(wěn)定。

        三"結(jié)束語(yǔ)

        高校聘用制的實(shí)施打破了教師職務(wù)的終身制,能夠有效促進(jìn)教師的合理流動(dòng),消除教師論資排輩的陳舊觀(guān)念,調(diào)動(dòng)廣大教師的工作積極性,提高高校的辦學(xué)效益。在聘用制的新形勢(shì)下,高校人事檔案管理工作既有機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn),需要檔案工作人員不斷解放思想、調(diào)整思路與工作方法,盡快形成具有創(chuàng)新性的先進(jìn)人事檔案管理模式與制度,為高校的改革和全面發(fā)展做好充分準(zhǔn)備,以更好地為教師、為社會(huì)提供便捷與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

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        〔責(zé)任編輯:林勁〕

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