屈孝智

摘 要：采購(gòu)是EPC項(xiàng)目中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，催交是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)目標(biāo)的必要手段。在國(guó)際EPC項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，設(shè)備/材料晚交貨現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，直接影響項(xiàng)目的正常運(yùn)行。因此，從某種程度上講，催交工作的扎實(shí)與否甚至決定著項(xiàng)目的成敗。本文從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合項(xiàng)目自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)重點(diǎn)討論國(guó)際EPC項(xiàng)目采購(gòu)環(huán)節(jié)中催交的重點(diǎn)以及如何做好催交工作的技巧和方法。

關(guān)鍵詞：EPC總承包；采購(gòu)；供應(yīng)商；催交；審批

一、定義

EPC總承包：

EPC，是Engineering， Procurement和Construction三個(gè)英文單詞的首字母縮寫(xiě)，即設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工。是指總承包商受業(yè)主委托，按照項(xiàng)目主合同約定對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等實(shí)行全過(guò)程的承包，國(guó)際上俗稱“交鑰匙工程”。通常總承包商在總價(jià)合同條件下，對(duì)所承包工程的質(zhì)量、安全、費(fèi)用和進(jìn)度負(fù)責(zé)。

EPC項(xiàng)目采購(gòu)：

EPC項(xiàng)目采購(gòu)是指項(xiàng)目采購(gòu)部為項(xiàng)目提供合同規(guī)定的設(shè)備、材料采購(gòu)服務(wù)的全過(guò)程；包括制訂采購(gòu)計(jì)劃、確定合格供應(yīng)商名單、采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)物資管理等環(huán)節(jié)以及采購(gòu)分包管理。在工程投標(biāo)階段，詢價(jià)支持也是采購(gòu)工作的重要內(nèi)容之一。

對(duì)于石油工程項(xiàng)目，如化工裝置、油田地面建設(shè)等，設(shè)備、材料的費(fèi)用約占項(xiàng)目投資的50%～60%。因此搞好項(xiàng)目采購(gòu)工作，對(duì)節(jié)約項(xiàng)目投資，提高工程承包效益是至關(guān)重要的。

二、概述

催交是指從發(fā)出訂單（PO）至貨物交付期間為促使供應(yīng)商切實(shí)履行賣方合同義務(wù)，按時(shí)提交制造廠文件、圖紙資料和最終產(chǎn)品而采取的一系列督促活動(dòng)。

為了保證設(shè)備、材料的供貨進(jìn)度，必須進(jìn)行艱苦而細(xì)致的催交工作。在設(shè)備/材料的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，催交工作貫穿于合同簽訂一直到設(shè)備、材料具備裝運(yùn)條件的全過(guò)程，所消耗的人工時(shí)也最多，相應(yīng)地，對(duì)于一個(gè)訂單的贏得所占的權(quán)重也最大。

實(shí)踐表明，在項(xiàng)目執(zhí)行期間內(nèi)設(shè)備/材料晚交貨現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，忽視催交工作，對(duì)工程建設(shè)進(jìn)度將產(chǎn)生致命的后果。

催交工作的重點(diǎn)就是要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)供貨進(jìn)度方面的已出現(xiàn)的或潛在的問(wèn)題，及時(shí)報(bào)警，督促供應(yīng)商采取必要的補(bǔ)救措施，或采取有效的財(cái)務(wù)控制和其它保證措施，努力防止進(jìn)度拖延和費(fèi)用超支。一旦某一訂單出現(xiàn)供貨進(jìn)度拖延，要通過(guò)必要的協(xié)調(diào)手段和控制措施，將由此引起的對(duì)建設(shè)進(jìn)度的影響控制在最小的范圍內(nèi)。而催交的難點(diǎn)則在于時(shí)間跨度長(zhǎng)，參與方多，需要協(xié)調(diào)的事情雜。

三、催交工作計(jì)劃

項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理組織編制項(xiàng)目“催交計(jì)劃”，同時(shí)指導(dǎo)催交工程師制訂每一合同的催交計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

根據(jù)設(shè)備的交貨周期、復(fù)雜程度、重要程度以及檢驗(yàn)等級(jí)等制定出切實(shí)可行的催交計(jì)劃。一般情況下，關(guān)鍵線路上的設(shè)備，如僅靠發(fā)電機(jī)供電工程的發(fā)電機(jī)組、中控室的電氣開(kāi)關(guān)柜，交貨周期較長(zhǎng)的離心泵、電動(dòng)閥等須重點(diǎn)盯防，不可出現(xiàn)任何紕漏，但這并不意味著其它設(shè)備的催交就可以放松警惕。

總之，催交是一項(xiàng)繁雜且細(xì)致的工作，需要催交員耐心仔細(xì)發(fā)現(xiàn)任何一個(gè)可能出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，或自行處理或及時(shí)匯報(bào)并立即解決（這就是要求采購(gòu)人員催交人員具有“雷厲風(fēng)行”式執(zhí)行力的原因）。否則，即使千里之堤，也會(huì)潰于蟻穴。

四、催交方式

一般來(lái)講，催交主要有以下幾種方式。

辦公室催交，指通過(guò)電話、傳真、郵件等通訊手段來(lái)實(shí)現(xiàn)的一種催交方式。

會(huì)議催交，指催交人員和供應(yīng)商以會(huì)議方式討論和解決制造、交貨進(jìn)度方面的問(wèn)題。

工廠催交，也稱“駐廠催交”，指催交人員直接進(jìn)駐供應(yīng)商的制造廠進(jìn)行敦促和督辦。

根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度的實(shí)際情況和設(shè)備/材料的緊迫程度，以上三種催交方式可靈活運(yùn)用，但目的只有一個(gè)，即保證訂貨設(shè)備在計(jì)劃交貨期內(nèi)按期交貨。

五、催交工作內(nèi)容

熟悉采購(gòu)合同及技術(shù)附件；按合同進(jìn)度要求和催交控制等級(jí)劃分原則確定設(shè)備、材料的催交等級(jí)，制定催交計(jì)劃，擬出主要檢查內(nèi)容和控制點(diǎn)；通過(guò)郵件、電話或工廠探訪等方式實(shí)時(shí)掌握設(shè)備/系統(tǒng)的設(shè)計(jì)（尤其對(duì)于采購(gòu)分包的設(shè)備）、外購(gòu)材料的訂貨、生產(chǎn)狀態(tài)。定期上報(bào)反映訂單執(zhí)行狀態(tài)的月報(bào)、周報(bào)等。同時(shí)，要求供應(yīng)商按時(shí)提供如下文件（根據(jù)項(xiàng)目業(yè)主要求，有可能提供更多）：工作進(jìn)度計(jì)劃；供應(yīng)商負(fù)責(zé)人名單及聯(lián)系方法；次級(jí)供應(yīng)商名單及外購(gòu)件清單；外購(gòu)材料訂單（不含價(jià)）提交文件清單。設(shè)備/材料檢驗(yàn)計(jì)劃（ITP， Inspection & Test Plan），檢驗(yàn)通知（ITN， Inspection & Test Notification）。

明確和落實(shí)如下合同進(jìn)度內(nèi)容，按計(jì)劃實(shí)施催交。

檢查供應(yīng)商（分承包商）設(shè)計(jì)進(jìn)度、材料供貨進(jìn)度、制造進(jìn)度是否符合合同要求。對(duì)于那些影響計(jì)劃進(jìn)度的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如主要外購(gòu)件和配套輔機(jī)的訂貨計(jì)劃、加工周期、實(shí)際制造情況和到貨情況，應(yīng)做深入細(xì)致的催交工作，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題并力求減小對(duì)計(jì)劃進(jìn)度的影響。

核實(shí)應(yīng)提交的圖紙和資料是否已按時(shí)發(fā)出；檢查項(xiàng)目設(shè)計(jì)組的確認(rèn)進(jìn)度，確保圖紙、資料及時(shí)審核、批復(fù)并將結(jié)果及時(shí)返回供應(yīng)商。

及時(shí)協(xié)調(diào)質(zhì)量檢驗(yàn)員對(duì)設(shè)備進(jìn)行過(guò)程檢驗(yàn)（Process Inspection）及出廠檢驗(yàn)（FAT）。若一次檢驗(yàn)未通過(guò)，還應(yīng)催促供應(yīng)商加快整改速度。

檢查運(yùn)輸計(jì)劃和貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備情況，催交合同規(guī)定的最終資料，如質(zhì)量證明書(shū)、操作維修手冊(cè)、現(xiàn)場(chǎng)儲(chǔ)存程序等。

協(xié)調(diào)質(zhì)量部、施工部及業(yè)主質(zhì)檢部門(mén)對(duì)到貨設(shè)備/材料進(jìn)行到貨檢驗(yàn)。

一旦發(fā)現(xiàn)有延期傾向或已發(fā)生拖延，應(yīng)立即向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)。分析原因及時(shí)采取有效措施，盡量減小由此造成的不良影響。

六、供應(yīng)商文件審批

在設(shè)備催交過(guò)程中，初期的供應(yīng)商文件/圖紙審批是非常關(guān)鍵的一步，因?yàn)槲募?圖紙的批準(zhǔn)是設(shè)備生產(chǎn)制造的前提。按照程序要求，在供應(yīng)商的文件/圖紙未批準(zhǔn)（至少主要文件）之前，設(shè)備是絕對(duì)不可開(kāi)始生產(chǎn)的。若違反該程序，業(yè)主/總承包商有權(quán)出具“不符合項(xiàng)報(bào)告”（NCR，Non-Compliance Report）拒收該設(shè)備。

國(guó)際EPC項(xiàng)目中，一般都是業(yè)主委托的第三方監(jiān)理（PMC）來(lái)管理項(xiàng)目，因此PMC也就代表業(yè)主對(duì)供應(yīng)商的文件圖紙進(jìn)行審批，前提是總承包商的專業(yè)工程師先審，待沒(méi)有問(wèn)題后再交PMC審批。根據(jù)業(yè)主的程序要求，有些業(yè)主只要求審批重要系統(tǒng)的關(guān)鍵文件，如資格預(yù)審材料（PQ）、消防系統(tǒng)計(jì)算，而有的業(yè)主則要求所有的技術(shù)文件均需遞交審批，包括技術(shù)標(biāo)。業(yè)主要求審批的文件越多對(duì)總承包商造成的壓力和阻力就越大。一是因?yàn)閷徟奈募蕉?，耗時(shí)就越長(zhǎng)，從而設(shè)備生產(chǎn)就不得不拖延；二是監(jiān)理工程師都是死扣業(yè)主標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（Go by Book），稍有偏差就一律拒絕（有時(shí)不做詳細(xì)標(biāo)注），造成文件多次升版；三是業(yè)主對(duì)這些監(jiān)理工程師都是按日付費(fèi)，因此這些監(jiān)理工程師的工作熱情和責(zé)任心也就無(wú)從激發(fā)，有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”之嫌。更有甚者，可能故意雞蛋里面挑骨頭。這樣以來(lái)，很多文件一再升版，遲遲得不到最終批準(zhǔn)。在這種情況下，項(xiàng)目專業(yè)工程師必須做好協(xié)調(diào)溝通工作，從專業(yè)技術(shù)角度和監(jiān)理工程師、供應(yīng)商甚至業(yè)主工程之間來(lái)回溝通以期找到最高效、最經(jīng)濟(jì)、最合理的解決方案。

供應(yīng)商文件審批流程如下圖：

對(duì)于正在運(yùn)行且已形成“惡性循環(huán)”的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，確實(shí)難以從根本上解決這個(gè)問(wèn)題（如每次文件升版后再提出新的修改意見(jiàn)），一個(gè)相對(duì)比較有效的辦法就是和業(yè)主高層進(jìn)行溝通，通過(guò)業(yè)主向監(jiān)理施壓從而緩解這種局勢(shì)，同時(shí)做好書(shū)面記錄，并定期向業(yè)主遞交書(shū)面信函，保留向其進(jìn)行工期及費(fèi)用索賠的權(quán)利。另一“治本”的方法就是在項(xiàng)目主合同談判期間，要求業(yè)主對(duì)文件審批做一定描述限制，如不允許同一文件在升版后再提新的修改意見(jiàn)，并寫(xiě)進(jìn)主合同條款。顯然，在項(xiàng)目開(kāi)工之前，無(wú)論是業(yè)主還是總承包商都會(huì)抱著極大的信心和期望按期完成項(xiàng)目，對(duì)這種不利于項(xiàng)目推進(jìn)的因素肯定不會(huì)容忍，因此往往在這個(gè)時(shí)候業(yè)主會(huì)同意這一條款的。這樣一來(lái)，就有可能從文本上對(duì)第三方監(jiān)理的不妥做法進(jìn)行限制。

七、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)

催交占據(jù)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)段。成功的催交既能保證設(shè)備按計(jì)劃到貨從而滿足項(xiàng)目施工進(jìn)度需要，又能確保項(xiàng)目及時(shí)回款，緩解資金壓力。實(shí)踐證明，要想做好催交工作，須從以下幾點(diǎn)下工夫。

1.熟悉采購(gòu)合同內(nèi)容，包括供貨范圍、商務(wù)條款等。明確在不同階段所需催交的具體內(nèi)容。如先按要求催要文件清單（DDR），然后根據(jù)批準(zhǔn)的文件清單催要相應(yīng)的文件圖紙直到批準(zhǔn)，之后催生產(chǎn)進(jìn)度，再催質(zhì)量檢驗(yàn)，直至設(shè)備交貨，還有設(shè)備的竣工資料等。以訂單為單位，把所有這些活動(dòng)串聯(lián)起來(lái)形成完整的催交體系，以免遺漏。

2.多發(fā)郵件，留下文字證據(jù)，而電話僅作為輔助手段以提醒對(duì)方注意，因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)糾紛，郵件可以作為有效的法律證據(jù)（前提是郵件需備份存檔）。對(duì)于問(wèn)題比較復(fù)雜的催交情況，所有郵件應(yīng)抄送給雙方上層領(lǐng)導(dǎo)以及與該訂單有關(guān)的人員。

3.除郵件外，還應(yīng)多發(fā)正式信函，如警告信等。有理有據(jù)地陳述事實(shí)，并明確對(duì)供應(yīng)商的趕工措施和交貨要求。

4.對(duì)于催交過(guò)程中的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議或電話會(huì)議，一定要就已達(dá)成的共識(shí)及時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要并雙方簽署。

5.不能輕易相信供應(yīng)商聯(lián)系人對(duì)設(shè)備/材料生產(chǎn)狀態(tài)以及交貨時(shí)間的簡(jiǎn)單口頭、電話、甚至郵件確認(rèn)（尤其是一些受文化習(xí)俗影響，人們承諾可信度較低的國(guó)家和地區(qū)。如中東、非洲某些國(guó)家），而應(yīng)該親自深入了解其真實(shí)狀態(tài)，甚至延伸到次級(jí)供應(yīng)商的供貨狀態(tài)。

6.駐場(chǎng)催交是最直接且最有效的催交手段，但成本太高，尤其是海外采購(gòu)。這就是在確定供應(yīng)商階段需重點(diǎn)考慮項(xiàng)目所在地貨源的原因。催交員在駐廠期間需向項(xiàng)目參與各方（業(yè)主、監(jiān)理、總承包商、供應(yīng)商）發(fā)送催交日?qǐng)?bào)真實(shí)反映工廠進(jìn)度及所存在的問(wèn)題，及時(shí)和供應(yīng)商及采購(gòu)經(jīng)理保持聯(lián)系尋求最快捷的解決方案。催交日?qǐng)?bào)需附帶顯示拍攝日期的工廠進(jìn)度照片。對(duì)于供應(yīng)商方面指定的訂單聯(lián)系人無(wú)法及時(shí)解決的問(wèn)題需向其公司高層施壓。

7.設(shè)備/材料到貨應(yīng)和現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度保持協(xié)調(diào)。EPC項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工三個(gè)環(huán)節(jié)交織滲透，相互關(guān)聯(lián)，應(yīng)協(xié)調(diào)推進(jìn)。單就采購(gòu)來(lái)講，并非設(shè)備/材料到貨越早越好，而應(yīng)充分考慮現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)展和倉(cāng)儲(chǔ)條件。尤其是一些對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)條件要求較高的設(shè)備，如對(duì)環(huán)境溫度、濕度、灰塵有嚴(yán)格要求的精密儀表系統(tǒng)，應(yīng)在中控室裝修完畢具備安裝條件之后直接到貨安裝，從而避免由于庫(kù)房中轉(zhuǎn)可能造成的設(shè)備損壞風(fēng)險(xiǎn)和人力浪費(fèi)。相反，對(duì)于那些可能影響整個(gè)項(xiàng)目工期進(jìn)度的長(zhǎng)周期、關(guān)鍵設(shè)備則需及早訂貨并加強(qiáng)跟催，以保證項(xiàng)目正常施工進(jìn)展。

8.充分利用公司總部和業(yè)主的影響力。對(duì)于一些重點(diǎn)設(shè)備的重點(diǎn)問(wèn)題，在郵件催交時(shí)需將郵件抄送給業(yè)主代表，在會(huì)議催交或駐場(chǎng)催交過(guò)程中最好邀請(qǐng)業(yè)主代表參加。對(duì)于國(guó)內(nèi)訂單，公司總部的協(xié)調(diào)力度則更為有效。

案例：某項(xiàng)目在國(guó)內(nèi)訂購(gòu)一套系統(tǒng)設(shè)備。設(shè)備生產(chǎn)制造過(guò)程中，由于文件遞交、設(shè)計(jì)變更等原因造成很多誤解，雙方爭(zhēng)執(zhí)不下，合同難以繼續(xù)執(zhí)行。項(xiàng)目部迫于工期壓力，十分難受，最終請(qǐng)求公司總部予以協(xié)調(diào)。當(dāng)一場(chǎng)三方協(xié)調(diào)會(huì)開(kāi)完之后，很多棘手的問(wèn)題都迎刃而解了，因?yàn)楣?yīng)商對(duì)于單個(gè)項(xiàng)目的利益得失和整個(gè)公司未來(lái)市場(chǎng)前景利弊是有權(quán)衡考量的。

八、小結(jié)

采購(gòu)是國(guó)際EPC工程的關(guān)鍵，催交是采購(gòu)的核心。只有加強(qiáng)催交力度，保證設(shè)備/材料按時(shí)及時(shí)到場(chǎng)，從而確保項(xiàng)目順利完工。

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