孫 濤 李小貞 占電群

(江西中醫(yī)藥大學，江西 南昌 330004)

信息化背景下高等中醫(yī)藥院校的人事檔案建設
——以江西中醫(yī)藥大學為例

孫 濤 李小貞 占電群

(江西中醫(yī)藥大學，江西 南昌 330004)

為適應國家信息化建設的需求，國家檔案局2002年頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，對信息化建設環(huán)境下的檔案管理提出了明確的建設目標和建設任務。高等中醫(yī)藥院校人事檔案，作為檔案信息化建設的重要組成部分，其信息化程度將對高校教學科研人才隊伍建設，特別是高層次人才庫信息建設有著極其重要的意義，是學校人力資源管理信息平臺的基礎，實現人事檔案的信息化管理，將為學校的各項事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極的作用。本文以江西中醫(yī)藥大學人事檔案信息化建設為例，闡述了本校人事檔案信息化建設的主要意義，主要做法以及啟發(fā)思考，為信息化背景下的中醫(yī)藥院校人事檔案建設提供參考意義。

信息化 高等中醫(yī)藥院校 人事檔案建設 江西中醫(yī)藥大學

隨著信息處理、網絡技術的不斷成熟和中醫(yī)藥高等院校改革的不斷深化，推進高等中醫(yī)藥院校人事檔案建設信息化，是貫徹落實檔案事業(yè)信息化發(fā)展要求，進一步推進人事檔案管理標準化、服務網絡化進程，更好地為學校各項事業(yè)發(fā)展服務。

一、高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化管理的必要性

實現高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化管理，將對學校教學、科研人才隊伍建設、醫(yī)療科研人才選拔有著重要的意義，同時也對高層次人才庫信息資源的建設和利用、共享有著極其重要的意義，為學校各項事業(yè)發(fā)展提供決策依據。

(一)有利于深化高校人事檔案信息化管理的研究

人事檔案是記錄個人不同階段的發(fā)展經歷，如實地反應了個人的學習經歷、工作經歷、社會關系、家庭狀況以及職務職稱等各方面的信息，是組織人事部門選拔考核的重要依據。相對于普通高等院校人事檔案，中醫(yī)藥院校更具特殊性，不僅包含各教學院(系、部)的人員，還包括其直屬、非直屬醫(yī)院，以及教學實習醫(yī)院人員，絕大部分人員既是教師，又是醫(yī)生；不僅需要承擔教學科研工作，還要從事臨床工作。面對這樣繁雜的各類人事檔案信息資料，只有利用現代信息技術，才能最大限度客觀反映個人檔案信息，進而達到人事檔案開發(fā)利用的目的。

(二)有利于提高人事檔案使用效果

紙質材料作為人事檔案的重要載體，同時也是原始的證據資料，這些資料在查詢時需要逐頁、逐人查找相關內容，不斷地進行翻閱及反復拆裝，很難避免紙質檔案的損壞，不利于紙質檔案的長期保存。通過人事檔案信息化，建立個人電子檔案，引入專業(yè)的人事檔案管理軟件，通過網絡和計算機輔助等管理手段，使得人事檔案的檢索、查詢都可以通過計算機完成，既有利于紙質檔案的保存，又能通過信息檢索，實現檔案信息數據共享，提高人事檔案信息資源的使用價值，增強人事檔案管理的科學性，不斷發(fā)揮人事檔案在中醫(yī)藥院校各項事業(yè)發(fā)展中的作用。

(三)有利于實現人才的優(yōu)化配置和合理利用

通過人事檔案的信息化建設，建立真正全面的人力資源電子信息檔案，利用計算機統(tǒng)計語言對中醫(yī)藥院校的人才隊伍進行定性或定量的統(tǒng)計分析，把“冷冰冰”的紙質檔案轉化成“活生生”人才隊伍分析數據，實現人才效益的最大化，從而有力地推進中醫(yī)藥院校的學科建設和高層次人才的隊伍建設，推進中醫(yī)藥院校人才隊伍的整體提升。

二、江西中醫(yī)藥大學人事檔案信息化建設主要舉措

江西中醫(yī)藥大學校本部及直屬附屬醫(yī)院教職工累計達3000余人，本文主要以校本部教職工的干部人事檔案信息化建設為例，簡要闡述我校人事檔案信息化建設的主要舉措。

(一)加強信息化建設的投入力度

為進一步實現我校人事檔案管理的信息化，以中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》等文件精神，選派相關人員進行理論業(yè)務培訓，設立專項資金對我校人事檔案進行系統(tǒng)的整理。從軟硬件上有計劃、有步驟的加強投入力度，進一步完善基礎設施，保證我校人事檔案信息化的順利實施。

(二)整體規(guī)劃，分布實施

人事檔案信息化建設是一個長期而繁復的工作，就檔案信息化建設的現狀來看，最早的檔案信息化工作始于20世紀80年代中后期的美國，歷經了研究介質的保存、檔案數字化、建設檔案信息導航、網絡化等多個時期，實現了信息處理、永久性保存及數據挖掘。就高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化建設的現狀來看，目前還沒有完全實現人事檔案的數字化。因此，鑒于人事檔案信息化建設的現狀和特點，我校采用整體規(guī)劃，分步實施的策略。

首先，推進干部人事檔案規(guī)范化建設。根據中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》(組通字[2012]28號)和中共江西省委組織部《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》(贛組字[2013]68號)文件要求，嚴格按照規(guī)范化標準，認真做好我校干部人事檔案材料的收集、整理、審核工作，充實完善檔案內容，確保干部檔案材料齊全完整，為檔案信息化建設提供基礎保障。

其次，推進人事檔案基礎數據庫建設。以規(guī)范化整理后的檔案為數據基礎，以我校人力資源信息系統(tǒng)為平臺，建立人事檔案基礎數據庫。初步實現個人信息、學習經歷、工作經歷、職稱職務信息以及履歷信息電子化，為學校人力資源管理及各項工作提供有力的人員基礎信息保障。

最后，推進干部人事檔案數字化建設。利用計算機信息技術和掃描技術，經過相當一段時間，將紙質的干部人事檔案數字化，建立干部人事檔案數字化信息庫，實現人事檔案的高效利用、信息共享，為干部人事檔案管理研究提供平臺支持。

三、高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化建設的幾點思考

(一)建立可持續(xù)保障機制

人事檔案管理信息化是一個長期復雜的系統(tǒng)建設工程，統(tǒng)一部署，合理規(guī)劃，建立一套人事管理信息化的可持續(xù)保障機制，是保障人事檔案信息化建設的有力保障。學校需要持續(xù)保障資金合理預算、投入，保障信息化建設所需的軟、硬件設備必要的添置、更新、維護，以適應信息技術發(fā)展對人事檔案管理提出的要求。

(二)加強系統(tǒng)管理與維護

為保障人事檔案數據的準確性，管理員必須不斷的加強學習，及時了解有關計算機和信息處理技術，遵守管理程序，對數據日常的管理與維護進行規(guī)范操作，定期審核更新數據信息，增添新的人事檔案信息，及時修正錯誤信息，對人事檔案材料的借用、查閱、接收、轉出等活動都有翔實的記錄備案，做到后續(xù)工作有據可依、有案可查，實現檔案保存的信息化、檔案調取的信息化。

(三)建立信息化安全保障機制

人事檔案涉及諸多個人隱私，建立安全保密機制是信息化建設的重中之重。通過數據加密、分級授權、管理員身份識別、終端識別等措施來加強人事檔案管理信息系統(tǒng)的安全性。對相關管理部門和管理員設置訪問權限和密級保護，限制不同級別管理員的操作范圍，確保管理系統(tǒng)的安全性。同時，學校網絡技術中心要加強對學校校園網絡的監(jiān)控，采用數字身份認證、防火墻等安全技術，有效的對校園網和外網進行物理隔離，從技術上保障系統(tǒng)的安全運行。此外，采用數據雙備份，即雙數據庫備份機制。由于人事數據的重要性，收集整理的難度非常大，系統(tǒng)要求每天在現行的運行系統(tǒng)中定時做數據備份，將備份數據及時導入備份數據庫，對兩套數據庫系統(tǒng)進行物理分離，確保數據備份安全。

(四)加強人才隊伍培養(yǎng)

人事檔案管理信息化關鍵在于加強管理人才隊伍建設，不但要求管理人員熟悉人事檔案管理業(yè)務知識，還要掌握現代信息處理技術和一定的計算機知識。因此，要想做好人事檔案信息化建設，不斷的加強人才隊伍培養(yǎng)也尤為重要。一是加強引進具有檔案管理信息化專業(yè)知識的人才，二是加強信息化管理人員培訓工作，定期選拔組織政治理論素質強，業(yè)務能力過硬，具有一定信息技術知識和技能的人員進行專業(yè)培訓，通過不斷學習培訓，更新專業(yè)的管理知識，提高軟件系統(tǒng)管理能力和檔案管理業(yè)務水平，儲備檔案信息化建設人才，為中醫(yī)藥院校教學和科研工作提供更好的服務。

總之，高校人事檔案的信息化建設，是人事制度改革的必然趨勢，切實做好高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化系統(tǒng)建設，為干部人事檔案管理提供更為有效便捷的信息支持和技術支撐，不僅提高檔案保管的完整性、增強檔案利用率，也是高等中醫(yī)藥院校的改革與發(fā)展升級，不斷發(fā)展的要求。

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Personnel Files construction of Chinese Medcine Colleges Under the background of Informationization

SUN Tao LI Xiao-zhen ZHAN Dian-qun

(JiangxiUniversityoftraditionalChineseMedicine，JiangxiNanchang330004)

In order to meet the needs of national informationization construction，State Archives Bureau has publised in 2002，it has clarifies the objectives and tasks of informationization construction of files.informationization construction of personnel files in traditional Chinese medicine colleges is an extremely important significance for teaching and scientific research，especially for the informationization construction of high-level talent，it is the foundation of information platform of human resources management，and makes the information management of personnel files possible，it also will play an active role for the school’s development.This article took the informationization construction of personnel files in Jiangxi University of traditional Chinese medicine as an example，explained the significance of the informationization construction personnel files of this University，also the main practices and brought forward some thoughts for the informatization of higher institutions of Chinese medicine personnel files.

Information Colleges of Chinese traditional medicine construction of personnel files Jiangxi University of traditional Chinese medicine