馮回寶

醫(yī)院自有車輛信息化管理淺析

馮回寶①

文章將醫(yī)院車輛進(jìn)行信息化管理，可以有效規(guī)范管理手段，完善車輛管理的流程，及時(shí)解決醫(yī)院車輛在申請、調(diào)度、維護(hù)及保養(yǎng)等過程中出現(xiàn)的問題，提高車輛管理工作的效率。

醫(yī)院 車輛管理 信息化

目前，對于自有車輛管理工作，有些醫(yī)院還不夠重視，造成用車混亂、公車私用、效率低下等情況的出現(xiàn)，在一定程度上影響了醫(yī)院的正常運(yùn)營。筆者認(rèn)為可以借鑒現(xiàn)代管理思想，將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院車輛管理中來，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院車輛管理的信息化，提高醫(yī)院車輛管理工作的效率和水平。

1 醫(yī)院車輛管理的傳統(tǒng)模式

1.1 傳統(tǒng)管理方式 醫(yī)院管理車輛的傳統(tǒng)模式主要是通過人工操作的方式來控制的，醫(yī)院制定相關(guān)的車輛管理制度，然后依據(jù)制度對車輛進(jìn)行人工管控，主要體現(xiàn)在對醫(yī)院車輛的管理和駕駛員的管理上。首先，對醫(yī)院車輛的管理，主要包括車輛的檔案、車輛的申請、車輛的使用、車輛的調(diào)度、車輛的費(fèi)用以及特殊情況的處理。醫(yī)院要對所有車輛進(jìn)行建檔，需要因公用車的人員需向醫(yī)院車輛負(fù)責(zé)人進(jìn)行申請，然后車輛負(fù)責(zé)人根據(jù)醫(yī)院用車的輕重緩急進(jìn)行車輛調(diào)度，以便合理安排車輛，因公用車的費(fèi)用列入醫(yī)院內(nèi)部成本效益范疇，以便進(jìn)行內(nèi)部財(cái)務(wù)核算[1]。其次，對駕駛員的管理，主要包括使用者的范圍、駕駛員的工作安排、駕駛員的責(zé)任、駕駛員的行車安全等。醫(yī)院車輛應(yīng)按車輛的用途、性能等安排專職駕駛員駕駛。駕駛員應(yīng)愛惜車輛，要及時(shí)進(jìn)行清潔，定期進(jìn)行檢修和保養(yǎng)，以確保車輛的整潔和行車安全，出車時(shí)要提前檢查車輛狀況，行駛中要安全駕駛，遵守交通規(guī)則，避免違規(guī)駕駛。

1.2 車輛管理傳統(tǒng)模式的不足之處 車輛管理的傳統(tǒng)模式主要是依靠人工進(jìn)行管控，存在很多不足之處。首先，車輛利用效率不高。人工管控模式在一定程度上造成車輛使用比較隨意，因私用車情況較多，醫(yī)院車輛使用率不高，易出現(xiàn)浪費(fèi)的現(xiàn)象。其次，車輛不能及時(shí)維護(hù)。人工管控模式很難做到對每一輛車的保養(yǎng)情況進(jìn)行登記，車輛不能及時(shí)保養(yǎng)存在很大的安全隱患。再次，管理和查詢都比較麻煩。人工登記的表單要進(jìn)行車輛使用情況、調(diào)度及維護(hù)情況查詢比較困難，調(diào)度手續(xù)也比較繁瑣，易造成管理的混亂。最后，費(fèi)用難以控制，有的駕駛員徇私舞弊，虛報(bào)行車?yán)锍毯瓦^路費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)等，造成醫(yī)院車輛管理成本的增加。

2 醫(yī)院車輛信息化管理結(jié)構(gòu)

基于上述醫(yī)院車輛管理傳統(tǒng)模式的弊端，筆者認(rèn)為在對醫(yī)院車輛進(jìn)行管理的過程中應(yīng)借助于現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將信息技術(shù)的數(shù)據(jù)存儲功能和處理功能充分利用起來，以減少醫(yī)院車輛管理費(fèi)用和人力的支出。要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院車輛信息化管理，必須依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來開發(fā)和利用車輛信息管理系統(tǒng)，并在醫(yī)院車輛管理制度的監(jiān)管下，將車輛使用管理、維護(hù)管理、費(fèi)用管理等納入到該系統(tǒng)中來，以便醫(yī)院車輛信息的共享、查詢、分析等功能的實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院車輛信息管理系統(tǒng)依據(jù)管理目標(biāo)、業(yè)務(wù)流程和醫(yī)院實(shí)際需要，其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要包括6個(gè)方面：車輛相關(guān)資源管理子系統(tǒng)、車輛調(diào)度管理子系統(tǒng)、車輛信息管理子系統(tǒng)、車輛維護(hù)管理子系統(tǒng)、車輛信息查詢及報(bào)表子系統(tǒng)、車輛系統(tǒng)自身管理子系統(tǒng)，在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，要處理好這6個(gè)子系統(tǒng)之間的關(guān)系[2]。

3 醫(yī)院車輛信息化管理的功能

3.1 完備醫(yī)院車輛檔案數(shù)據(jù)庫 使用車輛信息管理系統(tǒng)可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的儲存功能和記憶功能，使醫(yī)院車輛檔案數(shù)據(jù)庫更加完善健全。建立健全醫(yī)院車輛檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)做好3個(gè)方面的管理工作：首先，要完善車輛相關(guān)檔案。在車輛信息管理系統(tǒng)里將醫(yī)院所有車輛的車牌號、車輛相關(guān)說明、車輛的品牌、車輛的型號、車輛的類別、購入單位、所屬部門、保養(yǎng)信息、當(dāng)前使用狀態(tài)、駕駛員情況等車輛相關(guān)信息進(jìn)行添加，以便查詢。其次，要及時(shí)更新駕駛員檔案。將駕駛員的姓名、性別、駕駛證號碼、發(fā)證日期、發(fā)證部門、證件照片、平時(shí)生活照片、違章記錄、年審情況、家庭住址、手機(jī)號碼、緊急情況聯(lián)系人電話等信息添加到車輛信息管理系統(tǒng)中來，以便全面掌握駕駛員的情況[3]。最后，要添加加油卡檔案。使用加油卡檔案功能主要是將車輛的加油情況進(jìn)行了解和控制，以杜絕瞞報(bào)虛報(bào)情況的出現(xiàn)。

3.2 車輛調(diào)度更科學(xué)合理 傳統(tǒng)的車輛管理模式在進(jìn)行車輛調(diào)度的時(shí)候手續(xù)比較繁瑣，一般要先確定需要出車的車輛，然后派發(fā)標(biāo)有出車地點(diǎn)、出車時(shí)間的任務(wù)單，司機(jī)拿到任務(wù)單后還需要進(jìn)一步確認(rèn)出車的車輛以及行車路線，任務(wù)完成后，還需要把任務(wù)單再交回車輛管理中心。這種方式操作起來比較繁雜，而且一旦遇到特殊情況需要更改行車路線及時(shí)間，那么任務(wù)單上的信息可能來不及更改，容易導(dǎo)致車輛調(diào)度信息的不對應(yīng)。而運(yùn)用車輛信息管理系統(tǒng)則可以解決這些問題，通過車輛信息管理系統(tǒng)可以隨時(shí)查看和修改車輛信息，車輛的所有狀態(tài)如是否可以出車、是否完好無損、是否進(jìn)行過保養(yǎng)等，可以通過該系統(tǒng)一目了然地展現(xiàn)在車輛負(fù)責(zé)人眼中。在車輛信息管理系統(tǒng)中可以用不同的顏色標(biāo)注車輛的狀態(tài)，可用車輛用綠色表示，正在出車的車輛用紅色表示，正在維修和保養(yǎng)中的車輛用黃色表示，其他狀態(tài)的車輛可用藍(lán)色表示[4]。對于可以出車或其他狀態(tài)的車輛在車輛信息管理系統(tǒng)里可以進(jìn)行出車登記，將車牌號碼、駕駛員、出車的原因、時(shí)間、用車人員、用車人所屬部門、行車路線、目的地、有無其他隨行人員、車輛預(yù)計(jì)行駛的里程、預(yù)計(jì)返還的時(shí)間、相關(guān)的出車說明等信息記錄在案；對于正在出車的車輛可以進(jìn)行收車登記，將收車的時(shí)間、車輛的行程、行駛的里程、收回后停放的位置、是否需要進(jìn)行保養(yǎng)等信息登記在案；對于維修和保養(yǎng)中的車輛，也需要將車輛的車牌號、送去維修或保養(yǎng)的日期、維修或保養(yǎng)的廠家、經(jīng)辦人員、維修原因、取車時(shí)間等信息登記在系統(tǒng)里，這樣車輛調(diào)度負(fù)責(zé)人只需要點(diǎn)擊某種顏色的標(biāo)識就可以很方便地查閱所有車輛，并根據(jù)車輛的狀態(tài)進(jìn)行合理調(diào)度。

3.3 及時(shí)提醒預(yù)警 醫(yī)院車輛信息化管理使用信息系統(tǒng)有一提醒預(yù)警功能模塊，車輛管理負(fù)責(zé)人將需要提醒的事項(xiàng)提前登記在案，并啟動到期提醒功能，那么到期需要做的事項(xiàng)就會得到提醒，車輛負(fù)責(zé)人就可以及時(shí)完成該項(xiàng)工作。比如車輛的保養(yǎng)期限、車輛年檢、車輛保險(xiǎn)費(fèi)、駕駛證年審等，車輛管理人員需要及時(shí)辦理這些事項(xiàng)，到期提醒功能就顯得非常重要。

3.4 便于核算相關(guān)費(fèi)用 醫(yī)院在管理車輛的過程中，可以將相關(guān)費(fèi)用列入到費(fèi)用管理中去，如車輛加油費(fèi)、過路費(fèi)、年檢費(fèi)用、維修費(fèi)用、保養(yǎng)費(fèi)用、停車費(fèi)用、違章罰款費(fèi)用、繳納保險(xiǎn)的費(fèi)用等等。在醫(yī)院信息管理系統(tǒng)費(fèi)用管理模塊中可以對這些費(fèi)用進(jìn)行列項(xiàng)管理，分別建立車輛加油管理、車輛維修管理、車輛保險(xiǎn)管理、車輛年檢管理、車輛停車費(fèi)用管理、車輛過路費(fèi)用管理、車輛年檢管理等頁面，在每項(xiàng)頁面中登記好車輛的信息。以車輛加油管理界面來說，可以將醫(yī)院每一輛車的車牌號碼、加油卡的號碼、加油的時(shí)間、金額、數(shù)量、單價(jià)、加油的里程、地點(diǎn)、經(jīng)辦人員姓名、車輛上一次的行程、加油里程及數(shù)量，如有其它相關(guān)信息可以做一些備注登記。這樣，醫(yī)院在核算每一輛車所耗費(fèi)的費(fèi)用時(shí)可以很方便地算出來，而且，每一個(gè)部門的用車費(fèi)用情況也可以進(jìn)行單獨(dú)核算，可以考慮是否將車輛費(fèi)用列入到部門經(jīng)費(fèi)中去。責(zé)任到部門可以有效控制不必要的開支，節(jié)省醫(yī)院資源。

3.5 可以制作出統(tǒng)計(jì)報(bào)表 醫(yī)院車輛進(jìn)行信息化管理可以很方便地制作出統(tǒng)計(jì)報(bào)表，車輛信息管理系統(tǒng)里報(bào)表管理模塊可以很好地完成這項(xiàng)工作，在該系統(tǒng)里有16種車輛相關(guān)的報(bào)表，如車輛檔案、駕駛員檔案報(bào)表，車輛行駛記錄、加油記錄、維修保養(yǎng)記錄報(bào)表，車輛年檢、保險(xiǎn)費(fèi)用、加油費(fèi)用、過路費(fèi)用報(bào)表等等，這些報(bào)表可以展示、查詢、打印，在一定程度上可以幫助醫(yī)院進(jìn)行車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、核算。

1 郭紹永，白東玲.基于Delphi的醫(yī)院車輛管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].信息技術(shù),2013，(5)：54-56.

2 鹿澎，谷長海，李瑩.淺談后勤信息化在醫(yī)院車隊(duì)管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2014，(1)：89-90.

3 過振華.加強(qiáng)車輛安全管理 做好醫(yī)院后勤保障[J].才智,2013，(22)：298.

4 杜宇.某醫(yī)院車輛信息管理系統(tǒng)的分析與實(shí)施[D].北京：北京郵電大學(xué)，2011：21.

·本文編校 程福珍·

2014-09-15；

2015-02-17)

①江蘇省省級機(jī)關(guān)醫(yī)院 南京市 210024