高潔

【摘 要】合同是組織與組織間所訂協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會中最重要的商務文件，企業(yè)合同管理水平與企業(yè)核心競爭力息息相關。本文分析了西安煙草合同管理現(xiàn)狀，提出了基于生命周期管理的合同追蹤管理系統(tǒng)建設思路，并就技術路線及實施方案進行了探討，對企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設具有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】生命周期管理；合同管理；合同管理系統(tǒng)

0 引言

隨著全球經(jīng)濟一體化的不斷加速，全球企業(yè)在提升管理和防范風險方面都在不斷進取。作為迅速崛起的世界第二大經(jīng)濟體，調(diào)整結(jié)構(gòu)并保增長，使中國企業(yè)無一例外地面臨巨大壓力。他們在商務過程中不僅要以更快的速度來處理更大量的合同，還需要保證對合同周期內(nèi)所有環(huán)節(jié)的監(jiān)管和控制力度不變[1]。

合同是組織與組織間所訂協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會中最重要的商務文件，體現(xiàn)著相關方對于合作在法律和道德意義上的雙重承諾。合同是商業(yè)關系的完整表達，包含對方信息、標的信息、財務信息、權利義務信息和違約責任信息等等，在雙方的慎重談判下得以敲定并具有長期法律效力。企業(yè)的大多數(shù)戰(zhàn)略決策與成本節(jié)約策略都反映在與合作伙伴所簽訂的合同當中。隨著全球經(jīng)濟的發(fā)展、法律法規(guī)要求不斷增加和商業(yè)關系的日趨復雜化，合同的復雜程度也達到了前所未有的高度[2]。

1 合同追蹤管理系統(tǒng)研究的必要性

目前，西安煙草合同管理仍采用手工方式，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協(xié)作，業(yè)務流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：

1.1 文檔管理困難

傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，對于不同的人員閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是決策層需要了解合同文本時需要耗費很多時間。

1.2 進度控制困難

由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足企業(yè)發(fā)展需要，并且當決策層想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據(jù)也與進度密切相關，但同樣存在障礙。

1.3 信息匯總困難

采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間且存在偏差。對于決策時間有一定的影響。

1.4 缺少動態(tài)響應機制

缺少對合同進度、結(jié)款等關鍵節(jié)點的提醒，不能準確地預測近期可能的收支項目，不能幫助企業(yè)進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。

合同追蹤管理系統(tǒng)可以為企業(yè)管理帶來如下價值：

1）規(guī)范合同基礎數(shù)據(jù)管理。

2）提高合同管理效率。

3）實現(xiàn)標合同的準化管理和個性化管理的有機結(jié)合。

4）為決策層提供準確及時的信息。

2 基于生命周期管理的合同追蹤管理系統(tǒng)建設

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度之一，是企業(yè)對以自身為當事人的合同，依法進行簽訂、履行、變更、解除等一系列行為的總稱，對于合理推進項目進度、嚴格控制投資成本、改善企業(yè)經(jīng)營管理、實行經(jīng)濟承包有著重要意義。本項目在對西安煙草現(xiàn)有合同管理業(yè)務流程梳理和優(yōu)化的基礎上，設計并開發(fā)一套西安煙草合同追蹤管理信息系統(tǒng)，解決目前手工方式合同管理中的文檔管理、進度控制、信息匯總及預警機制等方面存在的困難，實現(xiàn)規(guī)范的合同基礎數(shù)據(jù)管理、提高合同管理效率、標準化與個性化相結(jié)合、為領導決策提供準確及時信息的目的。

系統(tǒng)著眼于“合同全生命周期管理”，注重合同的起草-審批-蓋章-歸檔流程的合規(guī)控制、預算-計劃-實際的資金管控、項目和合同的進度控制、業(yè)務品類和合同標的管理統(tǒng)計分析等，支持按項目進行核算。系統(tǒng)將實現(xiàn)對業(yè)務對象（如項目、合同、進度、資金等）的多角度多維度的管理和統(tǒng)計分析功能，并針對業(yè)務執(zhí)行關鍵點（如審批、收付款和進度等）進行預警提醒，實現(xiàn)對操作權限的合理細致劃分及合同的按計劃實施。

系統(tǒng)將包括以下主要功能：

合同起草：提供合同示范文本庫，起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素。

合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單。

合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將通用格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中。

結(jié)決算管理：解決企業(yè)的合同資金管理，為合同細化了何時應該結(jié)決算賬款，無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時安排資金調(diào)度及收回款項，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風險。

進度控制：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便決策層隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便決策層調(diào)整進度，安排下一步的工作。

商品管理：采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應標的物型號、規(guī)格等明細，可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計合同商品數(shù)量和金額，為企業(yè)市場策略、財務規(guī)劃、招投標管理等提供依據(jù)。

合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權責明晰。

預警系統(tǒng)：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策。

報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結(jié)果輸出圖形。

3 技術關鍵及技術路線

3.1 系統(tǒng)設計階段是開發(fā)管理信息系統(tǒng)的關鍵環(huán)節(jié)之一，因此它的工作質(zhì)量直接影響到新系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性、精確性和運行費用的高低。所以，整個系統(tǒng)設計過程的各項工作都必須按照科學的方法和原則進行。本系統(tǒng)將采用先進的設計原則：嚴格遵循《國家煙草專賣局關于煙草行業(yè)“十一五”期間信息化建設整體規(guī)劃》提出的“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一模式、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一形象標識”原則，避免重復建設、信息孤島等現(xiàn)象；

3.2 使用的服務框架：本系統(tǒng)擬采用MVC模式，即：模型（Model），視圖（View）和控制Controller），基于MVC框架，可以使得web系統(tǒng)實現(xiàn)智能分工。其中View層用于與用戶的交互，使用JSP+CSS+javascript實現(xiàn)，這樣處理可以使得界面具有較高的美觀性；Controller層來分派用戶的請求并選擇恰當?shù)囊晥D以用于顯示，同時解釋用戶的輸入并將它們映射為模型層可執(zhí)行的操作，使用的是Servlet+DAO+PO實現(xiàn)，其中，Servlet是請求中轉(zhuǎn)站，DAO是封裝好的方法程序，PO是定義類。Servlet控制算法流程，調(diào)用DAO中方法，將最終數(shù)據(jù)保存入PO中，返回給瀏覽器。

3.3 先進的應用軟件構(gòu)架：系統(tǒng)擬采用B/S架構(gòu)，維護和升級方式簡單，成本低，遵從SOA（Service-Oriented Architecture）標準。SOA是一種粗粒度、松耦合服務架構(gòu)，服務之間通過簡單、精確定義接口進行通訊，不涉及底層編程接口和通訊模型，它將幫助企業(yè)系統(tǒng)架構(gòu)者以更迅速、更可靠、更具重用性架構(gòu)整個業(yè)務系統(tǒng)，較之以往，以SOA架構(gòu)的系統(tǒng)能夠更加從容地面對業(yè)務的急劇變化。

3.4 數(shù)據(jù)挖掘技術：數(shù)據(jù)挖掘技術是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的實際應用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識的過程。擬對合同關鍵節(jié)點數(shù)據(jù)通過信息關聯(lián)分析與共享、人工經(jīng)驗知識分享與機器自動學習相接的方式，實現(xiàn)合同預警、輔助經(jīng)營決策。

4 項目實施方案

該項目的實施可分為以下幾個階段：

4.1 流程梳理及需求分析

對全市系統(tǒng)現(xiàn)行合同管理業(yè)務流程進行調(diào)研及梳理，并對相關業(yè)務部門進行詳細的需求征集，確定本系統(tǒng)所要實現(xiàn)的主要功能并對其進行分析。

4.2 系統(tǒng)設計實現(xiàn)

根據(jù)需求分析的概念模型，進行系統(tǒng)平臺的詳細設計。本系統(tǒng)將采用J2EE和SQL SEVER為系統(tǒng)的界面設計和數(shù)據(jù)庫平臺，依次對系統(tǒng)的平臺框架、總體功能和關鍵要素進行設計實現(xiàn)。

4.3 系統(tǒng)調(diào)試及試運行

系統(tǒng)設計完成之后，在選定業(yè)務部門內(nèi)進行試運行。針對系統(tǒng)運行的效果和業(yè)務部門的反饋信息進行系統(tǒng)的調(diào)試和改進。

4.4 系統(tǒng)驗收及應用推廣

在系統(tǒng)調(diào)試完成之后，進行系統(tǒng)的應用和推廣工作。

5 結(jié)語

通過西安煙草合同追蹤管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用，將完善西安煙草合同管理，解決目前手工方式管理合同在文檔管理、進度控制、信息匯總及預警機制等方面存在的困難?？梢詫⑽靼矡煵莺贤芾硇畔⒒c合同管理標準化進行充分融合，從而提升企業(yè)合同管理水平，提升企業(yè)核心競爭力。

[責任編輯：曹明明]