盧曉茜

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案；信息化；數(shù)字化；管理建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B DOI：10.3969/j.issn.10031383.2014.06.037

檔案信息數(shù)字化，就是指利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、歸檔和加工，從而使檔案信息轉(zhuǎn)化為電子形式的二次文獻(xiàn)，以供使用者利用的過(guò)程。檔案信息數(shù)字化管理的主要內(nèi)容有兩項(xiàng)，一是對(duì)檔案館（室）現(xiàn)藏檔案文件通過(guò)多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行數(shù)字化處理后，使紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，從而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上提供利用服務(wù)；二是將各種需要形成檔案的活動(dòng)進(jìn)行數(shù)字信息如電子文檔、數(shù)碼照片拍攝等，并把形成的電子文件進(jìn)行歸檔和收集，從而形成電子檔案。雖然我國(guó)醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)從20世紀(jì)90年代就已經(jīng)開(kāi)始并經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的發(fā)展，但仍存在一些問(wèn)題，值得檔案管理工作人員思考并加以解決。

1 檔案信息管理開(kāi)發(fā)與利用對(duì)醫(yī)院生存與發(fā)展的重要意義

醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要的信息資源，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)各個(gè)層面，應(yīng)該積極加大開(kāi)發(fā)與利用醫(yī)院檔案信息，探索市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律，將醫(yī)院檔案信息管理作為醫(yī)院發(fā)展的指導(dǎo)和重要任務(wù)，促使醫(yī)院快速穩(wěn)定發(fā)展。

醫(yī)院檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用能滿(mǎn)足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，有效提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)下，醫(yī)院要想獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益，僅依賴(lài)醫(yī)院現(xiàn)有的條件是行不通的，需要結(jié)合醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行指導(dǎo)和決策，根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化情況，積極開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源，才能對(duì)醫(yī)院的發(fā)展提出更有效的決策，促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并提升醫(yī)院的綜合服務(wù)實(shí)力[1]。

開(kāi)發(fā)與利用醫(yī)院的檔案信息資源也是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容，醫(yī)院檔案信息資源是經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要內(nèi)容和形象生動(dòng)的資料，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展及思想政治教育起著十分重要的作用。醫(yī)院通過(guò)加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理，豐富醫(yī)院的檔案信息資源，能在滿(mǎn)足醫(yī)院精神文明建設(shè)需求的同時(shí)，構(gòu)建新時(shí)期企業(yè)文化，使醫(yī)院在現(xiàn)代激烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)環(huán)境下穩(wěn)定生存和發(fā)展。

2 檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理較傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)越性

2.1 降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益

如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式與龐雜的檔案管理工作形成了日益尖銳的矛盾。醫(yī)院檔案信息數(shù)字化的建設(shè)和管理，可以將龐大的檔案信息量以數(shù)字記錄的方式在磁盤(pán)、光盤(pán)或計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上進(jìn)行存儲(chǔ)，在管理或調(diào)用這些檔案信息的時(shí)候，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行再現(xiàn)。這樣一來(lái)，不僅可以為醫(yī)院節(jié)約存儲(chǔ)空間以及人工管理的費(fèi)用成本，還能夠方便對(duì)檔案的調(diào)用和查閱，避免由于查閱所造成的人員和紙張的浪費(fèi)，大大地提高了經(jīng)濟(jì)效率。

2.2 節(jié)約了查閱檔案的時(shí)間，提高工作效率

經(jīng)過(guò)信息數(shù)字化處理的檔案能夠及時(shí)地進(jìn)行歸檔，并能夠很快地為檔案管理者提供利用，減少了很多傳統(tǒng)檔案管理方法中從歸檔到被利用所需要耗費(fèi)的時(shí)間。醫(yī)院里需要進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)的檔案數(shù)量眾多，傳統(tǒng)方法已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)有的工作節(jié)奏，通過(guò)檔案信息數(shù)字化的管理，避免了以往需要去檔案庫(kù)房查閱這一煩瑣的步驟，從而大大提高了工作效率。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理的對(duì)策分析

現(xiàn)階段，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)管理需要一定的技術(shù)作為支撐。因此，加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)管理在技術(shù)方面需要從以下方面進(jìn)行努力。

3.1 提高檔案信息的系統(tǒng)性建設(shè)

目前，我國(guó)部分檔案文件的歸檔全面性和系統(tǒng)性嚴(yán)重不足，尤其是檔案信息的真實(shí)性、完整性以及有效性有待提高。因此，為了更加方便檔案信息的數(shù)字化建設(shè)管理，相關(guān)部門(mén)應(yīng)不斷地改進(jìn)數(shù)字化信息的管理手段和技術(shù)措施，從源頭上做好檔案文件的搜集和歸檔工作。同時(shí)，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略做出充分的考慮。除此之外，相關(guān)部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級(jí)、人文策略以及系統(tǒng)權(quán)限等方面的安全管理，從而為檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、穩(wěn)定性提供充分的保障。

3.2 增強(qiáng)檔案管理的保密性

由于數(shù)字信息具有攜帶便捷、儲(chǔ)存介質(zhì)多且體積較小的特點(diǎn)，加上網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)不斷發(fā)展，使得檔案信息管理的保密性成為檔案管理人員不得不重視的問(wèn)題之一。要求檔案管理人員要不斷提高防泄密技術(shù)的研發(fā)力度，對(duì)存儲(chǔ)檔案介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的分類(lèi)管理，落實(shí)保密規(guī)定，從而保障檔案信息的安全性。同時(shí)，檔案管理人員還要加強(qiáng)自身的安全責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真做好檔案的歸檔，以方便日后的快速查詢(xún)。此外，檔案管理人員還應(yīng)該提升自身的職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的維護(hù)和保密意識(shí)，在思想上要從集體利益的角度出發(fā)，不輕易泄露檔案信息。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

人才一直以來(lái)都是推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理的關(guān)鍵。醫(yī)院亟須建設(shè)一支高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍來(lái)提升檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理水平。檔案管理人員要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的高效管理，既要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要知曉相關(guān)的檔案學(xué)管理知識(shí)。引入計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理后，工作人員如果只懂得紙質(zhì)檔案管理的知識(shí)和技能是無(wú)法滿(mǎn)足新形勢(shì)的工作要求的，他們還必須掌握電子信息的收集、分類(lèi)、歸檔、加工、利用等各方面的技能[2]。這就要求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技能培訓(xùn)，使其掌握足夠的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。

3.4 加強(qiáng)檔案信息電子化管理的規(guī)范化

由于目前的檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理數(shù)量大，系統(tǒng)性不強(qiáng)，所以提高管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理中必須要做的一項(xiàng)工作。一方面，要加強(qiáng)對(duì)管理軟件的研發(fā)，不斷完善軟件設(shè)計(jì)的系統(tǒng)化和專(zhuān)業(yè)化；另一方面，要提高工作人員的軟件應(yīng)用能力和責(zé)任意識(shí)，提高數(shù)字化檔案的案卷質(zhì)量。因此，在檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面可以根據(jù)實(shí)際需要，設(shè)置可供快速查閱的相關(guān)目錄、索引、關(guān)鍵詞等，不僅可以促進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理的規(guī)范化，而且還有利于提高檔案管理人員的工作效率[3]。檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，檔案管理人員不斷地將各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和完善，才能夠在實(shí)質(zhì)上提高檔案信息數(shù)字化建設(shè)管理水平。此外，相關(guān)技術(shù)人員對(duì)自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用設(shè)計(jì)能力還應(yīng)當(dāng)有所提高，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，積極地提高系統(tǒng)的時(shí)效性。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案信息管理的開(kāi)發(fā)與利用作為現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展動(dòng)向，不斷豐富醫(yī)院檔案信息資源，規(guī)范醫(yī)院檔案信息的操作程序，使醫(yī)院檔案信息管理科學(xué)化、精細(xì)化以及高效化，提高醫(yī)院檔案信息資源的管理。通過(guò)提高醫(yī)院檔案信息的管理，提高綜合服務(wù)能力，使企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理更加高效，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 滕 璇，信克群.淺談電子文件歸檔應(yīng)用中的問(wèn)題及對(duì)策[C]//山東省檔案學(xué)會(huì)2008年學(xué)術(shù)年會(huì)論文集，2008：481490.

[2] 趙林霞.淺談企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)與利用的重要性[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，3（17）：280.

[3] 崔 杰.電子文件原始性的認(rèn)定與維護(hù)[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（1）：8687.

（編輯：梁明佩）