杜玉春　申昌安　胡紅

摘 要：本論文從高校開展數(shù)字檔案資源建設(shè)實踐的角度出發(fā)，通過對目前高校數(shù)字檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀調(diào)查分析，深入剖析高校數(shù)字檔案資源建設(shè)中所出現(xiàn)的各種問題及制約因素，為提出符合高校的數(shù)字檔案資源建設(shè)對策提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵字：高校；數(shù)字檔案館；問題

科研項目：江西省高等學(xué)校檔案科研課題資助（jxgxdakt-2012038）

1 背景

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，Internet的普及和電子文檔的大量產(chǎn)生，數(shù)字檔案資源建設(shè)已經(jīng)成為國內(nèi)外檔案學(xué)界關(guān)注的熱點。

2012年，楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會議上提出與全面建成小康社會相適應(yīng)的檔案工作目標，大力發(fā)展數(shù)字檔案館，推動綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化進程。

2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求檔案工作人員加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，切實推進檔案存儲數(shù)字化工作，促進資源共享。

2 數(shù)字檔案館

廣義的數(shù)字檔案館又稱為數(shù)字檔案館群，是一個由眾多檔案信息資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館集合，是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化信息共建共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的，面向?qū)ο蟮姆植际骄W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式。

狹義的數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。[2]

狹義的數(shù)字檔案館與廣義的數(shù)字檔案館，是一個當前目標與長遠目標的關(guān)系，建立廣義的數(shù)字檔案館必須以狹義的數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)。綜上，高校數(shù)字檔案館是依托高等學(xué)校的電子化信息存儲，能夠存儲大量各種信息。用戶可以不受地域限制，通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)訪問它，獲取各種檔案信息。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)人才的短缺

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的重要保障條件，必須大力加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善軟硬件條件，使檔案管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、科學(xué)化。經(jīng)費投入不足是基礎(chǔ)建設(shè)不到位的主要原因。由于缺乏足夠的資金投入，很多高校的檔案設(shè)施設(shè)備相對落后和簡單。

數(shù)字檔案館建設(shè)依靠的是物力和人力的綜合投入。技術(shù)人才在數(shù)字檔案館建設(shè)中是最重要的建設(shè)資源，是數(shù)字檔案館構(gòu)建與運作的關(guān)鍵。數(shù)字檔案館不僅僅關(guān)注檔案的實體管理，更關(guān)注檔案的獲取和整合檔案信息的能力。數(shù)字檔案館建設(shè)強調(diào)檔案工作者的專業(yè)知識、技術(shù)能力、信息素養(yǎng)等等。數(shù)字檔案館的建設(shè)依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)，需要信息能力強和技術(shù)素養(yǎng)高的人才與之相適應(yīng)。目前高校檔案館的人員知識結(jié)構(gòu)遠遠達不到這個要求，這將成為制約高校數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸問題。

3.2 管理模式滯后

1.歸檔流程需要完善

近年來，在數(shù)字校園建設(shè)的帶動下，高校數(shù)字檔案館建設(shè)得到了長足的發(fā)展。高校數(shù)字檔案館建設(shè)包括檔案資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用等。檔案信息化工作模式短時間內(nèi)難以成為檔案工作的主流，造成檔案信息化建設(shè)滯后，與當前信息化發(fā)展趨勢不相協(xié)調(diào)。多數(shù)高校已經(jīng)開始實施數(shù)字檔案館建設(shè)，但是由于工作人員對傳統(tǒng)檔案管理模式的沿襲，信息化手段的不成熟，部分高校的檔案工作采取的是人工進行歸檔操作，對一些檔案信息進行人工筆錄、歸類以及統(tǒng)計。管理模式依舊以實體檔案為主，雖然采用計算機與信息技術(shù)進行輔助管理，但多數(shù)高校僅限于對檔案目錄的信息化管理，檔案全文信息化管理還處于起步階段。

在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，面臨的主要問題有：數(shù)字化目的不明確，管理過程不規(guī)范，數(shù)字副本命名不規(guī)范，數(shù)字副本色彩模式不正確，缺乏基本的質(zhì)量控制程序。

各高校數(shù)字檔案館建設(shè)模式不一，各類檔案的收集歸檔流程常會出現(xiàn)中斷。數(shù)字檔案歸檔一般有兩種歸檔方式即物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指將數(shù)字檔案拷貝到脫機保存的載體上向檔案部門移交。邏輯歸檔是指在單位內(nèi)部以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，各部門和檔案部門都已成為網(wǎng)上一個節(jié)點的條件下，各部門將本部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案部門、或按檔案部門的要求加工后進入網(wǎng)絡(luò)規(guī)定地址，在線歸檔后供本單位各部門查閱。

在收集歸檔流程中，比較突出的問題有：文書類電子文件會因為數(shù)字化校園系統(tǒng)電子文件管理功能的普通缺失導(dǎo)致收文不完整；聲像類電子檔案常常是難以篩選抑或是全無保存；新型電子文件，如網(wǎng)頁類、社交媒體類、數(shù)據(jù)庫類、動漫文件，更是缺乏歸檔規(guī)范，暫無歸檔范圍、整理規(guī)則、保管期限表以及格式、元數(shù)據(jù)等各項基本要求。

2.服務(wù)觀念有待提升

高校檔案館目前還是傳統(tǒng)管理模式，信息服務(wù)手段單一。多數(shù)高校能夠提供查閱、摘抄、復(fù)印等服務(wù)，有些高校還只能提供到館查詢，不能充分利實現(xiàn)檔案全文查詢。用戶需求對服務(wù)提出了速度上的要求，高校檔案館要求用戶到館查詢，嚴重影響現(xiàn)代辦公效率，導(dǎo)致檔案館檔案利用率降低。因此，高校檔案館應(yīng)為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務(wù)，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，以滿足各類用戶的需求。

高校檔案收集范圍有待拓寬。按照《高校檔案檔案實體分類法》規(guī)定，高校所藏檔案分類如下：黨群、行政、教學(xué)工作、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會、人事、特載等。在用戶需求日益復(fù)雜的條件下，高校檔案館所保管的檔案門類不能滿足用戶群體的需求。例如，當前，學(xué)生就業(yè)競爭激烈，假證橫行嚴重影響了部分學(xué)生的就業(yè)，需要學(xué)校為學(xué)生開具各種證明，以此維護學(xué)校的榮譽和學(xué)生的利益。但是部分高校檔案館僅僅有畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位、成績單存檔，對于四、六級英語考試、計算機等級證書、優(yōu)秀干部等等存檔很少。因此，高校檔案館應(yīng)積極開展這類檔案信息資源的收集工作，根據(jù)館藏來發(fā)揮檔案憑證作用，對這些證明根據(jù)檔案材料來加以認證。

高校檔案館除了按照傳統(tǒng)的收集范圍來收集檔案，還應(yīng)該根據(jù)用戶群體的不同需求，積極拓展檔案信息資源的收集范圍，只有豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)才能更好的實現(xiàn)檔案館信息服務(wù)的價值。

3.3 數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量缺乏統(tǒng)一標準

《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出：數(shù)字檔案館建設(shè)的目標是：推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的最終目標就是通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

檔案資源數(shù)字化的過程給檔案信息資源的真實性和完整性帶來了威脅。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案信息具有易更改性、非直讀性、信息與載體可分離性和系統(tǒng)依賴性等特有屬性，傳統(tǒng)的管理方法顯然已無力法保證其真實性和完整性。

3.4 信息安全

檔案信息的發(fā)展使物質(zhì)載體的儲存量急劇增加，但信息的長期保存技術(shù)并沒有得到同步發(fā)展。延長數(shù)字信息的壽命成為發(fā)展數(shù)字檔案館的重要問題。計算機軟硬件技術(shù)飛速發(fā)展，帶來了過時載體，過時載體上的信息不能被當前或?qū)淼能浻布脚_讀出的問題是數(shù)字信息長期保管的重要問題之一。

網(wǎng)絡(luò)安全也是數(shù)字檔案館無法回避的一個問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題將會給數(shù)字檔案工作帶來巨大的影響。網(wǎng)絡(luò)安全問題將導(dǎo)致數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法正常運行，大量的歸檔、整理、檢索、查詢工作無法正常開展，直接影響檔案館的運作。

計算機病毒是數(shù)字檔案館面臨的重要問題。蠕蟲、木馬和間諜程序?qū)W(wǎng)絡(luò)的威脅很大，一旦數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)成為病毒的受害者，數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)很可能無法幸免。此外，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)共享文檔，也為病毒的發(fā)展創(chuàng)造了傳播機會。

參考文獻

[1]傅榮校，陳榮紅.數(shù)字檔案館模式研究[J].檔案學(xué)通訊，2005（4）：44一47.

[2]傅榮校.認識數(shù)字檔案館兼論數(shù)字檔案館與虛擬檔案館的區(qū)別[J].中國檔案，2001（5）：7一11.

[3]張佳麗.數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響及其調(diào)試對策研究[D].黑龍江大學(xué).2011.

[4]國家檔案局辦公室.數(shù)字檔案館建設(shè)指南[z]，2010.