杜玉春

摘 要：本文就高校教師業(yè)務作用、管理及與高校其它檔案的關系作了初淺探討。

關鍵詞：教師業(yè)務檔案；檔案作用；檔案管理

建立教師業(yè)務檔案是高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，是高?！叭瞬艖?zhàn)略”的需要。同時它也是一個科學性、技術性、政策性很強的工作，有許多問題值得研究和探討。

1 高校教師業(yè)務檔案的作用

1.1 評定職稱，考核、選拔人才的重要依據(jù)

教師業(yè)務檔案是隨著專業(yè)技術人員職務的評聘而興起的產(chǎn)物，它對專業(yè)技術人員的過去與現(xiàn)在的業(yè)務情況有較為詳細的反映，教師業(yè)務檔案中記載有教師的學歷、考核成績、對其業(yè)務水平的評價、論文、論著、科研成果等內容，這些材料成為教師評定職稱和晉升的最可靠材料。它與人事檔案共同為歷史地、全面地考核、選拔和合理使用人才提供依據(jù)。利用教師業(yè)務檔案來考核、選拔人才，從而改變過去那種取決于領導的“印象”，同志間的“人緣”不能客觀地評價的做法；也可以克服過去那種只憑人事檔案中對業(yè)務能力幾筆定性評語的弊端。將業(yè)務檔案展示出來，讓材料說話，用檔案這把“尺子”去度量，就會更客觀、更公正，減少許多麻煩和人際矛盾。

1.2 能為學校管理決策服務

教師業(yè)務檔案能反映學校教師隊伍的狀況、業(yè)務水平。學校必須根據(jù)教師隊伍的狀況，提出學校規(guī)劃、專業(yè)設置、各級職稱配置、優(yōu)化師資結構等管理決策。如學校在開設新專業(yè)之前必須了解教師所學專業(yè)，課程情況，從而確定其是否能勝任某門課程的教學。學校的師資管理部門也可以從教師業(yè)務檔案中了解到教師的學歷和業(yè)務水平等情況，從而制定出合理的使用教師，有目的培訓教師的計劃和制度。

1.3 能反映一所高校的學術水平，關系到一所高校的聲譽

教師業(yè)務檔案，尤其是學術論文、專著，對教師本人而言，它忠實地體現(xiàn)出自己在教學、科研中的真實水平和地位，是社會評價其教學、科研工作較為客觀的依據(jù)；對一所高校而言，一個教師在某一學科建設的發(fā)展取得成果，其實也是該校學術水平的反映。在國際上，都把發(fā)表論文、專著的多少作為評估一所高校的重要條件。世界名牌大學都是由于擁有超一流的學術成就而使學校聲譽鵲起。

1.4 形成學術氛圍，促進教學質量的提高

教師業(yè)務檔案收集了大量高水平的學術論文、專著、教案及科研成果，有較高的學術參考價值。通過了解教師業(yè)務檔案，教師之間相互學習，及時交流信息，促進教師之間的業(yè)務竟爭，形成良好學術氛圍，進一步促進教學質量的不斷提高，為社會培養(yǎng)更多的合格人才。如從事自然科學研究的教師必然會利用過去科研成果來從事創(chuàng)新研究。

2 教師業(yè)務檔案管理

2.1 收集

哈佛大學就規(guī)定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家屬要將其全部文稿移交檔案館保存。教師業(yè)務檔案的專業(yè)性決定其必須也只能采取專業(yè)歸口、部門立卷的制度。由學校師資管理部門負責組織各系、部門收集、加工整理、立卷、歸檔，定期向學校綜合檔案（館）室移交。由于種種原因，這些材料一部分分散在教師個人手中，很多教師認為個人的論著、論文是個人心血的結晶，可以不交。另外，教師認為自己保管更為保險，利用也方便，因此不愿交。這是許多高校沒有開展這項工作的原因之一。要解決這一問題，首先應加強《檔案法》宣傳教育，使每個教師增強檔案意識。其次，學校應制定出相應的制度和獎懲措施以保證收集工作的進行。

2.2 整理

教師業(yè)務檔案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先將院（系）、部、所分開，再按人頭排列的方法。隨著以計算機網(wǎng)絡技術為核心的現(xiàn)代科學技術飛速發(fā)展，學校檔案部門必須應用計算機網(wǎng)絡技術管理教師業(yè)務檔案，建立數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡進行信息采集與核對，實現(xiàn)教師業(yè)務檔案管理的自動化處理和網(wǎng)上查詢。

2.3 利用

為了使教師業(yè)務檔案更好地發(fā)揮作用，檔案部門要建立嚴格和管理和借閱制度，并采取一些方便教師利用的措施。同時檔案工作者要熟悉《著作權法》、《專利法》等法規(guī)條例，凡提供利用要履行有關手續(xù)，有的還要征得本人或家屬的許可，任何人不得擅自提供利用。

3 處理好教師業(yè)務檔案與其它檔案的關系

3.1 教師業(yè)務檔案與人事檔案的關系

教師業(yè)務檔案側重在對個人學識水平、科研成果、業(yè)務活動的記錄，對于業(yè)務情況的反映，它比人事檔案更詳細具體。人事檔案是個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，主要反映生平、經(jīng)歷、政治態(tài)度、工作表現(xiàn)、職稱等，是個人思想品德、業(yè)務能力及工作情況的反映?？梢哉f：人事檔案較教師業(yè)務檔案全面，而教師業(yè)務檔案是人事檔案的具體補充。

3.2 教師業(yè)務檔案與科研檔案的關系

科研檔案主要包括本校教師發(fā)表的論文、專著、科研成果等。它與教師業(yè)務檔案中的這部分內容發(fā)生重復、交叉。為了避免這一問題，減少重復館（室）藏檔案數(shù)，教師的這些著作和科研成果應存入科研檔案中。教師業(yè)務檔案中的這部分內容可通過建立“索引卡”或“參見卡”來解決。這樣，既可使館（室）檔案不重復，又能形成一個完整的信息資源。

3.3 教師業(yè)務檔案與“名人檔案”的關系

一些重點院校如南京大學檔案館建立了“名人檔案”。 “名人檔案”的對象范圍比教師業(yè)務檔案的范圍小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）領導、優(yōu)秀工作者等?！懊藱n案”收集內容所涉及的范圍更廣，既涉及名人個人經(jīng)歷、涉及其所從事的研究領域，也廣泛涉及社會、政治、經(jīng)濟、文化各個領域。在高校檔案館（室）中，如建立了“名人檔案”的這部分人物，可不再建其教師業(yè)務檔案。

參考文獻

[1]韓玉梅：《英美等國高校檔案簡介》，《學校檔案》1990年第2期

[2]張群玲：《淺談高校教師業(yè)務檔案征集工作》，《學校檔案》1996年第3期

[3]徐燕燕：《對“名人全宗”檔案征集工作的幾點認識》，《學校檔案》1994年第6期