朱小琳

摘 要：主要對企業(yè)檔案管理信息化建設中存在的問題和對策展開了探討，概述了企業(yè)檔案管理信息化的主要優(yōu)點，并在分析企業(yè)檔案管理信息化遇到的主要矛盾和問題的基礎上，提出了一系列的相應對策，以期為有關方面的需要提供參考和借鑒。

關鍵詞：企業(yè)檔案；管理信息化；核心競爭力；經(jīng)濟效益

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.04.071

隨著全球化、信息化進程的加快，信息技術的不斷創(chuàng)新為我們的工作提供了極大的便利。對于企業(yè)檔案管理而言，檔案管理信息化將成為今后檔案管理工作的趨勢。目前，企業(yè)檔案管理信息化建設的狀況不容樂觀。因此，我們應采取有效措施加強企業(yè)檔案管理信息化建設，以提高企業(yè)的管理效率，更加有效地發(fā)揮檔案的作用。

1 企業(yè)檔案管理信息化的主要優(yōu)點

黨的十八大提出要加強轉變經(jīng)濟發(fā)展方式，這就要求企業(yè)適應新形勢的要求，積極推廣和應用新技術，提高管理效益。檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，大力推進其信息化建設，可進一步提升企業(yè)的管理水平，有利于促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.1 可提高企業(yè)的管理效益

信息技術的最大優(yōu)勢在于其效率高。通過檔案管理信息化，可利用其高效的數(shù)據(jù)處理能力，有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本。同時，通過信息化程度的加深，可進一步擴大企業(yè)檔案管理的領域，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟效益，從而在一定程度上降低企業(yè)的相關成本。

1.2 可提高企業(yè)的核心競爭力

要想推進企業(yè)檔案管理信息化，就要通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案管理的標準化、交互性，打破以往各自為戰(zhàn)的局面。通過檔案信息標準化著錄工作，可建立目錄級數(shù)據(jù)庫，對部分檔案進行檔案原件的計算機掃描，從而形成比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡中各成員可發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢，共享技術，分攤費用，迅速將共同開發(fā)和制造的產(chǎn)品推向市場。不同企業(yè)之間可通過公共檔案信息共享改變以往的競爭關系，變?yōu)楦偁幒献魇降碾p贏關系，從而擴大企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低風險，提高企業(yè)的競爭力。

1.3 可進一步優(yōu)化工作流程

計算機系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，并加強決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少管理層次，削減了機構規(guī)模。通過將對等的信息傳遞至協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門、各小組，可實現(xiàn)動態(tài)管理，使信息溝通暢通、及時，從而降低監(jiān)督、協(xié)調(diào)成本；使市場和周圍的信息與決策中心間的反饋更加迅速；極大地調(diào)動組織成員的潛能和積極性，并促進知識和經(jīng)驗的交流，從而發(fā)揮出流程化管理的最佳效率。

2 主要矛盾和問題

目前，雖然信息化發(fā)展十分迅速，但由于受企業(yè)管理者的思想觀念、知識閱歷等方面的影響，企業(yè)檔案管理信息化進展并不十分順暢，企業(yè)檔案管理信息化中還存在一些矛盾和問題，主要表現(xiàn)在以下3個方面。

2.1 企業(yè)管理者的思想中存在模糊認識

對于檔案管理信息化，有些人認為只要將檔案資料錄入計算機，就能實現(xiàn)檔案管理的信息化；有些人認為因企業(yè)檔案的信息化建設需要投入一定的資金而放棄。因此，在推進信息化的過程中，信息化的過程和作用被逐漸弱化。而信息化可使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，為企業(yè)打造一個全新的管理體制，重建企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結構。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化缺乏科學規(guī)劃

在推進檔案管理信息化建設的過程中，有效整合和充分利用企業(yè)的各種信息資源為經(jīng)營管理服務非常重要。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)由多個設計單位制作，各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉換，這在很大程度上造成系統(tǒng)的低效運作，進而造成有些企業(yè)在制作完信息系統(tǒng)的軟、硬件后，檔案信息資源無法有效對接和共享。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設水平有待提升

部分企業(yè)缺乏專業(yè)的研究信息化技術、流程建設隊伍，尤其在中小企業(yè)中該問題更加突出。在推進企業(yè)信息化建設的進程中，軟件公司對企業(yè)的特點、業(yè)務流程、管理特色和個性化需求缺少了解。有些企業(yè)奉行拿來主義，照搬套用，在方案論證過程中缺乏系統(tǒng)的需求分析，實施過程中又缺乏量身定制的二次開發(fā)能力，導致建設的信息化系統(tǒng)沒有因企業(yè)的個性而異，缺乏針對性和實用性，實施后效果不理想；有的企業(yè)在企業(yè)信息化建設的過程中，系統(tǒng)功能求大求全，導致建設的企業(yè)信息化系統(tǒng)與自身的業(yè)務流程、管理流程大相徑庭。此外，相應的人才隊伍數(shù)量不足、質(zhì)量較差，缺乏對現(xiàn)代化管理科學和計算機功能的高層次認識。

3 加強檔案管理信息化建設的對策

企業(yè)檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)工程，通過制訂企業(yè)檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管和利用，保證電子文件、電子檔案齊全、完整和有效，建立、規(guī)范和聯(lián)通各局域網(wǎng)絡，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，可以實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化和服務對象、需求的擴大化。

3.1 加強檔案信息化基礎設施建設

在實踐中，企業(yè)需要為檔案管理部門配備現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對計算機硬件也有了一定的要求。企業(yè)需要對網(wǎng)絡服務器、計算機、錄入設備和輸出設備等硬件做好調(diào)查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設施。在檔案管理方面，可運用計算機進行檔案的收集、整理和編制檢索工具、內(nèi)容介紹和檔案目錄，還可用于檔案庫房的管理。此外，還可用于特殊的檔案工作項目，使各項工作網(wǎng)絡化，以達到資源共享的目的。

3.2 抓好檔案電子化信息資源建設

多數(shù)檔案軟件不具備信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件無法通用，且沒有一個既適用于文件檢索，又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。由于無法通用，就不能利用計算機完成信息管理工作，無法方便、快捷地編研信息成果，進而制約了檔案信息電子化的進程。因此，要加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用，并加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設。多數(shù)企業(yè)至今還沒有建立一個可以進行數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式層次不一，具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務性和共享性較差，無法適應檔案信息資源共享的要求。這就需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入、保存。

3.3 強化檔案信息化人才隊伍建設

由于檔案資料的錄入逐漸數(shù)字化，所以，需要培養(yǎng)管理者全新的檔案管理觀念，隨時查缺補漏，以提高檔案管理的水平；及時進行歸檔工作，學會各種信息的檢索方法，以方便日常的檔案管理工作。

4 結束語

綜上所述，企業(yè)檔案的信息化建設不僅是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，不斷促進企業(yè)檔案管理工作的進步和發(fā)展，以逐步實現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設。

參考文獻

[1]裴紅.企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對策[J].檔案，2005（03）.

[2]張曉輝.企業(yè)檔案信息化建設的思考[J].黑龍江檔案，2014（02）.

〔編輯：張思楠〕