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        企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理問題與對(duì)策探討

        2015-03-27 14:43:40郝栗
        黑龍江科學(xué) 2015年16期
        關(guān)鍵詞:檔案管理對(duì)策管理

        郝栗

        (吉林省大安市企業(yè)職工檔案室,吉林大安131300)

        企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理問題與對(duì)策探討

        郝栗

        (吉林省大安市企業(yè)職工檔案室,吉林大安131300)

        企業(yè)職工檔案主要是記錄職工的政治面貌、個(gè)人籍貫和工作經(jīng)歷等資料,與職工的職稱評(píng)定、養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)以及工資和晉級(jí)等有關(guān)。通過介紹企業(yè)流動(dòng)的職工檔案管理現(xiàn)狀,對(duì)企業(yè)流動(dòng)的職工檔案提出管理對(duì)策。

        流動(dòng)職工;檔案管理;對(duì)策

        1 企業(yè)流動(dòng)職工的檔案管理現(xiàn)狀

        近幾年,各級(jí)勞動(dòng)部門和檔案管理部門都相應(yīng)的制定了一些檔案管理規(guī)定,在不同程度上開展企業(yè)流動(dòng)職工的檔案管理活動(dòng),不斷促進(jìn)職工的合理流動(dòng)??墒牵谀承﹩挝?、某些部門仍不同程度地存在著與國(guó)家檔案管理政策不相符的問題。

        1.1 檔案材料不齊全

        主要表現(xiàn)在職工檔案里個(gè)別材料丟失,個(gè)別材料沒有入檔,特別是一些比較重要的材料,如學(xué)歷證、職稱證、工資和養(yǎng)老金的個(gè)人賬戶等多方面材料缺失,沒有將檔案憑證依據(jù)的作用發(fā)揮出來,不能客觀地反映出個(gè)人檔案信息的全貌。

        1.2 檔案轉(zhuǎn)移交接混亂

        有一些單位沒有將流動(dòng)職工的檔案及時(shí)交給當(dāng)?shù)貏趧?dòng)就業(yè)管理機(jī)構(gòu),而是將檔案交給流動(dòng)職工個(gè)人保管,有一些檔案在郵寄傳遞時(shí)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象,有些檔案在交接時(shí)間上拖延,甚至有些職工到新企業(yè)工作之后仍沒有辦理檔案移交手續(xù)。

        1.3 檔案管理不規(guī)范

        檔案里的材料由個(gè)人自由存放,有一些企業(yè)職工被單位除名、辭退、解除勞動(dòng)合同之后,該員工的檔案沒有遵從相關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交,仍由職工本人自己保管,出現(xiàn)檔案丟失、涂改和不及時(shí)續(xù)檔現(xiàn)象。

        1.4 檔案的內(nèi)容被人為泄露

        檔案的內(nèi)容被泄露主要是個(gè)別的勞動(dòng)人事人員、檔案管理人員沒有按照工作紀(jì)律,對(duì)檔案里的內(nèi)容隨便泄露和議論,給檔案管理工作帶來不良影響。

        1.5 檔案管理制度不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求

        有些企業(yè)的職工檔案由許多部門一起管理,各個(gè)部門的職責(zé)會(huì)出現(xiàn)重疊管理現(xiàn)象。人事部門管理干部檔案,多數(shù)的企業(yè)會(huì)管理合同制的工人檔案。但是,下崗、失業(yè)和自謀職業(yè)以及破產(chǎn)的企業(yè)職工的檔案會(huì)交給勞動(dòng)保障局進(jìn)行代理管理。該種管理的方式,與當(dāng)前實(shí)行全員勞動(dòng)合同制度相悖,會(huì)給企業(yè)對(duì)職工的基礎(chǔ)管理帶來很多麻煩,不利于保障企業(yè)職工的個(gè)人利益,不能夠促進(jìn)勞動(dòng)力的合理流動(dòng),妨礙規(guī)范勞動(dòng)力市場(chǎng)。一些國(guó)有企業(yè)進(jìn)行制度改革之后,對(duì)于企業(yè)檔案的管理重視程度在減少,企業(yè)職工檔案無人管理,有時(shí)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象,企業(yè)職工在進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí),找不到檔案或是將檔案長(zhǎng)時(shí)間放在某一個(gè)人手里,有些企業(yè)負(fù)責(zé)人為了達(dá)到控制職工的目的,私自扣押?jiǎn)T工檔案,等等。出現(xiàn)這樣的問題會(huì)給檔案管理工作的嚴(yán)肅性帶來很壞影響,并且會(huì)侵害企業(yè)職工的個(gè)人利益。

        2 加強(qiáng)企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理的對(duì)策

        2.1 創(chuàng)新管理方式

        企業(yè)檔案管理制度要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型的勞動(dòng)力發(fā)展需要相適應(yīng),從多級(jí)分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理,有條件的大中型企業(yè)需要由勞動(dòng)保障部門進(jìn)行指導(dǎo),將檔案管理工作獨(dú)立分開,小型企業(yè)和個(gè)體、私營(yíng)以及外資企業(yè)職工的檔案主要是由勞動(dòng)保障部門勞動(dòng)事務(wù)代理中心進(jìn)行管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將個(gè)人檔案、失業(yè)和養(yǎng)老保險(xiǎn)建立好,這樣,可以保障企業(yè)員工個(gè)人檔案的安全管理,同時(shí),還能夠方便企業(yè)對(duì)職工的管理,杜絕企業(yè)檔案管理過程中的不良現(xiàn)象,并且還能將勞動(dòng)保障部門的服務(wù)功能充分發(fā)揮出來,提高其辦事效率。

        2.2 加大執(zhí)法監(jiān)督力度

        要糾正和克服現(xiàn)在檔案管理工作的有章不循、管理制度無章可循的現(xiàn)象。相關(guān)的主管部門,尤其是勞動(dòng)保障部門,一定要依照法律法規(guī),加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)的力度,做到有法必究、堅(jiān)持原則和令行禁止。例如,在進(jìn)行檔案收集和鑒別的時(shí)候要注意內(nèi)容的真實(shí)性,文字是不是清楚,檔案的材料是否完整和齊全。在進(jìn)行檔案整理時(shí)禁止發(fā)生私自涂改檔案的行為,進(jìn)行技術(shù)加工時(shí)要保持檔案的原貌,不能任意縮小和擴(kuò)大范圍。保管檔案時(shí),與檔案管理無關(guān)的人員不能進(jìn)入檔案管理室,禁止任何人保存他人檔案。將檔案借出時(shí)要妥善保存,禁止涂抹、拆卸、折疊和批注檔案材料。傳遞檔案時(shí)要將檔案嚴(yán)密包裝,在檔案封口處蓋上密封印鑒和公章,嚴(yán)禁本人公開郵寄和攜帶。無論何人都不能借用和查看本人和家屬檔案。

        2.3 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

        市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)并不是自由經(jīng)濟(jì)。各級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)企業(yè)職工檔案管理必要性和重要性的認(rèn)知,要建立健全企業(yè)職工檔案的科學(xué)管理制度,維護(hù)企業(yè)職工的合法權(quán)益,減少勞資糾紛并且努力消除上訪的隱患,保證勞動(dòng)力的合理流動(dòng),是建立和諧社會(huì)的需要。所以,相關(guān)的檔案主管部門要為上級(jí)分憂,同時(shí)為職工群眾服務(wù),明確員工的責(zé)任和分工,提高職工檔案的管理水平。

        3 結(jié)語(yǔ)

        職工檔案的管理機(jī)構(gòu)、用人單位和相關(guān)管理人員要提高職工檔案的管理意識(shí),并且嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)職工檔案相關(guān)的法律規(guī)定和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),做好職工檔案的材料核查與甄別工作,保證企業(yè)職工檔案材料的完整、齊全、有序和真實(shí),不斷加強(qiáng)與提高企業(yè)職工的檔案管理工作,維護(hù)企業(yè)與職工的合法權(quán)益,構(gòu)建和諧的社會(huì)服務(wù)環(huán)境。

        [1]尹慶達(dá),宋迎斌.企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].山東檔案,2005,(03):49.

        [2]趙宏娟.企業(yè)職工檔案管理中的問題與對(duì)策[J].統(tǒng)計(jì)與管理,2013,(01): 126-127.

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        G271

        B

        1674-8646(2015)11-0142-02

        2015-09-14

        郝栗(1976-),女,吉林大安人,學(xué)士,副研究館員,從事檔案管理工作。

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