梁曉鳴 謝 鳴

用友U8.72財務軟件系統(tǒng)管理操作常見問題解析

梁曉鳴 謝 鳴

應用型本科院校以培養(yǎng)應用型的本科人才為目標，在會計信息化的課程設置中加強實踐教學環(huán)節(jié)。本文以用友ERP-U8.72財務軟件為例，對系統(tǒng)管理中在教學和運用過程中常見問題進行總結和剖析，并提出建議。

用友U8.72；會計信息化；管理系統(tǒng)

應用型本科院校為了培養(yǎng)應用型的本科人才，在會計信息化的課程教學中以用友ERP-U8.72財務軟件作為課程的實訓平臺。會計信息系統(tǒng)的初始化是整個會計電算化工作的基礎，包括整個系統(tǒng)的初始化和賬務處理系統(tǒng)的初始化兩個方面，對日常的業(yè)務處理、出納管理、工資模塊等工作都會產(chǎn)生一定的影響。

一、操作員管理中分不清角色和用戶設置的先后順序

在用友財務軟件中，首先以系統(tǒng)管理員的身份新建賬套，建賬的首要工作是進行崗位分工，也就是角色管理，在“系統(tǒng)管理”主界面中選擇“權限”菜單的“角色”。其次是要進行用戶管理，也就是增加用戶，在“系統(tǒng)管理”主界面中選擇“權限”菜單的“用戶”。例如：實務中的崗位角色會計和出納，一個角色可以擁有多個用戶，一個單位的會計可以有多個人擔任；一個用戶也可以分屬多個角色，只要崗位不是不相容。在用友軟件中角色和用戶的編碼具有唯一性，只認編碼不認人，在設置用戶的時候，用戶歸屬于哪個角色，就會自動分配給其該角色的權限。刪除角色時，如果角色下面有用戶正在使用，則不允許刪除。只有先將用戶刪除后才可進行角色的刪除。

解決的方法和建議：①先分配工作崗位進行角色管理，例如001、賬套主管；002、會計；003、出納。②增加用戶，并在已經(jīng)設置好的角色中選中相應的選項。一般情況下，無論先設置角色或先設置用戶都是可以操作的，但如果是自動傳遞權限，則應該首先設置角色然后才能設置用戶。

二、用系統(tǒng)管理員身份登錄無法修改賬套

在用友財務軟件中，學生經(jīng)常在“修改賬套”環(huán)節(jié)遇到問題。當系統(tǒng)管理員建好賬套后，發(fā)現(xiàn)之前所設置的企業(yè)相關信息需要修改。學生用系統(tǒng)管理員身份進入系統(tǒng)管理界面，需要執(zhí)行“修改賬套”命令時，“修改”按鈕呈反白顯示，不允許用戶進行修改。原因分析：是混淆了系統(tǒng)管理員和賬套主管的權限：①系統(tǒng)管理員不具備修改賬套的權限，其主要功能是負責整個系統(tǒng)的維護工作：包括新建賬套、引入賬套、輸出賬套，以及角色、用戶及其權限的設置。②賬套主管的功能是對已經(jīng)建好的、有管理權限的企業(yè)賬套進行管理和修改賬套信息。只有賬套主管可以修改和管理其具有權限的賬套信息，系統(tǒng)管理員無權修改。

解決的方法和建議：①用賬套主管（Admin）的身份進行注冊，選擇相應的賬套進入“系統(tǒng)管理”界面；②單擊“修改賬套”功能，根據(jù)提示對允許修改的相應內容進行修改。最后單擊“完成”按鈕，確認修改內容。

三、執(zhí)行填制憑證功能時，系統(tǒng)提示“填制憑證時間超前或者滯后”

原因分析：①在用友財務軟件中，對系統(tǒng)日期的啟用有一定的要求，通常設為建賬的年初或某一月份的月初。由于在教學過程中，使用的是用友的教學版財務軟件，使用期限為三個月，教學上建議選擇某年的一月一號。但是每學期開學的時間是二、三月或是九月，如果學生在選擇啟用日期時按照系統(tǒng)默認時間選擇月末啟用而不是月初啟用，導致用戶當月輸入的所有憑證日期系統(tǒng)只默認為啟用時間到當月月末的最后一天，錄入其他時間時，系統(tǒng)提示出錯信息“填制憑證時間超前或者滯后”。例如：假設建賬時間是“2014年9月25日”，輸入憑證的制單日期為“2014年9月1日”時，系統(tǒng)提示：“日期不能超前建賬時間”，此時，該憑證的制單時間只能選擇在“2014年9月25--9月30日”期間錄入。②另一種情況：在選擇啟用日期時按照企業(yè)信息資料時間選擇月初啟用，但計算機的系統(tǒng)默認時間沒有修改為與企業(yè)資料相符的時間，此時系統(tǒng)也會提示“填制憑證時間超前或者滯后”。

解決的方法和建議：①系統(tǒng)的啟用日期應該謹慎的選擇和確定為某年的一月一號，由于建立賬套的時間建賬后無法修改，如果在企業(yè)平臺錄入憑證時才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)時間錯誤，就將無法錄入正確的時間。②如果是上述的第二種原因引起的憑證錄入時間錯誤，直接在任務欄單擊“更改日期和時間設置”，將系統(tǒng)默認的時間修改為企業(yè)基本信息資料所要求的時間即可。

四、基礎設置時，人員類別顯示“在職人員”，無法添加企業(yè)資料所要求人員類別

原因分析：在公共信息的基礎設置過程中，①設置部門檔案，在“企業(yè)應用平臺”窗口中，在這部門信息設置時，先將企業(yè)所要求設置的部門檔案信息設置好，每個部門的負責人先置空；②設置職員檔案時，沒有在“人員類別”下屬的“在職人員”中添加具體的人員類別，導致系統(tǒng)默認為“在職人員”或“離退人員”。

解決的方法和建議：①設置部門檔案，每個部門的具體負責人先不錄，在錄完職員檔案后再次進入部門檔案修改；②設置職員檔案，首先在“人員類別”中的“在職人員”窗口，選“增加”，雙擊打開“檔案名稱”窗口，其次根據(jù)企業(yè)資料的要求選擇“企業(yè)管理人員”、“車間管理人員”、“基本生產(chǎn)人員”、輔助生產(chǎn)人員等。這部分內容如果出現(xiàn)錯誤，將會影響在“工資模塊”中各類別人員工資公式的設置。

五、期初余額錄入，發(fā)現(xiàn)總賬余額自動替換為正確余額的2倍

原因分析：①用友ERP-U8.72軟件中，期初余額錄入時會計科目的期初余額有三種情況：一是沒有二級科目和輔助核算的，系統(tǒng)顯示這一科目顏色是白色：二是有二級科目的，系統(tǒng)顯示這一科目顏色為灰色，只需錄入二級科目金額，上級科目由系統(tǒng)自動匯總；三是有輔助核算的科目，系統(tǒng)顯示為黃色。②新增科目沒有設置輔助核算項目，在錄完總賬余額后才發(fā)現(xiàn)沒有設置輔助核算；③直接進行該科目的輔助項設置，而沒有先將總賬余額刪除，此時系統(tǒng)將總賬余額自動替換為正確余額的2倍，無法修改。

解決方法：①雙擊該科目的“期初余額”欄，打開“輔助期初余額”，左鍵單擊刪除“輔助期初余額”；②進入“會計科目”窗口，把之前在會計科目中設置的輔助核算屬性去掉；③在“會計科目”的“期初余額”欄，把該科目的總賬余額刪除；④重新進行會計科目的輔助核算設置，客戶往來、供應商往來或項目核算；⑤雙擊該科目的“期初余額”欄，打開“輔助期初余額”，“增加”該科目的輔助核算明細余額，系統(tǒng)自動生成該科目的總賬余額。

[1]王新玲,汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程[M].北京:清華大學出版,2009．

[2]陳小紅.用友ERP-U8.72財務軟件財務系統(tǒng)應用疑難解析[J].財會月刊,2010(12).64．

[3]曹小林.用友U8財務軟件教學常見問題解析[J].商業(yè)會計，2012（11）：113.

（作者單位：廣西大學行健文理學院、中共廣西壯族自治區(qū)委員會辦公廳）