李娜

(甘肅廣播電視大學辦公室，甘肅蘭州　730030)

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淺議學校檔案管理創(chuàng)新

李娜

(甘肅廣播電視大學辦公室，甘肅蘭州730030)

［摘要］在信息化背景下的大數(shù)據(jù)時代，學校檔案管理創(chuàng)新面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。以辦公自動化為基礎有效進行電子檔案的管理和利用，進而實現(xiàn)數(shù)量龐大的實物檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，推動實物檔案與電子檔案的有效整合利用，充分發(fā)揮學校檔案的學術價值和社會價值，借此帶動學校檔案管理的現(xiàn)代化。要解決當前學校檔案管理存在的核心問題，信息化是最主要的突破口。

［關鍵詞］學校檔案;管理創(chuàng)新;信息化

學校檔案包括學校行政和黨務管理文件、教職員工檔案、學生檔案、教學和考評資料、財務資金報表等，忠實記錄了學校行政管理、教職工聘用、學生招錄、教育教學、學生成長和經(jīng)費開支等方面的基本情況，是教學經(jīng)驗的積累與總結(jié)，也是學校成長和發(fā)展的反映與見證，在改進管理決策、完善教學活動、優(yōu)化考核評估、審計經(jīng)費開支等方面，具有不可替代的價值和作用。但是，當前我國學校檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，很難適應信息化背景下大數(shù)據(jù)時代的要求。而且，由于長期以來學校檔案的開發(fā)和利用不夠，使得學校檔案的價值和作用未能得到充分發(fā)揮，造成了嚴重的資源浪費。本文在研究有關學校檔案管理研究文獻的基礎上，提出學校檔案管理創(chuàng)新的一己之見。

一、文獻綜述

近年來對創(chuàng)新學校檔案管理工作的研究與探討，較多的是剖析了對于當前學校檔案管理存在的主要問題，其觀點主要可以概括為以下幾個方面:其一，學校領導和相關工作人員漠視檔案管理的重要性，對檔案管理的意義認識不足［1］76，依法歸檔的意識不強。其二，學校檔案管理制度不夠完善，已有的管理和操作規(guī)范落實不到位;缺乏統(tǒng)一的考核評價標準，難以進行全面的監(jiān)督管理。其三，各級教育主管部門和學校對于學校檔案管理的資金投入不足，導致相關的軟、硬件缺乏，基礎設施建設滯后［1］79。其四，學校檔案管理人員的職業(yè)技能不夠，綜合素質(zhì)不高，管理手段落后，管理水平低。其五，由于上述幾個原因，導致學校檔案的搜集、歸檔不夠全面，整理、編研不夠充分，致使完整性和準確性有所缺失，部分地降低了其所蘊含的價值。其六，當前對于學校檔案的管理主要是以藏為主，開發(fā)程度和利用效率不高，未能充分發(fā)揮出學校檔案所具有的價值和意義［2］。

基于這樣的認識，一些研究提出的相應改進措施具體包括:

第一，提高對學校檔案管理工作的認識，把學校檔案管理工作納入學校的整體工作計劃和管理制度，實現(xiàn)學校檔案集中統(tǒng)一管理，確保學校檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二，建立健全學校檔案的管理制度，如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等環(huán)節(jié)要形成相應的操作規(guī)范，并建立統(tǒng)一的考核標準，強化監(jiān)督檢查［3］65。

第三，加大學校檔案管理的資金投入，添置電子計算機、掃描儀、打印機、刻錄儀等現(xiàn)代化管理設備，引進網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，完善基礎設施建設，提升管理手段。

第四，提升學校檔案管理人員的職業(yè)技能，一方面是重新聘用檔案文書學和計算機技術方面的專門人才，另一方面則要加強對現(xiàn)有工作人員的從業(yè)理念和職業(yè)素養(yǎng)的培訓，從軟實力方面增強管理能力。

第五，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，完善學校檔案的檢索工具［3］66，建立規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，支撐起信息資源共享的技術平臺;積極利用各種通訊手段和社交網(wǎng)絡，對學校檔案進行宣傳，增加公眾對檔案的熟悉程度，提高其利用率。

二、反思與再認識

筆者認為，上述觀點是比較全面的，也不乏真知灼見。但筆者結(jié)合自己從事檔案管理工作的實踐，對上述研究成果更有一些反思與再認識。

首先，我國各級政府部門和企事業(yè)單位長期以來是比較重視文件資料的歸檔和存儲的，最基本的就是各級政府、黨團、企事業(yè)單位全部建立了相應的檔案管理機構，對各種管理活動和日常工作所產(chǎn)生的文件資料進行保存，各類學校尤其如此。所以說對檔案工作不夠重視，應該只是局部現(xiàn)象，而非整體。

其次，上述學校檔案管理方面的弊病以及相應的改進措施，雖然對此討論已久，但在現(xiàn)實中改觀不大，說明這些方面的問題一直未能得到有效解決，并不是各級管理部門的工作做得不到位，而是揭示了一個基本的事實，即在當前條件下，經(jīng)過長期的制度建設和經(jīng)驗積累，檔案管理部門已經(jīng)在檔案管理的各個方面達到了力所能及的水平，局部的小修小補并不能轉(zhuǎn)變當前檔案管理實踐存在的突出問題，尤其不能激活陷入停滯狀態(tài)的大局。這啟示我們，要改進當前的學校檔案管理工作，推動其現(xiàn)代化，還需要進行認識上的創(chuàng)新，把握問題的核心，找準能夠“牽一發(fā)而動全身”的關鍵。

再次，我國各級各類檔案管理機構所收藏的各種檔案資料的利用率確實普遍很低，這可能是使得整個檔案管理事業(yè)陷入停滯狀態(tài)，并衍生出前述諸多問題的一個關鍵因素。因此，如何充分開發(fā)檔案資料的價值，使其得到有效利用，對于激活整個檔案管理事業(yè)，推動其現(xiàn)代化、信息化建設至為關鍵。但要從根本上扭轉(zhuǎn)這種局面，需要管理理念和制度規(guī)范的創(chuàng)新。

從這些基本認識出發(fā)，我們需要反思此前關于學校檔案管理創(chuàng)新的認識，找準當前學校檔案管理存在的核心問題，并謀求解決問題之道。

其一，有效開展電子檔案的管理和利用。

基于辦公自動化和網(wǎng)絡通信技術的深入發(fā)展，產(chǎn)生了大量具有檔案保存價值的電子文件，這種客觀形勢，以及電子檔案所具有的節(jié)省存儲空間、檢索快捷、便于管理、展示方式多樣化等優(yōu)勢功能，使得電子檔案管理成為當前學校檔案管理的主要工作內(nèi)容。但是電子文件在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以正常利用和開發(fā)，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，以此來維護電子檔案的原始性和真實性。當前信息安全技術整體上還不成熟，嚴重限制了學校檔案管理工作，使其落后于時代發(fā)展的需要，極大地影響了對檔案價值的開發(fā)利用。

其二，將傳統(tǒng)實物檔案與新生的電子檔案進行整合，統(tǒng)一管理和利用。

在過去的數(shù)十年中，很多學校檔案館積累了大量的實物檔案，由于其實物形態(tài)的限制，使其長期得不到有效利用。在當前信息化背景下的大數(shù)據(jù)時代，如何充分發(fā)掘這些歷史財富的價值，并將其與電子檔案進行統(tǒng)一存儲和管理，成為客觀需要。由于其數(shù)量龐大，形制并不統(tǒng)一，識別存在困難，在當前技術條件下將其全部進行數(shù)字化基本上是不可能的，因此在未來一定時期內(nèi)，傳統(tǒng)實物檔案與電子檔案的雙套歸檔、雙軌管理成為必然。在這種二元體制下，如何對此二者進行整合，跨校、跨區(qū)域地開展統(tǒng)一管理和利用，成為解決手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理過渡的新問題。

其三，有效推進學校檔案的利用和價值開發(fā)。

開發(fā)利用程度不高，價值不能得到充分發(fā)揮，是長期以來困擾我國學校檔案管理事業(yè)的基本問題，但一直未能得到有效解決。這就要求學校要加強檔案價值利用的意識，建立推動學校檔案系統(tǒng)開發(fā)與利用的工作機制。

三、信息化是檔案管理創(chuàng)新的突破口

要解決當前學校檔案管理存在的核心問題，信息化是突破口。所謂檔案信息化，就是借助計算機技術和網(wǎng)絡環(huán)境對檔案信息資源進行數(shù)字化和網(wǎng)絡化處理，從而更科學、更方便、更有效率地對檔案材料進行收集、整理、鑒定、歸檔、保管、存儲和傳播，使得跨學校、跨系統(tǒng)、大范圍、全方位、多層次地管理和開發(fā)利用學校檔案成為可能。

要實現(xiàn)學校檔案管理的信息化，其核心是要建設通用的學校電子檔案系統(tǒng)。其基本步驟包括:第一，要建立一個標準化、規(guī)范化的大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲及交換格式標準［4］，保證高校校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進行;第二，與之相適應地，還需要研發(fā)保障檔案信息存儲安全和利用安全的技術手段和機制;第三，在前面的技術標準和安全機制的基礎上，建成一個現(xiàn)代化的集檔案數(shù)據(jù)采集、加工、存儲、檢索、輸出和發(fā)布于一體的檔案數(shù)據(jù)處理中心，這是實現(xiàn)各部門、各單位檔案信息管理標準化和現(xiàn)代化的基本平臺。第四，利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務、聯(lián)機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務，同時開展檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定期的交互式信息咨詢，并運用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多可深加工的信息產(chǎn)品，拓展檔案信息網(wǎng)站的服務功能，提高檔案服務質(zhì)量。

但是，要完成學校檔案管理信息化建設的任務，必須由國家相關職能部門牽頭，組織一批有實力的學校檔案館、高校等科研單位以及信息技術企業(yè)，借鑒國外的檔案管理方式，進行通用電子檔案管理系統(tǒng)的技術攻關，制定統(tǒng)一的電子檔案技術標準和制度規(guī)范，再在全國范圍內(nèi)各學校推廣。這成為實現(xiàn)學校檔案管理創(chuàng)新的可行渠道。

此外，在有效保障學校、師生法定權利的基礎上，盡可能地使相關檔案資料去保密性而開放化，積極開展學校檔案管理利用的社會化，對于充分發(fā)揮檔案內(nèi)在價值具有重要意義。在這種開放制度下，學校檔案不僅要為學校行政管理和教學、科研活動服務，還應該積極面向?qū)W校師生和家長，使其能為他們的學習、生活所用。學校檔案還可以更多地向高等學校和社會其他教育、科研單位有償開放，使之將其應用到教育學、心理學、管理學、社會學、公共衛(wèi)生學等方面的科研活動中去，使學校檔案的價值得到充分發(fā)揮，并借用高校等科研機構的技術、管理和資金優(yōu)勢，來推動和完善自身的信息化建設。

［參考文獻］

［1］王成.當前學校檔案管理工作存在的問題與對策［J］.辦公室業(yè)務，2012(7).

［2］丁汀.對學校檔案管理現(xiàn)代化建設的若干思考［J］.檔案，2007年(4) :47－49.

［3］余磊.淺談如何做好學校的檔案管理工作［J］.時代教育，2013(16).

［4］宋艷萍.加強學校檔案管理之我見［J］.黑龍江檔案，2014(4) :66.

［責任編輯張亞君］

作者簡介:李娜(1971－)，女，陜西咸陽市人，經(jīng)濟師，主要從事機要和檔案管理工作。

收稿日期:2015-03-11

［中圖分類號］G271

［文獻標志碼］A

［文章編號］1008－4630(2015)02－0086－03