中國核動力研究設(shè)計院 鄧穎華

淺析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對加強(qiáng)科研事業(yè)單位財務(wù)控制的作用

中國核動力研究設(shè)計院 鄧穎華

隨著信息化時代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及國家對科研事業(yè)單位改革的進(jìn)一步深化。本文講述了在財務(wù)信息化的趨勢下，科研事業(yè)單位構(gòu)建網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工報銷方式下的種種優(yōu)勢，闡明了網(wǎng)上報銷對提高工作效率、增強(qiáng)財務(wù)預(yù)算管理水平、加強(qiáng)財務(wù)部門內(nèi)部控制、數(shù)據(jù)分析、決策支持等的作用，并且從科研事業(yè)單位網(wǎng)上報銷的具體流程入手，提出實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所應(yīng)注意的具體設(shè)計要點(diǎn)。

科研事業(yè)單位 網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 財務(wù)控制

目前國家正在深化對科研事業(yè)單位的改革，對科研事業(yè)單位的監(jiān)管力度有所加強(qiáng)，這就對科研事業(yè)單位的財務(wù)管理工作能否適應(yīng)改革的發(fā)展，提出了更高的要求?？蒲惺聵I(yè)單位雖然在早些年就已經(jīng)開始了財務(wù)電算化的嘗試，但大部分還停留在以賬務(wù)處理和報表編制為主的層面，與現(xiàn)在所要求的管理會計還有一定的差距。隨著計算機(jī)技術(shù)和信息處理技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的普及，科研事業(yè)單位可以通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程和財務(wù)流程進(jìn)行有機(jī)融合，以業(yè)務(wù)流程為中心，實(shí)現(xiàn)審批流程網(wǎng)絡(luò)化、查詢決策可視化、財務(wù)管理信息化，進(jìn)一步提高財務(wù)管理工作的水平。以下就來談一談網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢以及對加強(qiáng)科研事業(yè)單位財務(wù)控制的作用。

一、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)報銷方式的優(yōu)勢

(一)提高工作效率，使財務(wù)報銷流程更透明化

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是通過建立一個科學(xué)的跨部門報銷流程，將報銷申請人、審批人、財務(wù)人員三者更為有效的相互協(xié)調(diào)起來。報銷申請人不再需要拿著填好的單據(jù)逐級找領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，而是通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的相關(guān)授權(quán)審批環(huán)節(jié)，提請領(lǐng)導(dǎo)審批，并且可以隨時查看待辦的報銷事項在整個報銷流程中的運(yùn)行進(jìn)程。單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也可以在待審批事項中對需要進(jìn)行審批的事項進(jìn)行實(shí)時了解。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用徹底改變了報銷申請人拿著單據(jù)到處走的情況，也讓財務(wù)人員從既要審核原始單據(jù)的真實(shí)性，又要復(fù)核單據(jù)金額的準(zhǔn)確性，還要控制審批流程的完善性中解放出來，大大提高了工作的效率。

(二)提高預(yù)算管理的精細(xì)化，為項目決策提供支持

在傳統(tǒng)的報銷模式下，各個科研項目、各種經(jīng)費(fèi)的預(yù)算都是通過財務(wù)人員人工統(tǒng)計完成的。財務(wù)人員根據(jù)財務(wù)核算系統(tǒng)中各科目、各項目發(fā)生的相關(guān)支出進(jìn)行統(tǒng)計，編制報表，核對各類經(jīng)費(fèi)的支出是否超預(yù)算，不僅耗費(fèi)了大量的人力，而且數(shù)據(jù)的及時性也得不到滿足，統(tǒng)計結(jié)果無法給管理層提供及時的決策信息，沒有發(fā)揮預(yù)算的事前預(yù)警功能，很難確保費(fèi)用、預(yù)算控制目標(biāo)的落實(shí)。在實(shí)行網(wǎng)上報銷后，可以通過程序?qū)㈩A(yù)算、報銷、數(shù)據(jù)分析三大功能相結(jié)合，采用實(shí)時費(fèi)用動態(tài)監(jiān)管的方式，提前預(yù)算的關(guān)口，從發(fā)起報銷或借款的環(huán)節(jié)就開始進(jìn)行控制。沒有預(yù)算或預(yù)算不足的經(jīng)費(fèi)處理將無法通過報銷流程?？蒲惺聵I(yè)單位的財務(wù)人員、項目管理人員以及相應(yīng)的管理層在需要了解各項經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況時，也可以從系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，為各項決策提供數(shù)據(jù)支持。這樣才真正實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)的事前預(yù)算控制、事中動態(tài)監(jiān)管、事后數(shù)據(jù)分析，極大程度提高了預(yù)算控制的能力。

當(dāng)然項目管理人員也可以根據(jù)項目的實(shí)際需求調(diào)整預(yù)算，合理控制預(yù)算進(jìn)度，將預(yù)算管理與項目經(jīng)費(fèi)的實(shí)際情況相結(jié)合，既有絕對的控制，又具有充分的靈活性，使項目管理更為精細(xì)化。

(三)固化內(nèi)部控制流程，減少內(nèi)部控制風(fēng)險

2012年11月29日，財政部發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求自2014年1月1日起執(zhí)行。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的執(zhí)行揭開了加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制的序幕，對科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理也有了新的要求。

在傳統(tǒng)的報銷模式下，存在報銷申請人或?qū)徟藢?nèi)部控制流程了解的不夠全面或工作中的疏忽而導(dǎo)致出現(xiàn)越級審批或?qū)徟鞒滩煌晟频那闆r，財務(wù)人員也往往需要在領(lǐng)導(dǎo)審批以后被動的復(fù)核內(nèi)控流程的完善性、合理性。在實(shí)行網(wǎng)上報銷以后，可以將科研事業(yè)單位相關(guān)的報銷制度、內(nèi)部控制制度通過程序預(yù)設(shè)到網(wǎng)上報銷審批流程中，通過固化的內(nèi)控流程和審批權(quán)限管理使業(yè)務(wù)審批更趨規(guī)范化，報銷流程更趨標(biāo)準(zhǔn)化，全面杜絕了越級審批等情況，財務(wù)人員也不再需要對內(nèi)控流程進(jìn)行復(fù)核，進(jìn)一步加強(qiáng)了科研事業(yè)單位內(nèi)部控制執(zhí)行的嚴(yán)密有效。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的具體流程

在網(wǎng)上報銷前，項目管理部門需要按項目經(jīng)費(fèi)來源的渠道、經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成，將相應(yīng)的信息錄入到項目管理和預(yù)算管理的模塊中。

報銷申請人創(chuàng)建報銷單，錄入報銷信息，系統(tǒng)會自動調(diào)用項目管理、預(yù)算管理模塊中的相應(yīng)信息檢查是否超預(yù)算。當(dāng)預(yù)算控制檢查通過后，單據(jù)信息予以保存并提交至部門主管，部門主管審批同意后，單據(jù)信息將流轉(zhuǎn)至財務(wù)審核人員，經(jīng)財務(wù)人員復(fù)審?fù)夂?，即可按照財?wù)核算的要求，借助網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的接口及憑證的模板生成相應(yīng)的憑證，交由出納進(jìn)行支付，完成報銷流程。

財務(wù)實(shí)際支付后，實(shí)際支付的數(shù)據(jù)會自動錄入到預(yù)算管理的模塊中，通過預(yù)算管理的多種分析功能，對預(yù)算執(zhí)行的情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測及反饋，為管理層及時獲取相應(yīng)有效信息，進(jìn)行決策提供支持。

三、實(shí)行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的幾點(diǎn)建議

(一)完善、梳理相關(guān)制度，把握流程控制點(diǎn)

對科研事業(yè)單位的內(nèi)控制度以及相關(guān)的報銷制度進(jìn)行梳理、完善，以流程管理為切入點(diǎn)，準(zhǔn)確的了解和把握各類業(yè)務(wù)授權(quán)事項的環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確的判斷不同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，制定標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，將這些流程嵌入到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計中。例如：科研事業(yè)單位在固定資產(chǎn)報銷時，普遍將固定資產(chǎn)的驗收入庫作為一個單獨(dú)的環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，而內(nèi)部控制的要求是固定資產(chǎn)管理必須做到帳實(shí)相符，那么在流程設(shè)計時就可以考慮將固定資產(chǎn)驗收入庫的環(huán)節(jié)集中到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中。預(yù)留出資產(chǎn)管理人員的授權(quán)審批環(huán)節(jié)，要求資產(chǎn)管理人員在授權(quán)同意報銷時錄入相應(yīng)的資產(chǎn)編碼，這樣就大大減輕了固定資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)匹配時的工作量。

(二)提高科研事業(yè)單位整體信息化程度

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是一個不同部門、不同行業(yè)相互協(xié)作的系統(tǒng)工程，一般由財務(wù)部門主導(dǎo)，信息部門配合，單位自主開發(fā)或外包給系統(tǒng)開發(fā)商。但網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運(yùn)行都是搭建在單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，這就意味著系統(tǒng)辦公功能方面的信息化仍然要依賴于整個單位的信息化程度。如果有的部門根本就沒有連接內(nèi)網(wǎng)，或者說單位整體的辦公信息化程度并不高，那么網(wǎng)上報銷系統(tǒng)就只能說是一個“擺設(shè)”而已。

(三)提高計算機(jī)軟、硬件的配備以及提升系統(tǒng)的安全性

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計方面，需要充分考慮計算機(jī)硬件的配置以及報銷系統(tǒng)軟件設(shè)計兩方面的需求。在硬件配置方面，主要考慮給網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所配備的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、備份設(shè)備是否足夠強(qiáng)大；在軟件方面，應(yīng)當(dāng)充分考慮該系統(tǒng)設(shè)計是否容易受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊，發(fā)生數(shù)據(jù)混亂、遺失或系統(tǒng)崩潰時有沒有相應(yīng)的應(yīng)急措施。

(四)解決財務(wù)核算系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的對接問題

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是否能準(zhǔn)確、自動的生成會計憑證，一定要解決好網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的對接問題。首先需要將報銷的種類進(jìn)行清理，確定嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)的分類，為報銷系統(tǒng)規(guī)范導(dǎo)入提供保證。其次，由于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)只是一個內(nèi)部管理系統(tǒng)，而財務(wù)核算系統(tǒng)是以財務(wù)會計準(zhǔn)則為基礎(chǔ)建立起來的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，因此應(yīng)當(dāng)以財務(wù)核算系統(tǒng)的核算科目、項目、部門、人員等信息為準(zhǔn)，將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的成本類型與財務(wù)核算系統(tǒng)中相應(yīng)的核算科目進(jìn)行綁定，準(zhǔn)確對應(yīng)會計科目，自動書寫成標(biāo)準(zhǔn)的會計憑證。

四、結(jié)束語

總之，科研事業(yè)單位建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)適應(yīng)了國家對事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，對科研事業(yè)單位信息化建設(shè)也是一個有利探索。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)大大提高了財務(wù)工作的效率，提升了財務(wù)預(yù)算精細(xì)化程度，加強(qiáng)了財務(wù)風(fēng)險控制，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)管理創(chuàng)新，為科研事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)、項目的管理提供了更好的財務(wù)支持。

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.153