□王軍平

如今應(yīng)用在圖書館界的管理軟件種類有好多，除去幾種應(yīng)用廣泛的，還有很多小型的、不常用的一些軟件，另外，還有國外的圖書管理系統(tǒng)如:UNICORN，INNOPAC，HORIZON，ALEPH 等。其實每一個大型的管理軟件，都是一個獨特系統(tǒng)，有自己的運行規(guī)則和模式，精通某一個軟件的某一項功能尚需很多時日與實踐，精通它的所有功能更是耗費多月甚至多年的時間鉆研。那要精通很多種管理系統(tǒng)軟件，就算是精通其中的編目系統(tǒng)功能，略通相關(guān)功能模塊，也是相當(dāng)費力費時的任務(wù)，就拿ILAS(圖書館自動化集成系統(tǒng))來說，用了多少年了，精通編目模塊功能的人還是寥寥無幾。很多功能、做法，要經(jīng)常使用，一段時間不用，可能又忘了，還要經(jīng)常相互詢問下某些用法，記住那些用法、格式、規(guī)則等等，有好些要記在本子上，才能說算是能勝任使用這個ILAS 做圖書編目了，這里還只說管理軟件，還沒說中國圖書機讀目錄規(guī)則，那繁瑣的機讀編目格式標準marc 呢。每個圖書館都根據(jù)其自身的狀況，選擇適合自己的圖書管理軟件，所以圖書公司給用戶做編目數(shù)據(jù)時，就面對著五花八門的軟件叫苦連天，恨不能用一種軟件一統(tǒng)天下。當(dāng)然公司編目員各種軟件做得多了，也被逼成了圖書軟件的使用專家，也都對常用的N種軟件略通一二，但也只是略通而已，很快又要適應(yīng)、學(xué)習(xí)下一家的不知道什么軟件了，因此他們都是某種軟件的臨時編目員，肯定比不上常年使用某種軟件的編目員對那種軟件的熟練程度，也就比不上他們的準確度。很多大學(xué)圖書館由于進書量大，本館加工不完而外包加工，進而監(jiān)督承包公司加工圖書，其中很重要的一環(huán)，是監(jiān)督把關(guān)公司的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。承包公司員工因經(jīng)常給不同的圖書館加工圖書，而變換多種圖書館管理軟件，因此在審核數(shù)據(jù)時就要謹慎把關(guān)。本文即是筆者多年審核公司圖書編目數(shù)據(jù)的經(jīng)驗之談，淺談如何用個別登記帳監(jiān)控圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

一、個別登記帳的格式設(shè)計

點擊ILAS 采訪管理——驗收管理——個別登記——格式設(shè)計，自帶格式里默認項目只有索取號、條碼號、價格、ISBN、題名、館藏地點、責(zé)任者、卷頁、出版社等。想用個別登記帳找出編目數(shù)據(jù)所有錯誤，光憑這默認的提取項目，是不可能的。據(jù)多年的編目經(jīng)驗，增加下述提取項目:如記錄號、文獻流通類型、數(shù)量、010d、館藏地點、光盤號、版本、出版年、分類號、批號、附件、館藏分配地點、總價等。在格式設(shè)計里增加上述統(tǒng)計項目后，能準確地查出絕大部分錯誤，能使檢查編目數(shù)據(jù)快速高效，再一一檢查數(shù)據(jù)時，就不用面面俱到地查看數(shù)據(jù)的各個點，個別登記帳提取過的項目就只需略看，重點查看重要的幾個位置就行。使用好個別登記帳，便能較好地找出編目數(shù)據(jù)的絕大部分錯誤，而恰恰很多錯誤是逐一檢查數(shù)據(jù)時容易忽視的，我的感覺是人再聰明認真也敵不過電腦的快速準確，所以很多工作都可以利用電腦。

(一)項目設(shè)置和增加。進入個別登記帳格式設(shè)計，雙擊某一項目表格，待表格呈黃綠色，再點住它往右上拖拽，就能增加項目表格，然后修改它的代碼和名稱。

(二)提取代碼設(shè)置。筆者反復(fù)試驗找到了如下有用項目代碼:記錄號——ACQd，光盤號——307a，館藏地點——HLDe，010d——010d，文 獻 流 通 類 型——HLDf，附 件——215e，091d——091d，總 價——ACQl * ACQo，出 版年——210d。

(三)調(diào)整格局。默認的字體偏小，要增大幾號字便于觀看，根據(jù)內(nèi)容長短，可拉伸表格寬度，常用項目可設(shè)置17 個左右，重要的項目靠前，要彼此比對的項目相鄰設(shè)置。

(四)個別登記帳參數(shù)設(shè)置。項目上下顯示位置設(shè)為居中，左右位置設(shè)為居左，這樣能讓信息整齊地顯示出來，最便于比對查看。其中版本、價格、數(shù)量等寬度較窄的項目左右位置設(shè)為居中，也是便于查看，提高效率。數(shù)量、總價、版本、索取號、010d、價格、分類號要勾選字段合計，用以查看合計結(jié)果。如索取號與分類號的比對，看看他們是否一致，不一致則要查看哪里有問題;再如可設(shè)置(出版年)210d 字段合計結(jié)果如有異常，看看是否多寫月份了;再如比較010d 和價格字段合計結(jié)果，看看他倆有無差異，若有差異，應(yīng)該就是哪里數(shù)據(jù)中價格的問題，要查改;另如查看版本項合計結(jié)果能看出這頁數(shù)據(jù)上版本情況，若為不為0 則有多版次版本。如果想統(tǒng)計查看某項數(shù)據(jù)，但個別登記帳格式設(shè)計上無自帶提取代碼，則要尋找、試驗提取代碼，待獲取到相應(yīng)的代碼字段，把代碼粘貼到數(shù)據(jù)提取相應(yīng)處才能用。

二、個別登記帳的使用

因條碼合并后輸出的頁碼與數(shù)量少，大批量圖書數(shù)據(jù)一般都有上千條，或達幾十頁，因此用個別登記帳檢查編目數(shù)據(jù)時，常常勾選“條碼合并輸出”項。但是要查看每一冊書的館藏地點、流通類型、條碼時，條碼不能合并輸出，因為要檢查每個條碼數(shù)據(jù)狀況，要查看每冊書的數(shù)據(jù)顯示就不能勾選“條碼合并輸出”項。另外，同一條數(shù)據(jù)上的到書，如果幾個批號前頭是一致的，用前頭一致的批號提取數(shù)據(jù)，同一數(shù)據(jù)里的條碼會合并輸出。

(一)查看記錄號。記錄號代碼不好找到，經(jīng)過多方努力終于找到ACQd，每條數(shù)據(jù)的記錄號相當(dāng)有用，記錄號短，都是數(shù)字，具有唯一性，能快速定位數(shù)據(jù)，中文數(shù)據(jù)無需輸入前頭的很多0，只需輸入后面1～6 位左右數(shù)字即可，比索取號、控制號、書名、條碼號找數(shù)據(jù)快捷太多。

(二)查看數(shù)量與批號。數(shù)量的代碼是自帶的，提取的數(shù)據(jù)如出現(xiàn)數(shù)量空白，就與條碼個數(shù)比對，結(jié)合驗收分類統(tǒng)計查看條碼是否漏輸。批號代碼ACQh 也不好找，可以查看某數(shù)據(jù)批次或批號正誤。

(三)館藏地點檢查。提取數(shù)據(jù)時，不勾選“條碼合并輸出”，讓提取的條碼是一條條單列的，接著按館藏地點排序，這樣如有空白的館藏地點項就排在最前頭了，就可以找到那條改正。此外，假如編輯中文圖書，館藏地點項出現(xiàn)西文版本、西文書庫等就會排在中文書庫與中文版本前面，再看看排在中文書庫與中文版本后有無錯誤的館藏地點，然后找到錯誤的館藏地點數(shù)據(jù)，修改它們。西文編目數(shù)據(jù)檢查方式相似。像這些錯誤在常規(guī)逐條檢查數(shù)據(jù)中不容易被發(fā)現(xiàn)，或者需要太多的注意力，讓人很疲憊，還漏掉很多錯誤。

(四)條碼檢查。一般地大批量加工圖書時，條碼合并輸出，復(fù)本的條碼是連續(xù)的，極少斷裂。每種書正常的條碼是一段一段的，哪里到哪里，有規(guī)律，看著整齊。如果看哪條數(shù)據(jù)條碼不連續(xù)，可能就有問題了，就要核實清楚，如:是不是數(shù)字寫錯、條碼重復(fù)、條碼缺漏、條碼漏數(shù)字或多數(shù)字等等，這要根據(jù)你的實踐經(jīng)驗判斷和檢查，找到錯誤。同時，條碼不合并輸出也提取一下，按條碼排序，看看條碼是否異常，在某大批書整批加工完后，整批都一次輸出，看條碼是否都連續(xù)，能看出條碼輸錯，或漏輸?shù)膯栴}。按條碼排序，看看序列前后有無條碼異常，如有異常的就用記錄號找到問題數(shù)據(jù)，修改它。因記錄號是簡單數(shù)字，唯一性，就是數(shù)據(jù)的身份證，故按記錄號查找數(shù)據(jù)是最快的，相比用索取號、ISBN、條碼、題名等都快捷。圖書加工公司修改數(shù)據(jù)時，都用記錄號記錄某條問題數(shù)據(jù)，查找時，中文數(shù)據(jù)不用輸入前頭的很多零，只是記錄號代碼是自己找到并添加的。

(五)版本檢查。依版本排序，前頭是空白的，花哨版本和中文數(shù)字排在后頭，找到異常的并修改，這樣逐一檢查數(shù)據(jù)時就不用看版本字段了。

(六)索取號與分類號檢查。依索取號與分類號排序，像頭字母小寫、空白、數(shù)字開頭、空格、符號開頭等異常的就排在列表前后頭，改正即可。要多加注意的是，如果0 類索取號或分類號被排在其他類前頭，很可能是大寫字母O 被誤寫成數(shù)字0。大致瀏覽中間位置的索取號與分類號。再檢查比較頁面底下索取號與分類號小計，二者合計基本是一樣的，若不同，就查看每條數(shù)據(jù)索取號與分類號，發(fā)現(xiàn)問題。要注意的是，分類號若只分到一級，光有字母，系統(tǒng)自動合計時，會被算作零，但是索取號合計時又被算作種次號中的數(shù)字，這樣分類號合計就小于索取號合計。

(七)文獻流通類型檢查。不合并條碼，讓一個個條碼單列數(shù)據(jù)，依文獻流通類型排序。中文編目，中文書庫代碼001，中文版本代碼005，排序后，前面001，后面005，若有空白或其他代碼那就是文獻流通類型錯誤，找到記錄號號檢索修改它。西文編目數(shù)據(jù)的處理方式同理。

(八)010d、出版年、附件、光盤號檢查。這幾項是自主添上的，010d、附件、光盤號用于檢查帶光盤圖書數(shù)據(jù)。標示代碼:附件215e;光盤號307a;價格010d(含光盤);出版年210d。

(九)價格檢查?？們r與價格，依價格排序，看看有無異常。再比對價格與010d 合計，是否一致，然后看總價與價格的倍數(shù)關(guān)系是否正確。

(十)館藏分配地點檢查。依此排序，前頭如有003 或001:0、空白等錯誤。正常的如003:1，001:4，即003 中文版本1 冊，001 中文書庫4 冊。

(十一)題名等多項常規(guī)項目檢查。題名、出版社、頁碼、ISBN 與責(zé)任者是常規(guī)項目，逐一排序，看看序列前后有無空格開頭、雜亂符號、空白、數(shù)字等異常內(nèi)容。大致瀏覽中間數(shù)據(jù)，經(jīng)驗多了對突兀數(shù)據(jù)很敏感，用記錄號查找修改它。

三、結(jié)語

如果說逐條審校數(shù)據(jù)是原始低效辦法，那自主開發(fā)增添一些個別登記帳的提取項目來檢查數(shù)據(jù)，就是特效高級手段。系統(tǒng)管理工具自帶的檢查統(tǒng)計工具往往只有最基本的功能，無法幫你達到高效快捷審校數(shù)據(jù)的目的，通過比對，自主開發(fā)的個別登記帳能大大地提高審校數(shù)據(jù)的準確性和效率。

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［2］深圳圖書館ILAS 研制中心．ILASII2．0 系統(tǒng)操作手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［3］楊美容．基于WEB2．0 的ILAS 系統(tǒng)學(xué)習(xí)與交流網(wǎng)站的設(shè)計［J］．電腦學(xué)習(xí)，2010，3

［4］國家圖書館《中國圖書館分類法》編輯委員會．中國圖書館分類法［M］．北京:國家圖書館出版社，2010

［5］胡廣翔，金培華，楊齊等．聯(lián)機聯(lián)合編目與Z39．50 標準協(xié)議應(yīng)用研究［M］．北京:社會科學(xué)文獻出版社，2011