□賴線珠

人事檔案管理是人事管理中的重要組成部分，不管是在事業(yè)單位還是企業(yè)單位，科學(xué)合理的人事檔案管理為人員的選聘、檔案的整理、管理、保存和調(diào)運(yùn)提供了便利。但是實(shí)際中的人事檔案管理還存在一些問題，如:檔案管理制度仍然產(chǎn)生于政治身份、社會(huì)身份和單位系統(tǒng)內(nèi)資源分配等級(jí)體系;檔案管理工作沒有受到管理人員在內(nèi)的相關(guān)人員的重視，因此其管理制度和模式的更新就無從說起;檔案的管理和建設(shè)缺少一個(gè)系統(tǒng)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，管理理論不健全，不完善;管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，檔案管理的復(fù)合型人才較少等等。這些因素阻礙著檔案管理模式的創(chuàng)新和改革，因此根據(jù)現(xiàn)行管理制度的弊端進(jìn)行制度的改革，對(duì)癥下藥，使得人事檔案管理真正符合社會(huì)發(fā)展的要求才是題中之義。

一、檔案管理模式改革

信息化發(fā)展和應(yīng)用水平在一定程度上成為衡量一個(gè)國(guó)家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。我國(guó)的人事檔案管理從信息化入手，引入計(jì)算機(jī)為載體的信息化管理機(jī)制，有效促進(jìn)了國(guó)家信息化建設(shè)和檔案管理的發(fā)展。檔案的信息化管理利用信息化帶動(dòng)策略，建立一個(gè)完善的信息管理系統(tǒng)。檔案所有者將居民身份證作為人事檔案管理系統(tǒng)的檢索號(hào)碼，由個(gè)人自愿選擇契約委托關(guān)系的對(duì)象，將銀行、保險(xiǎn)相關(guān)部門的個(gè)人信息資料納入其中，利用計(jì)算機(jī)在管理內(nèi)部實(shí)現(xiàn)對(duì)各種數(shù)據(jù)資料的整理、更新和保存，建立以學(xué)業(yè)、業(yè)績(jī)和信用為主要內(nèi)容的人事檔案，這是在個(gè)人與社會(huì)相互作用的基礎(chǔ)上形成的基本信息資料，是個(gè)人一生相對(duì)完整的公開記錄。

建立以檔案部門為中心的管理模式，堅(jiān)持“集中統(tǒng)一，分級(jí)管理”的工作原則，由各級(jí)檔案館對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，在全國(guó)范圍內(nèi)建立通用的和標(biāo)準(zhǔn)的信息庫，努力使人的管理從過去的單位管理向社會(huì)化管理邁進(jìn)，使用人單位和各部門在任何地方都可以查到任何人的檔案記錄。檔案的信息化建設(shè)和管理實(shí)施已有十年之久，作為近期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)具體規(guī)劃，勢(shì)必為整個(gè)檔案管理事業(yè)帶來一股清新之風(fēng)。

二、檔案管理模式改革的意義

檔案管理涉及到諸多方面，它的改革勢(shì)必為社會(huì)的發(fā)展、檔案管理制度的革新、檔案管理工作的改善和管理人員專業(yè)水平的提高帶來積極的影響。

(一)有利于推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。人事檔案的信息化建設(shè)和管理可以避免重復(fù)建檔、偽造檔案等不良現(xiàn)象的發(fā)生。它為檔案管理的發(fā)展提供了一條可行的途徑，使得檔案的管理更加科學(xué)合理，增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)和解決意外事件的能力，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理信息化程度的提高。同時(shí)檔案管理的信息化建設(shè)是國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)的一部分，更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要。通過檔案的信息化管理，合理地處理個(gè)人、組織和國(guó)家之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)國(guó)家和社會(huì)對(duì)個(gè)人、企業(yè)和事業(yè)單位的監(jiān)督以及后者對(duì)國(guó)家的負(fù)責(zé)，有利于社會(huì)的和諧。

(二)有利于各部門進(jìn)行人事制度的改革。國(guó)家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“終身制”，一個(gè)直接的后果就是人才的頻繁流動(dòng)。人事檔案的信息化管理打破了地域和時(shí)間的限制，各個(gè)單位的聘用和解聘都不涉及檔案的轉(zhuǎn)遞，只需通過網(wǎng)絡(luò)將個(gè)人的基本信息下載下來作為參考，根據(jù)相對(duì)直觀和全面的信息圖表對(duì)人員作出客觀的評(píng)價(jià)從而進(jìn)行科學(xué)決策，避免選聘工作中的種種不便。檔案信息化管理支持各用人單位對(duì)所需人才的選拔和管理，更好地實(shí)現(xiàn)“聘用制”的用人制度。另外，員工工作期間的表現(xiàn)同樣可以用數(shù)據(jù)的形式記錄到電子檔案中，不斷豐富和健全檔案資料，在加強(qiáng)對(duì)聘用人員監(jiān)督的同時(shí)使工作人員有更好的表現(xiàn)。

(三)有利于對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。人事檔案作為最基本、最客觀的個(gè)人信息資料，其重要性是不言而喻的。在實(shí)際的工作中，人事檔案資料的利用率也是很高的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，平均每份檔案資料每年要翻閱2 ～3 次，遇到人事爭(zhēng)議的時(shí)候翻閱的次數(shù)更多。但是紙質(zhì)檔案經(jīng)過反復(fù)拆裝、觸摸往往會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張折損、老舊和丟失的情況，這對(duì)于檔案的保存和管理是不利的。檔案信息化管理之后，人員的各種信息從紙質(zhì)版的檔案中復(fù)制到電腦里，隨時(shí)查看，避免了工作人員與原始資料的過多觸碰，可以保證紙質(zhì)檔案的完好。

(四)有利于提高管理人員工作效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理要求管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理、編碼、管理和保存。工作量大，效率不高還浪費(fèi)了大量的人力，同時(shí)檔案管理人員還要承擔(dān)檔案破損、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，破壞了管理人員工作的積極性。檔案的信息化管理充分實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化。只需將個(gè)人信息錄入就可進(jìn)行多次利用。個(gè)人使用身份證號(hào)碼登錄，進(jìn)行信息的增減和改動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)改動(dòng)和準(zhǔn)確性，大大縮短了查找檔案的時(shí)間，為管理人員節(jié)省了大量的精力，提高其工作效率。

(五)有利于提高管理人員的專業(yè)化水平。人事檔案的信息化管理要求相關(guān)管理人員具備一定的信息理論基礎(chǔ)和熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，這是新時(shí)期新階段對(duì)檔案管理人員提出的新要求。檔案的信息化管理將管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，為管理人員的進(jìn)修和學(xué)習(xí)提供了充足的時(shí)間。在閑散的時(shí)間或者在檔案部門專門安排的管理培訓(xùn)中，管理人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)理論知識(shí)、不斷總結(jié)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，和同行進(jìn)行業(yè)務(wù)探討進(jìn)而不斷開拓創(chuàng)新，提高檔案管理水平和專業(yè)化程度，在職業(yè)生涯中不斷進(jìn)步。

(六)為個(gè)人提供便利。人事檔案的信息化管理堅(jiān)持“以人為本”的價(jià)值取向，為個(gè)人檔案的管理和保存提供了一個(gè)服務(wù)的平臺(tái)，保障了每一位公民對(duì)自己檔案的基本權(quán)利。無論是個(gè)人的應(yīng)聘、崗位調(diào)動(dòng)還是離職，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，為公平公正地評(píng)價(jià)每一個(gè)個(gè)體提供了依據(jù)。另外，人事檔案的信息化管理作為人力資源管理的一部分，在一定程度上發(fā)揮了人力資源的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，有效實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，更好地將我國(guó)人口資源的數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力。

三、結(jié)語

人事檔案管理的改革是應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求產(chǎn)生的。人事檔案的信息化管理只是探索改革中的一種嘗試和創(chuàng)新。它在一定程度上克服了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，為實(shí)際的檔案管理工作提供了便利。但是應(yīng)該注意到信息化管理的新形式也存在一些問題，這需要管理人員結(jié)合理論知識(shí)對(duì)實(shí)踐進(jìn)行改善。今后隨著實(shí)踐的不斷變化，還會(huì)有更多的嘗試來完善人事檔案的管理。不管是什么樣的嘗試，都應(yīng)該始終堅(jiān)持以“維護(hù)公共利益”為邏輯出發(fā)點(diǎn)，切實(shí)保證個(gè)體信息的完整、及時(shí)更新和安全。

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