□李長玲 蘆久珊 劉習(xí)雅

2008年8月，為進一步明確高校檔案工作的重要性，突出強調(diào)高校檔案由校長領(lǐng)導(dǎo)，進一步細化高校檔案分類內(nèi)容，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定并發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》(第27 號令)。這是指導(dǎo)高校檔案工作可持續(xù)跨越式發(fā)展的綱領(lǐng)性文件，對于加快推進現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)，深化高校檔案管理內(nèi)涵建設(shè)，提升高等學(xué)校檔案服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展具有十分重要的實踐價值和理論意義。這也是新時期、新階段國家為促進高等教育健康發(fā)展的一項重要舉措。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)存問題

(一)管理體制機制問題。隨著國家《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等一系列相關(guān)法律法規(guī)的不斷推行，各大高等學(xué)校的檔案管理法規(guī)及其相關(guān)制度建設(shè)也取得了較大的進步。但是，從目前高等學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的情況?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》(第27 號令)明確規(guī)定:“分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責檔案工作，高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”。這項規(guī)定不但明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責任人，更進一步明確了高等學(xué)校校長對于負責檔案工作的具體性職責，更加同時強調(diào)了分管副校長要具體落實檔案工作。但是，在當前具體工作中，部門高校仍然存在領(lǐng)導(dǎo)體制機制不健全，管理制度缺位的現(xiàn)存問題，這成為制約高校檔案管理工作的核心性問題，迫切需要加以轉(zhuǎn)變。

(二)管理人員隊伍建設(shè)問題。高校檔案工作需要一支高素質(zhì)的管理人員隊伍，這有助于檔案工作規(guī)范、有序、高效開展。當前，高校檔案管理人員隊伍建設(shè)存在專職檔案人員整體水平低，結(jié)構(gòu)不合理等問題，特別是高職稱、高學(xué)歷、檔案專業(yè)人員少，非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多、女性多、中老年人多等問題十分普遍。此外，部分高校檔案管理人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，多數(shù)高素質(zhì)檔案專業(yè)人才不愿從事高校檔案工作，極少數(shù)的檔案專業(yè)畢業(yè)生到高校工作，檔案員工資待遇也不盡人意?？偠灾?，檔案管理人員隊伍建設(shè)亟需加強。

(三)檔案管理意識問題。意識是行動的先導(dǎo)，對行動起引領(lǐng)示范作用。在我國有較多管理人員并沒有認識到高校檔案管理工作的重要性，也沒有認識到檔案工作的重要意義及其實際價值。因此，對于檔案管理工作并沒有給予認真重視。并且，一部分檔案管理工作人缺乏必要的檔案管理知識，更缺少先進的檔案管理理念。將高等學(xué)校檔案管理工作當做一般的記錄、登記簡單化處理，部分管理人員對檔案管理的參與程度不夠，熱情不足。甚至，存在把檔案管理室當做一般堆放垃圾的倉庫，把其當做其他用途的房間的現(xiàn)象比比皆是。因檔案管理的工作人員的一系列不負責任現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理意識問題顯得越發(fā)嚴重。

(四)提高建設(shè)信息化水平問題。當前，檔案庫房及其檔案柜、密集架以及檔案修復(fù)設(shè)備等一系列硬件設(shè)備在各大高校檔案館已很常見。但普遍高校檔案管理信息化水平不高。在檔案管理等方面，僅實現(xiàn)檔案目錄級管理，卻無實現(xiàn)電子文件的全文管理;在關(guān)于檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，較多的學(xué)校在早期檔案目錄信息還無著錄;在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的方面，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案工作的高校較少，而且網(wǎng)頁功能比較初級。檔案管理信息化建設(shè)程度成為制約高校檔案管理工作的瓶頸。

二、解決高校檔案管理問題的對策措施

(一)進一步加強規(guī)章制度建設(shè)。為進一步提升檔案管理等一系列意識，大幅度地提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，各大高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實際情況，按《高校檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)規(guī)定的精神，制定相應(yīng)的檔案管理辦法以及日常檔案管理制度、查閱制度、保密規(guī)定、檔案分類方案等，著力推進高校檔案管理工作的制度化建設(shè)。

(二)進一步加強宣傳教育。要進一步加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高高校檔案管理意識;要充分利用學(xué)校校園網(wǎng)、校園廣播、校報、微信公眾平臺等宣傳輿論工具，通過召開專題會議等多種形式，加強檔案宣傳工作;將高校檔案管理工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，更進一步強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識;增強事業(yè)心和責任感，樹立檔案管理的新思想、新觀念，積極主動和創(chuàng)造性地探索高校檔案工作新方法和新舉措，著力做好檔案利用服務(wù)工作，更加進一步加強各級檔案員的檔案意識;要切實認識到檔案是學(xué)校各項活動的歷史記錄，是學(xué)校的寶貴財富，從而自覺地投身到檔案工作之中，更進一步地加強產(chǎn)學(xué)研人員及其管理人員檔案管理等一系列意識。

(三)進一步加強管理人員隊伍建設(shè)。隨著國家高等教育建設(shè)事業(yè)的逐步發(fā)展，各大學(xué)校檔案管理人員隊伍的數(shù)量日漸增多，人員結(jié)構(gòu)也日漸復(fù)雜，需建立及完善一整套檔案隊伍建設(shè)的制度及其管理制度，如聘任制度、考核制度、晉升制度、責任制度、獎懲制度等，嚴格保證學(xué)校檔案的隊伍建設(shè)順利進行與發(fā)展。要秉承“請進來、走出去、多交流、多學(xué)習(xí)”的原則?！罢堖M來、走出去”就是請檔案管理方面的專家來本校給檔案員具體指導(dǎo)工作，互相交流思想，傳授相關(guān)知識，使校檔案員精通本專業(yè)的知識并加以掌握運用，提高其專業(yè)水準，用精通的專業(yè)知識和科學(xué)方法做好檔案管理工作;和校外檔案館多加聯(lián)系，更加廣泛地參與到檔案專業(yè)學(xué)術(shù)研討會中，去學(xué)習(xí)他人的先進經(jīng)驗方法;要進一步做好檔案員的專業(yè)培訓(xùn)工作。由于學(xué)校的檔案員大多數(shù)是非本專業(yè)出身，在檔案管理方面的專業(yè)知識理論較少，對檔案員開展專業(yè)培訓(xùn)是非常必要的;要有計劃性地接收本專業(yè)畢業(yè)生來校工作，使得各高校檔案管理人員隊伍的專業(yè)水平低的局面從根本上有所改變，使檔案工作健康有序發(fā)展。

(四)進一步加強軟硬件建設(shè)。當前，各高校檔案基本硬件設(shè)備基本得到解決，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模。各高校每年經(jīng)費主要用于檔案專業(yè)書刊和設(shè)施更換以及添置辦公設(shè)備等，但各大高校檔案管理信息化建設(shè)尚不完善，高校檔案工作的設(shè)施設(shè)備還體現(xiàn)在相關(guān)一系列的電子信息設(shè)備上，如電腦和專門來用于檔案錄入、檔案檢索的檔案軟件，縮微閱讀器等。就各大高校目前的檔案管理方式來說，通常就是一臺電腦一套檔案管理軟件進行檔案管理工作，這種傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)跟不上現(xiàn)代社會辦公自動化的要求，現(xiàn)在社會網(wǎng)絡(luò)化程度越來越深，就要求檔案管理采用現(xiàn)代化的先進方式。

(五)進一步開展檔案文化建設(shè)。文化是發(fā)展之魂，文化是創(chuàng)新的動力。各大高校檔案管理部門要緊緊抓住這一難得機遇來深入強化檔案文化建設(shè)，深入挖掘出檔案的深層文化底蘊和內(nèi)涵，努力地保護并充分挖掘出各種類型的檔案文化相關(guān)資源，著力打造出檔案文化的特色品牌，從而更好地為建設(shè)社會主義現(xiàn)代化文明，為弘揚中華民族文化服務(wù)。在具體工作中，要完善和加強檔案管理的制度建設(shè)，要明確各大高校的檔案文化具體建設(shè)標準;要更加提高其檔案館的文化底蘊和地位，加強高校檔案文化建設(shè);要建設(shè)史館，以校史檔案推進校園精神文化建設(shè);要開發(fā)相關(guān)檔案文化產(chǎn)品，深入研究各大高校的檔案文化具體功能，將各大高校的檔案管理文化納入到建設(shè)社會主義大文化的框架中。

三、結(jié)語

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展和深入建設(shè)，各高等學(xué)校的相關(guān)檔案管理工作的重要性也更進一步地凸顯出來，檔案管理的相關(guān)工作也逐漸納入高校全面現(xiàn)代化發(fā)展的軌道上。高校檔案管理水平，也成為了高校之間競爭的一個重要因素。高校檔案管理的一系列相關(guān)工作也得到了普遍關(guān)注和認同，更多的高校積極開始開展檔案管理的實驗改進工作，力爭其高校檔案管理的相關(guān)工作能盡早跟上高校現(xiàn)代化發(fā)展的需求步伐。要清楚地認識到，只有讓檔案管理更好地發(fā)揮其重要作用，才能促進高校的發(fā)展更加的全面和現(xiàn)代化。

［1］ 程丹．高校教學(xué)檔案的作用與管理策略［J］．長沙鐵道學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版)，2006

［2］ 王麗．中國檔案管理的新方向［J］．才智，2004