張家勝

(安徽三聯(lián)學院，安徽合肥230601)

論中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的創(chuàng)建與維護

張家勝

(安徽三聯(lián)學院，安徽合肥230601)

中小企業(yè)作為國民經(jīng)濟支柱，提升企業(yè)內部系統(tǒng)管理效率與自身經(jīng)營管理水平，在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中迫在眉睫。以會計信息系統(tǒng)的功能及其構建原則為基礎，指出中小企業(yè)在網(wǎng)絡環(huán)境下構建會計信息系統(tǒng)的基本框架，以及系統(tǒng)功能的后期維護措施，為中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的重建與企業(yè)內部系統(tǒng)管理提出了參考建議。

會計信息系統(tǒng);創(chuàng)建;維護

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和完善，中小企業(yè)作為我國現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展的關鍵要素，其成長態(tài)勢不容小覷。而會計系統(tǒng)通過對企業(yè)資金進行統(tǒng)計、監(jiān)管與評估，已成為企業(yè)財務和運行狀況的重要體現(xiàn)。如何建立健全的會計信息系統(tǒng)，為企業(yè)與投資者提供全面、準確、實時的數(shù)據(jù)信息指導，已逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)管理的風向標。

一 會計信息系統(tǒng)的內涵

會計信息系統(tǒng)(Accounting Information System)，即企業(yè)會計部門基于網(wǎng)絡技術與計算機系統(tǒng)，對影響企業(yè)經(jīng)營業(yè)績與財務狀況的日常會計實務進行記錄、分類、匯總、分析、報告的統(tǒng)籌管理系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)通過信息支持與技術指導，為高效分析、總結企業(yè)財務狀況，預測企業(yè)未來發(fā)展提供了保障?，F(xiàn)代企業(yè)會計信息系統(tǒng)運作不同于傳統(tǒng)會計信息處理，其擺脫了傳統(tǒng)模式依靠人力進行重復性數(shù)據(jù)匯總與運算的弊端，主要依賴于與互聯(lián)網(wǎng)相連的企業(yè)內部計算機系統(tǒng)。通過會計核心軟件，會計操作人員能實現(xiàn)對系統(tǒng)內各項資源的綜合查詢與利用，并高效完成財務數(shù)據(jù)匯總與記賬報賬等基礎會計工作，極大提高了效率度與精確度。同時，通過企業(yè)內部會計系統(tǒng)的綜合二次運算，能夠及時為企業(yè)管理者與投資者提供多角度、多方位的數(shù)據(jù)預覽，為企業(yè)內部管理及未來發(fā)展模式的制定奠定了可靠的數(shù)據(jù)基礎。

二 會計信息系統(tǒng)對公司治理的重要性

在現(xiàn)代經(jīng)濟已被貨幣經(jīng)濟、實體經(jīng)濟與數(shù)字經(jīng)濟三重客觀表現(xiàn)的背景下，現(xiàn)代企業(yè)信息管理網(wǎng)絡幾乎等價于數(shù)字形態(tài)下的會計信息系統(tǒng)。從某種程度上說，會計是企業(yè)管理活動的分支，它內生于企業(yè)管理系統(tǒng)內，通過向外披露真實、可靠的會計信息，達到內部自我管理的效果。同時，會計也是企業(yè)內部治理中不可或缺的部分，企業(yè)內外利益相關者，只有根據(jù)真實有效的會計信息才能了解企業(yè)日常經(jīng)營、監(jiān)督企業(yè)日常管理，從而做出管理或投資決策。企業(yè)治理系統(tǒng)有內、外兩種監(jiān)控機制，其中內部監(jiān)控機制主要包括董事會、監(jiān)事會和股東對企業(yè)經(jīng)理人的監(jiān)控與管理機制，是公司治理的主體。內部監(jiān)控機制在運作過程中，一方面通過企業(yè)會計信息系統(tǒng)披露的會計數(shù)據(jù)對經(jīng)理人實施約束與管理，另一方面也有責任保障會計和審計系統(tǒng)的及時性、有效性和準確性。而外部監(jiān)控主要來源于資本市場等外部市場力量對企業(yè)經(jīng)營管理行為的監(jiān)督，其中詳細可靠的企業(yè)會計數(shù)據(jù)是資本市場發(fā)揮效力的基礎。公司治理系統(tǒng)中內、外監(jiān)控機制的有效運作與作用發(fā)揮，主要取決于反映企業(yè)財務狀況、經(jīng)營效果與現(xiàn)金流量的財務會計信息公司的會計信系統(tǒng)。如果沒有可靠、有效的會計信息支撐，任何內、外監(jiān)控機制的任何決策都可能盲目無效。因此，會計信息系統(tǒng)是聯(lián)系公司治理系統(tǒng)和公司管理系統(tǒng)的紐帶，是治理系統(tǒng)和管理系統(tǒng)得以正常運轉的基礎。當然，會計信息系統(tǒng)的構建、完善、維護及作用發(fā)揮亦無法脫離企業(yè)內部科學、完備的組織管理結構對其的引導與控制，二者相輔相成、相互制衡。

三 中小企業(yè)構建會計信息系統(tǒng)的基本原則

1.兼容性與發(fā)展性。

隨著網(wǎng)絡化程度不斷深化，中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)必然面臨著多平臺操作、新老系統(tǒng)交換與集成的變化。因而，在新系統(tǒng)的構建過程中，會計系統(tǒng)需與企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)相互兼容，以便接收倉儲、人力和物流信息，實現(xiàn)多平臺信息共享。因而，中小企業(yè)在會計信息系統(tǒng)構建中需進行系統(tǒng)功能再定位，適時進行取舍，預留可拓展的系統(tǒng)數(shù)據(jù)端口，實現(xiàn)對系統(tǒng)的自由剪裁與二次配置。

2.安全性。

現(xiàn)代企業(yè)會計信息系統(tǒng)的構建以數(shù)字網(wǎng)絡為載體，通過跳躍、復雜的網(wǎng)絡連接實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、高頻讀取、下載、傳遞與共享，這就給信息系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性帶來了極大的挑戰(zhàn)。會計網(wǎng)絡信息系統(tǒng)建成后，應具備處理突發(fā)狀況的能力與應急備份措施，以防止數(shù)據(jù)信息被惡意修改或損壞，確保會計信息系統(tǒng)的不可否認性。通常，通過設立用戶操作守則、數(shù)據(jù)庫介入敏感權限與網(wǎng)絡防火墻可以將數(shù)據(jù)暴露和竊取風險降至最低。

3.系統(tǒng)性。

中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)中，會計對象的所有內容需相互聯(lián)系、相互反映，但也要合理、科學分類，以便實現(xiàn)與企業(yè)其它信息的無縫對接。因而，系統(tǒng)內部各功能模塊需具備高度聚合性、低度耦合性，以實現(xiàn)系統(tǒng)結構合理化。企業(yè)內外部系統(tǒng)信息共享與同步，才能提高會計信息的實時性與有效性，最大程度避免“信息孤島”。

4.真實性與完備性。

良好的會計系統(tǒng)建設是會計信息高質量的有力保證，而完善的會計系統(tǒng)構建體系則應該以會計準則、會計審計制度、信用評價制度為基石。通過完善財務報告的披露內容及形式，加強自愿披露與強制性系統(tǒng)建設相結合的模式，使會計信息真正達到真實、充分、及時的要求，從而有效反映企業(yè)財務狀況、經(jīng)營效果與現(xiàn)金流量。

5.面向電子商務應用。

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展以及中小企業(yè)對外業(yè)務模式的多元化，互聯(lián)網(wǎng)已逐漸成為中小企業(yè)接收新技術、實現(xiàn)技術攻關的核心。因而，企業(yè)會計信息新系統(tǒng)應當支持線上信息獲取，網(wǎng)上交易與結算，從而適應企業(yè)新興電子商務運營模式的萌芽。

四 企業(yè)會計信息系統(tǒng)設計中的主要功能模塊

1.系統(tǒng)管理。

系統(tǒng)管理模塊主要負責用戶訪問權限設定、系統(tǒng)登錄身份識別和用戶授權管理。其基本組成部件包括:系統(tǒng)用戶設定、權限分配、系統(tǒng)日志和賬套初始化、參數(shù)設定以及數(shù)據(jù)備份等基本工作。系統(tǒng)通過日志記錄所有操作人員的操作軌跡，通過授權特定用戶存取控制權限以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性輸入和輸出。

2.財務核算。

財務核算模塊是企業(yè)會計信息系統(tǒng)最基本的功能性模塊，根據(jù)日常經(jīng)濟業(yè)務錄入生成會計憑證與會計賬簿，進而全面反映企業(yè)財務信息。根據(jù)會計要素的不同，財務核算板塊可細分為工資核算、材料核算、存貨核算、固定資產(chǎn)核算、貨幣資金核算、成本核算、往來核算以及銷售核算等若干子模塊。子模塊財務核算板塊傳遞相應業(yè)務憑證，最終由核算系統(tǒng)進行記賬、結賬、期末業(yè)務處理以及賬簿輸出和報表匯編。

3.數(shù)據(jù)收集。

在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)共享的背景下，會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集不再局限于財務部門搜集的原始數(shù)據(jù)憑證，而擴大為與企業(yè)有經(jīng)濟業(yè)務往來的客戶、供應商、承銷商、銀行等金融機構。數(shù)據(jù)收集模塊整理子模塊搜集的客戶及供應商交易信息、稅務登記記錄、物流信息、庫存數(shù)量與金額等原始數(shù)據(jù)后，與其他數(shù)據(jù)模塊進行交互處理，從而保證系統(tǒng)內所有信息的有效整合。數(shù)據(jù)收集模塊是存儲和提取會計信息的數(shù)據(jù)源，也是整個會計信息系統(tǒng)的資源庫與應用中心。

4.網(wǎng)上交易處理與系統(tǒng)管理。

隨著電子商務的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)財務工具也趨于Web化。財務核算與財務管理中心化一方面給企業(yè)財務帶來巨大生機和活力，同時網(wǎng)上交易的跨平臺運作也不會給企業(yè)帶來過高的信息技術投資成本。網(wǎng)絡訂單經(jīng)過數(shù)據(jù)收集模塊的整理和傳遞進入交易處理模塊，并通過權限認證和數(shù)據(jù)加密等方式實現(xiàn)第三方支付系統(tǒng)支付。這種交互式的網(wǎng)上交易處理與系統(tǒng)管理模塊實現(xiàn)了銷售和收款等信息系統(tǒng)的完整對接，也為網(wǎng)絡客戶提供優(yōu)質便捷服務提供了保障。

5.查詢與分析。

分析與查詢板塊通過互聯(lián)網(wǎng)連接可以實現(xiàn)遠程查賬、遠程報賬等移動辦公操作。同時，可以利用已收集的財務和非財務信息，根據(jù)系統(tǒng)事前匯編的數(shù)據(jù)取值公式從數(shù)據(jù)庫中直接生成各種財務報表，并做出短期經(jīng)營決策與長期投資分析。該模塊為企業(yè)內外部信息使用者提供了相應權限內的信息獲取功能，為各類預測與決策的生成提供了相應支持。

五 中小企業(yè)構建會計信息系統(tǒng)的維護與控制

1.風險防范。

中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)非獨立于企業(yè)內部其他信息管理系統(tǒng)，而是與其他信息管理系統(tǒng)高度融合的產(chǎn)物，該特點導致了會計信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡環(huán)境下的風險性，一般包括物理風險、系統(tǒng)應用風險和網(wǎng)絡風險。物理風險主要是物理設備放置失誤而導致的通信線路、電源等設備的損壞或系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失。企業(yè)通過不間斷電源可在一定程度上保護計算機通信、網(wǎng)絡、電源等設備免遭自然災害威脅。對系統(tǒng)應用風險的防范主要是防范黑客攻擊系統(tǒng)軟、硬件漏洞，造成數(shù)據(jù)存儲程序崩潰或關鍵數(shù)據(jù)外泄。企業(yè)通過建立健全的系統(tǒng)的訪問、控制權限，嚴密控制進入系統(tǒng)的人員，并定期檢查數(shù)組邊界、更換系統(tǒng)密碼，對網(wǎng)絡會計系統(tǒng)中的所有終端關鍵數(shù)據(jù)實時備份，妥善維護企業(yè)數(shù)據(jù)資料。網(wǎng)絡風險風范較其他兩種風險而言更復雜，及時安裝系統(tǒng)補丁及性能優(yōu)良的殺毒、防木馬軟件，關閉不必要端口，禁止訪問有安全隱患的站點等方式一定程度上可以控制網(wǎng)絡風險。

2.系統(tǒng)運作控制。

第一，建立權責明晰的崗位分工制度。由于系統(tǒng)內部會計信息化知識與功能相對集中，部門設置、人員分工、權限劃分等具體細節(jié)需明確，并通過建立適當?shù)慕M織來實現(xiàn)相互制衡?；緧徫欢ㄆ谂挪?，系統(tǒng)操作、管理、維護等重

要崗位實施審核制度，使數(shù)據(jù)保存和日常維護安全、合法，有效限制錯誤和違法行為。第二，加強會計系統(tǒng)操作控制。發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，通過計算機相關控制程序對業(yè)務的合法性、合理性和真實性進行核查。數(shù)據(jù)輸入時，必須經(jīng)有關部門授權、檢查和復核。數(shù)據(jù)傳輸過程中，對數(shù)據(jù)處理的有效性、伸縮性進行控制，確保輸出會計信息的真實性、安全性和完備性。第三，強化系統(tǒng)后期檢修、維護。通過對系統(tǒng)軟、硬件進行安裝、更新、修訂、擴展、記錄和備份，保障會計信息系統(tǒng)的日常運轉。在定期維護的同時保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)與安全，并由專人監(jiān)督。

六 總結

企業(yè)會計信息系統(tǒng)作為記錄、分析、匯總、分類、報告企業(yè)日常業(yè)務活動的完整程序，對企業(yè)管理與治理具有舉足輕重的作用。我國中小企業(yè)作為國民經(jīng)濟的重要組成部分，在重建會計信息系統(tǒng)的過程中，要恪守基本原則，加強監(jiān)管與維護。目前我國中小企業(yè)的會計系統(tǒng)不同程度地存在會計信息遺漏、信息輸出滯后、信息存儲設備簡陋，甚至是信息數(shù)據(jù)造假的問題，除了企業(yè)自身管理缺陷之外，也與法律法規(guī)不完善、政府監(jiān)管“真空化”等因素相關。為建立健全中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)，企業(yè)要提高自身管理水平，促使會計信息真實、完整、及時、有效，同時我國相應法律法規(guī)及監(jiān)管措施等也應適時完善。

［1］傅蕾莉.基于電子商務環(huán)境的企業(yè)會計信息系統(tǒng)分析［J］.財會通訊:綜合(下)，2013(10):20－22.

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［3］劉新.小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內部控制研究［J］.財會通訊，2015(1):038.

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［5］王偉國，樊會超.互聯(lián)網(wǎng)進化對會計信息系統(tǒng)的影響［J］.會計之友，2014(19):9－11.

Construction and Maintenance of Accounting Information System for Small and Medium－sized Enterprises

Zhang Jiasheng
(Anhui Sanlian University，Anhui 230601，China)

As the mainstay of national economy，it is necessary for small and medium－sized enterprises to improve their management and operation level.Based on the functions of the accounting information system and it’s construction principles，the paper proposed a basic framework for small and medium－sized enterprises to construct the accounting information system and the maintenance measures.It also put forward some suggestions for the reconstruction of accounting information system for small and medium enterprises.

accounting information system;creation;maintenance

F232

A

1672－6758(2015)09－0043－3

(責任編輯:宋瑞斌)

張家勝，碩士，高級經(jīng)濟師，安徽三聯(lián)學院。研究方向:會計學，會計信息系統(tǒng)。

Class No.:F232Document Mark:A