朱潔蘭

摘要：該文介紹了使用ExcelVBA工具解決人力資源歷史數(shù)據(jù)保存問題的過程，首先設(shè)計(jì)了兩項(xiàng)程序功能，分別是保存當(dāng)前數(shù)據(jù)源為歷史數(shù)據(jù)、恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)到當(dāng)前數(shù)據(jù)源；然后給出程序的實(shí)現(xiàn)過程詳細(xì)介紹，從導(dǎo)入數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)用戶界面到編碼。之后給出了程序的代碼展示。最后指出程序可改進(jìn)之處是可以提供與ERP或HR系統(tǒng)是數(shù)據(jù)庫接口，并且擴(kuò)展歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析功能。

關(guān)鍵詞：人力資源；歷史數(shù)據(jù)；ExcelVBA

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）01-0218-03

各個(gè)單位或企業(yè)的人力資源數(shù)據(jù)包括的內(nèi)容非常廣泛，涉及到勞資、人事、培訓(xùn)、社保、檔案等大量數(shù)據(jù)信息。隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，歷史信息不斷積累，HR部門在處理歷史數(shù)據(jù)的保存和再調(diào)用問題的時(shí)候，如果處理不當(dāng)會(huì)造成歷史數(shù)據(jù)丟失或無效，有些歷史數(shù)據(jù)即使保存了也會(huì)出現(xiàn)查找困難的情況。因?yàn)槿肆Y源數(shù)據(jù)大部分會(huì)用Excel軟件保存和處理，作者嘗試了進(jìn)行ExcelVBA編程，來解決人力資源歷史數(shù)據(jù)保存問題。

1 ExcelVBA編程簡(jiǎn)介

VBA是擴(kuò)展微軟office辦公軟件功能的編程利器，其中ExcelVBA編程最為廣泛。國內(nèi)外有很多專門討論ExcelVBA編程問題的論壇和個(gè)人網(wǎng)站。在商業(yè)化的Excel軟件培訓(xùn)中，ExcelVBA編程也是高級(jí)課程的必講內(nèi)容。

ExcelVBA是結(jié)合excel來處理一些表格數(shù)據(jù)的。它最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以通過用程序代碼來控制一些有規(guī)律，重復(fù)性的需要手工來完成的工作，提高工作效率的目的。它的編程環(huán)境是內(nèi)嵌在Excel軟件之中的，只要在Excel軟件的“開發(fā)工具”菜單中調(diào)用就可以了，使用起來非常快捷方便。

2 程序功能結(jié)構(gòu)圖

作者在本程序中設(shè)計(jì)了兩項(xiàng)自動(dòng)化功能。第一項(xiàng)是保存當(dāng)前數(shù)據(jù)源為歷史數(shù)據(jù)，通過復(fù)制“數(shù)據(jù)源”工作表到新建工作表，并把新建工作表用當(dāng)前日期命名，表示新建工作表為當(dāng)前日期的歷史數(shù)據(jù)，當(dāng)“數(shù)據(jù)源”工作表發(fā)生變動(dòng)時(shí)，歷史數(shù)據(jù)不受影響；第二項(xiàng)是恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)到當(dāng)前數(shù)據(jù)源，如果當(dāng)前數(shù)據(jù)源出錯(cuò)，需要恢復(fù)到某一時(shí)刻的歷史數(shù)據(jù)時(shí)，只要輸入某一個(gè)歷史時(shí)期，就可以恢復(fù)到當(dāng)時(shí)的“源數(shù)據(jù)”。

用戶使用該Excel模板的VBA功能時(shí)，只要在發(fā)生“源數(shù)據(jù)”變動(dòng)時(shí)，點(diǎn)擊第一項(xiàng)保存功能的“確定”按鈕即可，這樣就可以保存所有的變動(dòng)前的歷史數(shù)據(jù)了。

3 程序?qū)崿F(xiàn)過程

3.1 導(dǎo)入數(shù)據(jù)

在Excel軟件中導(dǎo)入人力資源的數(shù)據(jù)，一般會(huì)包含企業(yè)員工的姓名、性別、出生日期、年齡、入職日期、工作年限、學(xué)歷、職稱、部門、職務(wù)、工資級(jí)別等基本信息。導(dǎo)入后把當(dāng)前工作表名稱修改為“源數(shù)據(jù)”。

3.2 設(shè)計(jì)用戶界面

在Excel軟件的第一個(gè)工作表中設(shè)計(jì)用戶界面，在用戶界面中插入兩個(gè)“確定”按鈕，再分別為它們指定相應(yīng)的宏代碼，如圖1所示。

3.3 編寫代碼

本Excel模板要編寫兩個(gè)宏代碼，都是由單擊選項(xiàng)按鈕觸發(fā)事件過程，兩個(gè)過程的程序流程分別如下：

1） 用戶在用戶界面點(diǎn)擊第一項(xiàng)“保存當(dāng)前數(shù)據(jù)源為歷史數(shù)據(jù)”的“確定”按鈕，觸發(fā)其對(duì)應(yīng)的事件過程。

（2） 搜索已有的工作表名稱，查看是否有以當(dāng)前日期命名的工作表。如果有就刪除該工作表。

（3） 復(fù)制“源數(shù)據(jù)”工作表。

（4） 在工作簿的最后位置新建工作表，粘貼“源數(shù)據(jù)”工作表。

（5） 把新建工作表的名稱改為當(dāng)前日期。＼&2. 恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)到當(dāng)前數(shù)據(jù)源＼&（6） 用戶在用戶界面點(diǎn)擊第二項(xiàng)“恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)到當(dāng)前數(shù)據(jù)源”的“確定”按鈕，觸發(fā)其對(duì)應(yīng)的事件過程。

（7） 彈出輸入對(duì)話框，要求用戶輸入一個(gè)歷史時(shí)期。

（8） 搜索已有的工作表名稱，查看是否有以輸入的歷史日期命名的工作表。如果有就復(fù)制該工作表，如果沒有就退出程序。

（9） 粘貼到“源數(shù)據(jù)”工作表。＼&]

3.4 程序代碼展示

本Excel模板的兩個(gè)宏代碼分別如下：

Sub 按鈕1_Click（）

'以下定義工作表、變量的名稱

Dim newsheet_name

newsheet_name = Date

Dim n， i As Integer

n = Worksheets.Count

i = 0

' 以下刪除之前的同名工作表，不能是同一天的表

For Each Sheet In Worksheets

i = i + 1

If Sheets（i）.Name = CStr（newsheet_name） Then

Worksheets（i）.Delete

End If

Next

n = Worksheets.Count

'以下復(fù)制源數(shù)據(jù)表到新建工作表，并以當(dāng)天日期命名

Sheets（"源數(shù)據(jù)"）.Select

Sheets（"源數(shù)據(jù)"）.Copy After：=Sheets（n）

n = Worksheets.Count

Sheets（n）.Name = CStr（newsheet_name）

End Sub

Sub 按鈕2_Click（）

'請(qǐng)用戶輸入要恢復(fù)的歷史數(shù)據(jù)的時(shí)間

Dim inputsheet_name， defaulttime

defaulttime = Date

inputsheet_name = InputBox（Message， "要恢復(fù)的歷史數(shù)據(jù)的時(shí)間"， defaulttime， 100， 100）

'以下定義工作表、變量的名稱

Dim n， i， m As Integer

n = Worksheets.Count

i = 1

m = 0

'以下查看輸入的日期格式是否正確，是否存在輸入日期的歷史數(shù)據(jù)

For Each Sheet In Worksheets

If Sheet.Name = inputsheet_name Then

m = i

End If

i = i + 1

Next

If m = 0 Then

MsgBox （"您輸入的日期格式不正確或者沒有這個(gè)日期的歷史數(shù)據(jù)"）

Exit Sub

End If

'以下復(fù)制源數(shù)據(jù)表到新建工作表，并以當(dāng)天日期命名

Sheets（m）.Select

Sheets（m）.Copy After：=Sheets（"源數(shù)據(jù)"）

Worksheets（"源數(shù)據(jù)"）.Delete

Sheets（2）.Name = "源數(shù)據(jù)"

End Sub

4 程序的可改進(jìn)之處

本程序的設(shè)計(jì)思路比較簡(jiǎn)單，只提供了保存歷史數(shù)據(jù)和恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)兩項(xiàng)功能，滿足HR部門解決歷史數(shù)據(jù)保存問題的最基本的需求。作者認(rèn)為本程序的可改進(jìn)之處有兩點(diǎn)，一是用戶可以和本單位使用的特定的ERP或HR系統(tǒng)對(duì)接，使得系統(tǒng)導(dǎo)出的源數(shù)據(jù)一鍵保存為歷史數(shù)據(jù)；二是歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析功能可以有更深廣的擴(kuò)展，借助于Excel軟件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)起來可以事半功倍。

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