楊昊

摘 要：企業(yè)的發(fā)展水平對(duì)于國(guó)家的綜合實(shí)力的提升有著重要的意義，必須不斷的提高企業(yè)的創(chuàng)新能力。本研究就企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)的論述，并為我國(guó)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)提出若干建設(shè)性的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)水平的不斷發(fā)展和提高，信息化開(kāi)始在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域中廣泛運(yùn)用。企業(yè)是我們國(guó)家綜合實(shí)力提升的有力保障，我們必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，立足現(xiàn)狀，查漏補(bǔ)缺，為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、信息化建設(shè)的全面認(rèn)識(shí)

1.信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。對(duì)于檔案信息的信息化建設(shè)，首先應(yīng)該具備數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化等幾種主要信息。其中，對(duì)于檔案信息具備數(shù)字化的條件是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)部分，其他的一切檔案信息化的環(huán)節(jié)都要建立在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張最為檔案信息的載體，而將檔案管理建設(shè)成為信息化的檔案，則需要將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換。而相關(guān)企業(yè)應(yīng)該以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，并將電子文件的歸檔和管理作為檔案信息化的重點(diǎn)，從而加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。那而所謂的將企業(yè)檔案信息化管理所應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)化，則是以當(dāng)前的形式為依據(jù)來(lái)制定的。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的面對(duì)面式的交流轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的自助服務(wù)。而將檔案進(jìn)行信息化管理的最終目的應(yīng)該達(dá)到這樣一種境界：借閱者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的自助平臺(tái)進(jìn)行借閱的申請(qǐng)?zhí)峤唬缓笥謾n案管理員通過(guò)平臺(tái)上的申請(qǐng)進(jìn)行審核并借出，這樣的過(guò)程中，借閱者全程不需要花費(fèi)時(shí)間來(lái)預(yù)約，而地方較遠(yuǎn)的人們也不用擔(dān)心距離的問(wèn)題，不僅大大的提高了檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，更給借閱的過(guò)程提供了很大的方便。而方便借閱所帶來(lái)的后果就是會(huì)有更多的人去使用自助的信息化檔案系統(tǒng)進(jìn)行借閱。

2.信息化建設(shè)的重要性。對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來(lái)說(shuō)，生活的節(jié)奏是很快的，人們不可能把時(shí)間都浪費(fèi)在圖書館，檔案室的借閱排隊(duì)上，而檔案管理的工作人員也不能做到高效率、高質(zhì)量的為每一個(gè)借閱者服務(wù)。所以，由此可以看出對(duì)于檔案管理改革的必要性。而隨著我國(guó)的科技水平不斷的發(fā)展，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)也是越來(lái)越發(fā)達(dá)，并且，利用信息化技術(shù)可以更加準(zhǔn)確，更加高效率的進(jìn)行檔案管理工作[1]。而對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，是由紙質(zhì)作為信息的載體，而紙不僅十分容易損壞，銷毀，更是十分容易發(fā)生遺漏或者丟失的現(xiàn)象，除此之外使用紙質(zhì)的檔案則需要很大的一部分空間對(duì)其進(jìn)行容納，并且在需要進(jìn)行相關(guān)資料的查找時(shí)，也是十分的繁瑣。而利用信息化的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，相關(guān)工作人員可以通過(guò)簡(jiǎn)單的敲擊鍵盤就將所需要的資料進(jìn)行調(diào)用，而借閱人員也可以通過(guò)自助服務(wù)進(jìn)行查找，這不僅十分的方便，也會(huì)使檔案的管理工作效率大大的提升。所以，將檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)是十分必要的。

二、人企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)。對(duì)于企業(yè)的檔案管理信息化，所存在的最基本的問(wèn)題就是企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這件事情的態(tài)度，或者說(shuō)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者是檔案信息化管理的真正推動(dòng)者。在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度就是下屬做事的準(zhǔn)則，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的信息化建設(shè)的意識(shí)是可以直接決定企業(yè)員工對(duì)于檔案信息化的看法。所以，為了使企業(yè)中的檔案信息化建設(shè)可以順利進(jìn)行，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，就更應(yīng)該對(duì)這件事放更多的心思和精力，并通過(guò)自身的言行來(lái)表現(xiàn)出對(duì)于這件事情的支持，除此之外，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該在檔案信息化的建設(shè)上投入一些資金以及人才設(shè)備的，這樣對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)所起的推進(jìn)作用也是很大的同時(shí)，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該對(duì)檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行及時(shí)的溝通，及時(shí)解決檔案管理信息化建設(shè)中所遇到的問(wèn)題，從而使這項(xiàng)項(xiàng)目可以順利的開(kāi)展。

2.檔案管理人員的培訓(xùn)教育。檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程是一個(gè)需要不斷的進(jìn)行完善、優(yōu)化的過(guò)程，而如何完善和優(yōu)化這一項(xiàng)目則主要取決于從事檔案管理工作的相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。檔案工作與其他工作并不相同，其是一個(gè)應(yīng)用性很強(qiáng)的工作，而為了使檔案管理信息化的建設(shè)工作可以更加完善，相關(guān)工作人員則應(yīng)該不斷的學(xué)習(xí)和吸收新的知識(shí)，新的技能來(lái)滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案管理的需求。而對(duì)于檔案管理信息化來(lái)說(shuō)，其主要應(yīng)用技術(shù)就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，所以，為了使檔案管理信息化的工作能夠得以更長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存和利用，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員必須要對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)可以熟練的使用，這其中主要包括要檔案管理的工作人員可以熟練的使用電子計(jì)算機(jī)以及各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，企業(yè)必須對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和基礎(chǔ)知識(shí)教育，從而使檔案管理信息化的建設(shè)可以更加順利的開(kāi)展。

三、有效實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的若干措施

對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)，其措施有很多，比如對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視等，但是其中最重要的問(wèn)題還是對(duì)其信息資源的建設(shè)。而對(duì)于這種信息資源的建設(shè)一方面是將檔案進(jìn)行電子化，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的手機(jī)、篩選和不同層次的加工，使其可以將紙質(zhì)的信息資料通過(guò)微機(jī)軟件的形式的二次檔案來(lái)提供給人們信息并加以利用。傳統(tǒng)的檔案管理是不具備這種軟件的檔案信息管理的[2]，所以，傳統(tǒng)方式缺少通用性，又或者是部分的軟件系統(tǒng)只能 適用于文件的管理，有的軟件只能進(jìn)行檔案的管理，很難將文檔實(shí)現(xiàn)一體化。由于這種分開(kāi)的方式，使得檔案信息化管理很難實(shí)現(xiàn)使用計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而工作效率也就不是很高了。所以針對(duì)這一問(wèn)題，建立一個(gè)將辦公自動(dòng)化，檔案管理這兩方面可以有效的結(jié)合的軟件系統(tǒng)就是十分關(guān)鍵的。而另一方面來(lái)說(shuō)，我國(guó)目前的檔案管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，因此需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科技水平的不斷提高，信息化的建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域中都開(kāi)始得到了廣泛的使用。由于信息化技術(shù)的高效準(zhǔn)確的特點(diǎn)，使得這種方式成為了一種主流的方式。而企業(yè)將檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)，也是根據(jù)時(shí)代的潮流所作出的重要改變。但是由于筆者能力有限，還不能講問(wèn)題完全表述清楚，日后相信會(huì)有更多的研究人員對(duì)此進(jìn)行完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉越南.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[J].中國(guó)檔案，2006（03）.

[2]吳寶康.檔案學(xué)理論與歷史初探[M].成都：科技出版社，2005.