檔案是社會的寶貴財富,管理好檔案是維護本單位歷史真實面貌的重要工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形式的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案,它是醫(yī)院的寶貴財富,所以,醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。加強對這一信息資源管理對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。同時也為國家積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料。醫(yī)院應(yīng)該在實踐中逐步提高對醫(yī)院檔案管理工作重要性的認識,并進行檔案工作的基本建設(shè),形成一定的檔案工作體系,使檔案管理向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點,加強醫(yī)院檔案管理,是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。在醫(yī)院全面改革發(fā)展中,作為記錄和反映歷史活動客觀過程的檔案,在醫(yī)院管理中的起著非常重要的作用,檔案管理必將滲透在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中。提高檔案管理水平,加速檔案管理現(xiàn)代化,有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平的提高,有利于醫(yī)學(xué)科技的推廣,有利于醫(yī)患雙方利益的維護。加強醫(yī)院檔案管理是為醫(yī)院的各項事業(yè)發(fā)展提供全方位、多層次、高水平服務(wù)的保障。
我院檔案工作隨著醫(yī)院各項改革不斷深入和發(fā)展,逐步走向規(guī)范化管理軌道,及時為醫(yī)院醫(yī)療管理提供準(zhǔn)確的檔案信息,取得了很好的成效。在加強醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)做到以下幾個方面的工作:
(一)加強學(xué)習(xí),增強意識
加強檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳,增強全員的檔案意識,特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識,領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)重視會使檔案管理逐步走向規(guī)范化,這將成為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。要把檔案管理納入重要議事日程,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。大力宣傳檔案工作,加強硬件建設(shè),是檔案管理工作的基礎(chǔ),調(diào)動各級干部和各有關(guān)工作人員積極支持和參與,更好地支持檔案管理工作。提高各級干部對檔案工作的認識,才能使檔案工作順利開展。加強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理,迫使檔案工作人員發(fā)奮工作,刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù),全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。
(二)重視檔案的利用
醫(yī)院檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源,使檔案為醫(yī)院各項工作,特別是為醫(yī)院、教學(xué)、科研服務(wù)。檔案管理的最終目的就是提供利用,因此,檔案管理人員要樹立服務(wù)意識。同時,積極開展多種編研活動,對信息進行開發(fā),編寫各種專題匯編,為利用者提供多方面、有實效的信息。開展編研工作為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù),收集利用反饋信息,了解和研究檔案的反饋信息,可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),提高檔案利用率。另外,還要加強檔案利用反饋信息的管理,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發(fā)揮其社會效益。
(三)健全制度,加強培訓(xùn),提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,檔案專業(yè)出身的人員較少,知識結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷普遍偏低,現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏,高層次的檔案專業(yè)人才較少,是目前面臨的問題。故檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平,醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃,全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平,不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展,推動檔案管理水平的提高。使檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟上時代的發(fā)展,使檔案管理人員具有創(chuàng)新和活力。
(四)開發(fā)檔案資源,實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
由于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快,使檔案管理逐步走向規(guī)范化、現(xiàn)代化,成為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。充分發(fā)揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。
檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的,通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源,提高檔案的使用價值,為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,一方面要加強檔案的保管設(shè)施,如設(shè)置專門的檔案庫房,配備必要的安全保管設(shè)施;另一方面要加強檔案現(xiàn)代化管理,目前最重要、最基本的現(xiàn)化管理手段之一是計算機管理,用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案,這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點,使查檔案材料費時力的原始勞動,變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。方便利用者及時查找、閱讀,既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力,提高了工作效率。因此,醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理,將實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,也將使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范化。另外,醫(yī)院檔案要適應(yīng)新時代的要求,要逐漸適應(yīng)日益增長的需要,努力拓開發(fā)服務(wù)領(lǐng)域,徹底擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點,為醫(yī)院人員、患者及社會公眾服務(wù),要多角度、多層次地為整個社會服務(wù)。
正確處理好利用和保密的關(guān)系,保存檔案的目的,是為提供檔案更好地利用,充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用,若長期把檔案禁錮起來,就失去了保存檔案的意義,在開展利用工作時,既要積極為各項工作提供檔案服務(wù),又要堅持保密原則。
當(dāng)然,在醫(yī)院檔案管理中也存在著一些不足和問題:
(一)檔案意識不強,檔案利用率低
檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”,對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳,因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。
(二)檔案管理機構(gòu)不健全、管理范圍不明確
醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等,醫(yī)療病歷檔案由病案室管理,而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理,在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。醫(yī)院檔案的管理缺乏一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步,社會的發(fā)展,檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化,各級醫(yī)院在管理檔案時,由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式,各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理,使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
(三)檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊
檔案專業(yè)人員隊伍要求懸殊較大。檔案專業(yè)出身的人員較少,知識結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷普遍偏低,現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏,高層次的檔案專業(yè)人才較少,在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求,許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展,缺乏創(chuàng)新和活力。
(四)檔案硬件投入不足
由于醫(yī)療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案安全保管的要求。另外,管理技術(shù)滯后,也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的進步,計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用,醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少,基本還采用手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
總之,檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個重要組成部分,積極主動地做好檔案管理工作,使其不斷適應(yīng)醫(yī)院的改革、建設(shè)。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分,面對日益深化的醫(yī)療改革,如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機遇,更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)工作,是目前我們所要面對的新任務(wù)、新課題。
參考文獻:
[1]顧曄.做好醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院改革建設(shè)服務(wù)[J].醫(yī)學(xué)論文中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志.
(作者簡介:崔正(1985.3-)漢,中共黨員,本科。工作單位:青海省第四人民醫(yī)院辦公室。)