魏婉瑩

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醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策

魏婉瑩

Point

檔案管理這項(xiàng)工作有著較強(qiáng)的專業(yè)性、政策性以及機(jī)密性，醫(yī)院的檔案管理在這基礎(chǔ)上技術(shù)性與專業(yè)性又非常強(qiáng)，它同時統(tǒng)一了創(chuàng)造性與探索性，并非抄抄寫寫、扎扎捆捆就能夠應(yīng)付的過去的工作，所以必須對檔案管理這項(xiàng)工作的重要性有著充分的重視，強(qiáng)化對其的管理。另外，信息的一個非常重要的載體就是檔案，將其用好管好，在開發(fā)資源方面也有著重要的意義。檔案的管理在一個單位當(dāng)中，是單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行的一個強(qiáng)有力的保證，民主、科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度與醫(yī)院的發(fā)展和生存是息息相關(guān)的。

一、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的重要作用

我們不可以忘記歷史，而檔案又是記載歷史得重要載體。一直以來，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)隨企業(yè)的建設(shè)與開發(fā)共同成長起來，它承載了當(dāng)?shù)爻擎?zhèn)居民的健康保護(hù)以及醫(yī)療服務(wù)的重要職責(zé)責(zé)任。將檔案管理好不僅是對單位職工們負(fù)責(zé)任、更是對事業(yè)以及對歷史的負(fù)責(zé)任。雖然檔案管理這項(xiàng)工作看似平淡無奇，然而檔案事業(yè)卻關(guān)系著歷史文明的傳承，在醫(yī)療工作的整個環(huán)節(jié)當(dāng)中發(fā)揮著重要的作用，他詳實(shí)的記載了醫(yī)院各種珍存的記憶，是醫(yī)院的寶貴財富。

檔案信息資源管理這項(xiàng)工作做得好，那么其在發(fā)展過程中經(jīng)歷的所有條件的改善、對改革的深化、管理方面的提升以及技術(shù)的進(jìn)步就都有跡可循，檔案是彌足珍貴的史料，有著極為重要的價值，所以檔案管理這項(xiàng)工作也非常的重要，用一句話概括來形容就是“功在當(dāng)代、力在千秋”。宏觀來看，對于醫(yī)院日后的發(fā)展?fàn)顩r這項(xiàng)工作也起著重要的指導(dǎo)作用，因此醫(yī)院做好檔案的管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享、創(chuàng)造一流的業(yè)績、提升企業(yè)的價值是最為根本的任務(wù)。

二、檔案工作現(xiàn)狀與現(xiàn)存問題

長久以來，醫(yī)院的檔案工作發(fā)展的狀況都不是很好。老問題不斷而新情況又持續(xù)增加，已經(jīng)對醫(yī)院檔案工作的有效持續(xù)發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙。

1.職責(zé)不清晰、制度不健全

我國的《檔案法》規(guī)定，任何單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行自身職責(zé)：“執(zhí)行貫徹相關(guān)法規(guī)法律以及國家相關(guān)的政策與方針，指導(dǎo)監(jiān)督所在機(jī)構(gòu)檔案工作狀況；對本單位檔案實(shí)施統(tǒng)一的管理，同時根據(jù)規(guī)定將檔案移交給上級的主管檔案部門；指導(dǎo)本單位資料、文件的歸檔、積累與形成工作；健全建立本單位檔案工作的各種制度規(guī)章。”但是因?yàn)槭艿结t(yī)療行業(yè)的特殊性以及歷史原因的影響，各個醫(yī)院有關(guān)檔案的管理都設(shè)成兩個檔案室，即病案與綜合檔案；日常的生活和工作當(dāng)所形成的音像、實(shí)物、文書、會計、科技等檔案由綜合檔案室進(jìn)行存檔和收集，醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的管理；單位的人事部門負(fù)責(zé)人事方面的檔案；病案室負(fù)責(zé)醫(yī)療診治過程當(dāng)中所形成的醫(yī)療影像檔案、診斷依據(jù)、文書檔案，其對應(yīng)的專業(yè)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的管理。這樣多個部門共同管理檔案的局面使得檔案管理職能不明確格局混亂。

2.領(lǐng)導(dǎo)沒有做到充分重視

作為特殊服務(wù)業(yè)醫(yī)院有著很強(qiáng)的技術(shù)性及專業(yè)性、技術(shù)性。導(dǎo)致個別醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)將注意力更多的放到醫(yī)學(xué)領(lǐng)域而忽略了檔案管理工作，認(rèn)為其是可有可無的，沒有充分意識到醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過程當(dāng)中檔案工作所發(fā)揮的重要性。片面的追求社會效益、經(jīng)濟(jì)效益以及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。檔案管理不管是在設(shè)備的應(yīng)用還是人員得配備方面都沒有得到足夠的支持，造成了有些醫(yī)院的檔案室出現(xiàn)人員調(diào)動頻繁、工作者數(shù)量不足、相應(yīng)配備和設(shè)施不健全的狀況；無法及時的對檔案管理情況加以改進(jìn)，繼而引發(fā)提供的信息不規(guī)范、信息資源沒有充分開發(fā)、檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量降低的現(xiàn)象，檔案的利用因此走入死角。

3.檔案工作缺少足夠硬件，現(xiàn)代化管理水平低下

有些醫(yī)院因?yàn)榉课菥o缺的原因削減存放檔案的空間，造成了保存檔案的房屋簡陋根本無法很好地對檔案進(jìn)行保管和收藏。同時，不完善的設(shè)施以及陳舊的設(shè)備也對檔案事業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的制約。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理的狀況還非常少見，繼續(xù)用手工查閱、檢索和收集、檢索已經(jīng)極大的影響到了檔案的利用，對接下來檔案的開發(fā)及利用造成制約。

4.檔案專業(yè)人員的素質(zhì)相差較大

眼下醫(yī)院的檔案人員在文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面有著明顯的差異，無法適應(yīng)時代發(fā)展的步伐。具體表現(xiàn)為學(xué)歷較低，沒有合理的知識結(jié)構(gòu)，知識面比較窄；沒有足夠重視檔案人員的進(jìn)修和學(xué)習(xí)。在新時代里這些狀況都已經(jīng)對檔案事業(yè)的發(fā)展造成了阻礙。醫(yī)院對于人才的培養(yǎng)普遍注重提升醫(yī)療技術(shù)者的素質(zhì)，而檔案管理人員的繼續(xù)教育和素質(zhì)的提高卻沒有相應(yīng)的要求與計劃，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏活力及創(chuàng)新，管理水平及思想觀念無法趕上時代的步伐，管理水平局限于傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)之中。

三、提升醫(yī)院檔案管理工作的辦法

1、增強(qiáng)配備與投入力度，讓檔案管理步入現(xiàn)代化的軌道。確保檔案管理方面的資金充足，引入先進(jìn)的設(shè)備及技術(shù)是提升檔案管理工作的必要舉措。例如可以利用空調(diào)和滅火設(shè)備去掉檔案庫房的濕氣、高效滅蟲，保證檔案的完好無損；另外還要引進(jìn)進(jìn)算計的使用，在計算機(jī)上建立行政及醫(yī)院發(fā)生的各種業(yè)務(wù)的檔案，以便于在使用檔案的時候能夠迅速找出進(jìn)行閱讀，這對工作效率、財力、人力、物理以及時間都能夠起到很大的節(jié)省作用。另外，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的存儲還能夠節(jié)省空間，提高信息的保密度。所以，醫(yī)院在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代科技，設(shè)計系統(tǒng)較為完善的網(wǎng)絡(luò)管理與應(yīng)用軟件等現(xiàn)代化方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動化、科學(xué)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。

2、與實(shí)踐相結(jié)合提升培訓(xùn)效果，增強(qiáng)檔案管理工作者的自身素質(zhì)。檔案管理工作者的素質(zhì)對醫(yī)院檔案的管理水平發(fā)揮著直接影響，醫(yī)院可以在人才培養(yǎng)計劃當(dāng)中加入對檔案人員的培養(yǎng)，全面提升檔案管理者的素質(zhì)。首選可以選擇進(jìn)修學(xué)習(xí)、知識更新、繼續(xù)教育以及專業(yè)培訓(xùn)對其進(jìn)行提升。還可以進(jìn)行深入研究，研究調(diào)查科研、教學(xué)、醫(yī)療對檔案信息的需求，通過不斷地實(shí)踐和總結(jié)推動檔案管理水平的提升。

3、重視并充分利用檔案的社會效益。對檔案進(jìn)行管理的目的在于利用，所以，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)有一個高度的服務(wù)觀念，把檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都做細(xì)做精，努力在平凡的崗位當(dāng)中創(chuàng)造不平凡。完善并豐富自身檔案管理能力，爭取做到能夠通過多種渠道和途徑對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，讓檔案能夠服務(wù)于醫(yī)院的科研、教學(xué)、醫(yī)療、臨床工作。編寫多種樣式的專題匯編，給利用者提供多層次的、有實(shí)效的、多方面的信息。

4、增強(qiáng)意識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。應(yīng)當(dāng)加大學(xué)習(xí)檔案法的力度，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將檔案的管理列入重要事項(xiàng)，作為醫(yī)院發(fā)展重要的內(nèi)容，同醫(yī)院的未來發(fā)展及業(yè)務(wù)建設(shè)共同前進(jìn)、共同規(guī)劃；要對檔案工作進(jìn)行大力宣傳，讓全院的基層工作者以及中層以上的領(lǐng)導(dǎo)干部都能夠充分認(rèn)識到其重要性，讓檔案工作得以順利進(jìn)行。

（作者單位：黑龍江省寧安市人民醫(yī)院）