朱榮莉

（湖北省荊州市荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北荊州 434000）

淺議學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

朱榮莉

（湖北省荊州市荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北荊州 434000）

文章首先針對當(dāng)前學(xué)校檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中主要存在問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析和介紹，進(jìn)而結(jié)合現(xiàn)今存在的主要問題提出了幾點(diǎn)對應(yīng)的建議和策略，希望能為一些學(xué)校的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)提供有效的借鑒。

學(xué)校檔案 管理 網(wǎng)絡(luò)化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的行業(yè)開始應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，學(xué)校的檔案管理工作也不例外，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠使學(xué)校的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化的管理，同時還能夠在很大程度上減輕檔案管理工作人員自身的工作壓力和任務(wù)量，但在現(xiàn)實(shí)情況中，許多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層忽視了對檔案管理工作的重視程度，這就使得針對檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)遇到了許多困難，本文就針對這一問題進(jìn)行如下的論述和分析。

一、對學(xué)校檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理主要存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

許多學(xué)校在借助多媒體網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的管理時往往缺乏一套相對完備的管理制度，這主要是因?yàn)榻^大多數(shù)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理工作不是十分的重視。但是由于這些管理制度不夠完善，就會使許多實(shí)際管理工作不能夠真正的落實(shí)到位，沒有一個可供參照的工作標(biāo)準(zhǔn)讓從事檔案管理工作的人去遵守，這就造成了管理人員對工作的松懈和疏忽。實(shí)際上，檔案的管理工作關(guān)乎著一個學(xué)校的發(fā)展，對于整個學(xué)校的管理工作都是非常重要的，如果缺乏一套完善的管理制度和嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制，就會讓管理人員在進(jìn)行工作時流于形式，這在很大程度上就弱化了檔案管理工作應(yīng)有的意義。

（二）管理設(shè)施落后

學(xué)校對于自身檔案管理的水平都是不同的，這主要是因?yàn)楦鱾€學(xué)校的管理工作都是相互獨(dú)立的，這也造成了每個學(xué)校硬件設(shè)備和經(jīng)濟(jì)實(shí)力的水平存在比較大的差異。對于一些經(jīng)濟(jì)條件好的學(xué)校，他們配備的檔案管理設(shè)備都是一些功能齊全、操作方便的管理程序，而一部分學(xué)校由于受資金限制，應(yīng)用的管理軟件大多功能單一，同時標(biāo)準(zhǔn)化的水平非常低，一些數(shù)據(jù)并不完整，例如在檔案管理中沒有對主題的標(biāo)引，這在很大程度上限制了網(wǎng)絡(luò)化管理作用的發(fā)揮。在這一方面，我國的教育部門并沒有一個統(tǒng)一的規(guī)定和發(fā)展計(jì)劃，這也使得許多學(xué)校對于后一種情況不以為然。

（三）數(shù)據(jù)庫不夠規(guī)范

實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在一個完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上的，許多學(xué)校經(jīng)過了長期的發(fā)展已經(jīng)建立了屬于他們自己的數(shù)據(jù)庫，但是這些數(shù)據(jù)庫大多是管理人員建立的，并不具備很強(qiáng)的規(guī)范性，同時從規(guī)模上來看也比較小，類型上也比較單一，僅僅能對校內(nèi)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)，這在很大程度上造成了數(shù)據(jù)庫利用率的低下。

（四）管理人才的缺失

實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)化管理單一依靠計(jì)算機(jī)多媒體網(wǎng)絡(luò)并不能很好地實(shí)現(xiàn)，還需要借助于管理人員的日常維護(hù)和管理，許多技術(shù)和硬件設(shè)備都需要人去管理和維護(hù)。但是對于大多數(shù)的學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來講，由于他們并不是十分重視檔案的管理工作，因此這個崗位反而成為了一些領(lǐng)導(dǎo)親屬工作的安插對象，認(rèn)為這項(xiàng)工作無關(guān)緊要，同時工作量也不大，而這些人本身并不具備很好的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，同時對工作的重視程度也不夠，根本不能實(shí)現(xiàn)檔案的有效網(wǎng)絡(luò)化管理。同時，也有一些學(xué)校的檔案管理工作是由其他部門的教師兼任的，如計(jì)算機(jī)教師，這些教師本身將更多的工作重心放在了他們的本職工作上，對于檔案的管理工作通常不是十分在意，這也會導(dǎo)致整個管理工作不能發(fā)揮出應(yīng)有的效果。

二、學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和實(shí)施

（一）制定完善的網(wǎng)絡(luò)化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理工作本身具有非常強(qiáng)的專業(yè)性和科學(xué)性，需要管理人員能夠遵循某一個具體的操作流程來執(zhí)行，這也是做好檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的重要前提。對此，學(xué)校應(yīng)該針對檔案管理工作制定出一套統(tǒng)一、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容應(yīng)該涉及到檔案信息的貯存、檔案信息的管理、檔案信息的采集、檔案信息的管理軟件以及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等多個方面。只有通過管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，才能夠從根本上保證學(xué)校具有符合其自身發(fā)展特點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)后續(xù)的信息資源共享以及最終的信息社會化，為公眾提供有效的服務(wù)。現(xiàn)如今我國從事檔案管理程序研發(fā)工作的技術(shù)人員已經(jīng)開發(fā)出了許多系統(tǒng)軟件，但這些應(yīng)用程序從整體上來看都是一些大型的綜合類檔案管理應(yīng)用軟件，對于學(xué)校這種針對性較強(qiáng)的檔案管理工作并不是十分適用，需要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況開發(fā)出一種配套的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用軟件，而這項(xiàng)工作就不是學(xué)校依靠自身實(shí)力能夠?qū)崿F(xiàn)的，需要相關(guān)的教育主管部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織和管理，或是成立一個專項(xiàng)的部門來針對學(xué)校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)展開工作。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理主要就是通過數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)的，數(shù)據(jù)庫屬于整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中非常重要的信息資源，因此，要想實(shí)現(xiàn)整個管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，首先就需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，要以國際上和國家制定好的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，集中物力、財力和人力來建設(shè)成通用性好、標(biāo)準(zhǔn)化的全文數(shù)據(jù)庫、條文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。此外，學(xué)校還應(yīng)該充分結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)和發(fā)展情況建立屬于自己的數(shù)據(jù)庫，以此來改變現(xiàn)有的低水平建設(shè)、重復(fù)性建設(shè)和力量分散的局面。對于一些學(xué)校數(shù)據(jù)庫規(guī)模比較小的情況，這些學(xué)校還要抓緊對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的改造，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫容量的擴(kuò)大以及數(shù)據(jù)庫上網(wǎng)率的提升。

（三）加強(qiáng)管理人員的能力培養(yǎng)

針對當(dāng)前普遍學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員自身專業(yè)能力低下的問題，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員自身綜合能力的有效培養(yǎng)，積極引進(jìn)一些具備專業(yè)能力的人員參與到學(xué)校的檔案管理工作中。與此同時，對于學(xué)?，F(xiàn)有的管理人員，可以定期組織專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，更新工作人員自身的知識結(jié)構(gòu)，有效提升他們的業(yè)務(wù)能力，使他們能夠盡快地掌握一些先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用手段，更好地適應(yīng)檔案室的網(wǎng)絡(luò)化工作安排。

結(jié)語：

綜上所述，許多學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)時往往忽視其對于學(xué)校本身發(fā)展的重要程度，對于學(xué)校的成就、先進(jìn)教師以及教學(xué)改革等內(nèi)容都沒有一個有效、詳細(xì)的記錄，這在很大程度上不利于學(xué)校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。對此，學(xué)校應(yīng)該重視對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定出一套完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，同時還要注重管理人員自身綜合能力的有效培養(yǎng)，同時還要建立健全相關(guān)制度和規(guī)法，這樣才能從根本上實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理水平的進(jìn)一步提升。

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