徐 寧 崔中陽 宋 興

（作者單位：貴州廣播電視臺）

智能高效的廣播廣告合同管理系統(tǒng)

徐 寧 崔中陽 宋 興

（作者單位：貴州廣播電視臺）

摘 要：貴州廣播電視臺文化體制改革后，成立貴州大眾廣播傳媒有限公司對廣播單元進(jìn)行統(tǒng)一經(jīng)營、統(tǒng)一管理，隨著廣播事業(yè)的日益發(fā)展，貴州大眾廣播傳媒有限公司的業(yè)務(wù)量逐年提升，而隨著改革的進(jìn)一步深入，過去的信息化系統(tǒng)已略顯疲態(tài)，無法滿足當(dāng)前的工作需求，急需一套適合自身的廣告合同管理系統(tǒng)來提高廣告合同的搜索、分類、匯總統(tǒng)計(jì)等工作效率，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化統(tǒng)一管理，為下一步大數(shù)據(jù)打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：廣告合同管理；信息化管理；智能化管理

貴州廣播電視臺廣播單元原來使用廣告合同管理系統(tǒng)（以下簡稱原系統(tǒng)），該系統(tǒng)與廣播廣告上單系統(tǒng)相結(jié)合，目前只能在局域網(wǎng)使用，且只能管理上單廣告合同，軟文、專題和活動(dòng)等其他經(jīng)營收入合同無法管理，導(dǎo)致貴州大眾廣播傳媒有限公司（以下簡稱傳媒公司）無法及時(shí)了解各頻率廣告合同的簽訂、執(zhí)行及付款情況，也無法對個(gè)頻率進(jìn)行考核。原系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)考慮了全國各電臺廣告管理需求，因此系統(tǒng)功能太過廣泛，而電視臺所需的一些功能特別是智能化功能又無法實(shí)現(xiàn)，隨著廣告業(yè)務(wù)量逐年遞增，以及電視臺的深化改革，原系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足廣告管理模式。為此，貴州臺交通廣播技術(shù)部根據(jù)現(xiàn)有廣告合同管理模式，自主為傳媒公司定制開發(fā)了一套廣告合同管理系統(tǒng)，來改善傳媒公司的廣告合同管理工作現(xiàn)狀。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)軟件界面如圖1所示。

圖1　系統(tǒng)軟件界面

1.1 本系統(tǒng)主要功能模塊

1.1.1 廣告合同數(shù)據(jù)管理模塊

該模塊負(fù)責(zé)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及相關(guān)共用數(shù)據(jù)的管理。通過用戶權(quán)限的配置設(shè)定，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)系統(tǒng)多個(gè)頻率的廣告合同閉環(huán)管理，及集團(tuán)化數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)的預(yù)期目標(biāo)。

1.1.2 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊

根據(jù)目前管理工作需要，該模塊主要針對合同的類別及行業(yè)統(tǒng)計(jì)播量，和針對行業(yè)統(tǒng)計(jì)付款情況。

1.1.3 操作痕跡模塊

為了保證錄入數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄各個(gè)功能的操作記錄，避免人為因素篡改數(shù)據(jù)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤時(shí)，通過查詢修改記錄可以進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯。

1.1.4 用戶權(quán)限模塊

本系統(tǒng)的操作用戶有各頻率內(nèi)勤，集團(tuán)公司內(nèi)勤及財(cái)務(wù)，以及各級領(lǐng)導(dǎo)。該模塊可根據(jù)各操作用戶的工作內(nèi)容來定制菜單及模塊功能。見圖2。

1.2 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

本系統(tǒng)開發(fā)工具為Microsoft Visual Studio 2013、.NET Framework 3.5；開發(fā)語言包含C#、JavaScript；數(shù)據(jù)庫使用Microsoft SQL Server 2012；系統(tǒng)架構(gòu)為B/ S結(jié)構(gòu)。

1.3 系統(tǒng)特點(diǎn)

1.3.1 便利性

由于使用了B/S結(jié)構(gòu)，維護(hù)和升級都只需要對服務(wù)器進(jìn)行操作，特別是對于同過廣域網(wǎng)辦公的系統(tǒng)避免了對客戶端進(jìn)行維護(hù)的麻煩，而且B/S結(jié)構(gòu)客戶只需要擁有瀏覽器就可訪問登陸進(jìn)行相應(yīng)的操作，解決了手機(jī)和平板等終端的使用問題。

1.3.2 安全穩(wěn)定性

本系統(tǒng)采用目前主流成熟的軟件開發(fā)技術(shù)，軟件穩(wěn)定性很高。硬件上采用品牌專業(yè)服務(wù)器，Web服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器分離，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用了Raid 1技術(shù)，保證數(shù)據(jù)的安全性。廣域網(wǎng)網(wǎng)訪問為路由器開放一個(gè)端口進(jìn)行虛擬映射，隱藏服務(wù)器真實(shí)訪問IP和端口，進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)安全性。

1.3.3 擴(kuò)展性

本系統(tǒng)研發(fā)團(tuán)隊(duì)為臺內(nèi)技術(shù)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員，對廣告合同管理現(xiàn)存和可能存在的問題進(jìn)行了分析，并在開發(fā)過程中不斷調(diào)試完善。對以后需要添加的智能化功能隨時(shí)可以開發(fā)調(diào)試。

2 系統(tǒng)應(yīng)用成效

2.1 規(guī)范合同管理

目前錄入系統(tǒng)的合同信息包含合同編號、客戶名稱、廣告類別、所屬行業(yè)、發(fā)布內(nèi)容、合同金額、合同刊例價(jià)、合同上的時(shí)間、合同實(shí)際上單時(shí)間、合同實(shí)際結(jié)束時(shí)間、合同執(zhí)行情況、編排方式、業(yè)務(wù)員、備注以及附件。除了備注和附件，其他都為必填，業(yè)務(wù)員必須提供詳細(xì)合同信息以保證合同的正常錄入，確保沒有信息不全的合同及無合同情況。

2.2 合同和付款備注的使用

任意合同只要有非常規(guī)問題，都備注詳細(xì)，包括付款操作也有備注，后期詢問時(shí)搜索備注，方便解答問題所在。

2.3 附件上傳便利性

附件中最多的是紙質(zhì)文件掃描件，逐頁掃描并上傳費(fèi)時(shí)費(fèi)力，利用移動(dòng)終端登陸系統(tǒng)，手機(jī)或者平板電腦的攝像頭可以實(shí)時(shí)拍照上傳，操作便利。

2.4 數(shù)據(jù)更新及時(shí)

各個(gè)用戶對合同信息的增刪改，實(shí)時(shí)體現(xiàn)在系統(tǒng)中，信息及數(shù)據(jù)不需要各級傳達(dá)而導(dǎo)致滯后。

2.5 合同查詢及合同信息統(tǒng)計(jì)效率提高

圖2　廣播廣告合同管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

由于合同信息錄入全面，通過各項(xiàng)條件的組合查詢，可以快速精確找到所需合同，并獲得合同詳情，或者得到相應(yīng)條件下對應(yīng)的所有合同，并統(tǒng)計(jì)出各項(xiàng)總和。

2.6 主要數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)一鍵生成

廣告行業(yè)播量和廣告類別播量，可以勾選所需月份，直接獲得單月及多月的播量數(shù)據(jù)。付款統(tǒng)計(jì)，可以選擇起止日期，獲得所需時(shí)間內(nèi)的行業(yè)付款數(shù)據(jù)。集團(tuán)內(nèi)勤可以直接統(tǒng)計(jì)出全頻率數(shù)據(jù)。告別了每月、每季度花費(fèi)大量時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析頻率數(shù)據(jù)和集團(tuán)數(shù)據(jù)的煩惱。

2.7 未付款智能提醒

自動(dòng)判斷一個(gè)月未付款的合同，背景顏色顯示為黃色；三個(gè)月未付款的合同，背景顏色顯示為紅色，一目了然，方便通知業(yè)務(wù)員催款。

2.8提供領(lǐng)導(dǎo)決策依據(jù)

由于全頻率和各頻率數(shù)據(jù)能及時(shí)準(zhǔn)確體現(xiàn)，傳媒公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)各項(xiàng)數(shù)據(jù)可制定整體戰(zhàn)略方針和考核

3 系統(tǒng)功能展望及智能化發(fā)展

該系統(tǒng)計(jì)劃在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上開發(fā)出更多功能，最終把傳媒公司的管理制度智能化、信息化、簡單化。3.1 郵件群發(fā)、短信群發(fā)模塊增加自動(dòng)發(fā)送郵件及短信功能。3.2 個(gè)人空間模塊

業(yè)務(wù)員擁有自己的賬戶，管理自己的合同，和自己的客戶信息。

3.3 客戶管理模塊

智能維護(hù)客戶信息，定時(shí)發(fā)送短信祝福，廣告上下單提醒和客戶需要定制的提醒業(yè)務(wù)等。

3.4 業(yè)務(wù)提醒模塊

自動(dòng)判斷規(guī)定時(shí)間內(nèi)未付款的合同，向業(yè)務(wù)員發(fā)送短信及郵件，提醒催款；合同即將到期，提醒業(yè)務(wù)員跟進(jìn)；付款到賬提醒。

3.5 任務(wù)目標(biāo)考核模塊

給頻率和個(gè)人設(shè)置創(chuàng)收目標(biāo)，實(shí)時(shí)顯示完成進(jìn)度。

3.6 財(cái)務(wù)模塊

根據(jù)目標(biāo)考核完成情況，計(jì)算出獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等。

3.7 自動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，生成分析報(bào)告模塊

周期性生成指定數(shù)據(jù)分析報(bào)告，自動(dòng)發(fā)送指指定郵箱。

4 結(jié)語

貴州大眾廣播傳媒有限公司廣告合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目，是根據(jù)廣播實(shí)際管理需求，量身定制的一套管理系統(tǒng)，在實(shí)際應(yīng)用中，降低了行政成本，提高了工作效率。在管理改革中，提高了傳媒公司對各頻率監(jiān)管力度，減少了信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的停留時(shí)間。

參考文獻(xiàn)：

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