◎ 文 安德魯·M.林克 約翰·F.庫朋斯 杰西卡·P.古德費(fèi)勒 翻譯 李立娟

在合規(guī)制度日益重要的情形下，公司內(nèi)部律師被賦予將風(fēng)險(xiǎn)管理整合到業(yè)務(wù)流程中的重任。對(duì)他們來說，了解頂級(jí)合規(guī)流程的關(guān)鍵要素至關(guān)重要

安得烈·M.林克

JELD-WEN公司紐約州夏洛特市助理總法律顧問。林克負(fù)責(zé)監(jiān)督JELD-WEN在整個(gè)北美地區(qū)的產(chǎn)品、環(huán)境和一般責(zé)任訴訟。他也是JELD-WEN運(yùn)營(yíng)部門的總法律顧問，并就質(zhì)量保證、產(chǎn)品安全、合規(guī)方面向高層提供建議。

約翰·F.庫朋斯

Nelson Mullins Riley & Scarborough律所哥倫比亞辦公室合伙人，庫朋斯在產(chǎn)品責(zé)任訴訟、監(jiān)管和預(yù)防咨詢領(lǐng)域有豐富的經(jīng)驗(yàn)。他是DRI和北卡羅來納州審判辯護(hù)律師協(xié)會(huì)的董事會(huì)成員。

杰西卡·P.古德費(fèi)洛

Nelson Mullins Riley & Scarborough律所哥倫比亞的工作人員，古德費(fèi)洛在產(chǎn)品責(zé)任訴訟領(lǐng)域有豐富的經(jīng)驗(yàn)。

隨著監(jiān)管透明度的增加，公司必須積極主動(dòng)地保護(hù)自己的品牌。因此，一個(gè)有效的合規(guī)流程對(duì)各公司而言至關(guān)重要。風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)程序的建立、監(jiān)控和維護(hù)可以識(shí)別產(chǎn)品的危害性和違規(guī)行為并作出監(jiān)管報(bào)告，這些有助于提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力、加強(qiáng)企業(yè)的決策能力以及減少不利的監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。在經(jīng)濟(jì)全球化的環(huán)境下，公司的內(nèi)部律師每天都在為客戶提供合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)建議。在公司的監(jiān)管審查制度日益重要的情形下，公司的內(nèi)部律師被賦予將風(fēng)險(xiǎn)管理整合到業(yè)務(wù)流程中的重任。

公司應(yīng)該審視自己的內(nèi)部產(chǎn)品的安全性和合規(guī)流程，以幫助確保公司能夠及時(shí)地識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并遵守報(bào)告義務(wù)。本文將列出產(chǎn)品安全和合規(guī)流程的關(guān)鍵要素，并前瞻性地對(duì)如何通過一系列的步驟和核查表形成有效的合規(guī)流程提出建議，為公司內(nèi)部律師提供最好的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)以提高公司的合規(guī)水平。

監(jiān)管機(jī)構(gòu)的信號(hào)

近幾年，面臨監(jiān)管程序問題的公司越來越多。許多觀察家認(rèn)為這種日益增長(zhǎng)的趨勢(shì)需要州以及聯(lián)邦機(jī)構(gòu)更嚴(yán)格的監(jiān)管。在實(shí)踐中，各公司是由美國(guó)消費(fèi)者安全協(xié)會(huì)（CPSC）以及類似的聯(lián)邦監(jiān)管機(jī)構(gòu)監(jiān)管，包括美國(guó)高速公路安全管理局（NHTSA）以及美國(guó)食品和藥物管理局。他們采取的措施同樣能夠?qū)井a(chǎn)生巨大的財(cái)務(wù)影響。

在過去的三年里，各聯(lián)邦監(jiān)管機(jī)構(gòu)制定的規(guī)則數(shù)量大量增加。企業(yè)方面預(yù)估政府的這些行為將在2015年繼續(xù)增加。既然我們進(jìn)入了一個(gè)被監(jiān)管者持續(xù)審查的時(shí)期，可以預(yù)期公司的股東和投資者會(huì)更加關(guān)注公司的行為。

通常新規(guī)則的頒布往往會(huì)伴隨著新處罰措施的施行。監(jiān)管機(jī)構(gòu)已越來越多地采用整體方法進(jìn)行監(jiān)督，不僅僅是關(guān)注結(jié)果，比如數(shù)據(jù)安全漏洞或是否嚴(yán)格遵守監(jiān)管要求，而且對(duì)一個(gè)單位的內(nèi)部控制是否符合法律要求也同樣關(guān)注。

近年來，聯(lián)邦監(jiān)管機(jī)構(gòu)在以下兩個(gè)領(lǐng)域的工作愈加頻繁：更多地通過民事手段進(jìn)行處罰，以及強(qiáng)化對(duì)強(qiáng)制性合規(guī)流程的重視。

2014年我們可以看到一些前所未有的高額民事罰款。例如，截至5月30日，消費(fèi)者金融保護(hù)局（CFPB）已經(jīng)執(zhí)行了超過1.39億美元的民事處罰。在2013財(cái)年，由于墨西哥灣沿岸深水地平線石油泄漏事件產(chǎn)生的破紀(jì)錄的罰款，美國(guó)環(huán)境保護(hù)署通過聯(lián)邦行政和民事司法程序共有11億美元罰款入賬。

美國(guó)高速公路安全管理局

美國(guó)運(yùn)輸部的美國(guó)國(guó)家高速公路安全管理局（NHTSA）在5月宣布，由于通用汽車對(duì)旗下雪佛蘭科寶安全缺陷未能向聯(lián)邦政府及時(shí)報(bào)告，它被處以3500萬美元的民事罰款，并接受史無前例的監(jiān)管要求。這個(gè)罰款是NHTSA就違規(guī)汽車召回行為做出的單筆最高的民事罰款。

通用汽車與NHTSA達(dá)成和解協(xié)議的部分內(nèi)容是，他們同意在全美范圍內(nèi)就與安全相關(guān)的流程做出重大且明顯的改變，并且提升應(yīng)對(duì)相關(guān)潛在安全缺陷的能力。通用汽車另外就在NHTSA的調(diào)查中未能按時(shí)提供其要求的相關(guān)文件而受到額外的民事處罰。

與處罰相關(guān)的新聞通稿中，美國(guó)交通部部長(zhǎng)安東尼·?？怂拐f：“安全是我們的首要任務(wù)，今天的聲明需要引起所有生產(chǎn)廠商的注意，因?yàn)槿绻麄儾荒苎杆賵?bào)告和處理與安全相關(guān)的缺陷，他們將會(huì)付出代價(jià)?！?另外一個(gè)更為震撼的消息是，?？怂勾蟪即叽賴?guó)會(huì)支持《發(fā)展美國(guó)法案》，這將會(huì)使NHTSA有權(quán)提升罰款的上限，如在本案中將罰款從3500萬美元增加到3億美元。

消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)

美國(guó)消費(fèi)者安全協(xié)會(huì)（CPSC）的處罰在數(shù)量和頻率上將會(huì)繼續(xù)加大。例如，今年以來，一個(gè)消費(fèi)產(chǎn)品制造商同意支付310萬美元民事罰款，美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)工作人員依據(jù)聯(lián)邦法律指控該公司明知為步入衣柜設(shè)計(jì)的二三步折疊梯子的缺陷卻并沒有立即向美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)報(bào)告。美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)的工作人員稱：“該款梯子可能會(huì)意外斷裂，導(dǎo)致消費(fèi)者跌落。”

此制造商于2010年7月29日向美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)提交報(bào)告。當(dāng)時(shí)，1200多名消費(fèi)者已經(jīng)將該公司生產(chǎn)的梯子退回，同時(shí)其收到至少24人的傷害投訴。在2011年1月20日，該生產(chǎn)商和美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)宣布將38000個(gè)梯子召回。

強(qiáng)制性內(nèi)部合規(guī)流程

除了增加罰款，一些監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求各公司實(shí)施和執(zhí)行由特定機(jī)構(gòu)推行的符合法律法規(guī)規(guī)定的合規(guī)流程。

上述的民事處罰的例子可以看出，管理機(jī)構(gòu)與汽車制造商以及消費(fèi)產(chǎn)品制造商的和解協(xié)議中分別納入了內(nèi)部合規(guī)計(jì)劃的要求。作為美國(guó)高速公路安全管理局的同意令的一部分，該汽車制造商被要求建立一個(gè)流程，可以讓員工舉報(bào)有關(guān)已經(jīng)存在或潛在的安全缺陷或不遵守聯(lián)邦機(jī)動(dòng)車安全標(biāo)準(zhǔn)的行為，并向美國(guó)高速公路安全管理局提供書面文件說明其所采取的流程和策略。

同意令，也包括提高員工培訓(xùn)和與安全有關(guān)缺陷報(bào)告的規(guī)定：

●【制造商】已經(jīng)開始基于合乎規(guī)則的文件改善員工培訓(xùn)，并鼓勵(lì)對(duì)包括缺陷和缺陷的安全后果問題進(jìn)行討論。

●【制造商】應(yīng)完善和落實(shí)能夠迅速地識(shí)別、報(bào)告與安全相關(guān)缺陷的流程。這些流程的改進(jìn)基于但并不限于以下目的：

a.提高分析數(shù)據(jù)的能力，以確定潛在的安全相關(guān)缺陷；

b.鼓勵(lì)和增進(jìn)不同領(lǐng)域和學(xué)科的信息共享；

c.提高召回決策做出的速度（包括明確減少召回決策做出之前所需要的步驟）；

基于已經(jīng)存在的和潛在的安全缺陷與國(guó)家公路安全管理局增加溝通。

汽車制造商還同意向美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)的工作人員提供針對(duì)改進(jìn)流程和控制系統(tǒng)的書面文件，并提供一切信息、材料以及協(xié)會(huì)工作人員認(rèn)為所必需的材料，以評(píng)估該公司是否遵守協(xié)議的條款。

減輕處罰和品牌損失

在當(dāng)今的全球市場(chǎng)環(huán)境下，公司開始審查其合規(guī)程序以應(yīng)對(duì)來自監(jiān)管部門的越來越多的關(guān)注，以確保他們對(duì)可能的監(jiān)管審查做好準(zhǔn)備。公司可以通過發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)則相一致的合規(guī)制度，降低在報(bào)告義務(wù)和遭受處罰方面的風(fēng)險(xiǎn)。

合規(guī)程序應(yīng)建立、監(jiān)控和維護(hù)協(xié)議以便識(shí)別違規(guī)和向相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行報(bào)告。

此外，企業(yè)可以從近期的和解協(xié)議中了解什么內(nèi)容是監(jiān)管機(jī)構(gòu)希望公司的合規(guī)流程應(yīng)該囊括的，一個(gè)符合法律法規(guī)的合規(guī)流程應(yīng)包括：

●書面標(biāo)準(zhǔn)和政策，其中包括對(duì)記錄保存；

●無論是合規(guī)官或其他授權(quán)高級(jí)經(jīng)理機(jī)要人員對(duì)合規(guī)相關(guān)的問題或疑慮進(jìn)行報(bào)告的機(jī)制；

●對(duì)公司全體員工進(jìn)行與合規(guī)相關(guān)政策和程序的培訓(xùn)，使全體員工之間進(jìn)行有效的交流；

●合規(guī)人員的管理監(jiān)督；

●與合規(guī)相關(guān)的記錄應(yīng)至少保留五年，以便當(dāng)相關(guān)機(jī)構(gòu)需要時(shí)能夠及時(shí)提供。

公司遭遇監(jiān)管執(zhí)法行動(dòng)時(shí)，可以采取適當(dāng)措施來減少潛在的不利影響。以下四項(xiàng)措施可以考慮：

●合作：與監(jiān)管機(jī)構(gòu)開放的合作是在確定適當(dāng)?shù)奶幜P措施時(shí)可以考慮的一個(gè)因素。從這個(gè)角度出發(fā)，與監(jiān)管機(jī)構(gòu)的交流同樣重要。請(qǐng)求與機(jī)構(gòu)的工作人員面對(duì)面地對(duì)爭(zhēng)議和質(zhì)詢進(jìn)行回應(yīng)；建立溝通渠道和增加信任。

●證明一個(gè)強(qiáng)大合規(guī)制度的存在：如果公司能向監(jiān)管機(jī)構(gòu)展示，它是一個(gè)良好運(yùn)行的體系，即使某些特例導(dǎo)致失誤，但是如果能使得監(jiān)管機(jī)構(gòu)相信這類的錯(cuò)誤并不會(huì)被重復(fù)，那么一個(gè)誠(chéng)信的向合規(guī)努力的形象就樹立了。如果處罰的真正目的是阻止違規(guī)行為，那么懲罰一個(gè)保持嚴(yán)格的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)并積極主動(dòng)地在運(yùn)營(yíng)中努力保持合規(guī)的公司的用處不大。

●在報(bào)告中展現(xiàn)良好的業(yè)績(jī)記錄：向監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供良好的記錄報(bào)告，以及在本次違規(guī)行為之前沒有其他處罰記錄也很有幫助。

●證明保護(hù)消費(fèi)者的承諾：良好程序以及良好記錄的目的是向公眾展示他們將減少給公眾帶來的損失并通過承諾保護(hù)消費(fèi)者。

強(qiáng)大合規(guī)程序的構(gòu)成

高層管理者的承諾

一個(gè)強(qiáng)大且有效的合規(guī)計(jì)劃需要來自高層領(lǐng)導(dǎo)和高級(jí)管理人員的承諾。像消費(fèi)金融的某些行業(yè)，高層領(lǐng)導(dǎo)的承諾包括董事會(huì)就全公司的政策的批準(zhǔn)。無論是基于法定要求或是選擇一個(gè)供應(yīng)商的業(yè)務(wù)決策，幾個(gè)聯(lián)邦監(jiān)管機(jī)構(gòu)已授權(quán)董事會(huì)在評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理中進(jìn)行參與。

為此，董事會(huì)和管理層的監(jiān)督往往是一個(gè)公司合規(guī)管理體系的必要元素。近期，在一些美國(guó)消費(fèi)者金融保護(hù)局的同意令中，可以發(fā)現(xiàn)公司董事會(huì)和高級(jí)管理層在實(shí)踐中對(duì)控制合規(guī)流程監(jiān)督不力。這些同意令有一個(gè)共同特征就是應(yīng)董事會(huì)或董事會(huì)的一個(gè)委員會(huì)的要求定期提交報(bào)告。

指定高級(jí)人員作為合規(guī)協(xié)調(diào)員

公司應(yīng)確定團(tuán)隊(duì)中合規(guī)個(gè)人責(zé)任制。該合規(guī)小組成員應(yīng)包括負(fù)責(zé)監(jiān)督合規(guī)流程的人員，還包括對(duì)公司產(chǎn)品以及公司產(chǎn)品安全、法律、公共關(guān)系和市場(chǎng)等部門相關(guān)人員進(jìn)行跟蹤的人員。合規(guī)協(xié)調(diào)員應(yīng)帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)確保合規(guī)政策和程序得到遵守。

指派公司的一位高級(jí)人員深入了解與公司相關(guān)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告及其他合規(guī)性要求。通常情況下，一家公司可以通過與各種客戶交流了解到產(chǎn)品安全爭(zhēng)議或違規(guī)情況，這些可能不會(huì)被傳遞到一個(gè)中央存儲(chǔ)庫。無論公司規(guī)模的大小，當(dāng)收到信息的人對(duì)信息不重視或者沒有意識(shí)到相關(guān)的事故，信息——即使是壞的信息——將被孤立起來。如果沒有明確的培訓(xùn)和穩(wěn)健的措施，員工可能會(huì)收到客戶的投訴——或許在電話或無關(guān)的談話中傳遞——或許因?yàn)槲⒉蛔愕馈⒉皇撬麄兊呢?zé)任或者沒有嚴(yán)重到需要報(bào)告的程度而被忽視。

應(yīng)該使你的團(tuán)隊(duì)明白，每一個(gè)產(chǎn)品的投訴或違規(guī)都存在潛在的重要性。每一個(gè)投訴，索賠或事故報(bào)告應(yīng)層層上傳保存到一個(gè)中央資料庫，記錄并徹底跟進(jìn)。確保每一位員工訓(xùn)練有素，使其在與消費(fèi)者通話時(shí)能夠充分討論發(fā)生了什么，以確保事件報(bào)告的準(zhǔn)確性，以及沒有細(xì)節(jié)被忽視。

積極響應(yīng)消費(fèi)者且對(duì)其保持透明

隨著互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體的發(fā)展，全球范圍內(nèi)消費(fèi)者的聲音可以被及時(shí)地反饋。如下建議可以考慮：

●在爭(zhēng)議發(fā)生之前與重要客戶建立可信任關(guān)系。

●快速回復(fù)問題或客戶的投訴。

●在產(chǎn)品召回、檢索和其他與產(chǎn)品安全有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)與零售商進(jìn)行最好的合作。

與政府機(jī)構(gòu)建立公開透明的關(guān)系

越來越多公眾監(jiān)督迫使監(jiān)管者變得更加積極、主動(dòng)以及深諳媒體之道。公司要在這些方面有更好的認(rèn)知，首先要認(rèn)識(shí)到制定一個(gè)勝訴策略（保護(hù)商業(yè)目標(biāo)，避免不必要的監(jiān)管措施，并停止失控的訴訟）并不比在危機(jī)最初時(shí)刻有更多的機(jī)會(huì)。政府官員更希望公司披露信息。最明智的公司利用這個(gè)機(jī)會(huì)優(yōu)先得到他們的信息，回答批評(píng)者的質(zhì)疑以及證明自己最可信。積極主動(dòng)、精心設(shè)計(jì)的披露不僅可以安撫監(jiān)管者——如果不能將他們變?yōu)橥说那闆r下——而且如果需要，數(shù)年后，公司的監(jiān)管故事也能在審判定案時(shí)有所幫助。

保持記錄的充足和準(zhǔn)確

對(duì)公司所銷售的產(chǎn)品應(yīng)保持完整和準(zhǔn)確的記錄并保證記錄符合聯(lián)邦和內(nèi)部政策以及程序的規(guī)定。在向消費(fèi)者銷售產(chǎn)品的例子中，記錄應(yīng)包括銷售、采購(gòu)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、歷史的投訴、索賠、退貨和其他相關(guān)信息。信息應(yīng)該存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，并且能夠容易被授權(quán)主體查詢，評(píng)估合規(guī)性以及向相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告違規(guī)情況。

評(píng)估合規(guī)流程的功效

有些公司經(jīng)常以讀到其他公司不幸的消息為樂，但是這樣的情況也可能會(huì)發(fā)生在他們自己身上。舉個(gè)例子，威廉姆斯·索諾瑪公司在管理產(chǎn)品召回方面擁有悠久歷史——以至于美國(guó)消費(fèi)品安全協(xié)會(huì)在十年前就公認(rèn)其出色的系統(tǒng)。然而，即使有合規(guī)人員、一個(gè)成熟的數(shù)據(jù)庫跟蹤系統(tǒng)和有效且歷史悠久的召回管理，嚴(yán)重的產(chǎn)品缺陷還是使得該公司在2013年花費(fèi)昂貴的費(fèi)用進(jìn)行修復(fù)。花時(shí)間去評(píng)估公司的評(píng)估產(chǎn)品系統(tǒng)，以更好地記錄和監(jiān)督投訴、退貨和索賠，確保任何相關(guān)的產(chǎn)品問題或違規(guī)行為能被報(bào)告或糾正。