黃秀蓮

【摘 要】目前中小企業(yè)存在基礎(chǔ)管理薄弱，物流、資金流、信息流不能集成共享等問題。ERP管理系統(tǒng)可打造一個集采購、生產(chǎn)、銷售、庫存、財務(wù)核算等信息于一體的共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營信息與財務(wù)處理自動轉(zhuǎn)化，優(yōu)化中小企業(yè)資源，不斷提高管理水平，提高經(jīng)濟效益，增強競爭力。

【關(guān)鍵詞】ERP管理系統(tǒng) ?信息共享 ?一體 ?財務(wù)

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2014）12C-0191-02

一、中小企業(yè)管理狀況分析

當(dāng)前，我國中小企業(yè)大多數(shù)屬于私營性質(zhì)，絕大部分還采用家族式經(jīng)營方式，而且有相當(dāng)多的業(yè)主在經(jīng)營中只注重經(jīng)濟利益，缺乏管理知識，管理意識不強，對企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控不到位，管理比較混亂?？傮w而言，中小企業(yè)管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是基礎(chǔ)管理薄弱，即各崗位工作職責(zé)與制度不規(guī)范;二是財務(wù)管理不嚴肅，越權(quán)辦事現(xiàn)象嚴重;三是物流與財務(wù)脫節(jié)，業(yè)務(wù)處理效率低，在營運過程容易出現(xiàn)發(fā)了貨物但貨款不及時收回、顧客下了訂單而又不來付款取貨的問題，導(dǎo)致存貨積壓甚至過期等;四是信息傳遞不及時，企業(yè)不同部門在運營中使用的相關(guān)基礎(chǔ)信息不一致，出現(xiàn)對賬、業(yè)務(wù)追溯、業(yè)務(wù)考核難等問題，極大影響到企業(yè)的正常運營。

要解決上述中小企業(yè)發(fā)展過程中面臨的問題，可充分利用ERP管理系統(tǒng)功能，打造一個集采購、銷售、庫存、財務(wù)核算等業(yè)務(wù)處理于一體的信息共享平臺，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，加強管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息自動轉(zhuǎn)化，不斷提高管理水平，提高經(jīng)濟效益，增強競爭力。

二、ERP管理系統(tǒng)在中小企業(yè)中應(yīng)用的優(yōu)勢

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）管理系統(tǒng)是提高企業(yè)管理效率的重要手段，它能有效保證企業(yè)的業(yè)務(wù)信息在各部門之間的及時傳遞和實時共享，對于企業(yè)清晰、準確高效的運作至關(guān)重要。

（一）使供應(yīng)鏈處理流程優(yōu)化

ERP管理系統(tǒng)將企業(yè)的所有資源進行了整合集成和優(yōu)化，即將企業(yè)營運過程主要涉及的三大模塊（物流、資金流、信息流）進行全面一體化管理。中小企業(yè)使用ERP管理系統(tǒng)后，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理優(yōu)化主要體現(xiàn)如下：第一，采購管理能進行未收貨提醒;第二，銷售管理除了可以進行訂單、發(fā)貨、結(jié)算等主要業(yè)務(wù)的管理和控制外，還可以對銷售的毛利進行預(yù)測和計算;第三，倉庫管理可時時查看庫存量，降低庫存成本;第四，企業(yè)各部門利用信息共享平臺能及時掌握企業(yè)生產(chǎn)、銷售和庫存情況，有效管理和控制銷售價格，有效管理訂單、發(fā)貨、出庫等，降低經(jīng)營風(fēng)險;第五，利用訂單追蹤功能讓管理層快速了解每張訂單執(zhí)行情況，業(yè)務(wù)信息（單據(jù)）一錄入，表明業(yè)務(wù)成交，其他部門即可共享交易信息，減少不必要的重復(fù)勞動?？偟膩碚f，中小企業(yè)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)后，信息質(zhì)量和工作效率得到了提高，切實優(yōu)化了企業(yè)整個供應(yīng)鏈處理流程，實現(xiàn)供應(yīng)鏈與會計業(yè)務(wù)處理的優(yōu)化和各流程無縫連接。

（二）使會計業(yè)務(wù)處理流程優(yōu)化

ERP管理系統(tǒng)中的財務(wù)模塊和一般的財務(wù)軟件不同，作為ERP系統(tǒng)中的一部分，它和系統(tǒng)的其他模塊有相應(yīng)的接口，能夠相互集成。比如，它可將采購活動、銷售活動在輸入訂單和發(fā)票時進行三方匹配，自動生成準確無誤的會計憑證，自動計入財務(wù)模塊生成總賬、會計報表，取消了輸入憑證煩瑣的過程，幾乎能完全替代以往傳統(tǒng)的手工操作，實現(xiàn)在處理運營業(yè)務(wù)的同時進行了相關(guān)會計業(yè)務(wù)處理，優(yōu)化和簡化了會計處理流程。

三、ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺的創(chuàng)建

（一）基礎(chǔ)信息設(shè)置

ERP管理系統(tǒng)在應(yīng)用時需要預(yù)先設(shè)置共用的基礎(chǔ)信息，方便以后在使用時整個企業(yè)的信息保持一致。ERP管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)置主要是與企業(yè)具體情況和所用的ERP管理軟件有關(guān)，不管是哪個軟件，基礎(chǔ)信息設(shè)置步驟大體如下，一是錄入企業(yè)基本信息（含企業(yè)編號、名稱、地址和電話、法人姓名、納稅號、銀行賬號等）;二是錄入部門信息（含部門名稱、人員姓名、職務(wù)、分工、用戶權(quán)限等）;三是生產(chǎn)基本信息錄入（含工廠編號、名稱）;四是錄入倉庫信息（含倉庫、名稱、性質(zhì)等）;五是錄入客戶信息（含客戶類別、客戶名稱等）;六是設(shè)置系統(tǒng)管理;七是設(shè)置并錄入其他輔助信息;八是錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）會計科目的設(shè)置

ERP管理系統(tǒng)信息與會計處理一般通過ERP的供應(yīng)鏈采購、銷售、倉庫、應(yīng)收、應(yīng)付模塊進行，因此，就需要在ERP管理系統(tǒng)財務(wù)模塊設(shè)置相關(guān)會計科目，設(shè)置會計自動處理流程，以實現(xiàn)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)發(fā)生業(yè)務(wù)時能自動生成相關(guān)會計記錄，并及時傳遞到存貨管理以及應(yīng)收、應(yīng)付核算模塊。

1.庫存模塊會計科目的設(shè)置。在存貨核算模塊的后臺，需要對倉庫業(yè)務(wù)和存貨進行相關(guān)設(shè)置，在出入庫單據(jù)發(fā)生時，系統(tǒng)自動核對倉庫增加或減少并進行相關(guān)存貨的會計記錄處理。一般設(shè)置的會計科目有：原材料、委托加工物資。其中，原材料可根據(jù)情況設(shè)原料及主要材料、輔助材料、外購半成品、備品備件、廣告用品、動物保健、燃料（燃煤、燃油）等明細科目。

2. 銷售模塊會計科目設(shè)置。銷售模塊主要設(shè)置主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入，營業(yè)外收入，明細科目的設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和會計核算需要自行設(shè)置。

3.應(yīng)收應(yīng)付模塊會計科目的設(shè)置。應(yīng)收應(yīng)付模塊會計科目主要有：應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款等明細科目的設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和會計核算需要自行設(shè)置。

4.損益模塊會計科目設(shè)置。損益模塊會計科目主要有：管理費用、銷售費用、財務(wù)費用、主營業(yè)務(wù)成本、其他業(yè)務(wù)成本。營業(yè)外支出、明細科目的設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和會計核算需要自行設(shè)置。

會計科目設(shè)置完成后，在發(fā)生采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)時系統(tǒng)會自動生成入庫單或出庫單，自動編制會計分錄，交易信息自動傳遞到其他模塊，自動進行記賬和對賬。采購管理模塊或銷售管理模塊能自動生成采購應(yīng)付款、銷售應(yīng)收款和往來賬務(wù)核銷提醒，對應(yīng)收和應(yīng)付賬款進行控制和賬齡分析，保證了應(yīng)收賬款的安全，降低壞賬的發(fā)生率，同時也提供了應(yīng)付賬款的控制與分析，通過付款預(yù)測企業(yè)可安排合理的資金支付，保證資金使用效率。endprint

（三）供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理流程設(shè)置

設(shè)置建立了基礎(chǔ)信息和會計科目以后，還需對ERP管理系統(tǒng)供應(yīng)鏈模塊進行信息共享設(shè)置。在中小企業(yè)經(jīng)營過程中，ERP管理系統(tǒng)信息共享一體主要為采購管理、銷售管理和庫存管理三個模塊信息共享。其中采購模塊主要包含采購訂貨管理、采購收貨管理、采購?fù)素浌芾?、暫估入庫管理等功能?銷售管理模塊主要包含銷售訂單管理、銷售發(fā)貨管理、銷售退貨管理、委托代銷貨品等功能項;庫存管理模塊主要包含貨品進出倉管理、領(lǐng)料管理、倉庫盤點管理、貨品調(diào)撥管理等功能項。因此，在進行ERP管理系統(tǒng)信息共享設(shè)置時主要對供應(yīng)鏈這幾個模塊設(shè)置即可，例如對采購管理模塊處理流程設(shè)置：采購訂貨管理—采購收貨管理—采購?fù)素浌芾怼獣汗廊霂旃芾淼?銷售管理模塊處理流程設(shè)置：銷售訂單管理—銷售發(fā)貨管理—銷售退貨管理;庫存管理模塊處理流程設(shè)置：貨品進出倉管理—領(lǐng)料管理—盤點管理—調(diào)撥管理;其他模塊處理流程設(shè)置：入庫單—倉庫—其他出庫單。其中庫存管理模塊的入庫單和出庫單一般是根據(jù)采購訂貨和銷售發(fā)貨生成，基礎(chǔ)設(shè)置已完成了部門信息、客戶信息、生產(chǎn)信息、倉庫信息等基礎(chǔ)信息錄入，業(yè)務(wù)發(fā)生時就可以ERP系統(tǒng)供應(yīng)鏈平臺完成了相關(guān)的業(yè)務(wù)處理。

四、ERP管理系統(tǒng)信息共享一體在財務(wù)中的具體應(yīng)用

建立了ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺后，企業(yè)整個信息系統(tǒng)就包含財務(wù)處理和供應(yīng)鏈兩大部分，覆蓋了企業(yè)最核心的業(yè)務(wù)，通過供應(yīng)鏈各模塊和財務(wù)模塊處理實現(xiàn)倉庫、銷售、采購、財務(wù)等職能部門信息集成，信息共享。

ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺在財務(wù)中的具體應(yīng)用過程如下：

第一步，錄入業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息（以采購開單為例），采購部門部發(fā)生采購業(yè)務(wù)，工作人員根據(jù)采購訂單，在業(yè)務(wù)發(fā)生時及時在ERP系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲到指定的數(shù)據(jù)庫中，即在ERP管理系統(tǒng)中的采購管理模塊下選擇引用采購訂單—生成采購開單—審核采購開單—增加庫存—轉(zhuǎn)到庫存管理系統(tǒng)中選擇生成采購單據(jù)—填寫單據(jù)編號—填寫或選擇供應(yīng)商—選擇結(jié)算方式—轉(zhuǎn)到倉庫—下拉選擇原料庫或成品倉庫—錄入單價—錄入增加數(shù)量并保存。

第二步，財務(wù)部門根據(jù)采購部門所錄入的采購信息，通過ERP系統(tǒng)的自動檢測，所有與財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息將會自動傳輸?shù)截攧?wù)處理模塊中的應(yīng)收應(yīng)付處理模塊，由系統(tǒng)授權(quán)指定的財務(wù)人員進入不同的子系統(tǒng)進行財務(wù)業(yè)務(wù)處理，財務(wù)人員首先是對該業(yè)務(wù)進行合法性審核，再對付款單和往來賬進行審核并處理，審核無誤后即可進行憑證處理，再由審核人員對憑證進行審核并簽章，點擊記賬功能系統(tǒng)自動登記總賬和各明細賬，并將信息保存。

第三步，財務(wù)部門利用ERP系統(tǒng)將財務(wù)處理后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動進行編碼并存儲到數(shù)據(jù)庫中，這時，業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息已實現(xiàn)了集成和共享。

第四步，管理層或其他部門需要某項信息時，即可通過會計信息系統(tǒng)輸入信息的代碼，系統(tǒng)便會自動從數(shù)據(jù)庫中提取信息，并根據(jù)需要對信息數(shù)據(jù)進行處理，方便了管理層或各部門對每天的采購、生產(chǎn)、銷售進行在線查詢和分析，實現(xiàn)時時掌控生產(chǎn)經(jīng)營情況。

第五步，總賬管理人員或財務(wù)經(jīng)理根據(jù)需要，對財務(wù)信息進行審核處理，ERP系統(tǒng)即可生成各類匯總統(tǒng)計報表和財務(wù)報表。

第六步，財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，利用系統(tǒng)中財務(wù)分析功能對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果進行財務(wù)分析和預(yù)測，為管理層提供真實的財務(wù)分析報告。

中小企業(yè)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺進行財務(wù)處理，所有的會計核算信息和財務(wù)報表均直接來自實際的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這樣既可根據(jù)財務(wù)信息數(shù)據(jù)追溯查詢業(yè)務(wù)單據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流“三流合一”，形成企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化管理，還可時時了解企業(yè)的采購、生產(chǎn)、庫存、銷售和資金流動情況，為企業(yè)經(jīng)營決策提供真實有效的信息。建立基于ERP管理系統(tǒng)信息共享，既優(yōu)化中小企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程和財務(wù)工作，還能不斷強化中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控和管理，提高工作效能，為企業(yè)提高經(jīng)營效率、打造品牌，增強市場競爭力提供有力保障。

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（責(zé)編 黎 原）endprint