趙莉娟

臨滄市人民醫(yī)院，云南臨滄 677000

醫(yī)院的檔案管理及升級對于醫(yī)院的運行和發(fā)展至關(guān)重要，它指的是院方所有活動過程中積累起來的具體材料，其中包括人事檔案、醫(yī)療技術(shù)、行政管理、財務收支、設(shè)備引進等各項復雜工作的記錄。其運行和發(fā)展的狀況直接影響著醫(yī)院的規(guī)范化管理，對形成重要文獻和研究資料具有重大價值。隨著我國醫(yī)院檔案管理要求的不斷提升，管理模式與升級速度也越來越受到上級的重視[1]。但就目前形勢而言，許多醫(yī)院甚至三甲級醫(yī)院都存在許多檔案管理升級不當?shù)默F(xiàn)象，使之無法適應新時代的發(fā)展需求。因此，提高醫(yī)院整體的檔案管理水平，適時進行改進升級，有利于院方管理工作的順利展開，也有利于各部門工作的優(yōu)化與完善。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

雖然醫(yī)院對于檔案管理和升級工作都給予高度重視，但管理的綜合水平卻參差不齊，有些地區(qū)更顯得比較落后。這主要是由于檔案管理工作的一些問題尚未妥善處理，將這些問題集中起來，不難發(fā)現(xiàn)，大致包括以下3個方面。

1.1 醫(yī)院檔案管理體系不健全

目前，我國檔案管理體系是與其他信息分開管理的模式，醫(yī)院檔案通常歸綜合檔案室管理，并對其進行必要的監(jiān)督和檢驗。而信息科只負責院方書籍、設(shè)備和計算機的管理，二者并沒有進行統(tǒng)一管理，而是獨立行使各自職權(quán)，這種不協(xié)調(diào)的工作模式為醫(yī)院檔案的收集、整理和保管帶來了較大難度，在一定程度上造成了人物力資源的浪費和消耗，嚴重制約著醫(yī)院檔案管理的水平和升級的進程[2]。此外，許多醫(yī)院檔案管理過程中，現(xiàn)代化管理手段的運用較少。檔案收集基本上都是通過手工檢索的方式，不僅效率低浪費時間，而且信息量小，對檔案的收集和開發(fā)都造成了一定程度的阻礙。因此，積極探索醫(yī)院檔案管理的體系顯得尤為重要，以徹底杜絕無人監(jiān)管、沒有考核、不受制約的情況發(fā)生。

1.2 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不合格

近年來，醫(yī)院檔案管理的重視程度和事業(yè)規(guī)模不斷提升，不僅管理內(nèi)容日漸豐富，數(shù)量和載體也變得多樣化、復雜化，因此對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求。在醫(yī)院的人才建設(shè)和培養(yǎng)過程中，往往對醫(yī)務水平和技術(shù)的重視程度較高，而對檔案管理人員并沒有提出嚴格的計劃和要求，檔案管理是一項較為枯燥的工作，許多工作人員認為在此崗位上并沒有多大的發(fā)展前景和晉升機會，所以負責管理檔案的通常都是一些實習生或者是臨時工，在編的職員并不愿意留在這個崗位。從這些人員的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗方面差別很大，由此可見，要提高檔案管理效率，要從檔案管理工作隊伍抓起，并進行有針對性的培訓[3]。就目前形勢而言，大多數(shù)檔案管理人員的業(yè)務僅停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗的階段，無論在管理水平還是思想觀念上都已被時代淘汰，缺少創(chuàng)新意識和進步動力。

1.3 檔案沒有充分發(fā)揮其應用價值的空間

醫(yī)院檔案能夠真實地反映和記錄各項信息，尤其在醫(yī)院建設(shè)和學術(shù)進步方面發(fā)揮重大作用，需要編研工作人員向使用者提供多層次、全方面的信息。但事實上，檔案管理工作往往形同虛設(shè)，很少會有人通過查閱檔案來獲取可靠信息資源，因此，檔案未被進一步的開發(fā)和利用，許多有價值的寶貴資源被浪費了。

2 提高醫(yī)院檔案管理工作水平的具體策略

2.1 健全醫(yī)院檔案管理制度，實行規(guī)范化管理模式

第一，院方領(lǐng)導應起到表率作用，提高對檔案管理與升級的重視程度，將其列入領(lǐng)導的工作議事日程中來，建議安排一位領(lǐng)導監(jiān)理檔案管理方面的業(yè)務，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。第二，不斷提高綜合檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，為其配備必要設(shè)備，如計算機、防磁柜、干燥機、密集架等，確保檔案管理的有序進行。第三，健全檔案管理模式，確保檔案升級的規(guī)范化。要建立高質(zhì)量管理模式，使升級質(zhì)量顯著提高，從而提高檔案升級含金量。從檔案收集到分類，從整理到排序，每一個細節(jié)都有嚴格把關(guān)，全面維護檔案的完整與安全，以便其為醫(yī)院的各部門進行全面服務。有些醫(yī)院建立了云檔案管理體系，其中包括人事休假管理、醫(yī)療流程系統(tǒng)、資產(chǎn)管理、考勤報表、處方單等內(nèi)容，并用條形碼代替了原來的檔案號，既方便又快捷，對檔案的整理、運用、鑒定和保管起到積極作用。同時，要對歸檔嚴格控制，若是不符合歸檔要求，堅決不予歸檔并及時整改，著重做好收集、檢索和編研工作，以便所需之時提供完整的材料信息。還要在此基礎(chǔ)上，檢查歸檔文件有無破損缺頁等情況，采用相關(guān)管理軟件進行系統(tǒng)的錄入、打印和案卷工作等[4]。此外，檔案管理要以系統(tǒng)化發(fā)展為平臺，創(chuàng)新檔案管理工作模式。檔案的真實性直接影響了醫(yī)院的聲譽和形象，檔案的內(nèi)容關(guān)系到其利用的價值和效果，因此，醫(yī)院需要投入財力和物力重新審視檔案管理模式，以系統(tǒng)化為目標，設(shè)立專門的機構(gòu)，為其配備由專職及兼職人員組成的檔案隊伍，從根本上克服檔案分散管理的弊端，使各項信息在檔案中得到有效覆蓋。

2.2 加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)對工作效率和醫(yī)務事業(yè)的發(fā)展都起著決定性作用。隨著我國對信息關(guān)注度的顯著提升，檔案作為信息的載體，其重要地位更加突出。因此，管理人員要積極轉(zhuǎn)變工作思想和角色的定位，使醫(yī)院檔案充分發(fā)揮其應有的價值。首先，檔案管理者要具備良好的職業(yè)道德，其工作性質(zhì)屬于服務性，要求工作人員無私奉獻，可能因各種因素的制約并不能受到很多人的重視和關(guān)注，因此，工作人員要有較強的服務意識，淡泊名利，恪守職責。檔案管理又起到連接資料和使用者的紐帶作用，這就需要工作人員具有高度的責任感和使命感，全身心的投入到醫(yī)院檔案管理工作中來。院方要積極展開對檔案管理人員的思想政治培訓，使其愛崗敬業(yè)，遵紀守法，也可以定期展開檔案管理學術(shù)交流活動，讓廣大員工意識到檔案管理的重要性并進一步了解其發(fā)展趨勢。其次，檔案管理人員要具備創(chuàng)新精神。只有從傳統(tǒng)的管理模式中解放出來，才能突破對原有規(guī)則和思維的局限，使醫(yī)院自身在發(fā)展中獲得更多的競爭力。新的形勢要求檔案管理者全面掌握檔案管理的綜合技能，不僅要將自己培養(yǎng)成一專多能的復合型人才，還要時常更新自己的知識庫，達到知識與環(huán)境的動態(tài)適應。作為醫(yī)務建設(shè)的輔助部門，檔案管理人員也要時刻樹立信息創(chuàng)造價值的思想觀念，憑借自身的經(jīng)驗和專業(yè)儲備指導實踐工作，從而應對新問題，抓住新機遇。在專業(yè)技能的培養(yǎng)中，要針對檔案的收集、整理、數(shù)據(jù)編輯等進行嚴格把關(guān)，并深入拓展相關(guān)的知識領(lǐng)域，如自然科學和社會科學，使其在檔案檢索和統(tǒng)計方面進展的游刃有余。院方加強現(xiàn)有職工的在職教育和培訓十分必要，值得注意的是，培訓要有針對性和高效性，根據(jù)他們的資歷和經(jīng)驗，為其提供便捷化的再教育工作。

3 提高醫(yī)院檔案升級工作的具體策略

在長期的學習和宣傳過程中，醫(yī)院領(lǐng)導和員工能夠清晰了解檔案管理工作的重要性，也能認清檔案管理與自身發(fā)展的密切關(guān)系，這對檔案升級工作起到了良好的推動作用，也為今后可持續(xù)開展升級工作奠定了基礎(chǔ)。下面，就以下3點為提高醫(yī)院檔案升級工作提出建議。

3.1 醫(yī)院檔案升級要有求真務實精神

檔案升級不能只顧眼前利益和短期利益，忽視升級質(zhì)量，從而影響升級效果。在此過程中應穩(wěn)扎穩(wěn)打，夯實每一個腳步，踏實完成每一步工作。這要求工作人員要有較高的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，保障各類檔案的科學整理和升級，從而更好地服務于整體工作。此外，嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度也是必不可少的。要想整體提高檔案質(zhì)量，就務必嚴把歸檔關(guān)口，確保各類檔案科學整理和安全保管。

3.2 醫(yī)院檔案升級要有正確方法

醫(yī)院檔案升級要本著“各負其責，分工合作”的原則，根據(jù)個人專業(yè)領(lǐng)域的不同把各類檔案材料的日常管理仔細劃分，將責任具體落實到每一位工作人員身上，實行責任制。檔案工作務必量化到日常工作的細則中，確保質(zhì)量和效率。同時，要注重制度在具體工作中的落實情況，使檔案工作有章可循，有法可依。為了提高檔案升級的自覺性，院方可將其歸入職能科室目標考核系統(tǒng)，定期檢查升級目標的完成情況，與每月的績效掛鉤，可以從根本上提高檔案的歸檔率、完整率和準確率。此外，醫(yī)院要加大資金投入力度，保障數(shù)據(jù)化檔案存儲所需的硬件設(shè)施的完善和質(zhì)量，可以通過科研立項的方式，不斷提升工作人員自身的信息素養(yǎng)。還有的醫(yī)院建立了檔案人事管理平臺，其中包括人事流程體系、資產(chǎn)管理體系、考勤體系等，這對提升檔案管理和升級的質(zhì)量和效率具有劃時代的意義。

3.3 醫(yī)院檔案升級要加快現(xiàn)代化建設(shè)步伐

首先，檔案工作者要熟練掌握計算機應用基本技能。隨著信息化時代的到來，檔案管理的現(xiàn)代化趨勢已勢不可擋，因此，引進先進的設(shè)備輔助檔案升級勢在必行。這要求工作人員與時俱進，對計算機的軟件應用、基本操作技能熟練掌握，以便順利進行檔案檢索、分類、編號和統(tǒng)計工作等，做到升級工作的準確、快捷、便利。還要掌握數(shù)據(jù)分析技能，能夠及時提供他人所需的檔案信息，實現(xiàn)檔案與醫(yī)院管理的良性互動。其次，要加強醫(yī)院檔案的信息化管理。為了適應時代的發(fā)展需求，各大醫(yī)院紛紛開啟了檔案數(shù)字化升級工作，將綜合檔案室藏有的檔案按條目輸入計算機系統(tǒng)，便于原文檢索，這一方法也成為現(xiàn)今醫(yī)院管理信息化的有力支撐。

4 檔案管理和升級工作在醫(yī)院中的重要意義

作為一種重要的信息資源，醫(yī)院檔案是各種文字、圖表及其材料的載體和歷史記錄，它不僅關(guān)系到與醫(yī)療相關(guān)的科研、診治、實踐等記錄，還涉及學術(shù)研究和技術(shù)進步，對推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價值。但我國目前多數(shù)醫(yī)院都沿用傳統(tǒng)管理模式，其工作思路、體系、模式較為落后，已影響到整體工作的開展。由此可見，醫(yī)院檔案管理升級工作也要與時俱進，用全新的觀念和思想完善本職工作。只有這樣，才能促進醫(yī)療事業(yè)的順利發(fā)展。下面，就以下幾點探討檔案管理和升級工作在醫(yī)院中重要意義。

4.1 有利于保護珍貴的檔案原件

采用合理的檔案管理模式，能夠?qū)n案材料信息化處理，不僅能有效保護檔案原件，還能防止因過多借用、使用造成的原件損壞，大大降低了材料丟失和破壞的風險。同時，信息化的管理模式改善了工作條件，系統(tǒng)的升級也能及時提高工作效率。

4.2 有利于提高醫(yī)院工作效率

采用電子歸檔的檔案管理模式，能夠為使用者提供快捷便利的信息材料檢索服務，適用于各個部門和醫(yī)療室的瀏覽使用，使材料更加直觀的呈現(xiàn)，從而大大提高工作效率。此外，還能節(jié)省大量的存儲空間，在保證檔案備份的同時，做到有備無患。

4.3 有利于為科研和治療提供參考價值

作為醫(yī)院信息資源的載體，檔案具有多種形式，包括紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案，都是當今檔案存儲的媒介。由于醫(yī)院的工作性質(zhì)比較特殊，直接關(guān)系到人民的生命安全和健康，因此那些與醫(yī)療相關(guān)的科研與實踐在醫(yī)院發(fā)展中顯得尤為重要。涉及人事調(diào)動、醫(yī)療實踐和基礎(chǔ)建設(shè)的檔案與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)，這些都是醫(yī)院學術(shù)和技術(shù)進步的重要經(jīng)驗，對推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到一定的推動作用。

5 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理在整個醫(yī)院的運行體系中占有重要地位，其管理和升級工作的進展直接影響到醫(yī)院的工作效率和事業(yè)發(fā)展，因此院方應積極采取有效措施提高檔案管理和升級的有效性，改變陳舊的管理模式，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，本著求真務實的精神，腳踏實地地做好檔案管理和升級工作。

[1]黃鋒，陳劍銘．醫(yī)院病案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢探討[J]．中華醫(yī)院管理雜志，2013（3）：192-194.

[2]劉爽．醫(yī)院病案管理中存在的問題及對策[J]．醫(yī)學與社會，2011，24（3）：53.

[3]鄒湘蓉．醫(yī)院病案管理中三級質(zhì)量控制的應用[J]．中國美容醫(yī)學，2012，21（12）：888.

[4]王歡．檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J]．安徽農(nóng)業(yè)大學學報:社會科學版,2014，23（4）：66.