王洪濤

四川省德陽市第二人民醫(yī)院人事科，四川德陽618000

醫(yī)院人事檔案管理常遇到的問題及對策

王洪濤

四川省德陽市第二人民醫(yī)院人事科，四川德陽618000

目的探究當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理方面經(jīng)常遇到的問題，并針對相應(yīng)問題提出解決對策。方法將我國當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理作為研究對象，分析檔案在長期人事變動中產(chǎn)生的問題。運用文獻法通過對資料的查詢，探究當(dāng)前阻礙醫(yī)院人事檔案管理的具體措施。結(jié)果在研究結(jié)果分析過程中得知，檔案管理需要在管理認知、管理方式、管理制度以及管理素質(zhì)等方面得到提升。結(jié)論對醫(yī)院人事檔案管理因素進行分析，能夠進一步優(yōu)化管理水平，值得推廣與運用。

醫(yī)院；人事檔案管理；策略分析

人事檔案管理因素作為醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，在一定程度上承擔(dān)著醫(yī)院人事制度以及人事政策方面的各項工作。人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性以及保密性較強的工作內(nèi)容，可在客觀層面上反映人力資源的運用狀況，將各項歷史記錄進行集中選拔與運用。醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，需要有效維護人事檔案管理制度，并對資源優(yōu)勢進行分析。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理方面存在問題的多方面解析，制定改進措施。

1 醫(yī)院人事檔案管理的意義及作用

1.1 醫(yī)院人事檔案管理的意義

人事檔案。顧名思義是人力資源的全面履歷進行介紹。其中主要包括經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等各項基本材料，并運用文件的方式進行存儲，具備憑證以及依據(jù)的作用。一旦醫(yī)院進行職稱評定以及辦理養(yǎng)老保險等方面的內(nèi)容，則需要將其作為具體的憑證手段，進行衡量與判斷。由于人事檔案管理在醫(yī)院的整體管理中，所運用的方式方法主要為集中統(tǒng)一與分級管理制度，加強其重視程度，協(xié)調(diào)各級黨組織以及政府部分的協(xié)同管理，并能夠接受同級別行政管理單位的監(jiān)督。醫(yī)院人事檔案管理的根本意義在于能夠為醫(yī)院開發(fā)與探索優(yōu)秀人才，確保人力資源更具活力[1]。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理的作用

人事檔案管理作為醫(yī)院管理體系當(dāng)中的重要組成部分，承擔(dān)著對人力資源管理的重要職責(zé)與任務(wù)。在醫(yī)院的檔案當(dāng)中，其中記載的內(nèi)容多數(shù)為醫(yī)院內(nèi)部工作人員各項基本經(jīng)驗，人事檔案的有效管理能夠為集中處理與分析提供依據(jù)。同時，在醫(yī)院的選拔方面，人事檔案的歷史記錄以及涉及到的各項基本信息，能夠為人力資源提供數(shù)據(jù)信息資料庫，更加有利于為人力資源的精心挑選提供契機，具有參考作用。除人員選拔參考作用之外，還能夠在醫(yī)院人事檔案管理、人力資源管理以及構(gòu)建醫(yī)院發(fā)展體系方面起到應(yīng)有的作用，使得醫(yī)院能夠更好的為社會提供醫(yī)療保障與服務(wù)[2]。

2 醫(yī)院人事檔案管理問題探析

基于當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的角度作為切入點，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理由于管理內(nèi)容以及工作特性的影響，對于該方面的要求并不十分明確，導(dǎo)致現(xiàn)代新形勢下醫(yī)院人事檔案方面的管理受到嚴重影響，詳細劃分問題可主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 人事檔案管理意識欠缺

醫(yī)院，作為社會醫(yī)療的服務(wù)機構(gòu)，是高學(xué)術(shù)以及高技能的工作單位。因此，醫(yī)院層面將注意力集中投入到醫(yī)療技術(shù)以及醫(yī)療設(shè)備的更新與創(chuàng)新方面。使得人事檔案管理意識相對欠缺，容易導(dǎo)致檔案管理工作的疏忽，造成人事檔案管理內(nèi)容得不到改善，內(nèi)部管理相對混亂，人力資源檔案管理的實效性難以發(fā)揮。除此之外，由于人力檔案管理人員的認識程度相對低下，在主觀意識層面缺乏對人事檔案管理方面的了解，致使人事檔案認識程度存在一定誤區(qū)。并且，基于一般性認知的角度，人事檔案管理人員認為，只要人事檔案得到保存即可，做到不丟失、不發(fā)生泄露，則認為能夠為人事調(diào)動提供根本性依據(jù)。但實踐研究證明，由于醫(yī)院人事檔案管理人員的忽視，并未將人事檔案管理因素提到與醫(yī)院其他管理同等層面，人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部的重要性不能夠被展現(xiàn)，造成醫(yī)院檔案管理依據(jù)受到影響[3]。

2.2 人事檔案管理制度不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)部的制度，約束著醫(yī)院的各個組成部門，并需要按照制度規(guī)范以及標準執(zhí)行工作。而對于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理制度層面，大多數(shù)醫(yī)院卻并未建立相關(guān)制度，致使醫(yī)院人事檔案管理制度不規(guī)范。近年來，由于醫(yī)療體制的改革，導(dǎo)致醫(yī)療人才的流動性較強，有效的人力資源檔案管理能夠起到留住人員的關(guān)鍵性作用。雖然人才的大量流動，但如果醫(yī)院內(nèi)部具備良好的人事檔案管理制度，依舊能夠?qū)Ω黜椥畔⑦M行有效存儲。然而制度缺乏規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)問題。例如，員工進入到工作單位，但檔案存在缺乏完善以及缺失狀況。還存在員工調(diào)動到其他單位，該單位以限制檔案調(diào)動為由避免人才流動的產(chǎn)生。上述的問題都需要進行改進[4]。

2.3 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理也能夠基于計算機操作的基礎(chǔ)之上進行，有效提升人事檔案管理效率。但基于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理角度分析，對于計算機因素的運用僅僅停留在初步的運用階段，管理方式相對落后?，F(xiàn)代人力資源的管理雖然在醫(yī)院已經(jīng)取得初步的成效，并也逐漸開始運用管理信息化手段。但是，由于醫(yī)院人事檔案管理工作的不受重視，造成好多醫(yī)院并未建立人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，同時也缺乏將現(xiàn)代的信息化技術(shù)運用到人力資源檔案的管理中，管理過程與管理方法落后并且效率較低，容易造成醫(yī)院人事檔案管理手段以及效率低下的狀況，阻礙醫(yī)院開展人事檔案管理[5]。

2.4 人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

而基于醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀而言，人事檔案管理專業(yè)人員并非是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏專業(yè)性的儲備知識。使得醫(yī)院人事檔案管理工作當(dāng)中涉及到的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識不能夠很好的得到處理。造成人事檔案管理工作缺乏專業(yè)技能進行輔助，不能夠發(fā)揮出人事檔案管理工作的借鑒作用。工作人員素質(zhì)低下，缺乏專業(yè)技能以及理論知識的掌握，并未經(jīng)受過專業(yè)的訓(xùn)練，不能夠掌握現(xiàn)代檔案管理的新技術(shù)以及新方法，嚴重影響人事檔案管理執(zhí)行。

3 醫(yī)院人事檔案管理策略制定

3.1 加強醫(yī)院對人力檔案管理的認知

站在醫(yī)院的角度，需要充分重視人事檔案管理策略的制定，加深認知。一方面，醫(yī)院管理層需要親自過問，保證管理規(guī)范化，為具體的管理手段以及管理認知提供發(fā)展方向。醫(yī)院管理層要在管理資金、設(shè)施以及管理人員等全方位給予支持與鼓勵，促使人事干部重視人事檔案管理工作，深入理解人事檔案管理對于醫(yī)院的重要性。作為基層的管理人員，應(yīng)該不斷豐富自身的專業(yè)知識以及文化素養(yǎng)，全面提升自身專業(yè)能力，深入分析專業(yè)性知識；提高職工對于檔案的意識，加強對《檔案法》的宣傳[6]。增強醫(yī)院內(nèi)部人員的檔案意識，做好主動收集與上交、整理以及歸檔工作。

3.2 健全醫(yī)院人事檔案管理制度

為確保醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的管理能夠避免材料的遺漏，醫(yī)院人事檔案管理部門可進行內(nèi)部管理制度層面的改革與創(chuàng)新?？山n案聯(lián)絡(luò)員制度，貫徹落實醫(yī)院干部人事檔案管理具體實施細則及辦法，健全相關(guān)檔案管理制度。拓展并深入挖掘醫(yī)院人事檔案收集渠道，擴大材料來源，明確收集登記工作程序；對所收集的各項人事檔案以及材料進行審核，確保檔案當(dāng)中涉及到的內(nèi)容足夠全面，能夠充分顯示出人員的各項基本履歷。這樣，既能夠?qū)︶t(yī)院工作人員的基本履歷進行初步了解，也能夠考察檔案的全面性。一旦發(fā)現(xiàn)不符合要求的檔案材料，應(yīng)當(dāng)予以退回；確定人事檔案管理制度，對涉及到人力資源檔案進行處理，確保各項信息的準確分類、按序編排、編目清楚、裝訂整齊，保證人事檔案內(nèi)容相對健全與完善。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理方式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，確保對人事檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展，已經(jīng)成為當(dāng)前人事制度發(fā)展以及變革的重要目標，是醫(yī)院整體全面發(fā)展的根本性必然要求。能夠適應(yīng)并滿足當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息的需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，及時準確的將人事信息傳輸?shù)结t(yī)院內(nèi)的各個部門當(dāng)中，使得人事信息管理的準確性以及時效性能夠得以凸顯。因此，檔案部門需要采取現(xiàn)代化的管理技術(shù)手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化方面下足功夫，滿足社會各界對于檔案工作的根本性需求，使得信息化標準成為推動人事檔案管理創(chuàng)新的前進動力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時代，滿足醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)。在醫(yī)院人事檔案管理方面進行計算機管理推廣與應(yīng)用，利用計算機、照相機、錄音以及掃描儀等各項現(xiàn)代化的設(shè)備，將檔案資料進行有效整理?；谟嬎銠C基礎(chǔ)之上進行創(chuàng)新人事檔案管理方式的改革，能夠滿足醫(yī)院人事檔案的管理需求，符合現(xiàn)代化的要求標準制定。

3.4 培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)

在新形勢下，培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能，顯然已經(jīng)成為醫(yī)院人事資源管理的根本性發(fā)展目標。引入人事檔案管理方面的專業(yè)人才，保證人事檔案的完整性，培養(yǎng)出具備“創(chuàng)新性、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。一方面，檔案管理人員應(yīng)具備良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)并掌握檔案管理現(xiàn)代化的管理手段以及具體內(nèi)容，以此來適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)以及發(fā)展過程中的根本需求。另一方面，醫(yī)院需要定期進行培訓(xùn)與提供學(xué)習(xí)機會，關(guān)心人事檔案管理人員的晉升以及工作業(yè)績，調(diào)動管理人員積極性，使得人事檔案管理工作水平全面提升。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人才管理當(dāng)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此，加強對人事檔案管理工作的重視，也是推進醫(yī)院人力資源管理的協(xié)調(diào)配置以及可持續(xù)發(fā)展的根本動力。

[1]姜月仙.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其對策[J].醫(yī)學(xué)信息，2010，4（10上旬刊）:341-342.

[2]石曉東.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策[J].中國誤診學(xué)雜志，2011，5（19）:46-51.

[3]王志敏.淺析醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及對策[J].工企醫(yī)刊，2011，10（3）:90-92.

[4]黃建華.分析醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2013，12（11）:25-29.

[5]嚴金瑜.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，4（23）:15-16.

[6]曾紅華.論醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新提升[J].科技風(fēng)，2014，6（8）: 181-183.

Always Meet the Problems and Countermeasures of Hospital Personnel File Management

WANG Hong-tao
Personnel Section，Second People's Hospital of Deyang City,Deyang，Sichuan Province，618000 China

Objectiveto explore the frequently encountered problems in the current hospital personnel file management,and proposes the countermeasures for relevant problems.MethodsWill be the current hospital personnel file management as the research object,analysis of archives in the issues of personnel changes in the long run.Through to the information query,by applying the method of literature to explore the current obstacles to hospital personnel file management of specific measures.ResultsIn the analysis process of the research results,archives management needs in cognition,management,management system and improve management quality,etc.ConclusionFactors of hospital personnel file management,to further optimize the management level,is worth popularization and application.

Hospital;Personnel file management;Strategy analysis

R19

A

1672-5654（2015）03（b）-0129-02

2014-12-19）

王洪濤(1978-)，女，安徽固鎮(zhèn)人，本科，館員，研究方向：經(jīng)濟學(xué)。