張愛曾463000河南省駐馬店市中醫(yī)院

醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

張愛曾
463000河南省駐馬店市中醫(yī)院

醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)已經(jīng)成為醫(yī)院管理中一個(gè)重要組成部分，因此加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理工作有著積極的意義。本文結(jié)合國內(nèi)外有關(guān)文獻(xiàn)和自己的工作實(shí)際對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相應(yīng)對(duì)策。

醫(yī)院綜合檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)已經(jīng)成為醫(yī)院管理中一個(gè)重要組成部分，也是醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成部分［1］，特別是當(dāng)今信息化發(fā)展的歷史時(shí)期，醫(yī)院綜合檔案信息資源也要向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展［2］，緊跟時(shí)代步伐，因此加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理工作有著積極的意義。本文結(jié)合國內(nèi)外有關(guān)文獻(xiàn)和自己的工作實(shí)際對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策闡述如下。

醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理制度不規(guī)范：多數(shù)醫(yī)院只注重醫(yī)療技術(shù)的研究，但是對(duì)檔案管理工作沒有引起重視，對(duì)檔案的管理沒有設(shè)立檔案科，或者是已經(jīng)設(shè)立了檔案科室，但是由于對(duì)本工作的重視程度不夠，上級(jí)文件的存檔、病例及病案的存檔等不規(guī)范，醫(yī)院尚無相應(yīng)管理措施，缺乏對(duì)檔案工作的管理和監(jiān)督，在人、才、物等方面投入不足，導(dǎo)致檔案科室設(shè)備陳舊，管理方法落后，工作人員工作主動(dòng)性和創(chuàng)造性不夠，嚴(yán)重影響了檔案管理部門的可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理部門工作人員綜合素質(zhì)較低：由于醫(yī)院沒有專門的檔案專業(yè)管理人員，目前多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員年齡偏大，人員多來自一線的老護(hù)理人員或其他非檔案專業(yè)人員，這類人員雖然在醫(yī)護(hù)等專業(yè)方面有著較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，但是在檔案管理方面幾乎是沒有任何經(jīng)驗(yàn)，也沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，工作人員的工作能力差別較大，很多檔案管理人員還停留在手工檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作不能適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

檔案工作人員對(duì)綜合檔案管理認(rèn)識(shí)不夠：由于目前非檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，多數(shù)人員對(duì)檔案管理的重要性不了解，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度還停留在傳統(tǒng)的管理中。另外，對(duì)于保持檔案的現(xiàn)實(shí)意義了解太少，本該存檔的文件、決議等不能及時(shí)保存，導(dǎo)致文件丟失、病例丟失等。

檔案管理設(shè)備手段原始落后：當(dāng)今信息化管理使檔案管理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化的軌道，但是，由于重視程度不夠，在必要的設(shè)備投資方面表現(xiàn)為嚴(yán)重不足，沒有開發(fā)或應(yīng)用檔案管理軟件，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，也不便于查找資料，制約了檔案管理的科學(xué)化。

醫(yī)院綜合檔案管理對(duì)策

充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性：醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理和監(jiān)督，特別是領(lǐng)導(dǎo)要明確檔案管理的重要意義，學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)［3］，適時(shí)引進(jìn)、招聘檔案管理專業(yè)人員，充實(shí)到檔案管理科室之中，邀請(qǐng)檔案管理專業(yè)人員來院培訓(xùn)，豐富檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，及時(shí)更換新的信息軟件，購置電腦等。認(rèn)識(shí)到無論是個(gè)人檔案還是醫(yī)院的設(shè)備檔案，以及醫(yī)院的各個(gè)事務(wù)活動(dòng)的檔案都是非常重要的，檔案信息的搜集與管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院管理部門要加大醫(yī)院對(duì)檔案管理部門的資金投入，購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備與檔案管理軟件系統(tǒng)，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。注重對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)工作能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，保證檔案材料信息的及時(shí)更新與錄入。醫(yī)院要積極地組織學(xué)習(xí)與宣傳，提升檔案管理人員的素質(zhì)。

充實(shí)、調(diào)整檔案管理人員：醫(yī)院要招聘檔案管理專業(yè)的人才，充實(shí)到檔案工作中，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，讓檔案專業(yè)人員對(duì)其他人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，按照檔案管理規(guī)范收集、整理各種檔案。

加大檔案管理科室的軟、硬件建設(shè)［4］：積極投資，按照檔案管理制度，完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理整體水平。

加強(qiáng)對(duì)全院各科文書檔案規(guī)范管理指導(dǎo)：各科室認(rèn)真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門檔案移交時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)每年上交歸檔的檔案認(rèn)真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫，負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)。

加強(qiáng)編研工作，重視檔案的深度開發(fā)和利用：通過對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員的工作能力得到提高，通過改善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提高檔案管理的信息化水平，在這些基礎(chǔ)性的工作做好的基礎(chǔ)上，借助于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的辦公環(huán)境，進(jìn)一步做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作便有了保證，對(duì)檔案信息資源按專題和類別進(jìn)行2次甚至3次加工、提煉和深層開發(fā)，拓寬提供信息資源服務(wù)的渠道也變得可操作、可執(zhí)行。

重視檔案信息資源的開發(fā)和利用：充分利用檔案信息資源：①利用檔案信息資源為醫(yī)院管理決策和制訂規(guī)劃和計(jì)劃、工作總結(jié)、實(shí)施措施等提供了真實(shí)可靠的檔案信息［5］。②利用檔案信息資源，為醫(yī)院工作質(zhì)量評(píng)價(jià)及醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研、論文撰寫等提供了大量信息資料。③利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、自查、項(xiàng)目建設(shè)和醫(yī)院財(cái)務(wù)部門債權(quán)債務(wù)檢查等提供了相應(yīng)的檔案資料。

［1］ 王靜.鄭曉麗.科學(xué)管理病歷檔案,提高病案管理效率［J］.中國當(dāng)代醫(yī)藥,2009,11（14）： 99-100.

［2］陳學(xué)軍,李建宏,徐苗桑,等.掛號(hào)自動(dòng)分診的設(shè)計(jì)及其意義［J］.中國醫(yī)院統(tǒng)計(jì),2008,15 （1）：26.

［3］ 沈海霞.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展［J］.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2004,2 （12）：11-30.

［4］高彥波,王曉華,劉晨陽,等.醫(yī)院遠(yuǎn)程醫(yī)學(xué)信息網(wǎng)建設(shè)應(yīng)用探討［J］.中國醫(yī)院管理, 2012,28（6）：42.

［5］Kanai Y,Katsuki H,Takasaki M,et al.Comparison of the anesthetic potency and intracelluclar concentrations of S（-）and R（-）bupivacaine and ropivacainecrayfish gaint axon in vitro［J］.Analg,2010,90：415-420.

Present situation and counterm easures of com prehensive hospital archivesm anagem ent

Zhang Aizeng
The Chinesemedicine HospitalofZhumadian City,Henan Province 463000

Hospital comprehensive archivesmanagementhas now become an importantpartofhospitalmanagement,therefore,to strengthen the hospital comprehensive archives management has a positive meaning.In this paper,we analyzed the hospital comprehensivearchivesmanagementpresentsituation according to the related literaturesathomeand abroad andmy actualwork, and put forward the corresponding countermeasure.

Comprehensivehospitalarchivesmanagement；Presentsituation；Countermeasures

10.3969/j.issn.1007-614x.2015.23.103