周銀留

摘要：在事業(yè)單位中，會(huì)計(jì)檔案是其重要的組成部分，并在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中起關(guān)鍵性作用，但是在目前的會(huì)計(jì)檔案管理新形勢(shì)下面臨著各種各樣的問(wèn)題，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，針對(duì)這會(huì)計(jì)檔案的薄弱環(huán)節(jié)問(wèn)題，要切實(shí)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，不斷加強(qiáng)檔案管理力度，提高檔案管理人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，加大會(huì)計(jì)檔案的管理利用水平，從而為事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理提供更好的發(fā)展動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 會(huì)計(jì)檔案管理 優(yōu)化策略

一、前言

在事業(yè)單位中，會(huì)計(jì)檔案的管理是其工作的重點(diǎn)任務(wù)，也是其必須做好的工作之一。事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案在新形勢(shì)下管理的方式不斷的更新與發(fā)展，在發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的問(wèn)題也越來(lái)越多，要想使事業(yè)單位的檔案管理更好的發(fā)展，就必須及時(shí)找出其發(fā)展當(dāng)中存在的問(wèn)題，著手于多個(gè)出發(fā)點(diǎn)，落實(shí)事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案的管理工作，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。文章主要從新形勢(shì)下事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案的管理問(wèn)題出發(fā)，探討出行之有效的解決對(duì)策。

二、事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案的管理問(wèn)題

（一）過(guò)度重視紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案而輕視電子的數(shù)據(jù)檔案

當(dāng)前有一部分事業(yè)單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)工作的過(guò)程中，已經(jīng)逐步淘汰了傳統(tǒng)的手工記賬模式，并慢慢全面實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，使得會(huì)計(jì)的核算模式有了一定的變化。會(huì)計(jì)檔案的電算化，主要包括在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)中所存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù)、在計(jì)算機(jī)光盤(pán)中存儲(chǔ)或打印出來(lái)的以書(shū)面形式存在的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)、其他的磁性介質(zhì)所存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)等。事業(yè)單位要對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案做好防潮、防火和防塵、防磁等管理工作，對(duì)于重要的會(huì)計(jì)檔案則要備份，存放在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)當(dāng)中。但是，一些事業(yè)單位中并不重視會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)方式，只把計(jì)算機(jī)所打印的賬簿與憑證等當(dāng)做會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，忽視了電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，一些檔案僅僅存儲(chǔ)在電腦當(dāng)中而沒(méi)有備份，一旦遇到電腦故障，這些會(huì)計(jì)檔案就有可能會(huì)破損或消失，使得事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案的信息失效，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的流失。還有一些在更換財(cái)務(wù)軟件之后，沒(méi)有保存原有的軟件，就會(huì)使得所保存電子數(shù)據(jù)無(wú)法打開(kāi)和應(yīng)用。

（二）會(huì)計(jì)檔案的管理無(wú)法與新形勢(shì)的管理要求相適應(yīng)

我國(guó)從1999年的1月1日實(shí)施了會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，當(dāng)中有相關(guān)的規(guī)定指出：對(duì)于計(jì)劃、預(yù)算與制度等相關(guān)的文件材料，要執(zhí)行文書(shū)的檔案管理辦法。而在2002年實(shí)施全面預(yù)算開(kāi)始，各級(jí)事業(yè)單位基本都納入到編制預(yù)算的部門(mén)范圍中，部門(mén)預(yù)算等相關(guān)觀念逐步深入人心，各級(jí)單位與部門(mén)都基本能夠接受，從而使得預(yù)算編制所具有的規(guī)范性與統(tǒng)一性基本實(shí)現(xiàn)，并初步完成“零基預(yù)算”，同時(shí)把財(cái)政的保障制度等逐年提高，有效促進(jìn)了社會(huì)事業(yè)與經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。在預(yù)算部門(mén)當(dāng)中采取“二上二下”編制的程序使得大量預(yù)算的輸出表形成，是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要資料，并具有一定的可比性與連續(xù)性，假如只是作為文書(shū)形式的檔案管理，就無(wú)法對(duì)事業(yè)單位中真實(shí)的財(cái)務(wù)進(jìn)行有效的分析與利用。

（三）支付方式與銀行賬單不明確增加單位的工作量

我國(guó)關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的管理方法中規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)，包括銀行的對(duì)賬單，其中規(guī)定了單位工資的統(tǒng)發(fā)與項(xiàng)目資金通常實(shí)施直接支付模式，并在用款計(jì)劃得到批復(fù)之后所形成的直接支付，在付款時(shí)，通過(guò)申請(qǐng)用款來(lái)進(jìn)行額度網(wǎng)上支付，和銀行之間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)開(kāi)展數(shù)據(jù)的交割。而事業(yè)單位每個(gè)月和財(cái)政實(shí)施網(wǎng)上電子銀行對(duì)賬，并沒(méi)有銀行的對(duì)賬單，一些單位每個(gè)月只是進(jìn)行網(wǎng)上數(shù)據(jù)的對(duì)賬，而沒(méi)有打印出紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存管理，在其進(jìn)行審計(jì)的時(shí)候，對(duì)所打印出來(lái)的網(wǎng)上數(shù)據(jù)對(duì)賬并不承認(rèn)，要求事業(yè)單位加蓋其財(cái)政印章，就使得事業(yè)單位財(cái)政部門(mén)和基層單位的工作量有所增加，造成事業(yè)單位的工作效率低下。

（四）事業(yè)單位監(jiān)管部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理職權(quán)不明確

雖然我國(guó)的國(guó)家財(cái)政部與檔案局聯(lián)合發(fā)布了關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案是否規(guī)范和有無(wú)實(shí)施專(zhuān)項(xiàng)檢查及專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)等少之又少。檔案的管理部門(mén)在每一年開(kāi)展的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，很少真正把會(huì)計(jì)檔案的管理人員列入培訓(xùn)指標(biāo)，造成會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有實(shí)際的管理政策。而每一年在財(cái)政部門(mén)所開(kāi)展的會(huì)計(jì)檔案繼續(xù)教育中，雖然對(duì)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)相對(duì)到位，并涉及到會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)知識(shí)，但是其過(guò)分偏重理論，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化整理與標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)欠缺，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的整體質(zhì)量得不到有效的提升，加上封面內(nèi)容填寫(xiě)混亂、裝訂雜亂無(wú)章、排列分類(lèi)不清晰及目錄不明確等，使得所整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案無(wú)法滿(mǎn)足規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)要求。

（五）事業(yè)單位的檔案部門(mén)和會(huì)計(jì)部門(mén)的分工不明確

關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的管理辦法中規(guī)定：事業(yè)單位中每一年所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案都要按照會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的歸檔要求，編制好會(huì)計(jì)檔案并整理立卷、合理裝訂與保管等，對(duì)于當(dāng)年所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，在年度結(jié)束之后，可以暫時(shí)交給會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行為期一年的保管，在保管期限到了后，就由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)移交到本事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理。而沒(méi)有建立起檔案機(jī)構(gòu)的事業(yè)單位，要制定會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部專(zhuān)員進(jìn)行保管，在保管期限到了后，就移交到本事業(yè)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)保管，并保持原來(lái)立卷的封裝，一些需要重新拆封與整理的檔案，就要由檔案機(jī)構(gòu)協(xié)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行明確分工，共同進(jìn)行拆封整理。但是當(dāng)前有許多事業(yè)單位并沒(méi)有把檔案部門(mén)和會(huì)計(jì)部門(mén)的責(zé)任合理的分配，使得在一些管理問(wèn)題上兩者因分工不明而造成會(huì)計(jì)檔案的混亂，甚至?xí)?dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀。

三、加強(qiáng)新形勢(shì)下事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案的管理對(duì)策

（一）提高會(huì)計(jì)檔案的管理人員的工作素質(zhì)

當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案在管理工作中逐步向網(wǎng)絡(luò)化與信息化邁進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)資源的共享。由此可知，會(huì)計(jì)檔案的管理人員要不斷地更新業(yè)務(wù)知識(shí)與技術(shù)水平，提高其會(huì)計(jì)檔案的管理觀念，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)能力，并要求每個(gè)會(huì)計(jì)檔案的管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，重視在學(xué)習(xí)當(dāng)中的探索，將理論和實(shí)際結(jié)合，加大高素質(zhì)的復(fù)合型人才培訓(xùn)。同時(shí)，還要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的資料實(shí)施專(zhuān)業(yè)化的管理模式，要求會(huì)計(jì)檔案的管理人員不僅要有深厚的管理知識(shí)與高尚的管理素質(zhì)，還要有廉潔奉公、嚴(yán)格自律的精神，從而在會(huì)計(jì)檔案的管理工作中更科學(xué)高效的發(fā)揮出服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展意識(shí)。endprint

（二）建立健全的會(huì)計(jì)檔案電算化管理模式

1、會(huì)計(jì)檔案的電算化保管制度

在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案電算化保管方式中，要明確規(guī)定保管的條件和工作人員的職責(zé)，并按照要就嚴(yán)格的執(zhí)行。通常情況下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的電算化保管，都應(yīng)該實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙套并行管理機(jī)制，這樣可以有效地把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員當(dāng)中，從而保證紙質(zhì)檔案的有效性。

2、會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制與檢查制度

因?yàn)殡娮訖n案存儲(chǔ)的光磁介質(zhì)特性，會(huì)計(jì)檔案的管理人員對(duì)這些在光磁介質(zhì)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案電算化必須定期進(jìn)行檢查與復(fù)制，避免信息的損壞與銷(xiāo)毀。一般每一年到兩年都要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的大清理，一旦紙質(zhì)檔案發(fā)生損壞就要及時(shí)修補(bǔ)，而光磁介質(zhì)的檔案就要每年復(fù)制一次，避免磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的丟失。

3、借閱手續(xù)與使用權(quán)限等制度

為了讓事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案電算化絕對(duì)保密，存儲(chǔ)有會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的光磁介質(zhì)等不能私自拷貝或是發(fā)送給沒(méi)有權(quán)限的單位或個(gè)人，同時(shí)建立起嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案電算化借閱手續(xù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)磁盤(pán)禁止帶離檔案室，要查詢(xún)與閱覽會(huì)計(jì)信息資料的人員與單位，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)管理階層的批準(zhǔn)，會(huì)計(jì)檔案的管理人員對(duì)于每次訪問(wèn)查詢(xún)要進(jìn)行詳細(xì)的登記與記錄。

（三）完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度

完善事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案的管理制度，能夠提高人事檔案中管理建設(shè)水平，檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，只有完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度，才可以進(jìn)一步提高檔案的管理工作水平與工作效率，這就需要相關(guān)的檔案管理階層根據(jù)其實(shí)際情況，結(jié)合社會(huì)現(xiàn)狀，不斷把檔案管理的制度進(jìn)一步完善，在收集、轉(zhuǎn)進(jìn)、歸檔和轉(zhuǎn)出的等工作中嚴(yán)格的要求，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理模式，從而有效的提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)期中，大部分事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理由于受到各種因素的影響與制約，使得在其會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)多種層面的新問(wèn)題與新挑戰(zhàn)，制約事業(yè)單位的發(fā)展。因此，需要事業(yè)單位的相關(guān)管理階層與工作人員及時(shí)找出其中存在的問(wèn)題，探討出切實(shí)有效的解決對(duì)策，使會(huì)計(jì)檔案的管理工作更加的專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化，從而適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，在最大限度上促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的管理，提高事業(yè)單位的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

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