李沁娟

圖書館檔案管理實踐與研究

李沁娟

在當今信息被廣泛應用的時代，圖書館事業(yè)的發(fā)展也日趨被人們重視，而要促進圖書館事業(yè)的發(fā)展，做好管理便成為重要的前提條件。在圖書管理中，檔案管理作為一項不可或缺的管理工作占據(jù)著十分重要的地位，能否將這一工作做好，對圖書館日后的發(fā)展起決定性的影響。筆者根據(jù)自身對圖書館檔案的認識，對圖書館檔案管理工作在圖書事業(yè)發(fā)展中起的作用做了分析，并提出了一些強化管理的建議和措施，希望能給相關(guān)工作人員提供參考。

一、圖書館檔案管理實踐中存在的問題

經(jīng)過多年的實踐，在我們的工作中仍然存在著一定的不足，影響著檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）圖書館檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

圖書館檔案能夠真實再現(xiàn)各項工作的歷史面貌，有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，為圖書館從事各項活動提供各種文字、圖表及聲像等有價值的參考資料。隨著信息化時代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平以及專業(yè)技術(shù)方面表現(xiàn)參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識老化、學歷偏低以及檔案管理水平跟不上時代發(fā)展等問題，這就使得這些檔案管理人員很難適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）為檔案入庫而程序化作業(yè)

長期以來的工作中，人們習慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習慣，按多個步驟進行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應付上級檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質(zhì)檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會隨時間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務的主動性嚴重不足。在圖書館檔案紙質(zhì)管理上，我們應該知道，檔案的收集和保存需要耗費巨大的人力、物力和財力，結(jié)果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時解決燃眉之急。電子檔案在系統(tǒng)構(gòu)建上，存在的問題是技術(shù)不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時提供最符合需求的檔案資源服務才是檔案管理的責任，也才能實現(xiàn)為圖書館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實施知識管理的必要性

科技的進步推動了知識經(jīng)濟的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識經(jīng)濟大潮中。因此，新時期的圖書館檔案管理必將成為知識管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識管理的必要程序。面對新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識經(jīng)濟的發(fā)展主動為知識經(jīng)濟發(fā)展服務，才可以推動圖書館檔案工作地快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟時代所應有的作用。

首先圖書館檔案實施知識管理是自身的要求。檔案知識作為經(jīng)過規(guī)范化處理的顯性知識，同時也是一種知識資源。因此它的管理就應該從知識資源管理的方向去認識、去推動。其次圖書館檔案實施知識管理是現(xiàn)實的要求，因為作為一種知識資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過支持實際工作，解決檔案分類不切實際和不能實時應用的問題。最后圖書館檔案實施知識管理是提升圖書館競爭力的要求。檔案管理的本意是要促進圖書館工作更有效益，因此到了知識經(jīng)濟時代，思想得到了解放，檔案管理走向知識管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實基礎。

三、圖書館實施檔案知識資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識管理的順利進行。所以，圖書館在實施檔案知識管理建設中要考慮以下幾個方面因素：

（一）網(wǎng)絡基礎設施條件

一定程度的網(wǎng)絡基礎設施是實現(xiàn)信息化的基礎。比如通過網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務，這些服務可以打破時空限制，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。而一個網(wǎng)站的建設需要考慮城名申請、網(wǎng)站規(guī)劃和設計、網(wǎng)站推廣、服務器、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等多個方面。所以網(wǎng)絡基礎設施條件關(guān)系著檔案知識管理在網(wǎng)絡上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進行檔案知識資源管理的經(jīng)濟實力，是檔案知識資源管理過程中的物質(zhì)決定要素。所以，檔案知識資源管理作為一項復雜的系統(tǒng)工程，從實現(xiàn)信息知識資源管理到實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理和運用，每一個環(huán)節(jié)都要投入大量的資金?？傊?，資金的充足與否是檔案知識管理能否順利開展的關(guān)鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識資源管理本質(zhì)上就是一個新知識和新技術(shù)開發(fā)利用的過程，所以人才問題在檔案知識資源管理中至關(guān)重要。原因是在建設過程中，需要多領域的高層次專業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設計專家、系統(tǒng)管理與維護專家等，所以，人才問題同樣關(guān)系著檔案知識管理的效率。

四、圖書館檔案知識資源管理方案實施

（一）檔案知識資源管理組織建設

圖書館檔案知識管理首先需要一個完整、系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以此來推進與保障知識資源管理的順利進行。一方面就是設置知識資源管理部，主要負責檔案知識資源庫管理系統(tǒng)的日常運行和維護，還要設置知識應用規(guī)劃部，負責跟蹤圖書館的業(yè)務工作、事務工作的變化，以及知識資源內(nèi)容建設。另一方面就是構(gòu)建知識資源管理團隊，專業(yè)人員團隊負責網(wǎng)上對知識資源做收集、整理，聘請業(yè)內(nèi)專家對專業(yè)團隊的工作進行審查和判斷。

（二）檔案知識資源管理制度建設

為了圖書館檔案知識管理的系統(tǒng)、組織和過程在法理上固化，同時也為了有效激發(fā)圖書館員工的積極性和誘導檔案管理人員高效的服務，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎上建立檔案知識資源管理制度體系。該體系應包括以下幾個方面：檔案知識資源安全訪問權(quán)限制度、檔案知識資源收集整理制度以及檔案知識資源管理組織制度等。

（三）構(gòu)建檔案知識資源管理應用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括以下幾個部分：（1）應用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識資源庫轉(zhuǎn)換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識訂閱、信息搜索、知識提供、在線考試、知識積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識資源庫，資源庫的歷史知識到電子檔案庫的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及領導決策工作經(jīng)驗和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務考核等。（3）知識資源庫管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)設計包括了業(yè)務事務協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是將關(guān)聯(lián)的知識進行分類，制定檔案模板，對關(guān)聯(lián)知識提供鏈接等。

（四）強化隊伍建設

檔案管理拓展為知識資源管理之后，原來的管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R資源管理者和提供者，他們的工作性質(zhì)和內(nèi)容都發(fā)生了變化。這就要求檔案管理人員要加強學習，不斷提升自身素質(zhì)。同時，隨著信息技術(shù)日新月異，給檔案知識的悼念、整理、加工和利用都帶來了根本性的變化，因此，檔案工作者需要充分認識到提高自身素質(zhì)的緊迫性現(xiàn)實。另外，圖書館人才體系現(xiàn)狀是圖書資料專業(yè)人員多，檔案專業(yè)人員少，其他專業(yè)人員也少；深層次管理人員少，普通層次管理人員多；女多男少，因此，在將來的檔案管理人才隊伍建設上要實現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)綜合化，年齡層次適當化，性別構(gòu)成比例均衡化，深層次管理人員比例程度化。

圖書館檔案是圖書館重要的知識資源，但是現(xiàn)在很多圖書館一直在致力于外部知識（場館建設、館藏內(nèi)容、獲取榮譽）來形成圖書館的核心競爭力建設，忽視了檔案這個已經(jīng)擁有的內(nèi)部的隱形知識，并且由于對檔案價值認識不足等原因，導致利用率低和檔案管理上問題的出現(xiàn)。所以，在今天數(shù)字化迅速普及的時代，將信息化運用到圖書館檔案管理建設的同時，更要加強檔案管理體制和模式的建立。這樣才會調(diào)動檔案管理的動力，才能發(fā)揮檔案的真正作用，為圖書館發(fā)展提供有力支持。

（作者單位：重慶市少年兒童圖書館 400014）