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        企業(yè)會(huì)計(jì)憑證的科學(xué)化管理

        2015-01-08 00:51:41杜華
        商場(chǎng)現(xiàn)代化 2014年32期
        關(guān)鍵詞:檔案管理財(cái)務(wù)管理

        杜華

        摘 要:會(huì)計(jì)檔案主要就是指會(huì)計(jì)類(lèi)相關(guān)憑證,會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等這些比較專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)核算資料,是企事業(yè)單位為了記錄和反映出所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況而保存的重要資料證據(jù)、極其重要的經(jīng)濟(jì)檔案,是檢查單位過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)。文章分析了會(huì)計(jì)檔案管理中存在的資料信息不全、利用不充分、電子檔案管理混亂等問(wèn)題,闡明了問(wèn)題存在的原因,并提出了改進(jìn)并且切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的有效改善手段。

        關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案;科學(xué)管理

        會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)性文件或電子材料,是非常重要的歷史材料和證據(jù)。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的重要性,我國(guó)《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的界限劃定、裝訂整理的規(guī)范性、保管使用方法、合法移交銷(xiāo)毀程序等具體內(nèi)容都進(jìn)行了十分明確的規(guī)定。

        一、會(huì)計(jì)檔案管理的含義及其作用

        1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的一種會(huì)計(jì)材料記錄,這些財(cái)務(wù)記錄都是對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的客觀記錄。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度反映了單位有關(guān)經(jīng)濟(jì)秩序的正常和合法性。

        2.作用:信息保障作用、維系管理作用、監(jiān)督檢查作用、經(jīng)濟(jì)歷史研究作用、憑證、查考作用。

        3.價(jià)值:這是單位制訂下一季度財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)來(lái)源;是單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策科學(xué)的信息來(lái)源;是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。

        4.管理職責(zé):按規(guī)定和要求定期收集與征集需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)檔案;對(duì)會(huì)計(jì)文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行必要的審查核對(duì),并整理組卷,編制會(huì)計(jì)文檔目錄,委派專(zhuān)人保管;對(duì)所藏會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)管理,裝具齊備,存放有序,嚴(yán)格實(shí)行庫(kù)房管理制度,不隨意堆放,防止會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體散失和內(nèi)容泄密;利用會(huì)計(jì)檔案手續(xù)要嚴(yán)格,查閱時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案利用工作制度;對(duì)已滿一定保管期限的會(huì)計(jì)檔案,要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置;對(duì)單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動(dòng)離職等事項(xiàng)發(fā)生時(shí)檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)。

        二、財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

        財(cái)務(wù)檔案管理要及時(shí)進(jìn)行歸檔、整理,將原始憑證、賬簿、預(yù)決算報(bào)表、工資表,財(cái)政廳下發(fā)的文件及按照文件要求編制的相關(guān)報(bào)表等資料統(tǒng)一裝訂,編寫(xiě)全宗號(hào)、目錄號(hào),按照財(cái)務(wù)檔案的保管期限進(jìn)行保管,對(duì)超出保管期限的財(cái)務(wù)檔案登記造冊(cè),裝箱封存,由專(zhuān)人送往銷(xiāo)毀站進(jìn)行銷(xiāo)毀等。財(cái)務(wù)檔案管理這些過(guò)程中存在著許多的問(wèn)題:

        1.不了解檔案管理中全宗號(hào)、目錄號(hào)的意思,在原始憑證裝訂后只是簡(jiǎn)單的按順序排列;

        2.財(cái)政廳下發(fā)文件要求編制報(bào)表、上報(bào)報(bào)表,在檔案中只有報(bào)表,未將文件、報(bào)表、說(shuō)明全套資料收集齊全,資料缺失嚴(yán)重;

        3.經(jīng)年累計(jì)的財(cái)務(wù)資料簡(jiǎn)單堆放在財(cái)務(wù)檔案室中,不易尋找;

        4.沒(méi)有財(cái)務(wù)檔案目;

        5.下設(shè)公司撤銷(xiāo)后,也將財(cái)務(wù)檔案裝箱堆放在財(cái)務(wù)檔案室中,沒(méi)有目錄信息,不知具體保管的是什么資料;

        6.財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管、整理、歸檔意識(shí)淡漠,不重視,簡(jiǎn)單的認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)交給自己的沒(méi)丟失,往文件柜里隨便堆放就可以了。

        三、針對(duì)上述問(wèn)題提出的一些的對(duì)策:

        1.從檔案管理人員角度來(lái)分析:(1)需強(qiáng)化管理人員的意識(shí)重視程度:一方面要切實(shí)克服傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的錯(cuò)誤觀念,及時(shí)糾正會(huì)計(jì)人員在檔案管理過(guò)程中的一些錯(cuò)誤做法。從另一方面來(lái)看,我們要積極引進(jìn)并學(xué)習(xí)新的專(zhuān)業(yè)的檔案管理思想、管理方法,提高并樹(shù)立檔案管理的時(shí)效完整性、檔案質(zhì)量保證性及資料有效利用性的各方面的意識(shí)。

        (2)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)崗位技能方面的培訓(xùn),提高相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì):讓會(huì)計(jì)人員定期參加繼續(xù)教育方面的培訓(xùn),開(kāi)展專(zhuān)題的專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等,尋求并發(fā)現(xiàn)在不同情況下的業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員掌握了最新的相關(guān)業(yè)務(wù)形式,才能針對(duì)性的提高及時(shí)處理突發(fā)問(wèn)題的反應(yīng)能力。

        (3)發(fā)展培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員:由于會(huì)計(jì)檔案設(shè)計(jì)的具體資料內(nèi)容十分廣泛,特別專(zhuān)業(yè)并且嚴(yán)密,是不能按常規(guī)性的檔案管理辦法來(lái)進(jìn)行一般管理。大部分的檔案管理人員或是只會(huì)會(huì)計(jì)或只會(huì)檔案管理這些一方面的知識(shí)內(nèi)容,并不能充分勝任現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理工作需要,充分學(xué)習(xí)和培養(yǎng)這些人員掌握各種現(xiàn)代的管理技術(shù)知識(shí)和技能,這樣才能真正適應(yīng)我國(guó)新時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

        2.從財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)施上來(lái)講。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在的這些問(wèn)題,只有采取相關(guān)有效的解決措施,才能有效地改善企事業(yè)單位在檔案管理工作的現(xiàn)狀:

        (1)建立健全的檔案管理制度,完善具體的檔案管理手段。從嚴(yán)密并有序且規(guī)范的要求來(lái)看,會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)充分地重視制度的建設(shè),一定要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求,積極地推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)規(guī)范化、制度現(xiàn)代化工作。建立良好的會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)審查制度,以此來(lái)提高相關(guān)檔案的質(zhì)量要求;要建立會(huì)計(jì)檔案查詢、借閱或復(fù)印等制度,確保會(huì)計(jì)檔案資料的安全及防止檔案資料的遺失與泄密?,F(xiàn)代新型會(huì)計(jì)檔案,是以會(huì)計(jì)電算化條件發(fā)展的前提下,成為會(huì)計(jì)檔案管理的一種重要形式,這是會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)管理手段與管理環(huán)境提出的新要求。

        (2)要設(shè)置專(zhuān)人進(jìn)行檔案管理,并制定出詳細(xì)具體的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)。崗位職責(zé)、還有擔(dān)任崗位的標(biāo)準(zhǔn)要在制度中明確提出并具體體現(xiàn)出來(lái),規(guī)定出相應(yīng)的崗位要求,使每一個(gè)在職人員在自己的崗位上做好檔案管理工作、并且在完成檔案服務(wù)職能的同時(shí),真正把檔案管理工作進(jìn)行得細(xì)致、充分。

        (3)要結(jié)合現(xiàn)代會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)資料電子檔案的具體管理制度辦法。各單位要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況,制定切實(shí)可行的電子檔案管理的具體辦法,電子軟件要交給檔案室進(jìn)行保存管理;會(huì)計(jì)的電子管理數(shù)據(jù)要定期備份,進(jìn)行分類(lèi)存放;同時(shí)要對(duì)財(cái)務(wù)電子管理軟件進(jìn)行定期維護(hù)、升級(jí),并做好計(jì)算機(jī)硬件的配備工作。

        在企事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí),一定要嚴(yán)格按照我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合實(shí)際工作情況,不斷研究新的管理方法,提高專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感,在這種情況下,我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理工作才會(huì)不斷取得進(jìn)步。

        參考文獻(xiàn):

        [1]陳洪濤.河南鄢陵:多措并舉強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理[N].中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào),2011年

        [2]王義.數(shù)字化背景下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理研究[D].吉林大學(xué),2012年

        [3]張劍.做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[N].錫林郭勒日?qǐng)?bào)(漢),2011年

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