張蓓敏
【摘 要】 分析寧波航標(biāo)處航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理的應(yīng)用現(xiàn)狀,在需求分析的基礎(chǔ)上對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)中系統(tǒng)目標(biāo)、流程設(shè)計(jì)的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題和功能進(jìn)行探討,設(shè)計(jì)完成航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)。結(jié)合實(shí)際運(yùn)行情況,提出完善系統(tǒng)功能的建議:實(shí)現(xiàn)需求提交、采購(gòu)計(jì)劃單、采購(gòu)合同等信息的管理;與其他系統(tǒng)連接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享;增加和完善部分功能;加強(qiáng)對(duì)器材管理人員的培訓(xùn),提高自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平。通過(guò)改進(jìn),使該管理系統(tǒng)有效控制并能準(zhǔn)確反映器材的流向,有效降低器材采購(gòu)價(jià)格,加強(qiáng)航標(biāo)器材的管理工作,實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。
【關(guān)鍵詞】 航標(biāo)器材;周轉(zhuǎn)器材管理;系統(tǒng)設(shè)計(jì)
航標(biāo)器材管理是海事航標(biāo)管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)航標(biāo)日常巡檢、周期養(yǎng)護(hù)、突發(fā)事件處置的基礎(chǔ),是海事航標(biāo)管理的重要組成部分。建立科學(xué)、有效的航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)航標(biāo)器材采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用、維修、報(bào)廢等的全程閉環(huán)管理,不僅能顯著提高器材管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化水平,還有利于加強(qiáng)器材采購(gòu)事前、事中和事后的監(jiān)督管理,從而有效提高航標(biāo)器材管理的質(zhì)量和效率。
1 航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀
目前,寧波航標(biāo)處使用的航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)為單機(jī)版,界面簡(jiǎn)單,結(jié)構(gòu)清晰。多年來(lái),該系統(tǒng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理的信息化,加快了航標(biāo)器材的周轉(zhuǎn)速度,有效提高了工作效率。但是,由于開(kāi)發(fā)時(shí)間較早,結(jié)構(gòu)過(guò)于簡(jiǎn)單,單機(jī)版的管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理的需要。
1.1 未實(shí)現(xiàn)航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材的全過(guò)程信息化管理
目前的系統(tǒng)無(wú)法對(duì)已發(fā)配的器材進(jìn)行使用、維護(hù)和報(bào)廢等實(shí)時(shí)跟蹤,沒(méi)有形成物資器材的閉合管理,未實(shí)現(xiàn)器材周轉(zhuǎn)全過(guò)程的實(shí)時(shí)跟蹤。有些部門(mén)對(duì)信息的收集、傳遞和處理等大多數(shù)仍采取傳統(tǒng)的人工方式(如領(lǐng)導(dǎo)的審批、航標(biāo)器材的領(lǐng)用手續(xù)等),未實(shí)現(xiàn)全過(guò)程計(jì)算機(jī)操作管理。這種操作方式不但工作量大、效率低,且易出現(xiàn)遺失和遺忘的現(xiàn)象。
1.2 未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,信息無(wú)法共享
作為單機(jī)版的航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng),沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)連接,各基層站航標(biāo)器材管理部門(mén)與航標(biāo)處航標(biāo)器材管理部門(mén)之間不能進(jìn)行快速、有效的信息資料交換,領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法及時(shí)了解所采購(gòu)物資當(dāng)前的狀態(tài),同時(shí)對(duì)資料的查詢和保存也不太方便,使得航標(biāo)的庫(kù)存管理不夠透明。
1.3 功能簡(jiǎn)單,不利于推廣使用
現(xiàn)有的管理系統(tǒng)只支持一個(gè)倉(cāng)庫(kù),無(wú)法體現(xiàn)寧波航標(biāo)處多個(gè)倉(cāng)庫(kù)的實(shí)際,更無(wú)法實(shí)現(xiàn)上級(jí)倉(cāng)庫(kù)向基層倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥器材的功能。此外,系統(tǒng)還存在數(shù)據(jù)處理能力低、使用操作過(guò)于復(fù)雜等缺陷。
2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
2.1 系統(tǒng)目標(biāo)
為了改進(jìn)以上不足之處,加快提高航標(biāo)處物資管理水平,寧波航標(biāo)處組織實(shí)施了新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。在現(xiàn)有航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)“采購(gòu)入庫(kù)→庫(kù)間調(diào)撥→開(kāi)單出庫(kù)→使用維護(hù)→報(bào)廢”整個(gè)流程的管理信息化。各種單據(jù)在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)流通,用計(jì)算機(jī)通信方式代替人工傳遞,用電子簽名代替手工簽名,實(shí)現(xiàn)界面友好統(tǒng)一、層次簡(jiǎn)單、功能完善、易于操作的航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)。具體有以下幾個(gè)方面要求。
(1)管理軟件的最終目標(biāo)是在保證航標(biāo)處日常所需航標(biāo)器材的前提下,最大限度地簡(jiǎn)化流程,降低成本和庫(kù)存,減少預(yù)算差錯(cuò)。
(2)利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材不能照抄照搬人工管理,要根據(jù)器材管理的目標(biāo)對(duì)人工管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化、合理化、科學(xué)化。
(3)應(yīng)使物資流、數(shù)據(jù)流和控制流暢通并形成一個(gè)完整的閉環(huán)反饋系統(tǒng),物資的管理效率就體現(xiàn)在對(duì)信息的采集、傳遞、處理和加工等過(guò)程中,信息流是物資管理過(guò)程的影像。
2.2 流程設(shè)計(jì)
根據(jù)寧波航標(biāo)處當(dāng)前的實(shí)際需求,結(jié)合最新的《東海海區(qū)航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理辦法(試行)》,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)對(duì)新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行了協(xié)商討論。經(jīng)分析,決定通過(guò)對(duì)航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材庫(kù)實(shí)行分類來(lái)進(jìn)一步細(xì)化物資流向,分為航標(biāo)器材儲(chǔ)備庫(kù)、航標(biāo)器材備品庫(kù)、航標(biāo)器材待修庫(kù)和航標(biāo)器材報(bào)廢庫(kù)等。同時(shí),通過(guò)對(duì)消耗器材的全程管理和實(shí)行對(duì)報(bào)廢物資的再回收,形成航標(biāo)器材儲(chǔ)備庫(kù)(發(fā)放的物資)=航標(biāo)器材備品庫(kù)+航標(biāo)器材待修庫(kù)+航標(biāo)器材報(bào)廢庫(kù),使所有物資有據(jù)可查。
在航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材實(shí)際的物資流、數(shù)據(jù)流模型(見(jiàn)圖1)中,物資流箭頭①②表示使用部門(mén)在使用過(guò)程中將需要維修的物資通過(guò)基層倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)返回給處倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。根據(jù)以上模型,該管理系統(tǒng)的信息流程見(jiàn)圖2。
圖1 航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材物資流、數(shù)據(jù)流模型
圖2 物資管理系統(tǒng)信息流程
由圖2可知,航標(biāo)處器材儲(chǔ)備庫(kù)統(tǒng)一對(duì)維修物資進(jìn)行分類處理,可維修的進(jìn)行維修處理,并將修好的物資返還給相應(yīng)的基層站備品庫(kù);不可維修的則作為報(bào)廢物資進(jìn)入處總的報(bào)廢庫(kù)。通過(guò)此流轉(zhuǎn)過(guò)程,實(shí)現(xiàn)了對(duì)已發(fā)放物資的全程跟蹤,從而形成了物資的閉合管理。
3 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)可有效控制器材流失,并能準(zhǔn)確反映器材流向數(shù)據(jù),加強(qiáng)航標(biāo)器材管理工作,對(duì)支出和耗費(fèi)進(jìn)行把關(guān),避免漏、丟等現(xiàn)象的發(fā)生。
3.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
根據(jù)各個(gè)基層站倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)與航標(biāo)處總的航標(biāo)器材管理部門(mén)地理位置相隔較遠(yuǎn)的實(shí)際,需要借助互聯(lián)網(wǎng)來(lái)完成數(shù)據(jù)的傳輸。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)選擇模型(瀏覽器/服務(wù)器模式)。
3.2 運(yùn)行環(huán)境
客戶端采用安裝Windows 98或以上版本操作系統(tǒng)+ IE瀏覽器;服務(wù)器采用安裝IIS 6.0+MSSQL Server 2000數(shù)據(jù)庫(kù)。
3.3 功能模塊
(1)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。包括貨品管理、供應(yīng)商管理、部門(mén)管理以及倉(cāng)庫(kù)管理等數(shù)據(jù),并可以對(duì)貨品管理進(jìn)行相應(yīng)的分類。通過(guò)事先錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù),不僅保持了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一,有效防止出錯(cuò),更簡(jiǎn)化了后期操作。
(2)單據(jù)管理。本系統(tǒng)可以生成采購(gòu)單、調(diào)撥單和領(lǐng)用單等3種單據(jù),并可以根據(jù)實(shí)際采購(gòu)、調(diào)撥的數(shù)量進(jìn)行增加、修改和保存各種單據(jù)。單據(jù)的制作需審批功能支持,審核完成后不可進(jìn)行修改。
(3)用戶管理功能。用戶管理主要是完成不同用戶權(quán)限的設(shè)置。通過(guò)以上分析可知,各個(gè)用戶在不同的客戶端操作使用同一個(gè)系統(tǒng)容易產(chǎn)生混亂,同時(shí)根據(jù)實(shí)際應(yīng)用,不同的管理層次有不同的使用需求。因此,針對(duì)以上問(wèn)題,通過(guò)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)。
超級(jí)管理員的權(quán)限最大,可以添加新用戶并設(shè)置所有用戶的權(quán)限?;鶎雍綐?biāo)周轉(zhuǎn)器材管理員只能設(shè)置本站倉(cāng)庫(kù)物資的入庫(kù)、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用等情況。同時(shí),這樣的管理也便于實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審核。
(4)統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。主要實(shí)現(xiàn)庫(kù)房每月結(jié)賬功能,管理部門(mén)根據(jù)本月出入明細(xì)表、匯總表提取信息,最終生成本月月結(jié)記錄。
4 應(yīng)用建議
建立航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理信息系統(tǒng),是一個(gè)不斷深入和優(yōu)化的過(guò)程。經(jīng)過(guò)一定的應(yīng)用發(fā)現(xiàn),系統(tǒng)還存在很多有待進(jìn)一步完善的地方,還有許多未實(shí)現(xiàn)的功能值得去研究和開(kāi)發(fā)。
(1)目前的系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)需求提交、采購(gòu)計(jì)劃單、采購(gòu)合同等信息的管理,如圖1紅色框所示部分,系統(tǒng)上看不到用戶的需求,也無(wú)法對(duì)合同的實(shí)施情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
(2)系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)(財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)以及航標(biāo)業(yè)務(wù)運(yùn)行平臺(tái)等)的連接,無(wú)法與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)作為航標(biāo)管理工作的重要部分,需要提供豐富的決策信息和考核數(shù)據(jù),例如,與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建立有效的數(shù)據(jù)連接,可有效減少財(cái)務(wù)收支的差錯(cuò)和延遲。
(3)根據(jù)實(shí)際情況,系統(tǒng)還應(yīng)增加和完善部分功能:增加最低庫(kù)存、最高庫(kù)存的設(shè)置,完成庫(kù)存報(bào)警功能;單據(jù)的細(xì)化;網(wǎng)頁(yè)打印功能等。
(4)在系統(tǒng)的實(shí)施階段,要有豐富的監(jiān)控、考核、管理功能,加強(qiáng)對(duì)器材管理人員培訓(xùn),提高管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,促進(jìn)有關(guān)部門(mén)自加壓力,達(dá)到航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理的最佳效果。
5 結(jié) 語(yǔ)
完成航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材的管理,難點(diǎn)是如何對(duì)已發(fā)放出去的器材實(shí)現(xiàn)跟蹤管理,也就是所謂的“尾端監(jiān)督”。通過(guò)本文的分析,實(shí)行對(duì)維修、報(bào)廢器材的再入庫(kù)管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)放出去的物資再跟蹤的目的,有效地解決了對(duì)物資末端的閉合管理。
建立航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理信息系統(tǒng),通過(guò)對(duì)器材采購(gòu)信息的過(guò)程控制和結(jié)果分析,實(shí)現(xiàn)器材管理的規(guī)范化和程序化,從而有效降低器材采購(gòu)價(jià)格,提高工作效率;通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和對(duì)比,實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。
(3)用戶管理功能。用戶管理主要是完成不同用戶權(quán)限的設(shè)置。通過(guò)以上分析可知,各個(gè)用戶在不同的客戶端操作使用同一個(gè)系統(tǒng)容易產(chǎn)生混亂,同時(shí)根據(jù)實(shí)際應(yīng)用,不同的管理層次有不同的使用需求。因此,針對(duì)以上問(wèn)題,通過(guò)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)。
超級(jí)管理員的權(quán)限最大,可以添加新用戶并設(shè)置所有用戶的權(quán)限?;鶎雍綐?biāo)周轉(zhuǎn)器材管理員只能設(shè)置本站倉(cāng)庫(kù)物資的入庫(kù)、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用等情況。同時(shí),這樣的管理也便于實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審核。
(4)統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。主要實(shí)現(xiàn)庫(kù)房每月結(jié)賬功能,管理部門(mén)根據(jù)本月出入明細(xì)表、匯總表提取信息,最終生成本月月結(jié)記錄。
4 應(yīng)用建議
建立航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理信息系統(tǒng),是一個(gè)不斷深入和優(yōu)化的過(guò)程。經(jīng)過(guò)一定的應(yīng)用發(fā)現(xiàn),系統(tǒng)還存在很多有待進(jìn)一步完善的地方,還有許多未實(shí)現(xiàn)的功能值得去研究和開(kāi)發(fā)。
(1)目前的系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)需求提交、采購(gòu)計(jì)劃單、采購(gòu)合同等信息的管理,如圖1紅色框所示部分,系統(tǒng)上看不到用戶的需求,也無(wú)法對(duì)合同的實(shí)施情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
(2)系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)(財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)以及航標(biāo)業(yè)務(wù)運(yùn)行平臺(tái)等)的連接,無(wú)法與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)作為航標(biāo)管理工作的重要部分,需要提供豐富的決策信息和考核數(shù)據(jù),例如,與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建立有效的數(shù)據(jù)連接,可有效減少財(cái)務(wù)收支的差錯(cuò)和延遲。
(3)根據(jù)實(shí)際情況,系統(tǒng)還應(yīng)增加和完善部分功能:增加最低庫(kù)存、最高庫(kù)存的設(shè)置,完成庫(kù)存報(bào)警功能;單據(jù)的細(xì)化;網(wǎng)頁(yè)打印功能等。
(4)在系統(tǒng)的實(shí)施階段,要有豐富的監(jiān)控、考核、管理功能,加強(qiáng)對(duì)器材管理人員培訓(xùn),提高管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,促進(jìn)有關(guān)部門(mén)自加壓力,達(dá)到航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理的最佳效果。
5 結(jié) 語(yǔ)
完成航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材的管理,難點(diǎn)是如何對(duì)已發(fā)放出去的器材實(shí)現(xiàn)跟蹤管理,也就是所謂的“尾端監(jiān)督”。通過(guò)本文的分析,實(shí)行對(duì)維修、報(bào)廢器材的再入庫(kù)管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)放出去的物資再跟蹤的目的,有效地解決了對(duì)物資末端的閉合管理。
建立航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理信息系統(tǒng),通過(guò)對(duì)器材采購(gòu)信息的過(guò)程控制和結(jié)果分析,實(shí)現(xiàn)器材管理的規(guī)范化和程序化,從而有效降低器材采購(gòu)價(jià)格,提高工作效率;通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和對(duì)比,實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。
(3)用戶管理功能。用戶管理主要是完成不同用戶權(quán)限的設(shè)置。通過(guò)以上分析可知,各個(gè)用戶在不同的客戶端操作使用同一個(gè)系統(tǒng)容易產(chǎn)生混亂,同時(shí)根據(jù)實(shí)際應(yīng)用,不同的管理層次有不同的使用需求。因此,針對(duì)以上問(wèn)題,通過(guò)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)。
超級(jí)管理員的權(quán)限最大,可以添加新用戶并設(shè)置所有用戶的權(quán)限。基層航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理員只能設(shè)置本站倉(cāng)庫(kù)物資的入庫(kù)、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用等情況。同時(shí),這樣的管理也便于實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審核。
(4)統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。主要實(shí)現(xiàn)庫(kù)房每月結(jié)賬功能,管理部門(mén)根據(jù)本月出入明細(xì)表、匯總表提取信息,最終生成本月月結(jié)記錄。
4 應(yīng)用建議
建立航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理信息系統(tǒng),是一個(gè)不斷深入和優(yōu)化的過(guò)程。經(jīng)過(guò)一定的應(yīng)用發(fā)現(xiàn),系統(tǒng)還存在很多有待進(jìn)一步完善的地方,還有許多未實(shí)現(xiàn)的功能值得去研究和開(kāi)發(fā)。
(1)目前的系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)需求提交、采購(gòu)計(jì)劃單、采購(gòu)合同等信息的管理,如圖1紅色框所示部分,系統(tǒng)上看不到用戶的需求,也無(wú)法對(duì)合同的實(shí)施情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
(2)系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)(財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)以及航標(biāo)業(yè)務(wù)運(yùn)行平臺(tái)等)的連接,無(wú)法與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理系統(tǒng)作為航標(biāo)管理工作的重要部分,需要提供豐富的決策信息和考核數(shù)據(jù),例如,與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建立有效的數(shù)據(jù)連接,可有效減少財(cái)務(wù)收支的差錯(cuò)和延遲。
(3)根據(jù)實(shí)際情況,系統(tǒng)還應(yīng)增加和完善部分功能:增加最低庫(kù)存、最高庫(kù)存的設(shè)置,完成庫(kù)存報(bào)警功能;單據(jù)的細(xì)化;網(wǎng)頁(yè)打印功能等。
(4)在系統(tǒng)的實(shí)施階段,要有豐富的監(jiān)控、考核、管理功能,加強(qiáng)對(duì)器材管理人員培訓(xùn),提高管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,促進(jìn)有關(guān)部門(mén)自加壓力,達(dá)到航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理的最佳效果。
5 結(jié) 語(yǔ)
完成航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材的管理,難點(diǎn)是如何對(duì)已發(fā)放出去的器材實(shí)現(xiàn)跟蹤管理,也就是所謂的“尾端監(jiān)督”。通過(guò)本文的分析,實(shí)行對(duì)維修、報(bào)廢器材的再入庫(kù)管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)放出去的物資再跟蹤的目的,有效地解決了對(duì)物資末端的閉合管理。
建立航標(biāo)周轉(zhuǎn)器材管理信息系統(tǒng),通過(guò)對(duì)器材采購(gòu)信息的過(guò)程控制和結(jié)果分析,實(shí)現(xiàn)器材管理的規(guī)范化和程序化,從而有效降低器材采購(gòu)價(jià)格,提高工作效率;通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和對(duì)比,實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。