梁淑珍

摘 要：當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在整體服務(wù)上也不斷進(jìn)步，各部門對于檔案也較為重視。文書檔案對于人們工作生活的大概記錄及重大事件的詳細(xì)記載，也是各個(gè)機(jī)關(guān)單位對個(gè)人考察的第一手資料。這些資料對于機(jī)關(guān)單位的良性發(fā)展具有重大影響，本文就文書檔案和機(jī)關(guān)單位的發(fā)展之間的關(guān)系及作用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；文書檔案；管理工作

文書檔案不是憑空捏造事實(shí)，是以客觀事實(shí)、參照性進(jìn)行記載，通過實(shí)際的工作所產(chǎn)生的結(jié)果。當(dāng)前文書可以分為兩大類：1、紙質(zhì)形式，如直接負(fù)責(zé)人的親手筆記或者簽名、上級對下級的批示和指示、蓋有單位印章的相關(guān)文件或公文和平時(shí)常見的合同契約等；2、電子形式，如活動(dòng)或者會(huì)議的有關(guān)照片、視頻等通訊記錄。

1 什么是文書檔案的整理

文書檔案是通過機(jī)關(guān)單位的相關(guān)活動(dòng)或者會(huì)議產(chǎn)生的，將重要的交談內(nèi)容和策略方針用紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄，再按照檔案的方式進(jìn)行有序的保存。文書檔案的形式多種多樣，主要包括通知、布告、報(bào)告、請示及會(huì)議記錄等。而文書檔案的整理就是將這些分散的文件進(jìn)行收集，并按照一定的先后順序和分類方式進(jìn)行整理，對以后的使用創(chuàng)造便利的條件，體現(xiàn)出機(jī)關(guān)單位對文書檔案的重視程度。

文書檔案保證了機(jī)關(guān)單位所開展行政活動(dòng)的真實(shí)性，見證了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展過程，對以后行政活動(dòng)的舉辦作為重要依據(jù)，因此，提高文書檔案的管理水平，是提升機(jī)關(guān)單位效能化的重要措施，要發(fā)展機(jī)關(guān)單位的效能化就必須對文書檔案的管理進(jìn)行深刻的研究、提高管理意識(shí)、做好管理工作。

2 文書檔案對機(jī)關(guān)單位的作用

為了保證高效和便捷的使用，對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理是很有必要的，將文書檔案的整理工作不斷完善，使文書檔案可以完整性的保存，方便以后機(jī)關(guān)單位行政活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)借鑒和舉辦。我們可以看到，文書檔案的管理對機(jī)關(guān)單位而言起著舉足輕重的作用，具體分為以下幾點(diǎn)：

（1）文書檔案整理工作對檔案建設(shè)工作起促進(jìn)作用

作為機(jī)關(guān)單位發(fā)展過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，文書檔案的管理工作在對文書檔案進(jìn)行歸納收集的同時(shí)，也對重要的文書檔案或材料文件起到保護(hù)作用。通過文書檔案的管理工作，使重要性的文件、檔案等能夠保證高度的完整性，也可以加強(qiáng)相關(guān)管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化，同時(shí)提高了文書檔案等參考文件的重復(fù)使用率。文書檔案的管理工作主要負(fù)責(zé)對以機(jī)關(guān)單位為主的行政活動(dòng)進(jìn)行跟蹤記錄，并進(jìn)行詳細(xì)的分類和整理，使以后的查閱工作變得方便快捷。除此之外，在對文書檔案進(jìn)行管理的同時(shí)，也可以找出需要提高和完善的環(huán)節(jié)，并對工作質(zhì)量起到有效的監(jiān)督作用。文書檔案的整理工作是文書檔案管理工作的前提條件，在進(jìn)行文書檔案的整理工作時(shí)，可以將檔案作出對比和鑒定，從而確定檔案的利用價(jià)值。

（2）文書檔案整理工作對檔案信息資源起開發(fā)作用

使文書檔案得到充分和有效的利用是文書檔案管理的重要目的?？茖W(xué)性的整理方法使比較分散的文書檔案變得井井有條，再添加系統(tǒng)化的分類及編目后，方便相關(guān)資料的查詢和參考，最大化的發(fā)揮出文書檔案的利用價(jià)值。所以，將文書檔案的相關(guān)管理工作進(jìn)行完善，使整理文書檔案變得更加有條理，對外表現(xiàn)出機(jī)關(guān)單位發(fā)展的完整過程。

（3）文書檔案整理工作對檔案管理工作起持續(xù)發(fā)展的作用

整理機(jī)關(guān)單位的文書檔案，也是對檔案收集工作的一種隱性監(jiān)督，在不知不覺中提高對文書檔案收集的效率和質(zhì)量。文書檔案的保存價(jià)值通過編目分類等環(huán)節(jié)可以精確地挑選出來，也是對以后文書檔案檢索體系的構(gòu)建做好一定的基礎(chǔ)。

3 文書檔案整理工作在機(jī)關(guān)單位應(yīng)用中的存在問題

雖然文書檔案的整理對機(jī)關(guān)單位的方方面面起著重要的作用，但是在一定的條件下，整理工作還有很多的不足和問題，具體如下：

（1）對文書檔案的整理工作不夠重視

機(jī)關(guān)單位不重視文書檔案的相關(guān)管理工作，使文書檔案的收集變得不是特別輕松。就我國目前來說，機(jī)關(guān)單位往往只重視相關(guān)的日常管理工作，卻忽視了文書檔案的整理。因此，受到的關(guān)注度不夠就沒有進(jìn)行文書檔案整理工作的動(dòng)力，難以體現(xiàn)文書檔案的整理價(jià)值，致使對機(jī)關(guān)單位的發(fā)展做不到基礎(chǔ)資源的提供。文書檔案的整理工作出現(xiàn)了短板，也就不能對文書檔案起到一定的監(jiān)督作用，甚至?xí)斐刹荒芡耆占蛘呷笔臅鴻n案的問題。

（2）文書檔案的整理工作沒有科學(xué)性

因?yàn)槲覈?jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展，所以在平時(shí)的文書檔案整理工作的過程中，若將科學(xué)性的整理方法運(yùn)用到文書檔案的管理工作上，則會(huì)給工作人員帶來更多的便利，當(dāng)然，文書檔案的相關(guān)管理也會(huì)走向科學(xué)性和信息化的道路。如今，電子檔案系統(tǒng)的建立已經(jīng)被稱作是以后檔案管理的領(lǐng)頭羊，它是未來管理者新的管理途徑。文書檔案管理的工作需求越來越多，落后的管理技術(shù)不僅不能順應(yīng)它的發(fā)展速度，也不能體現(xiàn)出有關(guān)公司的發(fā)展經(jīng)歷。

4 加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位文書檔案工作的措施

（1）提升機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案整理的認(rèn)知

文書檔案的整理工作在機(jī)關(guān)單位中位置的提升，是因?yàn)槲覈鐣?huì)經(jīng)濟(jì)水平的整體提升影響的。為了更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對文書檔案整理工作的認(rèn)識(shí)，并完善相關(guān)的管理策略。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，更過的人意識(shí)到文書檔案的整理工作對機(jī)關(guān)單位的重要性，及它對機(jī)關(guān)單位會(huì)帶來的影響。其實(shí)，若做好了文書檔案的整理工作，那么它對機(jī)關(guān)單位的管理會(huì)產(chǎn)生重要的作用。由此看來，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)開放思想去接受和重視文書檔案的整理工作是大局已定的。

（2）提升管理人員的工作素質(zhì)

文書檔案的整理工作因?yàn)閷Υ罅康馁Y料、文件、檔案等進(jìn)行分類整理，所以它本身就是一個(gè)極為龐大的工程。對于從事相關(guān)工作的工作人員來說，文書檔案整理這項(xiàng)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性和較高的工作量。因?yàn)樗墓ぷ魈匦裕趯ο嚓P(guān)崗位選用人才時(shí)，應(yīng)聘人應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、較高的工作熱情和有奉獻(xiàn)精神的基本素質(zhì)。另外，還需要應(yīng)聘人員對專業(yè)理論知識(shí)和先進(jìn)科技有一定的掌握和了解，使得以后的文書檔案管理工作能夠向規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。與商業(yè)性單位不同的是，機(jī)關(guān)單位具有更強(qiáng)的服務(wù)性，做好文書檔案的整理工作對機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)步發(fā)展和高效運(yùn)作都有著很重要的作用。

（3）加強(qiáng)建設(shè)文書檔案整理的基礎(chǔ)

對文書檔案整理工作進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化是當(dāng)下機(jī)關(guān)單位所號召的，但我們都知道任何事?lián)碛袌?jiān)實(shí)的基礎(chǔ)才是成功的前提，所以文書檔案的基礎(chǔ)工作對文書檔案的整理工作是尤為重要的。機(jī)關(guān)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對文書檔案的基礎(chǔ)工作的重視，為以后文書檔案整理工作做好一定的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)整理的最終目標(biāo)。在整個(gè)工作過程中，應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和積極的工作素質(zhì)，盡可能避免缺失、損壞、混淆等容易出現(xiàn)的問題，即要保證有關(guān)文書檔案的管理質(zhì)量，也要按時(shí)按量完成工作任務(wù)。

5 結(jié)束語

總而言之，在機(jī)關(guān)單位的相關(guān)工作中，文書檔案的管理也會(huì)越來越受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視?，F(xiàn)代社會(huì)中，數(shù)字化和信息化是對文書檔案管理工作的新要求，因此，文書檔案工作者在完成自身工作的同時(shí)，還要將自身的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行不斷地提高，熟練利用現(xiàn)代信息技術(shù)、掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)對文書檔案進(jìn)行高效的收集和管理，豐富對文書檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)。

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