高 妍/遼寧建筑職業(yè)學(xué)院

郵件合并批量照片的設(shè)計技巧
——Word與Excel 數(shù)據(jù)連接

高 妍/遼寧建筑職業(yè)學(xué)院

文章闡述了使用W ord軟件中的郵件合并功能完成準考證制作并批量生成照片的設(shè)計技巧，此方法可以在類似的其他文檔中應(yīng)用，可以極大地提高工作效率。

W ord；準考證制作；郵件合并；設(shè)計技巧

微軟辦公軟件Word中有一個操作叫做郵件合并，它的功能十分強大，可以將Word與Excel中的數(shù)據(jù)實現(xiàn)連接，這類操作被廣泛應(yīng)用于準考證、成績通知單、催費通知單等文檔的快速設(shè)計合成中。在郵件合并的設(shè)計中，普通文本的合并十分簡單，但是像帶有照片的準考證的設(shè)計就顯得復(fù)雜多了。下面將從郵件合并的準備工作入手，按照步驟介紹生成準考證中的內(nèi)容及批量照片的設(shè)計技巧。

一、郵件合并的設(shè)計需要準備兩個文件

1.數(shù)據(jù)文件：Excel文件，用于存放即將合并到結(jié)果文檔中的大量數(shù)據(jù)資源。

2.主控文檔：Word文件，用來設(shè)計合并結(jié)果的模板，也是進行郵件合并的文件。

二、郵件合并基本步驟

1.基本功能設(shè)計；

2.準備數(shù)據(jù)源；

3.建立主控文檔；

4.完成郵件合并。

三、以準考證設(shè)計為例進行郵件合并

1.分析準考證中應(yīng)該包含哪些內(nèi)容，對其外觀進行效果設(shè)計，并分析數(shù)據(jù)源中應(yīng)包含哪些具體字段及基本數(shù)據(jù)，搜集照片資源，完成設(shè)計前的任務(wù)準備工作。

2.建立包含“照片”的Excel數(shù)據(jù)文件。

（1）建立存放準考證照片的文件夾：例如，在D盤根目錄下建立名為“準考證設(shè)計”的文件夾，再在這個文件夾里面建立一個名為“學(xué)生照片”的文件夾，將所有要生成準考證的學(xué)生照片存放在“學(xué)生照片”文件夾里面。如圖-1“學(xué)生照片”文件夾所示。

圖-1“學(xué)生照片”文件夾

（2）在存放學(xué)生信息的Excel文件“學(xué)生自然信息.xlsx”中輸入學(xué)生的相應(yīng)信息，包括準考證號、考生姓名、性別、考場、座位號、照片等內(nèi)容，需要注意的是，在照片列中要輸入每位同學(xué)的照片文件完整的路徑以及文件名。如圖-2“學(xué)生自然信息”Excel文件所示。

圖-2 “學(xué)生自然信息”E x c e l文件

3.設(shè)計要進行郵件合并的word文件。

要進行郵件合并的word文件即為主控文檔，將其保存在D盤下的“準考證設(shè)計”文件夾中，命名為“準考證模板.docx”。效果如圖-3所示。

圖-3 “準考證模板”Wo r d文檔

4.啟用“信函”功能開始制作準考證。

（1）開始郵件合并任務(wù)，打開“準考證模板”W ord文檔，在“郵件”選項卡內(nèi)“開始郵件合并”下拉按鈕中選擇“信函”命令。

（2）在“選擇收件人”下拉按鈕中選擇“使用現(xiàn)有列表”命令，開始按提示步驟選擇數(shù)據(jù)源，即為之前創(chuàng)建的Excel文件“學(xué)生自然信息.xlsx”。

（3）插入可變域，即將Excel文件中適當?shù)谋砀褡侄翁砑拥絎ord文檔中準考證的相應(yīng)位置，具體方法為：將光標依次置于準考證中除照片之外的適當位置，之后選擇“郵件”選項卡內(nèi)“插入合并域”中的各個字段名，完成普通文本的設(shè)計。

（4）照片域的設(shè)計，單擊“插入”選項卡內(nèi)“文檔部件”中的“域”命令，在“域”對話框中選擇“域名”為“IncludePicture”的項目，并在“文件名或URL”里面輸入“pic”，如圖-4所示，之后點擊“確定”按鈕回到W ord文檔頁面中。

圖-4 插入照片域

按快捷鍵Ctrl+F9將文檔切換到代碼模式，選中“pic”，在“郵件”選項卡內(nèi)“插入合并域”中選擇“照片”域，效果如圖-5（1）和圖-5（2）所示。之后再按快捷鍵Ctrl+F9將文檔切換回正常的文檔模式。

圖-5（1）

圖-5（2）

最后，選擇“郵件”選項卡內(nèi)“插入合并域”下拉按鈕中的“編輯單個文檔”命令，按步驟完成郵件合并任務(wù)，生成的新文檔中包含了所有學(xué)生的準考證，之后將其保存為“準考證.docx”。若發(fā)現(xiàn)準考證照片沒有正常顯示，就將整個文檔全部選定，按下F9鍵刷新即可。完成之后的效果如圖-6所示。

圖-6 準考證效果圖

四、郵件合并中需要注意的問題

1.主控文檔中的內(nèi)容要有合理的排版設(shè)計；

2.數(shù)據(jù)源中的照片字段內(nèi)每張照片的路徑及文件名要與真正圖片保存情況一致；

3.郵件合并過程中插入各個域時要選擇正確的位置；

4.合并完成后若圖片不顯示，要按F9鍵進行刷新。

[1]吳亞坤,鄂鐵龍.“郵件合并”的應(yīng)用技巧[J].遼寧大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2010,01.

[2]徐寶春.淺談如何掌握郵件合并功能并發(fā)揮它的妙用[J].信息與電腦(理論版),2010,01.

[3]王國輝,王金榮,劉一潔.Excel與Word表數(shù)據(jù)的交換及圖片的郵件合并[J].辦公自動化,2010,14.