曾曉玲

（遠(yuǎn)安縣人力資源和社會(huì)保障局，湖北 遠(yuǎn)安 444299）

會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新的要點(diǎn)及實(shí)踐

曾曉玲

（遠(yuǎn)安縣人力資源和社會(huì)保障局，湖北 遠(yuǎn)安 444299）

會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)管理及檔案部門工作的重點(diǎn)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，便于各企業(yè)及時(shí)查詢相關(guān)會(huì)計(jì)信息，為企業(yè)工作提供有效參考。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案成為檔案管理的主要形式。因此，檔案管理部門要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理水平，從而為企業(yè)提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的會(huì)計(jì)信息。

財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)檔案；創(chuàng)新實(shí)踐

1　會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)

1.1會(huì)計(jì)檔案收集與整理階段

會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段

會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3會(huì)計(jì)檔案移交階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國(guó)家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。

1.4會(huì)計(jì)檔案借閱階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。

內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無(wú)涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過(guò)程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5會(huì)計(jì)檔案銷毀階段

會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒(méi)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見(jiàn)，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁(yè)進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。

2　會(huì)計(jì)檔案的管理策略

第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。

第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。

3　會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

3.1會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來(lái)的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒(méi)有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理

財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。

3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理

會(huì)計(jì)檔案管理人員除應(yīng)兼顧財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對(duì)高于其他崗位。定期或不定期地對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。

4　未來(lái)的設(shè)想和發(fā)展方向

開(kāi)展原始憑證電子化管理工作，是為進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)信息化、集約化水平而做的一種嘗試。未來(lái)將根據(jù)統(tǒng)一部署，完成原始憑證電子化實(shí)施工作。業(yè)務(wù)范圍涵蓋電子報(bào)賬系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，按照財(cái)務(wù)核算相關(guān)流程，上載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)附件，并在電子報(bào)賬系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完成審批過(guò)賬。該項(xiàng)目有利于提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同處理水平，促進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)深度融合；提升財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化水平，將財(cái)務(wù)管理范圍延伸到業(yè)務(wù)前端；實(shí)現(xiàn)原始憑證的實(shí)時(shí)在線追蹤，提高在線稽核的工作效率；實(shí)現(xiàn)原始憑證可視化管理，凸顯財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)督作用，加強(qiáng)業(yè)務(wù)鏈與財(cái)務(wù)價(jià)值鏈融合，有效規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

F233；G275.9

A

1673-0194（2015）16-0005-01

2015-06-29