王 勇

（白山市靖宇縣赤松鎮(zhèn)文化站，吉林 白山 134300）

關(guān)于利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案的思考

王 勇

（白山市靖宇縣赤松鎮(zhèn)文化站，吉林 白山 134300）

隨著技術(shù)進(jìn)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。信息化路徑下的管控流程凸顯了其特有的優(yōu)勢(shì)，便利了日常管理。傳統(tǒng)途徑的留存檔案、日常管理存在很多弊病，為此，有必要接納信息化技術(shù)手段，妥善留存和管理這些檔案。

信息化手段；傳統(tǒng)檔案；管理方式

企事業(yè)類單位、各個(gè)院校留存下來(lái)的檔案都和部門日常管理工作息息相關(guān)。檔案的儲(chǔ)存以及后續(xù)管理工作，都需要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)加以輔助，徹底打破老舊的管理模式。同時(shí)，信息化是借助于硬盤進(jìn)行管理，不但能隨時(shí)對(duì)相關(guān)部分讀取，還降低了由于紙質(zhì)資料損壞而帶來(lái)的損失，更直接降低了人員使用上面的浪費(fèi)。

1　變更管理流程的必要價(jià)值

傳統(tǒng)情形下的檔案被留存為紙質(zhì)文件。針對(duì)這類檔案，日常搜集整理、編排檔案目次、查驗(yàn)及利用，都要借助于手動(dòng)方式來(lái)完成。日常管理耗費(fèi)了較多的手動(dòng)勞動(dòng)，服務(wù)總量偏大。檢索必備的流程落后，查驗(yàn)方式很少，不便平日查閱。留存檔案必備的設(shè)備很簡(jiǎn)易，傳輸速率慢，很難充分開發(fā)。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)路徑下的管理工作存在諸多弊端，必須及時(shí)加以改善。借助信息手段可收到如下效果。

1.1日常調(diào)閱頻率更高

信息化的發(fā)展，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的進(jìn)步，隨時(shí)產(chǎn)生的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也變得更為激烈。因此，相關(guān)部門對(duì)于日常信息的查驗(yàn)量也開始不斷增多，最后出現(xiàn)了信息變更速率被提快、決策時(shí)段被縮減的局面。針對(duì)于這一現(xiàn)狀，要求相關(guān)人員在進(jìn)行檔案查驗(yàn)時(shí)必須調(diào)用有關(guān)聯(lián)的一切材料，才可做出決策，以便全面解析。

1.2留存的總份數(shù)更多

伴隨微機(jī)的普及，辦公凸顯了自動(dòng)化這一總傾向。從目前情況來(lái)看，手寫的文件被縮減，更多份數(shù)的文檔都要經(jīng)由打印才可制備出來(lái)。有序留存文檔、調(diào)用這類文檔，成為了工作之中隨時(shí)都會(huì)出現(xiàn)的難題。電子類的、紙質(zhì)類文檔顯出了并存的態(tài)勢(shì)，電子文檔占比明顯提升。

1.3變更紙質(zhì)文件

歸檔留存下來(lái)的舊式文件，多屬于寫的某一規(guī)劃、總結(jié)類的、實(shí)施查驗(yàn)類的文件。此外，紅頭文件也應(yīng)被慎重留存?，F(xiàn)今時(shí)段內(nèi)的科學(xué)管理，要預(yù)設(shè)最為縝密的搜集流程、數(shù)據(jù)管控流程。決策被規(guī)范化，固有的歸檔文件數(shù)目遞增。在客觀形勢(shì)下，需要加強(qiáng)信息管理。

1.4創(chuàng)設(shè)電子文檔

電子文件被留存至某一數(shù)字設(shè)備，設(shè)定數(shù)碼形式。儲(chǔ)存的形式，既可以是光盤也可以是磁帶。借助于微機(jī)，相關(guān)的數(shù)據(jù)均可被查驗(yàn)和使用，同時(shí)還能在網(wǎng)絡(luò)路徑下進(jìn)行資源的共享，為后期相關(guān)工作的開展提供便利。從本質(zhì)上看，電子文檔獨(dú)有的特性如下：經(jīng)由微機(jī)生成，設(shè)置二進(jìn)制特有的代碼，用代碼去表達(dá)，叫做數(shù)字文件。這種情形下，電子文件被區(qū)分于平日常見(jiàn)的多類文件。

電子文檔也被劃歸為文件，有著文件特性。從這一視角看，電子文件及舊式常用文件有著近似點(diǎn)。電子文檔整合了新穎的數(shù)字特性及傳統(tǒng)路徑下的文件特性，兩類特性融合，它含有新時(shí)期的信息特性。借助于計(jì)算機(jī)，電子文檔成為數(shù)字化文檔，借助于通信路徑、遠(yuǎn)程傳遞，來(lái)達(dá)到信息共享的目的。當(dāng)然還有一點(diǎn)需要注意，即電子文檔被設(shè)定成直觀特性的代碼，記錄于載體上，必須經(jīng)由相關(guān)設(shè)備才可讀取。

各類檔案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特異性，在保存時(shí)間等方面也都會(huì)有所差別。因此，針對(duì)檔案保真、私密信息保留、日常的讀取等，都要擬定規(guī)程。當(dāng)然，對(duì)于一些需要進(jìn)行長(zhǎng)久保存的檔案，由于中間間隔時(shí)間較長(zhǎng)，后期信息能否被完整讀取，也是一大難題。

2　運(yùn)用信息技術(shù)管理的側(cè)重點(diǎn)

2.1擬定清晰詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)

信息檔案一旦缺失統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，那么其數(shù)值格式及更大范疇的體系架構(gòu)都會(huì)出現(xiàn)偏差，造成異構(gòu)狀態(tài)。例如，某些軟件沒(méi)能被通用、適用范疇并非很廣；微機(jī)附帶著的數(shù)碼相機(jī)、掃描設(shè)備自帶的型號(hào)都有著差異，層級(jí)水準(zhǔn)也有差異，很難劃歸到同一硬件范疇。還有一種情況，就是分類留存的檔案沒(méi)能擬定明晰的編碼。想要有效解決以上問(wèn)題，就必須有相同的標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)保證信息方面的互通性。

2.2接納新穎手段

技術(shù)不斷變更，檔案平日內(nèi)的管理應(yīng)能接納新穎的途徑，借助新式技術(shù)。這類手段具備多種功能：查驗(yàn)主體身份、增設(shè)智能檢索、隱蔽某一范疇的信息等等。此外，加蓋電子簽章、跟蹤設(shè)定的操作流程、增添水印及加密，都被劃歸至新穎技術(shù)的范疇。

2.3搭配必要的硬件

各類檔案的管理，其目的是實(shí)現(xiàn)日常信息的共享以及調(diào)用。因此，對(duì)于檔案配套管理環(huán)境的要求就更為嚴(yán)格。根據(jù)管理對(duì)象的不同，建立起來(lái)的環(huán)境可以分為內(nèi)、外網(wǎng)兩種類別。很顯然，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否良好與其配套設(shè)施有直接的作用，所以必須借助物理隔離，細(xì)分獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化日常范疇的網(wǎng)絡(luò)管控，保證初始開發(fā)流程的適宜性。

增設(shè)配套硬件，是信息化依托的根基。選購(gòu)硬件時(shí)，要具備前瞻性，而不是一味的進(jìn)行投入。充分運(yùn)用金額，選購(gòu)最適宜的配套硬件。便利日常情形下的網(wǎng)內(nèi)檢索，多層分享及交流。優(yōu)化調(diào)配資源，提升綜合管理的成效。

3　結(jié) 語(yǔ)

傳統(tǒng)檔案被留存為紙質(zhì)的，容易損毀，且占據(jù)空間較大。借助信息手段，可把它們替換成電子文件，方便保存，節(jié)省空間。創(chuàng)設(shè)電子文件，把它們留存至預(yù)備好的磁盤以內(nèi)，便于隨時(shí)查驗(yàn)。憑借數(shù)字設(shè)備，即可生成更為完備的類別檔案。信息化的使用降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，對(duì)于保障檔案管理的完整性以及系統(tǒng)性意義重大。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.132

G270.7

A

1673-0194（2015）20-0168-01

2015-08-11