文/林 巖

精益財務模式下的煙草行業(yè)采購管理研究

文/林 巖

本文提出精益財務模式下采購管理工作的幾點思考，開篇分析該工作存在的不足，立足規(guī)劃采購組織形式、建立行業(yè)專家?guī)?、加強對招標代理費的結算管理和系統(tǒng)推進行業(yè)專業(yè)培訓四個方面，提出設計框架，力求通過精益財務角度的采購管理探索，開拓精益財務思考深度。

價值鏈；精益；財務；采購管理

近年來，國家煙草局為規(guī)范煙草行業(yè)采購行為，在行業(yè)內實施了采購管理工作。采購管理切實降低了行業(yè)整個供應鏈條的采購成本。但是，筆者認為，當前采購管理規(guī)范有余、精益不足，主要是招標代理收費過高，行業(yè)承擔了隱形采購成本。

一、三高問題

招標代理機構收取招標代理收費，主要依據1980號文、857號文、534號文、1573號文。與招標代理機構約定的結算費用一般有三高：

(一)招標文件發(fā)售價格高

協(xié)議一般約定，招標文件發(fā)售費由招標代理機構確定，不得以營利為目的。在實際操作中，招標公司以執(zhí)行政府指導價為由，按每份500元發(fā)售招標文件，個別利潤空間大的項目甚至賣到1000元或2000元/份。招標文件從編制到最終發(fā)布，行業(yè)相關部門要參與完成技術條款、商務條款、評標辦法和標準的編寫工作，與招標公司共同承擔一定業(yè)務量。筆者認為，當前，招標文件發(fā)售價格執(zhí)行遼價函[2006]4號文件，經常應用的條款是“中標價格在1000萬元(含1000萬元)以下的，每套收費不超過500元”，既然是不超過500元，則可以遵循實際，按工作量和付出成果與招標代理機構協(xié)商、確定招標文件發(fā)售價格，為中標單位減少投標成本。

(二)中標項目代理費高

1980號文規(guī)定，100萬以下工程招標結算率應在0.8％-1.2％之間。100萬以下貨物、服務代理費率，應在1.2％-1.8％之間。當前，按照約定煙草行業(yè)招標代理費由中標人承擔。因為煙草行業(yè)實施招標的項目偏小、結算費低，招標機構一般不愿意按文件規(guī)定收取代理費，雙方往往另行協(xié)議,比如50萬以下定額收取5000元，50萬以上按招投標規(guī)定收取。這樣，招標金額越小、獲利越少，繳納代理費高、極容易流標。如果一筆計算機采購只有6萬元，中標單位利潤可能僅有10％，繳納5000元代理費，相當于服務代理費率達到8％，遠超1980號文件規(guī)定。如果再花500元購買招標文件后，基本沒了利潤空間。

煙草行業(yè)中標企業(yè)每年要向招標代理機構繳納不菲的招標代理服務費和招標文件工本費，“羊毛出在羊身上”，這些費用最終要轉化為采購成本，由煙草行業(yè)負擔。招標代理機構獲利、中標單位負擔投標成本過大已成為一大弊病。有些地區(qū)，已經有中小企業(yè)因成本負擔、無力投標，大型企業(yè)中標后，為了獲得足夠利潤在質量上縮水找平，出現(xiàn)成本轉移或地域壟斷中標問題。

(三)流標項目代理費用高

協(xié)議約定，流標項目代理費由招標單位承擔，采取固定額度，每流標一個項目支付2000元(理由是用于支付評委費)。一筆5萬元的物資采購項目，可能受地域限制、投標成本限制，執(zhí)行了行業(yè)規(guī)定走招標程序就要流標，而第二次流標才能進入其他采購形式。按協(xié)議，要支付2000元流標成本給招標代理機構，相當于承擔了4％代理費率。流標項目本身并不用評標，即使有損失，筆者認為，也應適度降低流標代理成本。

二、策劃方案

鑒于以上不足，筆者認為，招標管理可以在四個方面實施策劃工作：

(一)規(guī)劃招標組織形式

《招投標法》第十二條規(guī)定，招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜，必須具備編制招標文件的能力和組織評標的能力。筆者結合1573號文“簡政放權、職能轉型、推進市場競爭”的發(fā)文初衷判斷，法律環(huán)境的開放，已意味著自主招標將成為未來市場競爭環(huán)境中，引導資源有效配置的發(fā)展趨勢和必然走向。

截止2014年底，行業(yè)53家直屬單位中，43家實現(xiàn)委托招標代理機構招標模式。組織自主招標，面臨能力不足、公信力不強、外部監(jiān)督缺失等問題，確實不符合當前規(guī)范管理工作要求。但筆者認為，規(guī)范管理解決了“應招盡招、真招實招”這些重點工作后，歷經較長時期做細做實，一定要面對經濟社會下自主招標的大勢所驅，由“收”到“放”，與其被動改革、不如提前謀劃、主動應對。

首先要做好兩手準備。一是平穩(wěn)運行委托代理模式?，F(xiàn)階段，通過規(guī)范委托代理招標方式，有序整合行業(yè)物資采購不規(guī)范行為。二是著手自主招標準備工作。法規(guī)規(guī)章已經明確企業(yè)自主招標的條件，企業(yè)要想自主招標，一定要對接發(fā)條規(guī)定，做好組織架構、人員、專家?guī)斓然I備、搭建工作。三是以改不足入手自主招標業(yè)務。只要具備自主招標基礎，就可以嘗試從小額貨物和服務項目入手、自主招標，取締完全依賴中介機構的招標運行模式。這部分項目，中標單位承擔成本大，也是招標機構不愿代理的工作，在實際中往往流于形式、不能按行業(yè)要求去實施招標采購。自主招標意味著可以放棄收取招標代理手續(xù)費和發(fā)售招標文件費用，既可以節(jié)約中標單位成本，也可以防止投標單位為保障利潤空間提升投標價格，相當于間接降低了采購成本,營造有序、公允、和諧的市場競爭環(huán)境。關于放開能不能使腐敗行為死灰復燃的問題，筆者認為，行業(yè)具備多年招標基礎數(shù)據，完全可以建立數(shù)據庫做遠程風險篩查和在線評估，加強監(jiān)管力度，確保放手項目公正、公平、公允采購。

其次，可以組建屬于行業(yè)的招投標管理機構，獨立運行并承接社會招投標業(yè)務，前期，為減少疑意，可以借助政府機構專家?guī)熘械膶＜?，參與項目評標工作。而如果能夠承接到社會招投標業(yè)務，也是一種開源的有效途徑。

另外，不少外行業(yè)單位實行全省行業(yè)集中招標采購模式，既理順了各市公司相同項目、不同口徑的開支范圍，又實現(xiàn)了規(guī)模性采購，我省行業(yè)部分項目實施了這種集中采購，但覆蓋面還可以繼續(xù)嘗試擴大，這也不失為一種降本增效的手段。

(二)建立行業(yè)專家?guī)?/p>

組織專家完成評標工作，是確保招標工作公平、公正、公允的一個重要環(huán)節(jié)，也是自主招標必須努力搭建的一項重點工作。具不完全數(shù)據統(tǒng)計，截至2013年，行業(yè)財審領域擁有會計、審計等高級技術職稱達到450人，注冊會計師260多人，注冊工程造價師近20人，其他部門不乏高尖端專家型人才。行業(yè)現(xiàn)有人才儲備完全具備在省域和全國范圍內，組織建立煙草行業(yè)專家?guī)斓目赡苄浴?/p>

(三)加強招標費的結算管理

當前階段，行業(yè)企業(yè)不適宜開展自主招標，所以，按照招標法相關規(guī)定，重新理順前期與招標代理機構簽訂的代理協(xié)議顯得尤為重要。對于有法可依且不合規(guī)定的結算條款，應重新評估市場環(huán)境、依法修訂；對可以按照市場供需協(xié)商確定的，在確保工作質量的情況下應利用招標手段，選擇最佳招標代理機構。同時，應完善權力運行系統(tǒng)合同審核環(huán)節(jié)的監(jiān)管，降低資金結算風險，讓過程監(jiān)管切實發(fā)揮效力。

(四)系統(tǒng)推進專業(yè)培訓工作

行業(yè)招標管理再上新臺階，一是亟需對接法規(guī)、規(guī)章，做好相關制度修訂、發(fā)布和后期銜接應用工作，二是亟需在規(guī)范管理的前提下和市場競爭環(huán)境中，思考招標管理改善方向；三是亟需整合行業(yè)資源，特別是人才資源，發(fā)掘人才價值，在為行業(yè)變革儲備復合型人才。這些工作，都與系統(tǒng)、專業(yè)的培訓密不可分。目前行業(yè)培訓規(guī)劃中，缺少這方面素質教育內容，應在后期有序開展培訓和交流。基礎知識培訓，可以集中購買課件或報銷培訓費，搭建遠程培訓平臺，自主學習，嫻熟掌握工程、造價、項目管理、招投標專業(yè)知識；實踐技能培訓，可以推薦關鍵崗位進入其他企業(yè)實踐、外派學習，有的企業(yè)無法自主招標，是因為欠缺“具備從事同類工程建設項目招標的經驗”，可以借助外派學習完成經驗積累；制度銜接應用培訓，可下發(fā)制度條款解釋或以專題會形式貫徹；業(yè)務問題探討，可以由專家?guī)熨Y深專家面對面答疑解惑；推行繼續(xù)教育培訓制度，專家?guī)鞂＜乙惨⒅刂鹉旮轮R體系，持續(xù)深化對工作的理解認識。

三、總結

采購管理策劃是未來精益財務的一個努力方向，從行業(yè)高度做采購管理策劃的價值更大，將取得不可忽視的投入產出比。

(作者單位：遼寧省煙草公司鞍山市公司)