謝海雨，郭小婷

會計電算化在中小企業(yè)中的應(yīng)用

謝海雨，郭小婷

（渤海大學(xué)管理學(xué)院，遼寧錦州121000）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的信息化也在逐步的深入，傳統(tǒng)的會計失去了原有的地位，會計電算化顯示出巨大的優(yōu)勢，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。中小企業(yè)應(yīng)用會計電算化存在重視程度不夠；缺乏完善的制度；在使用中常出現(xiàn)問題；財務(wù)軟件選擇不合理；會計人員的素質(zhì)較低。應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高對會計電算化的認(rèn)識；完善內(nèi)部控制制度；健全相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范企業(yè)應(yīng)用行為；選擇等級較高的會計電算化系統(tǒng)；加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

會計電算化；中小企業(yè)；應(yīng)用

一、會計電算化概述

會計電算化也稱為計算機(jī)會計，指以電子計算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會計工作中的運用，具體的說就是利用會計軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工會計工作，例如記賬、算賬、數(shù)據(jù)加工、分析、預(yù)測等。會計電算化實現(xiàn)了電子技術(shù)和信息技術(shù)在會計工作中的統(tǒng)一，不僅減輕了會計人員工作的負(fù)擔(dān)，同時也有效地提高了數(shù)據(jù)處理效率，減小了手工會計處理中的誤差，有利于提高會計工作的水平。會計電算化的發(fā)展不僅是會計發(fā)展的需要，同時也是社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對會計工作提出的要求。

二、會計電算化在中小企業(yè)應(yīng)用的意義

（一）能夠提高會計工作的質(zhì)量

傳統(tǒng)手工會計的數(shù)據(jù)處理主要依靠人工操作，不僅處理效率低，而且錯誤率高，另外，中小企業(yè)的會計人員偏少，使得很多信息數(shù)據(jù)處理工作只能由僅有的幾個人來完成，工作量大，難免會產(chǎn)生很多問題。實施會計電算化能夠?qū)崿F(xiàn)會計憑證的自動處理，只要按照要求輸入會計憑證后就能夠自動生成賬簿和報表，不僅速度快，而且準(zhǔn)確率較高，在一定程度上克服了人工操作的缺點，只要在建賬、設(shè)置、憑證輸入等方面不出現(xiàn)錯誤，后期的會計信息也不會出現(xiàn)問題。而在傳統(tǒng)的人工環(huán)境中，會計人員需要花費大量的時間在憑證、報表的編制等工作上，會計電算化的實施極大地降低了會計人員的勞動強(qiáng)度，減輕了他們的工作負(fù)擔(dān)。

（二）有利于會計管理職能的轉(zhuǎn)變

核算和監(jiān)督是會計的兩大基本職能。在傳統(tǒng)的會計工作中，會計人員大部分的時間和精力都花費在核算工作中，而疏于實施監(jiān)督職能。會計電算化的應(yīng)用代替了人工核算，提高了核算的準(zhǔn)確度，同時也能夠讓會計人員有更多的時間參與企業(yè)的管理工作，使會計管理由事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑昂褪轮械目刂?，避免領(lǐng)導(dǎo)隨意決策，有效地提高了會計管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及會計軟件的應(yīng)用，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)連接企業(yè)的內(nèi)部和外部，極大拓展了企業(yè)所需的數(shù)據(jù)和信息，使企業(yè)走出封閉的空間，走向廣闊的市場，能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會計人員依據(jù)信息為企業(yè)的發(fā)展做出更加科學(xué)的決策，提高了企業(yè)的市場適應(yīng)性。

（三）有利于深化中小企業(yè)的會計工作

會計的數(shù)據(jù)處理經(jīng)歷了從手工到電子計算機(jī)的過程，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計電算化逐漸成為會計工作的主要方式。會計電算化不僅實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速、準(zhǔn)確處理，而且對會計核算的內(nèi)容、方法等也產(chǎn)生了重要的影響。例如，在會計電算化的影響下，會計憑證的生成方式和儲存方式都成為電子化，因此，會計憑證的概念也發(fā)生了相應(yīng)的變化。此外，會計電算化的推廣也使一些會計語言逐漸淡出了人們的視野，如計劃成本等。因此，會計電算化在中小企業(yè)的應(yīng)用能夠促進(jìn)會計理論和實踐工作的進(jìn)一步發(fā)展。

三、會計電算化在中小企業(yè)中應(yīng)用的表現(xiàn)

（一）我國中小企業(yè)應(yīng)用會計電算化的現(xiàn)狀

會計電算化的發(fā)展以信息技術(shù)發(fā)展為依托，與傳統(tǒng)的會計相比，其不僅能夠提高會計工作的速度和質(zhì)量，同時也能夠促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理的規(guī)范化。在中小企業(yè)中，會計電算化的發(fā)展起步晚、發(fā)展慢，直到今天，普及率也很不理想，很多中小企業(yè)仍然沒有使用會計電算化，財管管理很不規(guī)范，會計方式存在著很多問題。例如，隨意修改數(shù)據(jù)等。如果能夠在中小企業(yè)中推廣會計電算化，會對其財務(wù)管理水平的提高有重要的作用，但受到成本、人才等因素的影響，會計電算化始終不能在中小企業(yè)中得到廣泛的推廣。

（二）中小企業(yè)應(yīng)用會計電算化存在的問題

1.重視程度不夠。由于受多種因素的影響，我國的一些中小企業(yè)認(rèn)識不到會計電算化的重要作用，會計電算化被單純地認(rèn)為是用計算機(jī)記賬，對其他方面的作用認(rèn)識不足，導(dǎo)致會計電算化在中小企業(yè)中的推廣較為困難。

2.缺乏完善的會計電算化的相關(guān)制度。會計電算化在中小企業(yè)的推廣不僅改變了原有的數(shù)據(jù)記錄和存儲方式，同時也改變了企業(yè)會計的組織形式，使原有的會計制度失去了其應(yīng)有的作用。有些企業(yè)雖然使用了會計電算化，但在原有會計制度的影響下，會計電算化的相關(guān)工作，如計算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的錄入等，都交給一個人管理，看似節(jié)約成本，但不利于監(jiān)督工作的開展和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的保持，另外，由于一些中小企業(yè)保留了傳統(tǒng)的核算方式，使得市賬率較低，電算化的優(yōu)勢始終沒有顯示出來。另外，很多中小企業(yè)缺乏完善的會計電算化管理制度，數(shù)據(jù)的備份和清理很不規(guī)范，一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.在使用中常出現(xiàn)問題。一是技術(shù)問題。技術(shù)問題的產(chǎn)生直接影響著會計電算化的使用。例如，在錄入數(shù)據(jù)時，計算機(jī)的反應(yīng)時間總是很慢，一旦操作失誤，很可能失去保存的信息，使原有的努力化為烏有。二是修改數(shù)據(jù)方面。傳統(tǒng)的會計以“算盤”和“賬本”為主要的工具，在需要修改時也必須留有修改的痕跡，如劃線、紅字等，會計電算化的使用數(shù)據(jù)的修改更加方便，只需要使用會計軟件中的“整理憑證”、“取消審核”等功能后就可以使修改沒有痕跡，這樣雖然很方便，但同時也可能被造假者所利用，不利于監(jiān)督。三是數(shù)據(jù)備份方面?！稌嬰娝慊芾磙k法》規(guī)定，對新發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在經(jīng)過電算化處理之后，必須要當(dāng)天備份，至少要備份兩份，要分人保管。但在實際的工作中，一些會計人員不能做到堅持備份，同時也做不到定期檢查，一旦數(shù)據(jù)丟失很難補(bǔ)救。四是數(shù)據(jù)保密程度低。財務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展，屬于商業(yè)秘密范疇，然而很多中小企業(yè)所使用的財務(wù)軟件的保密性都很低，很多數(shù)據(jù)都可能被隨意查詢、刪除或修改，數(shù)據(jù)的安全性極低，一旦有人惡意操作，后果不堪設(shè)想。

4.財務(wù)軟件選擇不合理。中小企業(yè)的財力和物力水平都較低，所選擇的財務(wù)軟件也只能是市場上流行的一些軟件，但這些軟件大多為大型企業(yè)編制的，功能很多但價格較高，中小企業(yè)一般用不到這些功能，因此，在實際的使用過程中，這些財務(wù)軟件也很難發(fā)揮應(yīng)有的作用。

5.會計人員的素質(zhì)較低。會計電算化的使用依賴于人工操作。我國中小企業(yè)的會計電算化操作人員大多是原有的會計，在經(jīng)過短期的培訓(xùn)后就上崗，導(dǎo)致他們對電算化的使用缺乏全面的認(rèn)識，同時技術(shù)也不嫻熟，只能開展一些簡單的業(yè)務(wù)，很少聘用專門的人員。另外，目前很多會計在經(jīng)過簡單的考試之后，就能夠取得電算化從業(yè)資格，但實際操作能力較低，這樣不利于會計電算化作用的發(fā)揮。

四、完善加強(qiáng)會計電算化在中小企業(yè)應(yīng)用的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高對會計電算化的認(rèn)識

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要大力支持會計電算化工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持是所有工作開展的必要條件，只有得到領(lǐng)導(dǎo)支持的工作才能夠順利進(jìn)行。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，全力支持會計電算化的推廣工作。其次，要努力轉(zhuǎn)變會計人員的觀念。會計電算化會對原有的會計工作造成一定的沖擊，會計人員不得不改變原有的工作內(nèi)容和方式，有些員工的適應(yīng)力較低，在一段時間內(nèi)會難以適應(yīng)新的工作，這些都不利于會計電算化進(jìn)程。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)與會計人員的交流，讓他們認(rèn)識到會計電算化對以后會計工作的重要意義，這樣不僅能夠促進(jìn)會計員工工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，讓他們積極提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高會計工作的質(zhì)量，同時也能夠減少會計人員不必要的時間和精力的投入，推動企業(yè)會計職能的轉(zhuǎn)變，從而有利于提高企業(yè)的會計工作水平，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高有重要的促進(jìn)作用。

（二）企業(yè)完善會計電算化內(nèi)部控制制度

一是中小企業(yè)要結(jié)合自身的特點，制定相應(yīng)的會計電算化管理制度。在制定制度時不僅要考慮到傳統(tǒng)會計工作中的基本原則和制度，同時也要考慮會計電算化獨特的特點以及企業(yè)類型的特點。二是要制定一套完整的內(nèi)控制度，全方面地約束電算化的有關(guān)行為，進(jìn)而發(fā)揮會計電算化的優(yōu)勢。在制定內(nèi)控制度方面要堅持權(quán)責(zé)統(tǒng)一、相互制約、保密等原則，確保會計電算化的實施有良好的內(nèi)部環(huán)境。三是要制定相應(yīng)的檔案管理工作。要根據(jù)企業(yè)的實際情況制定檔案管理辦法，在檔案的收集、存儲等方面要嚴(yán)格規(guī)定，同時要做到重要數(shù)據(jù)雙備份。

（三）健全相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范企業(yè)應(yīng)用行為

一是要科學(xué)修改數(shù)據(jù)。會計電算化與傳統(tǒng)的會計工作一樣，也能夠進(jìn)行逆操作，即對記賬憑證中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。一般情況下，在發(fā)現(xiàn)錯賬之后可以用一些辦法更正或補(bǔ)充，不會給會計的工作造成影響，同時也不會留下無用的信息。在發(fā)現(xiàn)肆意毀壞、泄密、偽造數(shù)據(jù)的情況，要根據(jù)相關(guān)的管理規(guī)定嚴(yán)肅處理。二是要科學(xué)備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)能夠確保數(shù)據(jù)的完整性、安全性，能夠挽回企業(yè)的損失。會計電算化工作依賴于對計算機(jī)的使用，但鑒于計算機(jī)的特點，如果操作不當(dāng)很可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，因此，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在經(jīng)過電算化的處理之后，要及時備份，防止數(shù)據(jù)的丟失，同時還要堅持月檢、季檢和年檢，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。同時，還要根據(jù)數(shù)據(jù)的重要等級確定備份方法，如，在使用電子存檔的同時也要使用紙質(zhì)備檔，從而保證數(shù)據(jù)的完整性。對于過期的數(shù)據(jù)要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要和主管領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行篩選、刪除工作，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)的管理效率。三是做好數(shù)據(jù)的安全保密工作。安全保密問題從計算機(jī)產(chǎn)生之初期就成為了一個棘手的問題。特別是在商業(yè)領(lǐng)域，會計所涉及到的企業(yè)財務(wù)問題都屬于商業(yè)機(jī)密，一旦被不法分子所截獲，很可能導(dǎo)致企業(yè)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有關(guān)的電算化過程中，要及時升級木馬庫和病毒庫，定期檢查防火墻，另外，鑒于安全起見，安裝有會計軟件的電腦不要進(jìn)行上網(wǎng)操作，在使用外部儲存設(shè)備時要嚴(yán)格殺毒；在選用會計軟件時，要選用正規(guī)的軟件；在進(jìn)入軟件系統(tǒng)時，可采用口令、指紋、面部識別等安全性較高的檢測手段，嚴(yán)格限制用戶權(quán)限。只有做好安全保密工作才能夠為會計電算化提供一個安全的操作平臺，確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。

（四）選擇等級較高的會計電算化系統(tǒng)

在選用會計軟件時要考慮自身的經(jīng)濟(jì)狀況，不能選擇太貴的軟件，要符合經(jīng)濟(jì)的原則，避免因成本過高而給企業(yè)帶來負(fù)擔(dān)；另外，還要考慮軟件的安全性，與軟件開發(fā)商簽訂合同，保證軟件的安全，同時也要要求其為軟件提供免費或付費的升級工作，確保軟件的可用性。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在加強(qiáng)軟件規(guī)范使用的同時，也要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但多數(shù)中小企業(yè)的電算化人員都由原有的會計人員轉(zhuǎn)化而來，培訓(xùn)時間短，對相關(guān)技術(shù)的掌握還不嫻熟，一旦出現(xiàn)緊急問題，他們不能較好地解決，就可能造成數(shù)據(jù)的毀壞，嚴(yán)重可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的泄露。因此，中小企業(yè)要加強(qiáng)對會計人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一方面，要加強(qiáng)理論實踐的學(xué)習(xí)，讓會計人員掌握會計電算化的基本原理、內(nèi)容、操作流程，另一方面，要加強(qiáng)實踐，聘請專門的技術(shù)人員對他們開展實踐指導(dǎo)，提高他們的實際操作能力。

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［責(zé)任編輯：龐林］

F232

A

1005-913X（2015）11-0139-02

2015-10-13

謝海雨（1993-），女（朝鮮族），遼寧本溪人，本科學(xué)生，研究方向：會計學(xué)；郭小婷（1972-），女，遼寧海城人，講師，碩士，研究方向：財務(wù)會計及會計信息。