摘 要：檔案工作的工作目的就是以服務的理念為主，通過不同的形式和途徑去滿足用戶所需要的，進而使整體的信息管理水平得以提高?，F(xiàn)代信息環(huán)境下，高校的檔案服務的創(chuàng)新不僅是未來的檔案管理事業(yè)的主要趨勢也是高校的檔案管理的趨勢，是高校管理環(huán)境的基礎。本文將嘗試著探究高校的檔案服務工作中的漏洞，尋找改革的辦法。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；服務；

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

現(xiàn)代信息環(huán)境下，高校的檔案服務的創(chuàng)新不僅是未來的檔案管理事業(yè)的主要趨勢也是高校的檔案管理的趨勢，是高校管理環(huán)境的基礎。因此，對高校的檔案管理進行改革，是非常重要的。整體上考慮的話目前的檔案工作也要面對比較大的挑戰(zhàn)。本文將嘗試著探究高校的檔案服務工作中的漏洞，探究改革的辦法。

一、檔案信息服務的內(nèi)涵

檔案信息服務主要是為了加強信息的流動和傳遞的，以期通過這樣的方式來達到用戶相對的要求；或是檔案工作的從業(yè)者根據(jù)用戶提出的要求，幫助用戶在檔案信息之中提取所需要的信息，總的來說這也就是檔案信息部門最重要的工作。檔案工作的工作目的就是以服務的理念為主，通過不同的形式和途徑去滿足用戶所需要的，進而使整體的信息管理水平得以提高。

網(wǎng)絡技術(shù)不斷的發(fā)展和進步，但是高校的信息服務系統(tǒng)依然比較落后或是出于緩慢的發(fā)展中，它的社會價值始終被限制著，因此為了讓它發(fā)揮該有的作用，將檔案信息服務的重要性提升上來并加以科學的利用，怎么能在當下的經(jīng)濟和社會環(huán)境下摸索出一條比較好的發(fā)展道路，使之能夠運用到教育事業(yè)當中去。

二、當前檔案信息服務的漏洞

（一）形式比較單調(diào)。其一，盡管在現(xiàn)在的社會環(huán)境下，檔案信息擁有非常長的發(fā)展時間，但是也只是在時間上比較有優(yōu)勢，在服務的形式方面還是非常傳統(tǒng)且單調(diào)，大多還是屬于面對面的形式，電話、傳真的利用率非常低，網(wǎng)絡服務更是幾乎是沒有的，當下的現(xiàn)代化發(fā)展非常的快，這樣的背景下我們的網(wǎng)絡服務依然沒有發(fā)展起來，這不僅只是一個存在的問題，更多的是我們整個信息服務體系的漏洞：也就是學校管理的固步自封，不肯與現(xiàn)代化的社會發(fā)展相配合。其二，目前針對高校的信息管理，最常用的服務形式還局限于復印等傳統(tǒng)的方式。高校的檔案管理部門缺乏多樣的服務方式，這些單調(diào)的方式不僅不便于檔案信息的利用，跟不上時代的發(fā)展同時也制約了學校的發(fā)展。

（二）館藏不豐富、管理不規(guī)范。檔案保存部門的信息量不大最顯著的特征就是檔案信息缺失和信息不全，而這也很直接的使查詢者無法找到需求的數(shù)據(jù)，不能讓需求得到解決，檔案信息的使用頻率也不高，使用價值很低。而這個弊端的原因基本上是由于高校過度的重視政府發(fā)布的相關(guān)的政治類資料數(shù)據(jù)，導致館藏大多都是政治類檔案；另除此之外，由于將收集資料的精力和財力主要放在了政治類文件上，而這些政治類文件又不能全方位的滿足高校內(nèi)部的需求，因此信息的價值也沒有得到體現(xiàn)，還導致了檔案的發(fā)展受阻礙。另外不同的高校和其他的高校合并的時候，檔案部門往往來不及將儲存的資料也進行總結(jié)或者是工作人員沒有進行及時的交接，一些比較珍貴的信息就很可能會流失或者損壞。

（三）管理人員綜合素質(zhì)不高。當前我國的教育制度之下，信息化的進步也給教育界帶來了一定的變化。高校信息檔案的工作不應該還滯留在復印這種比較單調(diào)的方式上，應該更加的多樣化，比如使用計算機參與到信息的整理過程。因此對于檔案管理者的自身綜合技能都有了比較高的要求，只有具備專業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)，才能比較好地進行檔案開發(fā)的工作，但是很顯然，當下我國很多的高校都不具備這樣的專業(yè)性人才，甚至很多的從業(yè)者連基本的計算機操作都很糟糕。這很容易影響到我國的檔案信息管理工作的總體水平。

三、高校檔案服務漏洞的解決辦法

（一）加強服務理念。社會經(jīng)濟不斷的進步，信息化也在不斷的加快，因此，針對目前我國的教育事業(yè)，無論是內(nèi)容還是方法都需要具備多樣性。為了從根本上改變我們的高校檔案信息服務的情況，我們必須從檔案信息管理工作的根源入手，找出漏洞，更新理念，提高服務思想，通過信息化的進步帶來整體的發(fā)展，建立為客戶服務的思維模式。

（二）完善數(shù)據(jù)庫，加強管理。信息化社會的大背景下，高校的檔案信息管理部門需要建立以服務思想為主，提高整個信息系統(tǒng)的總體水平，利用網(wǎng)絡實現(xiàn)時效性和便捷性，調(diào)整比較單一的管理態(tài)勢，使各項的管理工作能夠比較順暢地進行。因此建設一個比較有特色的信息庫，是最基本的。因為只有一個包羅萬象的信息庫才能隨時滿足使用者的需要，這需要建立在一個完備、精準的數(shù)據(jù)庫的基礎上。所以，對于建立這個信息庫的資金和精力的投入都要加大，只有這樣才可以形成比較好的信息整體的系統(tǒng)，提高檔案管理者的工作效率。

那么，什么樣的信息系統(tǒng)才能被稱為是比較好的數(shù)據(jù)庫呢。

第一，能夠很好地表現(xiàn)出學校的特色，也就是信息庫的獨特性，高校的檔案信息的服務過程中這是非常重要的；

第二，時新性，無論是什么時期的什么事業(yè)都需要緊緊把握時代的特點，這時非常重要的，如果跟不上社會的發(fā)展和進步，就會令檔案信息非常落后；

第三，隨時滿足用戶的需求，只有這樣才能讓檔案工作的現(xiàn)狀得到發(fā)展的機會。

（三）提高管理人員的整體素質(zhì)。提升信息管理員的素質(zhì)是非常重要的，高校必須對信息管理員的培訓進行隨時的監(jiān)督，相對的投入也要增加，完善他們的基礎理論知識體系，并且同時培養(yǎng)他們對計算機系統(tǒng)的了解和操作，可以非常流暢的操作計算機相應的編程、整理等，進而健全整個信息管理的系統(tǒng)，實現(xiàn)高效的運行。通過這樣的方式來優(yōu)化整個管理隊伍的素質(zhì)，只有這樣才能幫助管理人員加強服務思想，為師生們服務。

四、結(jié)語

總的來說，在當前的信息化普及的社會的大環(huán)境下，在我們各個高校的檔案信息服務系統(tǒng)中還有非常多的弊端和漏洞，這需要相關(guān)的政府部門和學校重視起來。高校的檔案信息服務對教育事業(yè)的進步有很重要的促進作用，所以需要加大在這上面的投入，建設并完善數(shù)據(jù)庫，努力令高校檔案服務系統(tǒng)的優(yōu)勢作用最大的發(fā)揮出來，將會具有非常重要的價值。

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