摘 要：電子檔案的整理與保護(hù)工作是檔案管理工作重要的組成部分，檔案工作人員應(yīng)適應(yīng)社會與科技發(fā)展的需要，開拓檔案管理的各項功能，創(chuàng)新思維，以科學(xué)的方法做好電子檔案的整理與保護(hù)工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案；整理；保護(hù)

一、電子檔案的概述

電子檔案是一種具有查考利用價值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，它具有電子文件本身的所有技術(shù)特性，因此，相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，二者在管理上存在很大的差別。而電子文件是在紙制文件的基礎(chǔ)之上廣泛形成的，它是一種具有動態(tài)特點(diǎn)的虛擬文件，利用計算機(jī)軟件將各種類型的數(shù)據(jù)經(jīng)過有機(jī)結(jié)合后，再經(jīng)過計算機(jī)處理和管理，從而達(dá)到一種數(shù)字化形態(tài)的信息，主要以計算機(jī)盤片、光盤以及磁盤等一些化磁性材料為載體，例如生活中常見的電子信件、電子文書以及電子圖表等都是屬于電子文件。然而隨著社會各個領(lǐng)域例如教學(xué)、生產(chǎn)、科研以及基建等都含有較多的電子文件信息，面對這一爆炸性增長的現(xiàn)實，對于檔案管理部門來說，如何管理和保護(hù)好這些電子化的信息資源，以為社會發(fā)展提供具有長期有效利用價值的信息是其迫不及待要解決的問題，只有這樣電子檔案信息才能夠滿足社會信息發(fā)展需求，發(fā)揮其重要作用。

二、電子檔案的優(yōu)越性

首先，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時效。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，也提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量、立卷管理水平和檢索速度，達(dá)到及時歸檔的目的，便于檢索利用。

其次，微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。

再次，微機(jī)管理更有利于文檔的保密 過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

最后，微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。要提供可利用的檔案，必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。傳統(tǒng)的文書立卷工作很難做到完全統(tǒng)一，必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

三、電子檔案的整理

（一）文書電子檔案整理。一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

（二）科技電子文件歸檔。科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

（三）會計電子文件整理。

1.工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時憑證。

2.賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實性和憑證作用。

（四）人事電子檔案整理。建立干部信息數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行人事電子檔案整理的首要步驟，也是整個信息系統(tǒng)的來源。因此建立的干部信息數(shù)據(jù)庫要盡可能包含干部各個方面的信息，以方便將來更大范圍的應(yīng)用。一般情況下，建立數(shù)據(jù)庫主要包括多媒體信息數(shù)據(jù)庫和文字信息數(shù)據(jù)庫，其中多媒體數(shù)據(jù)庫的建立是一大難點(diǎn)，由于視頻、圖像等數(shù)據(jù)具有容量大、調(diào)用速度慢、不易管理等特點(diǎn)，以簡單的文件形式存放根本無法滿足未來數(shù)據(jù)量劇增時的管理、更新、調(diào)用、存儲等方面的需求，因此為了保障多媒體數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用，就必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，從而有效解決以上難題。

四、電子檔案的保護(hù)

（一）軟磁盤的保護(hù)。1.統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。2.把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。3.規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。4.加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。5.對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。6.在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

（二）光盤的保護(hù)。1.規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。2.保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。3.注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

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