王玉剛/新疆社會科學(xué)院

圖書館書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作

王玉剛/新疆社會科學(xué)院

本文結(jié)合書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，就傳統(tǒng)圖書館實現(xiàn)館藏資源書目數(shù)字化，從管理軟件的選擇、建庫工作流程及管理細(xì)則的制定、工作人員的培訓(xùn)和書目數(shù)據(jù)制作前應(yīng)注意的問題等方面入手，簡述了書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作。

圖書館；書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)；前期工作

上世紀(jì)90年代開始，信息技術(shù)革命突飛猛進(jìn)，促使圖書館新的轉(zhuǎn)型。制作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、高質(zhì)量的館藏書目數(shù)據(jù)，實現(xiàn)圖書館數(shù)字化與資源共享，已成為圖書館的發(fā)展方向。我們社會科學(xué)院圖書館數(shù)字化建設(shè)起步晚、底子薄，如何做好書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，是擺在我們面前的一個十分重要且急需解決的重要問題?，F(xiàn)就針對新疆社會科學(xué)院圖書館書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的前期工作，談點粗淺的認(rèn)識。

1.書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的前期工作

書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)前期工作的核心任務(wù)是制定一個既切合本館實際又具有前瞻性的建設(shè)方案以及實施細(xì)則，其目的就是對書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計，切實保證書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)健康、可持續(xù)的不斷向前發(fā)展。

1.1 圖書館自動化管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的選擇

這是一個關(guān)鍵的問題，因為管理軟件的選擇直接關(guān)系到建庫工作的成敗。選擇圖書館集成系統(tǒng)時，要全面考慮，不但要評價系統(tǒng)對圖書館“傳統(tǒng)”業(yè)務(wù)管理的能力，還要綜合評價系統(tǒng)的綜合性能，如性價比、穩(wěn)定性、技術(shù)運用的成熟程度，以及對未來圖書館發(fā)展目標(biāo)和需求的滿足程度。

我館選擇管理軟件時，經(jīng)過相關(guān)的調(diào)研，最后確定購置“金盤”圖書館集成系統(tǒng)。該系統(tǒng)在高校擁有廣泛的用戶，在全國數(shù)十種圖書館管理軟件中占有重要地位。金盤系統(tǒng)有六個應(yīng)用模塊，包括采購子系統(tǒng)、編目子系統(tǒng)、流通管理子系統(tǒng)、讀者管理子系統(tǒng)、出版發(fā)行物等，涵蓋了圖書館工作的全部內(nèi)容，具有符合國際或國家的圖書文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、快速建立即建即用、操作簡單培訓(xùn)容易、投資少應(yīng)用擴(kuò)展空間大、系統(tǒng)管理方便等特點，根據(jù)新疆少數(shù)民族地區(qū)的特點，還增設(shè)少數(shù)民族文字的處理模塊。此系統(tǒng)的價格合理，售后服務(wù)完備。

1.2 制定建庫工作具體流程以及質(zhì)量管理細(xì)則

建庫是一項人機(jī)結(jié)合的復(fù)雜過程，首先必須制定相應(yīng)的各種規(guī)則，以便工作人員有章可循。如錄入字段的確定、剔舊原則、復(fù)本標(biāo)準(zhǔn)、分編、標(biāo)引規(guī)則和錄入、加工、維護(hù)等各類人員的職責(zé)及日工作量。

我們充分借鑒兄弟圖書館的經(jīng)驗，結(jié)合本館的實際，制定書目數(shù)據(jù)制作的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。首先應(yīng)制定《館藏文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范》、《操作工作流程》、《崗位職責(zé)》等一系列管理規(guī)范。其次，組織管理是數(shù)據(jù)庫建設(shè)各要素中的“樞紐”，它將所以因素合理地組合起來，對數(shù)據(jù)庫建設(shè)建設(shè)諸要素進(jìn)行總控。由部門領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員帶領(lǐng)幾位業(yè)務(wù)骨干組成質(zhì)量管理小組，統(tǒng)一根據(jù)《館藏文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范》進(jìn)行管理。質(zhì)量檢查人員應(yīng)當(dāng)全面檢查各科室人員錄入的數(shù)據(jù)，如實記錄每天的“質(zhì)量檢查工作日志”，以便審核工作量，及時糾正錄入人員的錯誤，確保后期工作的正常運行。第三，指定專人管理書目數(shù)據(jù)庫，負(fù)責(zé)書目數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)維護(hù)、傳遞等工作。建立責(zé)任追究制，以保證數(shù)據(jù)庫的安全正常運行。

1.3 人員的培訓(xùn)

回溯建庫是早建早受益，為縮短建庫時間，需組織一批專門人員參與此項工作。工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是保證回溯建庫質(zhì)量的關(guān)鍵。提高館員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平及其應(yīng)用能力，途徑有兩條，即引進(jìn)計算機(jī)人才和加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)。我館采取兩條腿走路的方法，引進(jìn)與自配相結(jié)合。一方面，向上級主管部門申請，努力引進(jìn)計算機(jī)人才；另一方面，對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行自主培養(yǎng)。通過在崗培訓(xùn)、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)等方法，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，在人員緊張的情況下，可采取臨時外聘錄入人員、本館專業(yè)人員把關(guān)的辦法。

1.4 同步進(jìn)行的其他工作

1.4.1 分析館藏

建庫前首要的是對藏書數(shù)量和質(zhì)量、文獻(xiàn)分布和結(jié)構(gòu)、人員和財力等各方面的情況進(jìn)行深入細(xì)致的分析，以便確定建庫范圍、建庫順序、建庫時序和建庫依據(jù)，確立總目標(biāo)，避免建庫的隨意性和盲目性。結(jié)合圖書館館藏實際，筆者認(rèn)為要提高對建庫工作重要性的認(rèn)識，力求書目數(shù)據(jù)反映館藏的完整性、通用性和規(guī)范性，做到起點高、標(biāo)準(zhǔn)高、質(zhì)量高。

1.4.2 確定回溯建庫順序

根據(jù)讀者利用文獻(xiàn)的情況，筆者認(rèn)為采用按讀者利用率高低來確定建庫先后順序的辦法比較合適，利用率高的先建，如歷史類、民族宗教類、政治類、法律類等讀者利用率比較高，則可先采集這部分的數(shù)據(jù)，集中精力建好外借數(shù)據(jù)庫，使其盡快投入流通。然后再采集其他類目的數(shù)據(jù)，逐個建庫。此種操作流程，既能借鑒先采集數(shù)據(jù)時的經(jīng)驗，少走彎路，又能提高整個建庫的速度，縮短窗口閉館的時間。

1.4.3 停借催還借書

完整的藏書是實施依文獻(xiàn)建庫重新給號的重要基礎(chǔ)，在回溯建庫前，必須進(jìn)行分期分批的催還借書(先建的先催)。停借催還圖書，既是建庫完整性的保證，又可達(dá)到解決部分讀者借書長期不還的難題，提高圖書利用率。

1.4.4 剔舊、整理書庫

組織業(yè)務(wù)熟悉、能力較強(qiáng)的人員對書庫進(jìn)行全面整理，圖書歸架，無保存價值的書和復(fù)本過多的書剔除，以優(yōu)化數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，節(jié)省人、財、物力和數(shù)據(jù)庫存空間，盡量減少浪費。

2.書目數(shù)據(jù)制作前應(yīng)考慮的幾個問題

書目數(shù)據(jù)庫由每一條款目數(shù)據(jù)所組成，每一條款目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，將決定整個數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。根據(jù)我館的實際情況，從實用和文獻(xiàn)資源共享的角度出發(fā)，在書目數(shù)據(jù)制作前應(yīng)考慮以下幾個問題：

2.1 規(guī)范主題標(biāo)準(zhǔn)

把文獻(xiàn)的主題概念轉(zhuǎn)換為經(jīng)過規(guī)范的語詞標(biāo)識即主題詞，并進(jìn)行整序的過程被稱為主題標(biāo)引。它是書目數(shù)據(jù)一項十分重要內(nèi)容，也是建庫過程中最困難的工作，最能體現(xiàn)書目數(shù)據(jù)的價值，只有依照文獻(xiàn)本身進(jìn)行標(biāo)引，才能科學(xué)、準(zhǔn)確地揭示文獻(xiàn)內(nèi)容。一些圖書館為了提高建庫速度采用以卡片目錄為依據(jù)進(jìn)行主題標(biāo)引，這種作法有一定的弊端，如果卡片目錄的著錄項目全面、準(zhǔn)確，那么，對主題標(biāo)引會有一定的幫助，如果著錄內(nèi)容簡單，那么主題標(biāo)引無從入手；而且這樣的主題標(biāo)引往往不是十分簡單或有錯誤，就是不能完全揭示文獻(xiàn)的主題。本人認(rèn)為應(yīng)采用以文獻(xiàn)為依據(jù)進(jìn)行主題標(biāo)引，既能充分揭示文獻(xiàn)主題，又利于讀者檢索。

2.2 書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量控制

2.2.1 盡可能地使用性能優(yōu)良的計算機(jī)

在編目工作中，計算機(jī)本身的性能直接影響著圖書查重、數(shù)據(jù)的錄人、修改、轉(zhuǎn)錄等工作的速度和效率。有時由于計算機(jī)的原因甚至?xí)跀?shù)據(jù)制作過程中出現(xiàn)非人員的錯誤。因此我們不斷地更新設(shè)備，不斷升級，采用技術(shù)更先進(jìn)、性能更優(yōu)良的計算機(jī)，以確保工作的質(zhì)量。

2.2.2 深入學(xué)習(xí)和理解機(jī)讀目錄格式

CNMARC機(jī)讀目錄是在傳統(tǒng)的手工編目基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，它與傳統(tǒng)的文獻(xiàn)著錄、標(biāo)引有很大不同，要求更細(xì)、更全面、更為復(fù)雜。機(jī)讀目錄質(zhì)量控制貫穿于編目行為的全過程。因此，質(zhì)量控制是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，編制機(jī)讀目錄必須依照標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀目錄格式，否則是無法進(jìn)行的?！吨袊鴻C(jī)讀目錄格式》應(yīng)該說是我們目前編制機(jī)讀目錄的依據(jù)，但由于格式本身的深奧、復(fù)雜使我們很難準(zhǔn)確的理解和掌握，這就要求編目人員在工作中不斷的探索、學(xué)習(xí)，靈活掌握機(jī)讀格式，不斷地提高工作人員素質(zhì)，確保文獻(xiàn)標(biāo)引的深度和質(zhì)量。

2.2.3 機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制是一項長期任務(wù)

隨著機(jī)讀目錄編制工作的發(fā)展和深人，會出現(xiàn)許多新問題和新要求。因此，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制是計算機(jī)編目工作中的一項長期任務(wù)，并非一朝一夕所能完成的。特別是我們基層圖書館，對它的長期性、連續(xù)性、完整性不能忽視。

2.3 書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

編制數(shù)據(jù)庫是一項長期的工作，已認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)要始終如一，不要輕易刪改或省略既定的項目，否則會影響書目數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.3.1 數(shù)據(jù)著錄項目及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應(yīng)符合CNMARC標(biāo)準(zhǔn)

目前，我國大多數(shù)圖書館自動化軟件系統(tǒng)都是嚴(yán)格按照CNMARC格式著錄數(shù)據(jù)研制的。它已經(jīng)被我國圖書館廣泛地接受并得到肯定。在建庫過程中，我們要嚴(yán)格按照機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)格式操作，具體來說就是圖書的著錄標(biāo)引、書次號及數(shù)據(jù)格式都要標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3.2 要以高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫記錄交換格式的統(tǒng)一為標(biāo)準(zhǔn)

在書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，會碰到許多諸如正副題名、責(zé)任者名稱、主題標(biāo)引、參考類號等方面的問題。為使標(biāo)目名稱和標(biāo)目形式的規(guī)范統(tǒng)一，保證檢索點的唯一性和檢索途徑的廣泛性，必須實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次性輸人、多次使用，一家輸人、多家利用。標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是規(guī)范化的基本條件，從兄弟館建立書目數(shù)據(jù)庫過程來看，編目工作標(biāo)準(zhǔn)化，是數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的關(guān)鍵性的一環(huán)，編目工作應(yīng)進(jìn)一步明確分工，讓重復(fù)、瑣碎的勞動工序化、流程化、有效地提高工作的專業(yè)化程度，在分類、標(biāo)引、加工及錄人過程中均嚴(yán)格一致。

2.3.3 圖書標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)化

圖書的標(biāo)引是揭示圖書內(nèi)容的一個方面，它包含分類標(biāo)引和主題標(biāo)引，標(biāo)引質(zhì)量直接影響計算機(jī)檢索功能的發(fā)揮和檢索次序，因此，要對圖書標(biāo)引工作進(jìn)行比較細(xì)致和統(tǒng)一的規(guī)范，力求避免由于標(biāo)引人員的理解程度及出發(fā)點的不同而出現(xiàn)千差萬別的標(biāo)引結(jié)果。

2.3.4 加工程序的標(biāo)準(zhǔn)化

從建庫開始，還要對新進(jìn)圖書的流程進(jìn)行規(guī)范，從圖書的采購驗收到著錄都是對圖書預(yù)編記錄加工的開始，一系列過程都要嚴(yán)格把關(guān)，從每個環(huán)節(jié)抓起，實行全過程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，不斷提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，是保證書目數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的根本要求。

[1] 陳玉霞.日文書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)中外部數(shù)據(jù)源利用分析. 圖書館建設(shè)，2008（5）

[2] 鄭滿莊.科研機(jī)構(gòu)圖書館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐. 圖書館雜志，2008（1）

[3] 王曙光.談新疆區(qū)圖書館特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè).西域圖書館論壇，2006（1）