趙　娜

（新疆華泰重化工有限責(zé)任公司新疆烏魯木齊830000）

加強(qiáng)人事檔案管理優(yōu)化促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展

趙娜

（新疆華泰重化工有限責(zé)任公司新疆烏魯木齊830000）

人事檔案承擔(dān)著選拔和管理各類人才的重任，隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析，從而提出切實(shí)可行的優(yōu)化策略，有助于有效提高人事檔案管理的效率，使其管理具備優(yōu)化性，最終有助于人才的合理流動(dòng)達(dá)到合理管理和利用人力資源的目的。

人事檔案管理現(xiàn)狀優(yōu)化措施

改革放開以來(lái)，在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，各企業(yè)單位也處于不斷的改革和創(chuàng)新當(dāng)中，尤其是其人力資源部門的管理工作受到更多的關(guān)注，人們更期待其人力資源的部門能充分發(fā)揮其職能作用。作為人力資源部門重要工作之一的人事檔案管理工作近些年來(lái)備受關(guān)注。充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的不足，對(duì)于提高管理效率和使人事檔案管理工作具備優(yōu)化性有重要意義。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

隨著科技的不斷發(fā)展和管理理念的不斷更新，目前很多企業(yè)單位的人事檔案管理意識(shí)、管理方式、服務(wù)意識(shí)等方面存在不足。

1.人事檔案管理工作方面的意識(shí)淡薄。很多企業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作意識(shí)淡薄，在人事檔案信息的管理、開發(fā)和利用等方面的重視度不夠，認(rèn)為人事檔案管理工作不必復(fù)雜和耗費(fèi)財(cái)力物力。因此，對(duì)于人事檔案管理抱以應(yīng)付的管理觀念。這直接影響了人事檔案管理工作的開展和優(yōu)化。導(dǎo)致不能及時(shí)對(duì)人員信息進(jìn)行歸檔、存檔，部分人事檔案長(zhǎng)期得不到更新，導(dǎo)致人事檔案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事檔案管理方式比較落后。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)，同時(shí)具備政治性，注意其檔案的保密性的工作。隨著我國(guó)IT技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟件行業(yè)的崛起和在各個(gè)方面的充分運(yùn)用，人事檔案的管理工作已經(jīng)向電子化、數(shù)字化的方向邁進(jìn)。通過(guò)與IT技術(shù)的結(jié)合，使得人事檔案管理效率和水平得到大大提高。然而部分企業(yè)單位在人事檔案管理設(shè)備方面的投資不足，導(dǎo)致人事檔案管理在電子化和數(shù)字化方面的進(jìn)度緩慢，甚至滯后的現(xiàn)象發(fā)生。許多企業(yè)單位仍以紙質(zhì)文檔作為人事檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)施一人一卷的存放方式，對(duì)于檔案的整理、檢索等管理工作仍然以手工操作的方式來(lái)完成，這導(dǎo)致人事檔案管理工作更為繁重，影響檔案的檢索速度和利用程度的提高。這樣傳統(tǒng)的人事檔案管理方式既不利于人簡(jiǎn)化人事檔案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得檔案存在的價(jià)值得不到及時(shí)充分地利用。

3.從事人事檔案管理相關(guān)工作者缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。很多企業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理存在重檔案管理，輕檔案利用的工作理念，因此對(duì)于人事檔案的收集和利用缺乏主動(dòng)性和積極性，做不到及時(shí)采集加工信息。在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)處于被動(dòng)的狀態(tài)，因此捕捉不到人事檔案其動(dòng)態(tài)規(guī)律性，忽視對(duì)員工真是技術(shù)水平和綜合素質(zhì)等方面的展現(xiàn)，也就缺少主動(dòng)開發(fā)利用人事檔案信息的意識(shí)，導(dǎo)致人事檔案的管理工作難以被統(tǒng)一和規(guī)范化。

二、人事檔案管理的優(yōu)化措施

雖然各企業(yè)單位的人事檔案管理工作有著諸多的不足之處，但是，通過(guò)充分分析和認(rèn)識(shí)這些不足，抓住問(wèn)題的本質(zhì)，從而提出一些優(yōu)化的措施，對(duì)提高人事檔案管理的優(yōu)化性具有重要意義。

1.提高人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。當(dāng)今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的資源是人才，人才是我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力。各企業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，明確人事檔案是該單位人才資源的一個(gè)專業(yè)的信息庫(kù)，是該單位開發(fā)使用人才的重要依據(jù)。因此，各企業(yè)單位應(yīng)注意轉(zhuǎn)變管理觀念，及時(shí)對(duì)人事檔案管理工作予以重視。

2.規(guī)范人事檔案管理工作。各單位應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒別，嚴(yán)格按照相關(guān)的人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行收集和分類歸檔，定期和不定期地進(jìn)行集中收集工作和檔案更新工作。做到及時(shí)補(bǔ)充缺少人事檔案，和人事檔案的更新和合理快速傳遞。

3.豐富人事檔案所包含的內(nèi)容，充分利用檔案價(jià)值。人事檔案不能僅僅包括員工的基本信息，應(yīng)該真實(shí)的記錄和反映員工的道德素質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績(jī)等全面的信息。豐富人事檔案的內(nèi)容是企業(yè)單位充分利用檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。以充分做好企業(yè)單位專業(yè)技術(shù)類的人員管理，技術(shù)職稱的考評(píng)，單位干部選拔等方面的工作，以充分利用檔案的價(jià)值。

4.實(shí)施信息化管理。實(shí)施人事檔案管理的信息化管理，須加大管理的投入，增加和更新相應(yīng)的設(shè)備和軟件，建立起計(jì)算機(jī)互聯(lián)管理網(wǎng)絡(luò)，提高檢索速度和工作的效率，及時(shí)收錄和傳遞人事檔案信息，發(fā)揮其人事檔案信息的功能。

5.提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)單位可以通過(guò)開設(shè)培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)以及進(jìn)行實(shí)踐等方式，從多個(gè)層面和多種形式來(lái)開展業(yè)務(wù)素質(zhì)提升工作。這些方式能有效使工作人員熟悉單位人事檔案管理工作，拓寬相關(guān)工作人員的知識(shí)面以及轉(zhuǎn)變其陳舊管理理念，進(jìn)而優(yōu)化人事檔案管理工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)單位的人力資源管理部門來(lái)說(shuō)，優(yōu)化人事檔案管理工作是一項(xiàng)關(guān)鍵的任務(wù)，其管理工作質(zhì)量的好壞，水平的高低會(huì)直接影響到人才的選拔、任用、培養(yǎng)等工作的質(zhì)量和水平。因此做好人事檔案管理工作對(duì)如何加強(qiáng)人員配置，為各企業(yè)單位得到更好的發(fā)展有重要意義。

［1］齊建萍.加強(qiáng)檔案管理工作，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2008（02）.

［2］珺扈妍.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策［J］.工會(huì)論壇（山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)），2011（02）.

［3］劉芳萱.人事檔案的管理現(xiàn)狀、對(duì)策及發(fā)展趨勢(shì)［J］.民營(yíng)科技，2011（03）.