文/李凌寒 鳳艷

電子商務(wù)在地方高校內(nèi)部控制運(yùn)用研究
——以宣城職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/李凌寒 鳳艷

本文以地方高職院校內(nèi)部控制管理的現(xiàn)狀為例，根據(jù)內(nèi)部控制的專門研究機(jī)構(gòu)的COSO五要素框架理論，對(duì)電子商務(wù)在內(nèi)部控制運(yùn)用進(jìn)行了具體分析并給出幾點(diǎn)建議。

高職院校；電子商務(wù)；內(nèi)部控制；實(shí)時(shí)控制

伴隨國(guó)家教育體制改革及對(duì)職業(yè)教育的重視，高等職業(yè)教育迎來(lái)了發(fā)展的重大機(jī)遇，在迎接機(jī)遇發(fā)展的同時(shí)，也出現(xiàn)了一些新問(wèn)題，新情況，其中涉及到內(nèi)部管理控制方面許許多多問(wèn)題，嚴(yán)重制約高職院校的發(fā)展，因此，分析高職院校內(nèi)部控制現(xiàn)狀，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，成為了當(dāng)前眾多地方高職院校內(nèi)部管理重要議題。

一、地方高職院校內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

當(dāng)前，很多市屬高職院校日常工作都放在注重教研、招生宣傳等事情上，比較輕視內(nèi)部控制在財(cái)務(wù)管理的運(yùn)用，這些主要是受到傳統(tǒng)思維模式的禁錮，所以很多這樣的市屬高職院校在財(cái)務(wù)內(nèi)部管理上內(nèi)部控制這一重要工作沒(méi)有引起足夠重視，相反，把其工作的重點(diǎn)放在會(huì)計(jì)核算的規(guī)范性基礎(chǔ)工作上。而對(duì)于高校從而缺乏相應(yīng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)、機(jī)構(gòu)建設(shè)和人員配備。

(二)內(nèi)部控制制度缺乏

盡管2012年我國(guó)財(cái)政部公布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》(試行)，但我國(guó)尚未形成一套針對(duì)地方高職院校內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系。而個(gè)別地方高職院校自發(fā)建立內(nèi)部財(cái)務(wù)控制相關(guān)制度也并不是為加強(qiáng)學(xué)校管理制定的，而是由于相關(guān)主管部門依據(jù)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的諸多問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，再以法規(guī)的形式頒布，強(qiáng)制各所學(xué)校執(zhí)行的。相反，在國(guó)家五部委頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引時(shí)，我國(guó)高職院校對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重視都晚于企業(yè)，并且國(guó)家的法律法規(guī)對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的規(guī)定主要是針對(duì)企業(yè)相關(guān)情況而制定的，適用范圍在企業(yè)，而針對(duì)市屬高職院校的特點(diǎn)，沒(méi)有考慮其資金和經(jīng)費(fèi)管理的特殊性，因此其適用性是很不好的。

(三)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱

高職院校處于發(fā)展飛快的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，伴隨經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多元化，電子商務(wù)在財(cái)務(wù)內(nèi)部管理中的應(yīng)用，客觀上為內(nèi)部控制提供了更大發(fā)展空間和機(jī)遇，一直以來(lái)高職院校由于受到一些傳統(tǒng)觀念的禁錮，使內(nèi)部管理面臨著顯性和隱性的危機(jī)。有些高職院校在重大投資融資決策時(shí)，沒(méi)有按相關(guān)程序進(jìn)行操作的可行性分析與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，也沒(méi)有建立風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，審批不嚴(yán)，操作不規(guī)范，因而致使院校超規(guī)模投資、過(guò)度舉債等一系列問(wèn)題，給未來(lái)發(fā)展帶來(lái)潛在威脅。

(四)內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)職能缺失

內(nèi)部審計(jì)部門主要職能在于進(jìn)行內(nèi)部控制的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，在高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)開(kāi)展中起著重要的作用。很多高職院校一般都已設(shè)有自己獨(dú)立的審計(jì)部門，即便沒(méi)有獨(dú)立設(shè)立，也都依附在學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門，這說(shuō)明大多數(shù)地方高校都意識(shí)到了內(nèi)部審計(jì)在自身內(nèi)部活動(dòng)管理中的功能。然而但在實(shí)際運(yùn)行中，其更多的是一種事后審計(jì)模式，沒(méi)有充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職能。

二、地方高職院校內(nèi)部控制實(shí)施分析(以宣城職業(yè)學(xué)院為例)

宣城職業(yè)技術(shù)學(xué)院成立于2002年，自2008年整體搬遷新校區(qū)以來(lái)，該校擴(kuò)大招生，加速?gòu)脑瓗煼对盒Ｏ蚵殬I(yè)院校轉(zhuǎn)型進(jìn)程。在高速發(fā)展過(guò)程中，宣城職院充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性,并且將內(nèi)部控制融入到院校的戰(zhàn)略實(shí)施中去。宣城職業(yè)學(xué)院按照2012年財(cái)政部發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》(試行)以及2015年省財(cái)政廳《安徽財(cái)政廳內(nèi)部控制基本制度》等，制定相關(guān)內(nèi)控制度，對(duì)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行進(jìn)行評(píng)價(jià)，以保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和控制過(guò)程同步。根據(jù)COSO的五要素框架理論，選取四要素對(duì)宣城職業(yè)學(xué)院內(nèi)部控制的具體實(shí)施進(jìn)行分析。

(一)控制環(huán)境

組織結(jié)構(gòu)治理方面，宣城職業(yè)學(xué)院明確職工代表大會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、管理層和紀(jì)委監(jiān)察部門之間的責(zé)權(quán)范圍，按照決策、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的職責(zé)要求構(gòu)造長(zhǎng)效治理結(jié)構(gòu)，并成立了由內(nèi)控相關(guān)人員構(gòu)成的內(nèi)控部門，對(duì)運(yùn)營(yíng)管理、政府采購(gòu)、信息報(bào)送等方面加強(qiáng)監(jiān)管力度。組織結(jié)構(gòu)治理方面，宣城職業(yè)學(xué)院明確職工代表大會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、管理層和紀(jì)委監(jiān)察部門之間的責(zé)權(quán)范圍，按照決策、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的職責(zé)要求構(gòu)造長(zhǎng)效治理結(jié)構(gòu)，并成立了由內(nèi)控相關(guān)人員構(gòu)成的內(nèi)控部門，對(duì)運(yùn)營(yíng)管理、政府采購(gòu)、信息報(bào)送等方面加強(qiáng)監(jiān)管力度。人力資源管理方面，制定學(xué)院中長(zhǎng)期人材發(fā)展規(guī)劃方案，堅(jiān)持自主培養(yǎng)，內(nèi)部選拔的人才培養(yǎng)方針。社會(huì)責(zé)任方面，宣城職業(yè)學(xué)院在制定"十三五"規(guī)劃中明確發(fā)展建設(shè)緊緊圍繞宣城地區(qū)打造蘇浙皖區(qū)域中心城市，立足現(xiàn)有發(fā)展基礎(chǔ)，加強(qiáng)專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，做好區(qū)域內(nèi)中高職銜接，利用各種社會(huì)資源，積極探索創(chuàng)建一所市屬本科應(yīng)用型大學(xué)。

為了避免單詞為以前學(xué)過(guò)的，影響實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)確性，所有的實(shí)驗(yàn)用單詞首先由老師利用滬江開(kāi)心詞場(chǎng)從六級(jí)詞匯當(dāng)中選取了100個(gè)。盡量選取日常生活常用詞匯，避免過(guò)于生僻晦澀的冷門詞匯。然后將這100個(gè)詞匯打印成冊(cè)，有音標(biāo)標(biāo)注，漢語(yǔ)詞義解釋，詞性標(biāo)注。這樣實(shí)驗(yàn)組和對(duì)照組所學(xué)單詞就完全一樣。實(shí)驗(yàn)組的30名同學(xué)統(tǒng)一在智能手機(jī)上選定100個(gè)六級(jí)詞匯。對(duì)照組的30名學(xué)生每人分發(fā)一份打印的紙質(zhì)單詞手冊(cè)。試驗(yàn)結(jié)束后立即對(duì)這兩組進(jìn)行詞匯測(cè)試，測(cè)試完成后進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查。

(二)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

首先，來(lái)自其他高職院校競(jìng)爭(zhēng)成為主要識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)之一。其次，缺乏良好的成長(zhǎng)環(huán)境。電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)缺乏相關(guān)執(zhí)法職能的監(jiān)管，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的秩序。甚至個(gè)別高校為搶占生源，不惜運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等虛假宣傳，不計(jì)成本地依靠買賣戰(zhàn)競(jìng)爭(zhēng)。另外，還應(yīng)承擔(dān)電子商務(wù)環(huán)境下如網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)和信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)癱瘓、系統(tǒng)崩潰、信息傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)丟失等一系列的新風(fēng)險(xiǎn)。為保證正常的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行必要的控制，建立健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上的查賬、報(bào)賬和審計(jì)等遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)等。

(三)信息與溝通

不同于其他實(shí)體方式，電子商務(wù)實(shí)現(xiàn)高校一系列運(yùn)營(yíng)及內(nèi)部控制活動(dòng)是通過(guò)其信息系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)支持的。管理者的信息管理與決策都依賴于現(xiàn)代信息系統(tǒng)，因此建立一套完善的信息管理系統(tǒng)，不僅能夠讓教職工得到良好的信息快捷獲取，讓內(nèi)部學(xué)校管理者及時(shí)獲取運(yùn)行相關(guān)信息，為作出相關(guān)決策提供信息依據(jù)。

(四)內(nèi)部監(jiān)督

宣城職業(yè)學(xué)院建立內(nèi)控制度及措施以來(lái)，每一年進(jìn)行一次內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)，將內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)滲透到每一個(gè)職能部門，并倡導(dǎo)每個(gè)職工參與到內(nèi)控中來(lái)，建立內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任制，從而達(dá)到各個(gè)部門內(nèi)部控制常規(guī)化和透明化。學(xué)院設(shè)立紀(jì)委監(jiān)察部門，行使監(jiān)督職能，包括運(yùn)用日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督等一系列監(jiān)督方法。

三、地方高職院校內(nèi)部控制電子商務(wù)運(yùn)用啟示

(一)實(shí)時(shí)控制

(二)信息交流與溝通準(zhǔn)確完整

通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制程序的設(shè)計(jì)來(lái)記錄、維護(hù)和輸出信息，確保準(zhǔn)確、完整和及時(shí)。堅(jiān)持信息化，即實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)現(xiàn)代信息技術(shù)與內(nèi)部控制理念的有效結(jié)合是運(yùn)用電子商務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制指導(dǎo)性思想。高職院校要善于把握電子商務(wù)，借助運(yùn)用信息技術(shù)強(qiáng)化其內(nèi)控制度，從而達(dá)到監(jiān)控業(yè)務(wù)和信息過(guò)程，通過(guò)實(shí)施電子商務(wù)技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)雙方的業(yè)務(wù)流程和信息流程的不斷完善，同時(shí)也幫助組織更積極的預(yù)防、檢查和糾錯(cuò)的錯(cuò)誤和欺詐。

無(wú)論如何，在電子商務(wù)環(huán)境下，職業(yè)院校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和審計(jì)專業(yè)人士占據(jù)主動(dòng)和實(shí)時(shí)控制的角度來(lái)看，是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立一個(gè)強(qiáng)大的和控制及時(shí)和有效的內(nèi)部控制制度，應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)增強(qiáng)組織的有效性，將信息技術(shù)與控制理念很好的結(jié)合起來(lái)并滲透到各項(xiàng)組織活動(dòng)中。

四、幾點(diǎn)建議

(一)改善內(nèi)控環(huán)境，制定適合高職院校的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量評(píng)估體系

首先，學(xué)校管理應(yīng)注重提高全體員工的素質(zhì)，特別是財(cái)務(wù)管理人員的素質(zhì)，從上到下創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。并努力把各項(xiàng)活動(dòng)放進(jìn)操作和管理活動(dòng)的學(xué)校內(nèi)部控制來(lái)，指導(dǎo)財(cái)務(wù)人員共同參與學(xué)校管理活動(dòng)，形成良好的內(nèi)部控制環(huán)境。其次，對(duì)授權(quán)和控制等進(jìn)行了內(nèi)部控制點(diǎn)改進(jìn)和完善。

(二)引進(jìn)電子商務(wù)模式，加快高職院校信息化建設(shè)

信息技術(shù)的快速普遍使用和電子商務(wù)的快速發(fā)展，使高校相關(guān)活動(dòng)不再單一依靠紙質(zhì)及單據(jù)的傳遞，而是借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)電子商務(wù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及現(xiàn)代通訊技術(shù)逐漸實(shí)現(xiàn)電子化管理和結(jié)算，建立健全高職院校信息化建設(shè)，將內(nèi)部控制融入到信息化建設(shè)中。

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(作者單位：宣城職業(yè)技術(shù)學(xué)院)