【摘要】房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)內(nèi)部檔案包含經(jīng)營管理檔案及基建檔案，采用有效的檔號編制方法有利于檔案的存放和查閱。

【關鍵詞】房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)；經(jīng)營管理檔案；基建檔案；檔號

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)內(nèi)部檔案主要分為企業(yè)經(jīng)營管理檔案及基建檔案兩大類。企業(yè)經(jīng)營管理檔案是指企業(yè)在企管運營、行政、人力資源、財務管理活動中形成的歷史的原始記錄；基建檔案是指建設工程從醞釀、決策到建成使用的全過程中直接形成的應歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的文件材料。

企業(yè)經(jīng)營管理類檔案整理可參考文書檔案的整理方法；基建類檔案的整理可參考科技檔案的整理方法。因為這兩類檔案包含內(nèi)容的性質(zhì)不同，在檔號的編制上給企業(yè)檔案管理人員造成一定程度的困擾。

文書檔案的檔號編制一般采用“全宗號—(目錄號)—年度—保管期限—案卷號”；科技檔案檔號編制一般采用“全宗號—大類代號—項目代號—案卷號”。文書檔案檔號對“年度、保管期限”有所強調(diào)，說明此類檔案可以從年度、保管期限上進行區(qū)分；科技檔案檔號不強調(diào)“年度、保管期限”，說明此類檔案反映的內(nèi)容時間跨度長，保管期限無明顯的區(qū)分。

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理人員面對這兩類完全不同的檔案，如何有效地編制檔號，既能保證檔號具有“唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性”，又能保證一個公司內(nèi)部檔案的檔號具有“統(tǒng)一性”？

我認為：應從以下幾方面考慮：

一、理清檔號的作用

檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。既然為了滿足存、取需要，全宗號、類目號是不可少的，從檔號中必須反映出檔案具體屬于哪一類。要起到統(tǒng)計監(jiān)督作用，案卷號是必不可少的，可以顯示出此類檔案順序號。至于“保管期限、年度”，則不是什么必備內(nèi)容。如果房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)每年度的經(jīng)營管理類檔案較多，必須按年度整理，則可以在該類檔案的檔號中加“年度”，反之則不必。保管期限完全沒必要進檔號，因為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)內(nèi)部真正關心檔案保管期限的只有檔案管理人員（關注檔案是否該銷毀），其他人對此根本沒有概念。

以本人所供職的山東恩馬實業(yè)集團為例，經(jīng)營管理較為規(guī)范，每年度形成的經(jīng)營管理類文件資料較多，很有必要將年度納入此類檔案的檔號中。而本公司房地產(chǎn)開發(fā)項目從立項至開工、竣工、銷售、入住，約需三年時間，之后還有約三年的售后服務，時間跨度較長，以項目為單位整理基建類檔案即可，沒必要在檔號中體現(xiàn)年度。

二、建立歸檔文件類目表

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)有個特點，基于納稅、核算、行政管理的屬地管轄需要，每開發(fā)一個項目，便注冊一個公司。這樣，從公司名稱便可以將歸檔文件進行第一層分類，可將類目表的第一類設為公司名稱代碼，并以此來標識全宗號。

以山東恩馬實業(yè)集團為例，有多家控股子公司用于開發(fā)房地產(chǎn)項目，按如下方法編制全宗號：

青島恩馬房地產(chǎn)開發(fā)有限公司： EMDC

青島文景置業(yè)有限公司：WJZY

山東林蔚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司：LWDC

山東恩馬實業(yè)集團有限公司：EMSY

……

以公司名稱進行第一層類目區(qū)分后，第二層類目建議分為兩類，即：企業(yè)管理QG、地產(chǎn)項目DC，用以區(qū)分經(jīng)營管理檔案、基建檔案。

三級及以下類目則需根據(jù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)經(jīng)營管理及項目管理的實際情況，進行詳細分類，盡可能層級分明、完整系統(tǒng)。本人經(jīng)多年在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工作，建議按如下分類：

1、企業(yè)管理：QG

1.1經(jīng)營管理：JY

1.1.1經(jīng)營決策JYJC；1.1.2戰(zhàn)略規(guī)劃ZLGH；1.1.3企業(yè)文化QYWH；1.1.4組織架構ZZJG；1.1.5制度流程ZDLC；1.1.6信息化XXH；1.1.7督察督辦DCDB；1.1.8計劃管理JHGL；1.1.9品牌管理PPGL

1.2行政管理：XZ

1.2.1 收發(fā)文SFW；1.2.2法務管理FWGL；1.2.3工商管理GSGL；1.2.4資產(chǎn)管理ZCGL；1.2.5用印管理YYGL；1.2.6安全保衛(wèi)AQBW；1.2.7后勤福利HQFL； 1.2.8檔案圖書管理DATS；1.2.9其它行政事務QTXZ

1.3人力資源管理：RL

1.3.1員工檔案 YGDA； 1.3.2人力資源規(guī)劃RLGH；1.3.3招聘與配置ZPPZ；1.3.4培訓PX；1.3.5考核KH；1.3.6薪資管理XZGL

1.4財務管理：CW

1.4.1會計憑證KJPZ；1.4.2會計賬簿KJZB；1.4.3會計報表KJBB；1.4.4 融資RZ；1.4.5審計SJ；1.4.6財務分析CWFX

1.5 合同管理：HT

1.5.1行政管理類XZGLL；1.5.2人力資源類RLZYL；1.5.3財務審計類CWSJL；1.5.4企管運營類QGYYL；1.5.5投資開發(fā)類TZKFL；1.5.6物業(yè)管理類WYGGL；1.5.7法律事務類FLSWL；1.5.8軟件服務類RJFWL；1.5.9其他類QTL

2、地產(chǎn)項目：DC

2.1、2.2、2.3…… 按照開發(fā)的項目區(qū)分。如：文景園項目WJY，雙城匯項目SCH，墅院項目SY……

2.1.1 立項LX；2.1.2用地YD；2.1.3設計SJ；2.1.4開工KG；2.1.5施工SG（2.1.5.1 土建工程；2.1.5.2安裝工程；2.1.5.2精裝修工程；2.1.5.2室外工程）；2.1.6監(jiān)理JL；2.1.7竣工JG（2.1.7.1竣工圖；2.1.7.2竣工驗收文件）；2.1.8營銷YX；2.1.9采購CG；2.1.10成本CB；2.1.11合同HT（2.1.11.1土地類TD；2.1.11.2期類QQ；2.1.11.3套設施類PTSS；2.1.11.3基礎設施類JCSS；施工類SG；甲供材料類JGCL；甲供設備類JGSB；環(huán)境景觀類HJJG；開發(fā)間接類KFJJ；營銷類YX；房屋銷售類FWXS；物業(yè)服務類WYFW）；2.1.12物業(yè)WY

三、進行檔號編制

1、經(jīng)營管理類檔案

檔號建議按“全宗號-類目號-年度-案卷號”編制，如：EMDC-QG.JY. XXH-2013-1（指恩馬地產(chǎn)公司2013年度信息化類檔案第1卷，EMDC為全宗號，QG.JY. XXH為類目號，2013為年度，1為案卷號）。

2、基建類檔案

檔號建議按“全宗號-類目號-案卷號”編制，如：EMDC-DC.WJY.LX-1 （指恩馬地產(chǎn)公司文景園項目立項類檔案第1卷，EMDC為全宗號，DC.WJY為類目號，1為案卷號）

四、檔號應用

1、標注在案卷封面、脊背上以備查閱 ；

2、標注在“檔號章”加蓋處；

3、標注在案卷目錄中。

結束語

通過統(tǒng)一對房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)內(nèi)部歸檔文件編制類目表，確保了類目的全面性、唯一性、合理性。類目表中各級類目以漢語拼音縮寫形式標識，比純數(shù)字標識更直觀，以此類目表為基礎編制檔號，有利于對檔案進行存放和查閱。建議各房地產(chǎn)開發(fā)公司廣泛采用上述檔號編制方法。

參考文獻

[1]《基本建設檔案案卷整理規(guī)范》，青島市檔案局，2009年7月20日發(fā)布；

[2]《檔號編制規(guī)則》，國家檔案局，1995年6月12日批準；

[3]《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，國家質(zhì)量技術監(jiān)督局，2008年修訂。